REGLEMENT VAN ORDE van de GEBRUIKERSGROEP met betrekking tot het IWT VIS Traject RenoFase (IWT )

Transcriptie

1 REGLEMENT VAN ORDE van de GEBRUIKERSGROEP met betrekking tt het IWT VIS Traject RenFase (IWT ) Bvengenemd prject kadert in een prgramma dat de inrichting van een gebruikersgrep dr de ntvanger van de subsidie vr de duur van het prject vrschrijft. Vr meer infrmatie aangaande het betrkken prgramma zelf kan u terecht in de specifieke handleiding ( Verdere infrmatie ver het betrkken prject is tegevegd in Bijlage 2. De gebruikersgrep is een van de betrkken actren bij de uitvering van het prject naast de prjectaanvrager en -uitverder en het IWT als subsidieverstrekker. Definities Gebruikersgrep: de vr het Prject ingestelde begeleidingscmmissie. Deze Gebruikersgrep wrdt, vanwege de mvang van de grep bedrijven, vertegenwrdigd dr een beperktere Stuurgrep. Prject : het VIS-traject RenFase, gedgekeurd dr IWT met referentienummer IWT Prject-Cördinatr f Cördinatr : WTCB, als hfdaanvrager en vertegenwrdiger van het samenwerkingsverband. Reglement van Orde: een dr elk lid van de Gebruikersgrep en Stuurgrep te ndertekenen reglement, dat de samenstelling, de rl en de werking regelt van de Gebruikersgrep en de Stuurgrep. Stuurgrep: de vr het Prject ingestelde beperkte begeleidingscmmissie die teziet p de ptimale uitvering van het Prject. 1. Delstelling van de gebruikersgrep en stuurgrep De Gebruikersgrep en Stuurgrep bewaakt de realisatie van de prjectdelstellingen, in het bijznder het genereren van een zichtbaar ecnmisch effect bij de delgrep. De Gebruikersgrep en Stuurgrep ziet er p te dat de cncrete uitvering van het prject dr de betrkken prjectpartijen ptimaal afgestemd is p de nden van de bedrijven uit de delgrep. De Gebruikersgrep en Stuurgrep functineert in het bijznder als klankbrd vr de uitvering van het prject en vr de mgelijkheden van industriële en/f maatschappelijke implementatie van de prjectresultaten. Een Stuurgrep, bestaande uit de prjectuitverders, een IWT-waarnemer en een beperkt aantal leden uit de Gebruikersgrep, wrdt pgericht m de werkbaarheid te verhgen. De Stuurgrep functineert in pdracht van de vlledige gebruikersgrep als klankbrd vr de uitvering van het prject en vr de mgelijkheden van industriële en/f maatschappelijke implementatie van de prjectresultaten. De Stuurgrep en Gebruikersgrep wrdt vrgezeten dr een en eenzelfde vertegenwrdiger van de delgrep van de bedrijven. 2. Leden en waarnemers De gebruikersgrep is minstens samengesteld uit: De prjectpartij(-en) die de eindverantwrdelijkheid dragen vr de gede uitvering van het betrkken prject en die hiervr de subsidie van het IWT ntvangen; met name WTCB, Passiefhuisplatfrm, VCB, Buwunie en NAV Onderzeksgrepen betrkken bij het prject; met name KU Leuven, UGent en Thmas Mre Kempen Bedrijven en/f scial prfitrganisaties f berepsrganisaties ter vertegenwrdiging van relevante ecnmische f maatschappelijke gebruikers van de begde prjectresultaten, met bijzndere aandacht vr km s. Enkel de bedrijven en/f scial prfitrganisaties f berepsrganisaties ter vertegenwrdiging van relevante ecnmische f maatschappelijke gebruikers van de begde prjectresultaten zijn leden van de gebruikersgrep. De andere genemde categrieën nemen deel als waarnemer. 1

2 De Stuurgrep is samengesteld uit twee vertegenwrdigers van WTCB en één vertegenwrdiger van Passiefhuisplatfrm, VCB, Buwunie, NAV, KU Leuven, UGent en Thmas Mre Kempen, en 9 ledenbedrijven representatief vr de vlledige gebruikersgrep. Deze wrden bekrachtigd dr de Gebruikersgrep Verder neemt een IWT-waarnemer deel aan de vergaderingen van de Gebruikersgrep en Stuurgrep. Geïnteresseerde binnen de EU gevestigde bedrijven kunnen steeds lid wrden van de gebruikersgrep. IWT kan steeds de pname van het betrkken kandidaat lid in de gebruikersgrep pleggen ingeval van een nvldende gemtiveerd vrstel van weigering f uitsluiting van lidmaatschap. De lijst met de leden van de Gebruikersgrep en Stuurgrep is een bijlage bij dit REGLEMENT VAN ORDE. Deze bijlage is beschikbaar p het afgeschermde stuk van de website van RenFase ( De leden van de Stuurgrep hebben het recht m: de prjectvruitgang en de realisatie van de delstellingen nauwgezet p te vlgen. De leden kunnen hun appreciatie uiten en hun sturende kracht uitefenen tijdens de geplande bijeenkmsten. inhudelijk advies te geven ter eventuele bijsturing van het prject, znder evenwel de finaliteit van het prject te wijzigen, indien dit de industriële en/f maatschappelijke implementatie f de effecten van het prject ten gede kmt. De leden van de Gebruikersgrep hebben het recht m: geïnfrmeerd te wrden ver de prjectvruitgang en de realisatie van de delstellingen nauwgezet p te vlgen. De leden kunnen hun appreciatie uiten en hun sturende kracht uitefenen vrafgaand aan de geplande bijeenkmsten van de Stuurgrep. Vrafgaand aan de vergaderingen van de Stuurgrep inhudelijk advies te geven ter eventuele bijsturing van het prject, znder evenwel de finaliteit van het prject te wijzigen, indien dit de industriële en/f maatschappelijke implementatie f de effecten van het prject ten gede kmt. De leden van de Gebruikersgrep en Stuurgrep hebben de plicht m: regelmatig en actief deel te nemen aan de bijeenkmsten van de gebruikersgrep als vertegenwrdigers van de delgrep van ecnmische f maatschappelijke gebruikers van het betrkken prject. De leden van de Gebruikersgrep en Stuurgrep zijn bereid m (ptineel) (enkel vr de bedrijven en nn-fr-prfit rganisaties) hun engagement tt bijdrage in de eigen middelen van het prject k effectieve en tijdige uitvering te geven. De prjectuitverders beslissen autnm ver de wijze van aanwending ervan ten vrdele van het prject, passend in het pgestelde prjectplan en prjectbudget. Een lid krijgt bij (vrtijdige) beëindiging van zijn lidmaatschap van de gebruikersgrep geen terugbetaling van de bijdrage. 3. Regeling inzake aspecten van intellectuele eigendm De aanvragende VIS en verwerven de eigendmsrechten p de prjectresultaten (technische knwhw, databank, lg, enz ) die vrtvleien uit het prject en kunnen er naar hun rdeel intellectuele eigendmsrechten p vestigen. De prjectresultaten die bestaan uit algemene inzichten wrden ruim verspreid. De prjectpartijen zullen zich zwel bij uitvering van het prject als bij de valrisatie van de prjectresultaten achteraf richten p een z ruim mgelijke grep van bedrijven en ev. scial prfit rganisaties. 2

3 In elk geval hebben alle bedrijven in de EU p een gelijke en niet-discriminerende basis tegang tt de ecnmisch valriseerbare resultaten van het prject. De leden van de gebruikersgrep hebben dus geen preferente tegang tt de prjectresultaten. Ze kunnen wel hun reeds betaalde bijdrage evenwel in mindering brengen p de prijs vr de gebruikersrechten. In het licht van ptimale vestiging van intellectuele eigendmsrechten kunnen de prjectpartijen met de deelnemers van de gebruikersgrep een (tijdelijke) geheimhudingsvereenkmst afsluiten. De leden van de gebruikersgrep die bedrijfseigen gegevens in het kader van de uitvering van het prject aanbrengen behuden hierp hun vlledige eigendmsrechten en kunnen hiervr regelingen treffen vr de vertruwelijke behandeling ervan. 4. Werking van de Gebruikersgrep en Stuurgrep De vlledige Gebruikersgrep kmt minstens twee maal per jaar samen. Bij activiteiten naar buiten te (publicaties, seminaries, website, ) wrden de individuele leden van de Gebruikersgrep zveel als mgelijk vermeld (minstens p de website met lg en bedrijfsvrstelling). Op de eerste bijeenkmst van de Gebruikersgrep wrden.m. vlgende zaken vastgelegd: Ledenlijst met aanduiding van de cncrete vertegenwrdiger per lid; Het vrstel van de leden van de Stuurgrep en vrzitter WTCB treedt p als secretaris van de Gebruikersgrep; Wijze van pvlging van de uitvering van het prject, m.i.v. de planning van de bijeenkmsten; Eventuele afspraken inzake vertruwelijke behandeling van gegevens. De agenda van de Gebruikersgrep bevat minimaal een bespreking van de activiteiten van de vrbije en tekmstige peride (.m. prjectresultaten en valrisatieperspectieven, ), telichting bij feedback van de Gebruikersgrep via de prjectbarmeter en de planning van de vlgende vergadering. De Stuurgrep kmt minstens drie maal per jaar samen. Tenzij de Stuurgrep anders beslist, gelden hierna vlgende bepalingen inzake de werking van de gebruikersgrep : De vrzitter wrdt verkzen uit de delgrepbedrijven en vertegenwrdigt de functinele GEBRUIKERSGROEP (ten pzichte van bv. het IWT). De vrzitter ndigt vr elke vergadering alle leden van de functinele GEBRUIKERSGROEP (incl. IWT-adviseur) uit en geeft inzage/inspraak in de agenda. De vrzitter zit de vergadering vr en zrgt vr een actieve betrkkenheid van de delgrep bij de aansturing en uitvering van het prject. De vrzitter bewaakt de kwaliteit van het interactie-prces (indieners-delgrep) en van de besluitvrming. De prjectleider, WTCB is de secretaris van de Stuurgrep en de Gebruikersgrep. De prjectleider staat in vr de praktische rganisatie van de bijeenkmsten (tijdige verzending van uitndigingen met agenda, vrbereidende dcumenten en van de verslaggeving naar de leden). De agenda van de Stuurgrep bevat minimaal een bespreking van de verrichte activiteiten van de vrbije peride (.m. verlp prjectuitvering, prjectresultaten, effecten f valrisatieperspectieven, bijsturingen), een bespreking van de planning vr de kmende peride, telichting bij feedback van de Gebruikersgrep via de prjectbarmeter en de planning van de vlgende vergadering. Ieder lid van de Stuurgrep kan agendapunten laten tevegen. De betrkken dcumenten wrden met de agenda vergemaakt. De vergaderingen van de Stuurgrep wrden bekend gemaakt aan de Gebruikersgrep m aan de leden van de Gebruikersgrep de kans te geven m, vrafgaand aan de vergaderingen van de Stuurgrep, inhudelijk advies te geven ter eventuele bijsturing van het prject. De adviezen die z gefrmuleerd wrden, kunnen via elk lid van de Stuurgrep wrden vrgedragen. 3

4 Tijdens de vergadering infrmeren de prjectpartijen ver de vrtgang van het prject. De leden kunnen adviezen en aanbevelingen frmuleren t..v. de uitvering van het prject, met het g p het behalen van de prjectdelstellingen Bij de behandeling van de agendapunten streeft de Stuurgrep naar cnsensus. Na aflp van de vergaderingen wrdt een verslag pgemaakt en aan de leden van de Gebuikersgrep, respectievelijk de Stuurgrep bezrgd. Het verslag geeft aanvullend p de agendapunten k de interactie met de Gebruikersgrep en Stuurgrep weer en bevat een lijst van aanwezigen. 5. Implementatiegrepen Teneinde een ptimale interactie te verzekeren met de ledenbedrijven, wrden er tevens Implementie- Werkgrepen pgericht. Deze Implementatie-Werkgrepen wrden p een ad-hc basis pgericht en zijn samengesteld uit de relevante prjectpartners, de geïnteresseerde ledenbedrijven van de Gebruikersgrep en gendigde experten. Als nderwerp kunnen deze hebben, de ntwikkeling van een (deel van) werkpakket, een publicatie, een gevalstudie, een specifiek evenement,. 6. Financiële bijdrage & rechten IWT verleent steun ten belpe van 80% van de prjectkst. Het niet-gesubsideerde gedeelte van de prjectbegrting dient gefinancieerd te wrden met bijdragen van de delgrepbedrijven. De cfinanciering van het Prject, bestaat uit de vlgende strmen (categrieën) : - Cat 1: Bijdragen vanuit de leden van de Gebruikersgrep - Cat 2: Spnsring en Opbrengsten vrtkmend uit activiteiten van het prject - Cat 3: Eigen middelen van de Begunstigden Elk lid van de gebruikersgrep levert een financiële bijdrage aan het prject bij tetreding tt de Gebruikersgrep, vlgens nderstaande bepalingen. Onderscheid in mvang bedrijf Er wrdt rekening gehuden met de mvang en de draagkracht van de bedrijven, gebaseerd p de Eurpese KMO-definitie (Aanbeveling 2003/361/EG) Zeer kleine nderneming ZKO Minder dan 10 werknemers/medewerkers 1 Kleine nderneming KO minder dan 50 werknemers/medewerkers Middelgrte nderneming MO minder dan 250 werknemers/medewerkers Grte nderneming GO meer dan 250 werknemers/medewerkers Onderscheid in delgrep-bedrijven & -rganisaties 1) Aannemers, architecten, studiebureaus Deze bedrijven betalen typisch al een lidmaatschap aan één f meerdere aanvragende rganisaties. ZKO (<10) KO (<50) MO (<250) GO (>250) 100 /j 250 /j 500 /j 1000 /j 2) Leveranciers en prducenten van buwmaterialen en prducten, alle andere individuele bedrijven ZKO (<10) KO (<50) MO (<250) GO (>250) 500 /j 750 /j 1500 /j 3000 /j 3) Federaties en berepsrganisaties 1 Werknemer f medewerker p zelfstandige basis 4

5 De betrkkenheid van individuele bedrijven binnen het VIS-traject wrdt ten zeerste aangemedigd, terwijl tch een brede gedragenheid wrdt nagestreefd. Daarm kunnen berepsrganisaties en federaties eveneens deel uitmaken van de gebruikersgrep: A) Federaties & berepsrganisaties samen met individuele leden van die rganisatie het prject pvlgen. B) Federaties & berepsrganisaties die namens hun leden het prject mee pvlgen. Deze rganisaties betalen 1500 /j. Instap in de lp van het prject Het lidgeld is telkens verschuldigd vr het vlledige jaar, dus vr jaar 1 bij instap tussen 01/09/2013 en 31/08/2014. Telkens p 1 september wrdt het lidgeld vr NIEUWE leden van de gebruikersgrep verhgd met 15%. Bv. Prducent van buwmaterialen van middelgrte mvang (1500 /j): Instap p 01/10/2014: 3 x jaarlijkse bijdrage van 1725 Instap p 01/09/2015: 2 x jaarlijkse bijdrage van 1985 Vrdelen In ruil vr de jaarlijkse bijdrage, naast de reeds vermelde rechten & plichten van de gebruikersgrep-leden, hebben: De leden-bedrijven recht p: Gratis f tegen krting deelnemen aan activiteiten gerganiseerd binnen het prject (vr max. 2 persnen per bedrijf) Vermelding (indien de ruimte en gelegenheid het telaat) bij cmmunicatie ver het prject Dienstverlening vr bedrijven, indien dit past binnen het innvatiedel: Innvatie-ndersteuning en stimulering Pririteit bij case study s en prductvalidatie en ntwikkeling Opmerkingen: De inspanning die vanuit de prjectpartners kan geleverd wrden zal redelijkerwijs wrden verdeeld ver de verschillende bedrijven, case study s, cnsrtia De Stuurgrep beslist ver de praktische mdaliteiten en pririteiten van deze dienstverlening. Er kan berep wrden gedaan p de dienstverlening zlang hiervr middelen beschikbaar zijn, p een first cme, first serve basis, in respect van het prjectprgramma en zijn timing. De leden-federaties en berepsrganisaties recht p: Gratis f tegen krting deelnemen aan activiteiten gerganiseerd binnen het prject (vr max. 2 persnen per rganisatie) Vermelding (indien de ruimte en gelegenheid het telaat) bij cmmunicatie ver het prject 7. Duur Dit Reglement van Orde is geldig de duur van het prject, namelijk van 1 september 2013 tt 31 augustus De duur van het prject kan ingekrt wrden als na de tussentijdse evaluatie van het IWT blijkt dat de prjectresultaten nvldende zijn en het IWT geen verdere steun geeft. In dat geval eindigt het prject p het eind van de derde maand vlgend p de maand waarin het IWT deze beslissing neemt. 5

6 Ondertekening Ondergetekende, namens (naam van de rganisatie) te (maatschappelijke zetel), neemt kennis van: - het IWT VIS-Traject RENOFASE uitgeverd dr WTCB, Passiefhuisplatfrm, VCB, Buwunie en NAV, in samenwerking met KULeuven, UGENT en Thmas Mre Kempen,, nder leiding van WTCB - de prgrammakenmerken zals beschreven in het prepdcument van het betrkken prgramma (IWT-VIS traject); en verklaart ten aanzien van WTCB als hfdaanvrager en vertegenwrdiger van het samenwerkingsverband WTCB, Passiefhuisplatfrm, VCB, Buwunie, NAV: - akkrd te gaan met het lidmaatschap van de Gebruikersgrep vlgens bvenstaand Reglement van rde van de Gebruikersgrep ; - akkrd te gaan met het verrichten van de bijdrage met vlgende specificaties: - betaling van.. per jaar als bijdrage van het lid in de eigen middelen van het prject na ntvangst van een factuur uiterlijk binnen de 25 dagen na de ndertekening van dit engagement. Naam en adres lid (rganisatie, vlledig adres, verbeter indien ndig aub): Datum en handtekening:.. - Bijlage 1 Lijst met leden van de gebruikersgrep Beschikbaar p het afgeschermde gedeelte van de website nder Gebruikersgrep - Bijlage 2 Prjectbeschrijving Beschikbaar p het publieke gedeelte van de website (inclusief versiebeheer) 6