IMPACTXRM CRM TIME GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)960070 inf@impactxrm.cm Herzien 12.09.2016
Inhud Inhud... 1 IMPACTXRM Time Algemene infrmatie... 2 Gebruikersvrkeuren... 2 Gebruikershandleiding... 3 IMPACTXRM Time Menu... 3 Beken van uw prestaties... 4 Werken met Chrn... 6 Overzicht Prestaties... 7 Facturatievrbereidingen... 10 Van Beking tt Factuur... 10 Facturatievrbereiding... 11 IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1
IMPACTXRM Time Algemene infrmatie De IMPACT Time mdule biedt u het ideale instrument m, geïntegreerd in uw Micrsft Office suite, al uw prestaties en nksten perfect bij te huden. Dankzij de vltte Timesheet-schermen kunt u met enkele muisklikken begin- en eind-uur, jb, nksten, dssier, enz... invullen. Een permanent zichtbaar dagttaal helpt u het verzicht te bewaren. Gebruikersvrkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2
Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Menu Na installatie van IMPACT Time krijgt u een extra menu in de IMPACT CRM-Werkbalk te zien, namelijk IMPACT Time. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitveren. Een verzicht van de verschillende pties: TimeSheet : het eigenlijke invulblad waar jbs, taken en nksten ingevuld wrden. Histriek : raadpleeg hier de histriek van gebekte prestaties en/f nksten. Facturatievrbereiding : Overzicht van gebekte billable prestaties vr autmatische facturatie. (autmatische verwerking via IMPACTXRM ERP) Instellingen Chrn: Chrnmeter IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3
Beken van uw prestaties Het beken van uw prestaties is één van de meest eenvudige handelingen die u binnen IMPACT CRM kunt stellen. De enige vrwaarde vr succes is heel eenvudig: uw administratr dient de ndige Jbs, Onksten, en TimeGrepen vr u klaar te maken. Eenmaal dit is gebeurd is het beken van uw prestaties kinderspel. Enkele weetjes bij het beken van prestaties: Wanneer u GEEN administratr bent, kunt u ENKEL vr uzelf jbs f nksten beken. Al naar gelang uw instellingen (raadpleeg uw administratr) zal de standaard Jb reeds verschijnen in het vak en dient u slechts p ENTER te drukken. U kan via de ENTER tets drheen de velden navigeren m uiteindelijk p de BOEKEN knp ngmaals p ENTER te drukken. De beking is dan weggeschreven. Een lijn die niet meer aanpasbaar is, is reeds verwerkt in de facturatie en heeft de kleur grijs in het verzicht van uw prestaties. Om uw prestaties te beken vlgt u vlgende prcedure: Ga naar de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Time en klik p TimeSheet. Een sneltets is aanwezig bij IMPACT General Het scherm TimeSheet verschijnt in beeld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4
De TimeSheet bestaat uit 4 delen: 1. Algemene infrmatie: Gebruikersnaam: Dr middel van de drpdwn kunt u een andere gebruiker selecteren. (enkel mgelijk vr administatrs). Datum : Dr middel van de pijltjes kunt u switchen naar een andere datum. 2. Jbs Geef uur in Van en Tt : (Bij de instellingen is het mgelijk m een vast startuur in te stellen, bij het penen van een timesheet zal dit uur verschijnen, dit kan altijd verschreven wrden indien ndig) Geef het uur en de minuten in en druk p ENTER (bv. 17.30 + ENTER) Geef ENKEL het uur in en druk p ENTER (bv. 17 + ENTER) Geef het uur in, gevlgd dr het exacte aantal minuten (bv. 1730 + ENTER) Geef het uur in, gevlgd dr het aantal minuten (bv.805 + ENTER) Selecteer uw jb dr middel van één van de vlgende mgelijkheden. Klik p de datapicker binnen het Jb-vak, de vlledige lijst met beschikbare jbs zal verschijnen (jbs die tegewezen zijn aan de timegrup waar u als gebruiker te behrt) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5
Tik enkele letters in van de gewenste jb en druk daarna p de Selectieknp, een beperkte lijst met beschikbare jbs zal verschijnen Tik enkele letters in van de gewenste jb en druk daarna p de ENTER knp, een beperkte lijst met beschikbare jbs zal verschijnen Druk CTRL + ENTER m de vlledige lijst te penen (jbs die tegewezen zijn aan de timegrup waar u als gebruiker te behrt) Selecteer Dssier: Selecteer steeds een dssier m uw prestaties te beken (bij de instellingen is het mgelijk m een standaarddssier in te stellen, bij het beken zal dit dssier verschijnen. U kunt dit steeds verschrijven indien ndig). Een zekvenster met de vlledige lijst van beschikbare dssiers verschijnt als u p de datapicker klikt, p ENTER drukt, f p CTRL + ENTER drukt. Indien u eerst een aantal letters van het gewenste dssier intikt en daarna p de datapicker klikt f p ENTER drukt, verschijnt een beperkte lijst met beschikbare dssiers. Naar gelang uw instellingen (raadpleeg uw administratr) zal het standaard Dssier reeds verschijnen in het vak en dient u slechts p ENTER te drukken Selecteer Ticket: Enkel indien de prestatie betrekking heeft tt een ticket. Een zekvenster met de vlledige lijst van beschikbare tickets verschijnt als u p de datapicker klikt, p ENTER drukt, f p CTRL + ENTER drukt. Indien u eerst een aantal letters van het gewenste ticket intikt en daarna p de datapicker klikt f p ENTER drukt, verschijnt een beperkte lijst met beschikbare tickets. Cmmentaar: Bij smmige jbs is het ndzakelijk m cmmentaar in te vullen, dit wrdt bepaald bij het aanmaken van de jb. Klik p Beken m te te vegen. Indien u steeds dezelfde jb, dssier en cmmentaar gebruikt kan u Bewaar aanvinken. 3. Overzicht van de reeds gebekte prestaties. Dr middel van de knppen Bewerken en Verwijderen is het mgelijk m een gebekte prestatie ng te wijzigen f te verwijderen. 4. Herinneringen Agenda: Overzicht van uw agenda. Om rechtstreeks vanuit uw agenda te beken klikt u de afspraak aan, autmatisch wrden de uren en het cmmentaar uit de afspraak ingevuld. Na aanvullen van de andere velden klikt u p Bewaar. Onksten bekt u via het tabblad Onksten p dezelfde manier als hierbven beschreven. Klik p Sluiten m de TimeSheet af te sluiten. Werken met Chrn IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6
Om uw tijden gemakkelijk bij te huden werd er k een chrnmeter vrzien binnen IMPACTXRM. Om deze ptie te gebruiken gaat u via de IMPACT CRM-Werkbalk IMPACT Time naar Chrn. Het is ndzakelijk m een dssier én een jb te selecteren alvrens u deze chrn kunt starten. Bij de instellingen (gebruikersvrkeuren) is het mgelijk m een standaarddssier en jb te selecteren. U kunt dit steeds verschrijven indien ndig. Dssier: Selecteer het een dssier waar u mee bezig bent. (p dezelfde manier als beschreven bij het Beken van uw prestaties) Selecteer Ticket indien gewenst. Selecteer Jb. Klik p m de chrnmeter te starten. Klik ngmaals p het klkje m te stppen en ngmaals m terug te zetten naar nul Overzicht Prestaties Om een verzicht van prestaties te bekijken gaat u via de IMPACT CRM-Werkbalk IMPACT Time naar Histriek Het scherm Prestatieverzicht verschijnt in beeld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7
Selecteer de filters m de pzeking te den: Datum: datum van de prestaties Dr middel van de pijltjes is het mgelijk de datum aan te passen. Ok kunt u klikken p het middelste icn, een ppup kmt tevrschijn waar u kunt kiezen tussen Vandaag Deze Week - Deze Maand. Per datum : Vink dit aan indien u wilt greperen p datum Gebruiker: Selecteer de gebruiker Dssier: Selecteer het dssier Ticket: Selecteer het ticket Jbs: Selecteer de Jb en kies tussen Billable f Nt Billable Onksten: Selecteer Onksten en geef aan Billable f Nt Billable Het is mgelijk m meerdere filters in te stellen; VB: geef verzicht van alle prestaties van gebruiker Sigrid, tussen 01/01/2013 en 08/01/2013 met cmmentaar, in het dssier Office Data Objects. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8
Klik p Zeken na het instellen van de filters. U kunt eveneens p Nieuwe Selectie klikken m alle ingevulde zekcriteria te wissen en een nieuwe zekpdracht te starten. Onderaan krijgt u het verzicht van de gepresteerde uren. De layut is aanpasbaar zals bij alle andere schermen binnen IMPACT CRM. (rechtermuisknp layut instellen-...) Dr middel van de knppen Bewerken en Verwijderen is het mgelijk m bepaalde bekingen ng te bewerken f te verwijderen uit de resultatenlijst. Na het bewerken f verwijderen is het mgelijk m de ksten/pbrengsten te herberekenen dr middel van de knp Herbereken ksten/pbrengsten. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9
Facturatievrbereidingen De functie Facturatievrbereidingen wrdt hfdzakelijk gebruikt dr bedrijven die k gebruik maken van IMPACT ERP. Via deze functie krijgt u een verzicht van de gebekte en billable prestaties en/f nksten en hebt u de mgelijkheid m deze rechtstreeks te verwerken naar uw factuur. Vr bedrijven die werken znder IMPACTXRM ERP is er de mgelijkheid m het verzicht te exprteren naar Excel en p deze manier in uw facturatiepakket te imprteren. Het nderstaande schema geeft de flw weer indien u gebruik maakt van facturatie p basis van tijdsregistratie. Prestaties en nksten wrden via de timesheet in IMPACT Time gebekt in het crrecte dssier. Van hieruit wrden ze, na de vrbereiding, gecentraliseerd. Na het centraliseren wrden ze drgestuurd naar IMPACTXRM ERP waar de prestaties mgezet wrden tt prducten (Mapping), waarna de factuur pgemaakt wrdt. Dssier Vrbereiding Centralisatie Mapping Prducten Facturatie Prestaties Onksten Van Beking tt Factuur Om tt een factuur te kmen meten er verschillende handelingen gebeuren die wij hier stap vr stap beschrijven. Uiteraard dient uw administratr de ndige Jbs, Onksten, en TimeGrepen vr u klaar te maken. Om uw vrbereiding vr facturatie te starten gaat u via de IMPACT CRM-Werkbalk, naar IMPACT Time en klikt u p Facturatievrbereiding. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10
Het scherm bestaat uit twee delen: Het gedeelte waar u de zektermen bepaalt en het gedeelte waar u de resultaten bekijkt. Wij kmen hier later p terug. Facturatievrbereiding In ALLE gevallen gaat men factureren vanuit een dssier. Zals hierbven beschreven zijn alle prestaties en nksten gebekt in een dssier. Op het mment dat we deze prestaties willen factureren gaan we ze centraliseren in de facturatievrbereiding. Hier wrden ze nagekeken en indien ndig bewerkt vr ze naar de facturatie wrden drgestuurd. Om uw vrbereiding vr facturatie te starten gaat u via de IMPACT CRM Werkbalk, naar IMPACT Time en klikt u p Facturatievrbereiding. 1. Allereerst zal men een pzeking den naar de geregistreerde bekingen. Dit kan p basis van verschillende filters: Datum: Selecteer datum van en tt m alle bekingen in deze peride weer te geven. Jb: Klik p de datapicker binnen het Jb-vak m één bepaalde jb te selecteren. Gebruiker: Klik p de datapicker binnen het Gebruikers-vak m één bepaalde gebruiker te selecteren. Onksten: Klik p de datapicker binnen het Onksten-vak m één bepaalde nkst te selecteren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11
Cntact: Klik p de datapicker binnen het Cntacten-vak m een cntact te selecteren. Dssier: Klik p de datapicker binnen het Dssier-vak m een dssier te selecteren. Klik p Zeken m de zekactie te starten. In het resultatenscherm krijgt u (afhankelijk van uw zekcriteria) een lijst met prestaties. Hier hebt u terug enkele mgelijkheden: 1. Selecteer/De-selecteer: Met vlgende pties: De-Selecteer alles : De-selecteer alles in de resultatenlijst Selecteer alles : Selecteer alles in de resultatenlijst Andere pties zijn afhankelijk van uw pzeking. Vrbeeld hierbven. 2. Lijst van resultaten: Overzicht van alle bekingen p basis van uw zekcriteria. Selecteer hier de prestaties die mgen drgestuurd wrden vr facturatie f De-Selecteer de prestaties die NIET mgen drgestuurd wrden vr facturatie. 3. Knp m de geselecteerde prestatie f nkst te bewerken: Bij het selecteren van een prestatie f nkst, is de cmmentaar die ingevuld werd bij het beken van de prestatie/nkst zichtbaar in het cmmentaren-veld. Na het aanklikken van deze knp krijgt u de mgelijkheid m de tekst aan te passen. (deze tekst wrdt in smmige gevallen, afhankelijk van de instellingen, meegenmen naar de IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12
facturatie en is dus k zichtbaar vr uw klant (meer hierver Cnfiguratie- Instellingen-tabblad Algemeen). 4. Na het selecteren in de resultaten lijst, en het eventueel aanpassen van de cmmentaren zal men de prestaties en nksten drsturen naar de facturatie. Hiervr klikt men p Ga verder. Het scherm Vrbereiding verschijnt in beeld. 5. Na de analyse krijgt u het Bekingsresultaat. Hier zal u bepalen he u wilt factureren: Indien deze ptie niet aanpasbaar is, neem cntact p met uw administratr. Bij de algemene instellingen heeft de Administratr de mgelijkheid m één van deze keuzes in te stellen als VASTE analysemethde. a. Gedetailleerd: Op de factuur staan vlgende gegevens: Datum Uur van/tt IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13
Taakmschrijving Cmmentaar b. Gesmmeerd per taak, per dag: Op de factuur staan vlgende gegevens: Datum Taakmschrijving c. Gesmmeerd per taak: Op de factuur staan vlgende gegevens: Taakmschrijving 6. Klik p Drsturen m de prestaties/nksten dr te sturen naar de Centralisatie. 7. Huidige bekingen: Al uw bekingen zijn nu zichtbaar p het tabblad Huidige Bekingen. Binnen IMPACTXRM ERP zullen de prestaties/nksten mgezet wrden naar prducten/diensten en zal de factuur gemaakt wrden. (zie Handleiding IMPACT ERP) Indien men werkt met een ander facturatiepakket kunt u deze gegevens exprteren naar Excel (klik met rechtermuisknp p de beking resultaten en kies Exprteer naar Excel). In deze bekingen is het NIET meer mgelijk m aanpassingen te den, u hebt enkel de mgelijkheid m bepaalde bekingen ng te verwijderen. Na het verwijderen wrdt de lijn terug vrijgegeven in de timesheet en is deze daar aanpasbaar. BELANGRIJK : Na registratie zullen alle nksten en prestaties in de timesheet grijs gekleurd zijn en niet meer aanpasbaar zijn. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14
In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene infrmatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Cntacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reprts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Dcuments Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding vr Administratrs Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Cpyright IMPACTXRM NV. Alle rechten vrbehuden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15