IPMA Interessegroep Project- en Programmamanagement bij de Overheid PROFESSIONEEL OPDRACHTGEVERSCHAP BIJ DE OVERHEID 9 september 2014 George Leih
MIJN ACHTERGROND 2002 - nu 30+ projecten geauditeerd UWV, CBS, Rotterdam, VenJ, i-nup, mgba, KLM, CIZ, RIVM, Veiligheidsberaad, ANWB, NS 150 personen opgeleid SZW, BZK, EZ, I&M, I-Interim organisaties geprofessionaliseerd SVRZ, BZK B&I, Provincie Limburg, SHZ, Portbase, Priva diverse publiciteit onderzoeksrapport 2 seminars 4 artikelen 10 spreekbeurten http://www.inspearit.nl/nl/ict-advies/ publicaties/it-opdrachtgeverschap
SLAAGKANS VAN IT-PROJECTEN (STANDISH GROUP CHAOS REPORT)
REDENEN VOOR FALEN VAN IT-PROJECTEN (STANDISH GROUP CHAOS REPORT)
OPDRACHTGEVERSCHAP BIJ DE OVERHEID HET ONDERZOEK IN 2009 Aanleiding Commotie Betrokkenheid Doelstellingen De praktijk Oplossingen Aanpak Exploratief Overheidsorganisaties Departementen 7 Diensten, agentschappen, directoraten 8 ZBO s 6 Gemeenten 4 Overig 2 27 organisaties Rollen Directeuren, beleidsmakers 8 Informatiemanagers, adviseurs 11 CIO, staf informatiseringsbeleid 7 Project-/ programma-/ ketenmanagers 6 IT-afdelingen, shared service centra 5 Overig 1 38 personen
OPDRACHTGEVERSCHAP - DE PRAKTIJK IN 2009
Omvang DE PRAKTIJK RISICOPROFIEL VAN IT-PROJECTEN IN PUBLIEKE SECTOR IS ANDERS DAN IN PRIVATE SECTOR beleidsprojecten ketenprojecten organisatieoverstijgende projecten afdelingsprojecten afdelingsoverstijgende projecten Organisatorische complexiteit
DE PRAKTIJK AFDELINGSOVERSTIJGENDE PROJECTEN Doel Interne bedrijfsvoering optimaliseren Uitdagingen Betrekken van business Aansturen van IT-leverancier Wie is opdrachtgever? Mandaat? SG DG AH AH AH IT
DE PRAKTIJK - BELEIDSPROJECTEN EN KETENPROJECTEN Doel Iets in de samenleving bereiken Uitdagingen Realiteitszin bij politieke ambities Baten Scope creep politiek departement Samenwerking? Nee durven zeggen ZBO ZBO gemeente IT IT IT IT
DE PRAKTIJK - SAMENVATTING Uitdagingen Betrekken van business/ politiek Aansturen van IT-leverancier Realiteitszin bij politieke ambities Opdrachtgever Organisatorische complexiteit Onduidelijkheid
AANGEDRAGEN OPLOSSINGEN HET 5 SCHOLENMODEL Projectplannen Business cases Gateway reviews Risico beheersing I-Interim control Hergebruik en standaardisatie Rijksoverheid Cloud ICT-haalbaarheidstoets analytische school inhoud management school proces Aanstelling CIO s Programmaraden Architectuur standaarden Portfolio management I-Strategie ICT Dashboard governance school regels & toezicht Professionaliseren personeel Afstemming actoren Samenwerken bedrijfsleven Kennismanagement sociologische school mens & gedrag agile school flexibiliteit Kleinere projecten
OPLOSSINGEN HET OPDRACHTGEVERSCHAP PROFESSIONEEL ORGANISEREN Geleerde lessen 1. Stel een gefaseerd besluitvormingsproces vast 2. Stel de taak van de opdrachtgever vast 3. Train hem/haar in de benodigde competenties 4. Organiseer het anders denken in projecten 5. Stimuleer kennisdeling in de organisatie
STEL EEN GEFASEERD BESLUITVORMINGSPROCES VAST Idee Indienen Business idee case Aantonen Plan idee Project uitvoering Nazorg Besturing: Is het idee veelbelovend genoeg? Is het project de investering waard? Kunnen we het project uitvoeren? Voldoet het project nog steeds aan de verwachtingen? Heeft het project de gewenste resultaten opgeleverd? Activiteiten: Uitwerken idee Rendement toets Technische toets FIT met ICTstrategie Beschikbaarheid mensen/ middelen Nu of straks Zelf of met anderen Stand van zaken Bijsturen Nog steeds prioriteit Overdracht Evaluatie Nazorg
STEL DE TAAK VAN DE OPDRACHTGEVER VAST System Mgt Mission Mgt Stakeholder Mgt Audit Mgt Risk Mgt Integrity Mgt
TRAIN HEM/HAAR IN DE BENODIGDE COMPETENTIES PRINCE2 rollen en processen IT rijbewijs Organisatorische & maatschappelijke context management school proces Regels Bevoegdheden analytische school inhoud governance school regels & toezicht Leiderschap Realiteitszin sociologische school mens & gedrag agile school flexibiliteit Flexibiliteit
ORGANISEER HET ANDERS DENKEN IN PROJECTEN Project Support Office Senior User Project Board Executive Senior Supplier Project Assurance Project Manager Team Manager
STIMULEER HET KENNISDELEN IN DE ORGANISATIE Project Support Office Senior User Project Board Executive Senior Supplier Project Assurance Project Manager Olievlek aanpak Team Manager 17
CONCLUSIES Rol van opdrachtgever is cruciaal voor projectsucces Steeds meer aandacht, maar geen geplande/ gestuurde vooruitgang (Te?) veel aandacht voor management/ governance school Opdrachtgeverschap onderdeel van een groter governance vraagstuk Neem de geleerde lessen ter harte