OCMW VOSSELAAR Omgevingsanalyse deel II Bijlage bij het meerjarenplan 2014 2019 Interne drlichting van de diensten dr de diensten. Iedere dienst heeft nder leiding van een prjectverantwrdelijke samengewerkt m een drlichting te maken per dienst, met vlgende dcumenten als eindresultaat hiervan. Hieraan werd gewerkt eind 2012-begin 2013.
Inhud Inhud... 2 DS : Uitbuw van een ged presterende rganisatie... 9 DOORLICHTING SECRETARIS... 10 1 Delstelling... 10 2 Actieplannen... 10 2.1 Aansturen van het persneel... 10 2.2 Aansturen van de rganisatie... 10 2.3 Creëren van een veilige rganisatie... 10 3 Omgevingsfactren... 10 3.1 Geldend vr AP: Aansturen van het persneel... 10 3.2 Geldend vr AP: Aansturen van de rganisatie... 11 3.3 Geldend vr AP: Creëren van een veilige rganisatie... 13 4 Reacties p mgevingsfactren:... 13 4.1 Geldend vr AP: Aansturen van het persneel... 13 4.2 Geldend vr AP: Aansturen van de rganisatie... 13 5 Financiële analyse... 16 6 Strategische uitwerking dienst... 16 DOORLICHTING BBC PERSONEELSDIENST... 17 1 Delstellingen... 17 2 Financiële analyse... 17 3 Omgevingsfactren... 17 4 Strategische uitwerking dienst... 18 4.1 Tijdsregistratie... 18 4.2 Lnadministratie... 18 4.2 persneelsadministratie... 18 rechtspsitieregeling en arbeidsreglement... 18 Capel... 19 Onthaalbeleid nieuwe werknemers... 19 infrmatie verstrekken aan persneelsleden, sllicitanten... 19 5 Knelpunten... 19 5.1 tijdsregistratie... 19 5.2 Lnadministratie... 20 2
5.3 Persneelsadministratie... 20 5.3.1 Rechtspsitieregeling en arbeidsreglement... 20 6 Actiepunten... 21 DOORLICHTING BBC ADMINISTRATIE... 22 1 Delstellingen... 22 2 Actiepunten... 22 3 Financiële analyse... 22 4 Strategische uitwerking dienst... 22 4.1 Verzekeringen... 22 4.2 brieven na VAB en RMW... 23 4.3 Frmulieren vluchtelingen/leefln/verwarmingsfnds... 23 DOORLICHTING FINANCIËLE DIENST... 24 1. Delstelling... 24 2 Actieplannen... 24 3 Glbaal del financiële dienst:... 24 4 Financiële analyse:... 24 5 Omgevingsfactren:... 24 6 Strategische uitwerking taken:... 25 6.1 Financieel beheerder... 25 6.2 Administratief medewerker... 25 7 Vaststellingen:... 26 7.1Knelpunten... 26 7.2 Recente psitieve aanpassingen... 27 8 Belangrijkste tekmst-ideeën/actiepunten... 28 DS : Verzekeren van een menswaardig bestaan... 29 DOORLICHTING AMW... 30 1 Delstelling... 30 2 Actieplannen... 30 2.1 Recht p maatschappelijke integratie dr arbeid... 30 2.2 Infrmatieve en administratieve hulpverlening verlenen... 30 2.3 Financiële hulpverlening... 30 2.4 Bevrderen van sciale, culturele en sprtieve participatie... 30 2.5 Aanbieden van aangepaste huisvesting... 31 2.6 Recht p maatschappelijk integratie dr het rganiseren van de schuldhulpverlening... 31 3
3 Omgevingsfactren... 31 3.1Geldend vr AP: Recht p maatschappelijke integratie dr arbeid.... 32 3.2 Geldend vr AP: Infrmatieve en administratieve hulp verlenen... 33 3.3 Geldend vr AP: Verlenen van financiële hulpverlening... 33 3.4 Geldend vr AP: Bevrderen van sciale, culturele en sprtieve participatie... 33 3.5 Geldend vr AP: Aanbieden van aangepaste huisvesting... 34 3.6 Geldend vr AP: Recht p maatschappelijke integratie dr het rganiseren van schuldhulpverlening.... 34 4 Reacties p mgevingsfactren:... 35 4.1 Geldend vr AP: Recht p maatschappelijke integratie dr arbeid.... 36 4.2 Geldend vr AP: Infrmatieve en administratieve hulp verlenen... 36 4.3 Geldend vr AP: Verlenen van financiële hulpverlening... 36 4.4 Geldend vr AP: Bevrderen van sciale-, culturele- en sprtieve participatie... 37 4.5 Geldend vr AP: Aanbieden van aangepaste huisvesting... 37 4.6 Geldend vr AP: Recht p maatschappelijke integratie dr het rganiseren van de schuldhulpverlening... 37 5 Strategische uitwerking dienst... 38 DS : Zrgbehevende z lang mgelijk thuis laten wnen... 40 DOORLICHTING POETSDIENST... 41 1.Delstelling... 41 2 Actieplan... 41 3 Omgevingsfactren... 41 3.1 Praktische werking... 41 3.3 Persneel... 41 3.4 Gebruikers... 41 3.5 Prijs... 42 3.6 Externe factren... 42 4 Reacties p mgevingsfactren... 43 4.1 Praktische werking... 43 4.2 Persneel... 43 4.3 Gebruikers... 44 4.4 Prijs... 44 4.5 Externe factren... 44 5 Financiële analyse:... 45 5.1 Situatie vr 2005... 45 4
5.2 Huidige financiële analyse... 45 5.3 Financiële visie 2013-2019... 46 6 Strategische uitwerking dienst... 46 6.1 Praktische werking... 46 6.2 Persneel... 46 6.3 Gebruikers... 47 6.4 Prijs... 47 6.5 Externe factren... 47 DOORLICHTING DIENST VOOR GEZINSZORG WZK... 48 1 Delstelling... 48 2 Actieplannen... 48 2.1 Omkadering (huidige situatie)... 48 2.2 Omkadering (2014)... 49 3 Omgevingsfactren + reacties hierp... 50 3.1 We meten ns huden aan de wetgeving.... 50 3.2 De vergrijzing.... 50 3.3 Andere instrmen van gebruikers vragen meer specifieke zrg... 50 3.4 We zetten in p nze verzrgenden.... 51 3.5 De ecnmische crisis laat zich velen.... 51 3.6 Mantelzrgers van vandaag hebben een druk leven.... 51 3.7 Er werken in Vsselaar 9 verzrgenden.... 52 3.8 Vr de gezinszrg met er een keuze gemaakt wrden uit een werkingsmdule.... 52 3.9 Intern verleg... 54 3.10 Cncurrentie andere diensten... 54 3.11 Wat is de kwalitatieve meerwaarde van WZK ten pzichte van andere diensten gezinszrg?... 55 3.12 Tekmstvisie: Streven de vlgende 6 jaar... 55 3.13 He kunnen we de vlgende 6 jaren de kwaliteit meten van de gezinszrg?... 56 4 Financiële analyse... 57 DOORLICHTING CADO... 59 1 Delstelling... 59 2 Actieplan... 59 3 Omgevingsfactren... 59 3.1 Praktische werking... 59 5
3.2 Welzijnszrg Kempen (WZK)... 59 3.3 Externe factren... 60 4 Reacties p mgevingsfactren:... 60 4.1 Praktische werking... 60 4.1 Welzijnszrg Kempen (WZK)... 60 4.2 Externe factren... 60 5 Financiële analyse:... 61 6 Strategische uitwerking dienst... 61 6.1 Praktische werking... 61 6.2 Welzijnszrg Kempen... 62 6.3 Externe factren... 62 DOORLICHTING MINDER MOBIELEN CENTRALE... 63 1 Delstelling... 63 2 Actieplan... 63 3 Omgevingsfactren... 63 3.1 Praktische werking... 63 3.2 Vrijwilligers... 64 3.3 Gebruikers... 64 3.4 Prijs... 64 3.5 Aangepast verver... 64 4 Reacties p mgevingsfactren:... 65 4.1 Praktische werking... 65 4.2 Vrijwilligers... 65 4.3 Gebruikers... 66 4.4 Prijs... 66 4.5 Aangepast verver... 66 5 Financiële analyse:... 67 5.1 Huidige financiële analyse... 67 5.2 Financiële analyse 2013... 67 5.3 Financiële visie 2013-2019... 67 6 Strategische uitwerking dienst... 68 6.1 Praktische werking... 68 6.2 Vrijwilligers... 68 6.3 Gebruikers... 69 6
6.4 Prijs... 69 6.5 Aangepast verver... 69 DOORLICHTING WARME MAALTIJDEN... 70 1 Delstelling... 70 2 Actieplan... 70 3 Omgevingsfactren... 70 3.1 Praktische werking... 70 3.2 Prijs... 70 3.3 Gebruikers... 71 3.4 Levering... 71 4 Reacties p mgevingsfactren:... 71 4.1 Praktische werking... 71 4.2 Prijs... 72 4.3 Gebruikers... 72 4.4 Levering... 72 5 Financiële analyse:... 72 5.1 Huidige financiële analyse... 72 5.2 Financiële analyse 2013... 73 5.3 Financiële visie 2013-2019... 73 6 Strategische uitwerking dienst... 73 6.1 Praktische werking... 73 6.2 Prijs... 74 6.3 Gebruikers... 74 6.4 Levering... 74 DOORLICHTING SERVICEFLATS... 75 1 Delstelling... 75 2 Actieplannen... 75 3 Omgevingsfactren... 75 4 Reactie p de mgevingsfactren... 76 4.1 Wachtlijst (bijlage 3)... 76 4.1 Leeftijdsvrwaarde (bijlage 6)... 76 4.2 Thuiszrg (bijlage 2)... 76 4.3 Persneel (bijlage 1)... 77 4.4 Aanpassingswerken... 77 7
4.5 Alarmtestellen... 77 4.6 Tevredenheidsmeting... 78 5 Financiële analyse... 78 5.1 Huidige financiële analyse (bijlage 12)... 78 5.2 Financiële visie 2013-2019... 79 6 Strategische uitwerking dienst 2013-2016... 80 6.1 Wachtlijst... 80 6.2 Leeftijdsvrwaarde... 80 6.3 Persneel... 80 6.4 Rerende vrheffing... 81 6.5 Tevredenheidsmeting... 81 DS : Tegewezen asielzekers kwalitatief pvangen p eigen grndgebied znder gemeentelijke bijdrage... 82 DOORLICHTING LOI... 83 1 Delstelling... 83 2 Huidige situatie... 83 3 Omgevingsfactren... 83 4 Reacties p mgevingsfactren:... 85 4.1 Besparen in uitgaven vr bewners... 85 4.2 Besparen in uitgaven persneel... 85 4.3 Afbuw LOI vr gezinnen... 85 4.4 Algemene nzekerheid... 85 5 Financiële analyse:... 86 5.1 Huidige financiële analyse:... 86 5.2 Financiële visie 2013-2019:... 86 5.3 Financiële analyse vr 2013 (zie bijlage 7)... 86 6 Strategische uitwerking dienst... 87 Nden vanuit de delgrep... 87 6.1 Huis... 87 6.2 Overleg... 88 6.3 Administratie hrende bij LOI... 88 6.4 Persneel:... 88 6.5 Specifieke vragen naar het beleid:... 89 8
DS : Uitbuw van een ged presterende rganisatie Betrkken diensten : Secretaris Persneelsdienst Administratie Financiële dienst 9
DOORLICHTING SECRETARIS 1 Delstelling Uitbuw van een ged presterende rganisatie. 2 Actieplannen 2.1 Aansturen van het persneel Leidend ambtenaar Eindverantwrdelijke persneelsbeleid 2.2 Aansturen van de rganisatie Verbindingsfiguur tussen ambtelijke en plitieke niveau 2.3 Creëren van een veilige rganisatie 3 Omgevingsfactren Algemene mgevingsfactren, geldend vr alle actiepunten - alsmaar tenemende druk wegens veral bij betrkken te wrden, bijkmende wetgeving 3.1 Geldend vr AP: Aansturen van het persneel Vrntwerpen maken van rgangram en persneelsfrmatie Mee uitwerken/pvlgen rechtspsitieregeling Veren van functinerings- en evaluatiegesprekken Participeren aan vakbndsverleg 4 x per jaar Onthaalbrchure nieuw persneel mee uitwerken Tezicht huden en cntrleren medewerkers Leiden van de wekelijkse teamvergadering met het persneel Eedaflegging nieuwe persneelsleden (gedelegeerd dr vrzitter) Cördineren van een effectieve sciale dienstverlening. Bewaken kwaliteit dienstverlening OCMW 10
3.2 Geldend vr AP: Aansturen van de rganisatie BBC Om de 6 jaar: nieuwe legislatuur, nieuw bestuur: installatie nieuwe raad en beleidsrganen + infavnd nieuwe raadsleden. Sms tussentijdse wijzigingen in samenstelling VAB/RMW. Realisatie beleid OCMW samen met de verschillende beleidsrganen. 1. Taken vr de Raad vr Maatschappelijk Welzijn (RMW) - agenda vaststellen en tijdig bezrgen aan raadsleden - agendapunten uitwerken - pstmap vr de raadsleden vullen met relevante inf - stembrieven pmaken indien ndig - participeren aan RMW - ntulen pmaken en bezrgen aan de raadsleden en in de pstmap vr de raad stppen en laten gedkeuren vlgende raad. - tezien p de realisatie van de gemaakte beslissingen. 2. Taken vr Vast bureau (VAB) - agenda vaststellen en tijdig bezrgen aan leden VAB - agendapunten uitwerken - participeren aan VAB - ntulen pmaken en bezrgen aan raadsleden (znder sciale dssiers) en in de pstmap vr de raad stppen en laten gedkeuren vlgend VAB. - na VAB vr sciale dssiers: vr dssiers die steun meten terugbetalen: steekkaart pmaken en schuldenlijst aanvullen vr dssiers die steun meten ntvangen: maandlijst steun pmaken en betaallijsten cntrleren met deze maandlijst. vr dssiers in schuldbemiddeling en/f budgetbeheer: aanvullen p de maandlijst. mee pvlgen f de dssiers leefln, financiële steun, budgetbeheer, en schuldbemiddeling tijdig herzien wrden. tezien p de realisatie van de beslissingen. Deelnemen aan verleg en vergaderingen: - verleg p regelmatige tijdstippen met de vrzitter - wekelijks verleg met gemeentesecretaris - tweewekelijks verleg met diensthfd technische dienst - diensthfdenverleg met gemeente 3 x per jaar - stuurgrep intergemeentelijke juridische dienst 1 x per jaar 11
- deelname aan het MAT bij de gemeente tweewekelijks + verleg schepencllege 2 x per jaar - vergaderingen OCMW-secretarissen en OCMW-vrzitters van de Stadsregi enkele malen per jaar. - vergaderingen OCMW-secretarissen Welzijnszrg Kempen bijwnen 4 x per jaar - stuurgrep ICT gemeente + OCMW 4x per jaar + Cipal Opvlgen van samenwerkingsverbanden en prjecten: - Stadsregi - Welzijnszrg Kempen - kruispuntbank - wnbeleid Vsselaar en Stadregi - pvlging stedenbuwkundige studie Sint-Barbaraplein met de Ark en VMSW + vergaderingen vlgen - vergaderingen VVOS (vereniging Vlaamse OCMW-secretarissen) - stuurgrep CADO + pmaak verslag (vreger maandelijks, nu veel minder frequent) Huidige taken in het financieel beleid van het OCMW - Vrntwerp pmaken van strategische nta meerjarenplan(mjp), budget en beleidsnta in verleg met het MAT. - Wettelijkheidscntrle bij betalingen (dubbele handtekening) - Kas pmaken, cntrleren en natellen. Praktische taken: - Onderzeken, vrbereiden en uitwerken van beleidsvragen en vrstellen. Relatiebeheer nderhuden met vgdijverheden en andere externe instanties. Vaststellen van een intern cntrlesysteem - Organisatie managementteam (MAT). In praktijk infrmeel bij het OCMW f p het algemeen team - Klachtenbehandeling van burgers - Huishudelijk reglement pstellen - Dentlgische cde pstellen - Jaarlijks ntvangst nieuwe inwners: vrbereiden + aanwezig zijn m inf te geven en p vragen te antwrden. - Interne klachten werken technische dienst pvlgen. - Tezien p de administratieve verwerking van ntulen, verslagen en dssiers - Pstverdeling en behandeling - Bestellen briefhfdpapier, envelppes en kaartjes vriendelijke greten. - Tezien p het beheer van het archief 12
3.3 Geldend vr AP: Creëren van een veilige rganisatie Participeren aan cmité veiligheid en gezndheid p het werk 4 x per jaar Agressieprtcl mee uitwerken 4 Reacties p mgevingsfactren: Algemene reacties, geldend vr alle actiepunten 4.1 Geldend vr AP: Aansturen van het persneel Opvlging werking diensten: Ik meen dat ik als secretaris hier mijn best in de, maar merk dat vaak niet alles tt bij mij kmt. En als het wel tt bij mij kmt kan ik er vaak niks mee den mdat er gevraagd wrdt dit niet te zeggen. De werking van de nieuw ingeverde klachtenprcedure bij het OCMW geraakt stilaan ingeburgerd. Het persneelsrgangram van het OCMW van Vsselaar tnt een hrizntale rganisatiestructuur znder tussenliggende managementlagen. Het OCMW is echter de afgelpen jaren danig gegreid, zdat de indiensttreding van een stafmedewerker zich pdringt. De persneelsevaluatie is te mslachtig en te weinig gestructureerd. Het systeem zu meten wrden vereenvudigd. Gemeente- en OCMW-secretaris gaan dit gezamenlijk bekijken. Niet ieder persneelslid werkt nu vlgens het cntract waarin hij/zij werd aangesteld. Vb. cntracten LOI zitten deels bij persneel dat in Algemeen Maatschappelijk Werk zijn tewerkgesteld. Dit met in de tekmst vermeden wrden. Het OCMW beschikt niet ver een ged uitgewerkt vrmingsbeleid. Dit dient zeker ng te gebeuren. 4.2 Geldend vr AP: Aansturen van de rganisatie De pmaak van het budget en het meerjarenplan: - Dit gebeurt ng te amateuristisch - De vrbije jaren was dit vral een taak van de secretaris. Dit werd gedaan aan de hand van een beleidsnta die dr iedereen als zeer nuttig en verzichtelijk werd beschuwd. 13
- Het is ng afwachten he dit zich in BBC gaat vertalen. Hpelijk zrgt het BBC er mee vr dat het beleid en de financieel beheerder meer input kunnen geven bij de pmaak van het budget en het meerjarenplan. Z met er een visie ntwikkeld wrden vr de vlgende zes jaar. Mmenteel is er geen stafmedewerker en geen hfd sciale dienst in de rganisatiestructuur vrzien, waardr taken die bij andere OCMW s bij stafmedewerker f hfd sciale dienst terecht kmen, nu bij de secretaris terecht kmen. Er is al wel veel hulp van Tm Bsmans, maar Tm is maatschappelijk werker en det deze taken znder effectief mandaat en bvenp zijn andere taken als maatschappelijk werker. Dit kan z niet blijven duren, want z wrdt er werktijd weggenmen bij de sciale dienst. Werkzaamheden Tm naast zijn werk p de sciale dienst: - infrmatisering (ICT, trekker nieuwe prgramma s en digitalisering, website, intranet, extranet, verantwrdelijke scial security ) Zwel vr gemeente als vr OCMW. - bewaking prces kppeling bekhuding-neptunus - uniek verslag: pvlging - BBC: trekker zwel vr gemeente als vr OCMW. - pvlging kruispuntbank. Knw hw zal k gebruikt kunnen wrden bij de gemeente, want daar met het veiligheidsbeleid k p de manier waarp het bij de OCMW s wrdt tegepast. - pvlging wnbeleid: zwel vr gemeente als OCMW - beleidsvrbereidend werk allerlei - aanspreekpunt futen frmulieren ministerie - energiebeleid: energiescans, energiesneiers, LAC-vrzitter - Mmenteel is er k geen MAT (managementteam) bij het OCMW pgestart mdat we een kleine rganisatie zijn en het meeste bij ns infrmeel gebeurt. Ok de teamvergadering fungeert vaak als MAT. Als secretaris vlg ik wel het MAT van de gemeente in de mate van het mgelijke, maar het is vaak k een grt deel tijdverlies mdat het niet altijd relevant is vr het OCMW. Het systeem van interne cntrle is ng te weinig geïmplementeerd in de rganisatie. Ik meen dat we hier dagelijks aan werken, maar dat er ng niks p papier werd uitgewerkt wegens tijdsgebrek. 14
De registratie van inkmende en uitgaande pst gebeurt mmenteel ng niet wegens tijdsgebrek en gebrek aan een ged systeem. En wie gaat deze tijdrvende taak p zich nemen? Wettelijkheidscntrle bij betalingen (dubbele handtekening): Dit gebeurt mijns inziens niet effectief. Het is nmgelijk vr mij m alles uit te pluizen. Dit zu k veel tijd vragen. Vr betalingen is mijns inziens de financieel beheerder verantwrdelijk. Echter als er iets fut lpt, zal ik het zijn die hierver wrdt aangesprken, dus het risic zit bij mij. Vanaf deze legislatuur zitten de sciale dssiers bij het vast bureau. Gevlgen: - Hierdr blijft er weinig tijd ver vr beleidsvrbereidende gesprekken en het actief betrekken van het vast bureau bij het dagelijks bestuur, terwijl dit tch de functie is van het vast bureau. De agenda zit te verladen. - Een ander gevlg hiervan is dat, nu de dssiers niet meer p de raad kmen, er bij de raad meer tijd is m bezig te zijn met beleidsvragen, zdat er meer nd is aan een sterk vast bureau dat zich terdege kan vrbereiden. Van het beheer van het archief is er k te weinig kennis binnen het OCMW. Om de paar jaar kmt er dan k een firma m alles te archiveren, cfr. het gemeentebestuur. Samenwerkingsverbanden bereiken niet altijd hun del en zijn weinig bekend. De deelname aan samenwerkingsverbanden vraagt een grte persneelsinzet en bereikt niet altijd een evenredige respns. De diverse samenwerkingsverbanden dienen meer p mekaar te wrden afgestemd. Als secretaris wrdt ik bij meer en meer betrkken en bij verlegvergaderingen allerhande bijgevraagd. Sms heb ik het gevel van de ene vergadering naar de andere te meten en dat ik geen werk meer verzet krijg tussendr. Op een aantal vlakken van de dienstverlening f de eigen interne rganisatie is bijkmende digitalisering en/f upgrade van de bestaande sftware mgelijk (vb. charta, uitbreiding van Neputnus). Vr aankpen en/f werken is er binnen het OCMW te weinig knw hw m bestekken p te maken en Steven Struyven heeft geen tijd m ns hierin bij te staan. Hier zu echter heel wat aan verbeterd kunnen wrden. De interne klachten van de werken dr de gemeentelijke technische dienst pvlgen: blijft aanslepen, maar tch trachten hierp te blijven hameren. (cördinatie en pvlging werken dr TD, mndelinge feedback, kritische rndgang af en te in de wningen, sciaal ingesteld persneel ). Aan het uitschrijven van een dentlgische cde werd k ng niet gestart mwille van tijdsgebrek. 15
Vlgende administratieve taken wrden elders niet dr de secretaris gedaan en zijn k tijdrvend: - kpieerwerk raad, vast bureau en versturen agenda etc - driedubbel werk ntulen: sciale verslagen wrden pgemaakt dr de sciale dienst en nadien maakt Isabelle brieven met een stuk van deze inhud en dan typ ik met een deel van deze inhud ng eens de besluiten beknpt in de ntulen. Lijkt me twee keer verbdig werk. Hpelijk gaat dit in de tekmst ged kunnen lpen via het daarvr bestemde nderdeel van Neptunus, charta. - schuldenlijst aanvullen en steekkaarten pmaken terugvrderbare steunen. De schuldenlijst is k heel lang, wrdt alsmaar langer en vaak heeft een terugvrdering van steun geen zin. - kas pmaken en natellen. Is meer iets vr de financieel beheerder. - maandelijkse steunlijst met uit te betalen steunen pmaken en nadien de lijsten van de uitbetalingen van de steun cntrleren. - bestellen briefhfdpapier, envelppes en kaartjes vriendelijke greten. 5 Financie le analyse Secretaris is 1 FTE 6 Strategische uitwerking dienst Mmenteel zijn er twee belangrijke tekmst-ideeën: De indiensttreding van een stafmedewerker A1a-A3a, p krte termijn, eventueel vr bepaalde taken verkepelend met de gemeente (ICT, veiligheidsbeleid, BBC ) zu een grt deel van de prblemen kunnen plssen. Er zal meer tijd zijn vr het uitveren van beleidstaken en alle administratieve taken kunnen herbekeken en herverdeeld wrden. (kstprijs 70.700 p jaarbasis) De agenda van het vast bureau dat mmenteel 1 x per maand samenkmt is te verladen. Graag de mening van de leden van het vast bureau. Bijlagen 1 Bijlage : Bevraging persneelsbestand OCMW s 1 De bijlagen werden verzameld in een afznderlijk dcument 16
DOORLICHTING BBC PERSONEELSDIENST 1 Delstellingen Op krte termijn crrecte infrmatie verstrekken aan persneelsleden Beheren lnadministratie Beheren persneelsadministratie Beheren tijdsregistratie 2 Financie le analyse Persneel: 0,6 FTE waarvan 0,5 FTE gesubsidieerd dr sciale maribel Bij het aanwerven van persneel wrdt er nagegaan f ze in aanmerking kmen vr subsidies sine/activa/sciale maribel/ Hier slagen we ged in, ns persneel is ged gesubsidieerd: 2 persnen gesubsidieerd via sine tt aan hun pensien 1 persn gesubsidieerd via activa tt 30 juni 2013 3 FTE persnen gesubsidieerd dr sciale maribel 0,5 FTE persn gesubsidieerd via schuldbemiddeling 2 FTE persnen gesubsidieerd via LOI (wrdt verminderd vanaf 1 september 2013, kijk drlichting LOI) 17 persnen gesubsidieerd via dienstencheques ( 22,04 per gepresteerd uur met dienstencheque) Werkgeversbijdragen RSZ vr statutairen stijgen meer en meer 2e pensienpijler vr cntractuelen aan 3% 3 Omgevingsfactren Dr verhevelen diensten naar andere instellingen en vermindering subsidies, vermindert k het persneelsbestand Capel: digitale samenstelling pensiendssier 17
4 Strategische uitwerking dienst 4.1 Tijdsregistratie De tijdsregistratie registreert de gewerkte uren, vakantie, gemaakte veruren,.. Vr zwel het persneel als de persneelsdienst is dit zeer handig. De persneelsdienst heeft een verzicht f dat iedereen zijn werkrster nakmt, welke veruren er gepresteerd wrden, wie er wanneer verlf heeft, de maaltijdcheques wrden berekend naar de effectief gepresteerde uren. Er kunnen verschillende rapprten getrkken wrden m bvb het ziekteverzuim na te gaan,. De persneelsleden hebben zelf zicht p hun gewerkte uren, heveel verlf ze al pgenmen hebben en wat ze ng kunnen plannen,. 4.2 Lnadministratie Vr de lnadministratie werken we met Aphrdite een sftwareprgramma van Cipal. Hierin wrden alle gegevens ingegeven die effect kunnen hebben p de lnberekening zals bedrag wedde, tewerkstellingsbreuk, afwezigheden, fietsvergeding, uitbetaling veruren, allerhande vergedingen f terugvrderingen, maaltijdcheques. Uit Aphrdite wrdt er maandelijks een bestand naar Cipal gestuurd, waar dan de lnberekening gebeurt. Zij bezrgen dan de betaallijsten en het betaalbestand. 4.2 persneelsadministratie rechtspsitieregeling en arbeidsreglement Het OCMW is verplicht een eigen rechtspsitieregeling te hebben vanaf 1 januari 2011. Op 18 september 2012 heeft de raad vr maatschappelijk welzijn nze rechtspsitieregeling gedgekeurd, daarvr vlgden we de rechtspsitieregeling van de gemeente. Reden van het laattijdig pmaken van een eigen rechtspsitieregeling is dat er verschillen zijn tussen de persneelsleden die federaal gesubsidieerd wrden, waar we niet vlledig achter staan en waarvan we hpten dat deze ng aangepast zuden wrden. 18
Capel Vanaf 1 januari 2014 kunnen pensiendssiers enkel ng digitaal aangevraagd wrden. Vr deze datum met van alle statutairen hun vlledige lpbaan ingebracht zijn in capel. Vr de cntractuelen hebben we hiervr uitstel gekregen ttdat ze uitdienst gaan, maar vanaf deze uitdienst gaan, meten zij k ingegeven wrden, daar er nit met zekerheid geweten kan wrden f ze in de tekmst ng ergens statutair wrden. Een serieus werk het inbrengen maar eens alles er in zit zal het wel zijn vruchten afwerpen. Vrlpig enkel ng maar gegevens laten nakijken dr de cllega s en ng niets ingebracht in capel, daar dit tch niet z eenvudig lijkt. Vrmingen hiermtrent zijn gepland in mei. Onthaalbeleid nieuwe werknemers Er wrdt al enkele jaren gewerkt naar een eenvrmig nthaalbeleid vr gemeente en OCMW (ligt weeral een geruime tijd stil). Ik denk dat wij dit al vrij ged den, nieuwe persneelsleden krijgen infrmatiemapje met infbrchure OCMW, nthaalbrchure nieuwe werknemers, RPR, GSD-V, Pllen, Er wrdt gewerkt met een afpuntlijst zdat iedereen zeker alles krijgt en alles gebeurt is vr een gede start. Medewerkers petsdienst gaan eerste dag mee met een cllega, nieuwe persneelsleden wrden vrgesteld aan de cllega s en kmen p intranet. infrmatie verstrekken aan persneelsleden, sllicitanten De persneelsleden en sllicitanten kunnen met hun vragen aangaande wedde, verlf, vergedingen, lpbaannderbreking, pensien, wijziging uren, frmulieren, enz. terecht p de persneelsdienst. Er wrdt geprbeerd hun z spedig mgelijk een crrect antwrd te geven p hun vragen. 5 Knelpunten 5.1 tijdsregistratie De gegevens meten mmenteel dubbel wrden ingebracht, enerzijds in het lnprgramma, anderzijds in de tikklk, aangezien er p dit mment geen kppeling mgelijk is tussen deze prgramma s. Het prgramma van de tikklk is veruderd en wrdt al meer dan een jaar niet meer bijgewerkt, de ndersteuning van de tikklk is k niet ptimaal en de prgramma s kmen van verschillende sftwareleveranciers. Prblemen die k regelmatig vrkmen met tikklk: 19
Klk tikklk lpt achter f vr, bijgevlg tikt persneel sms te vreg uit f te laat in, met manueel rechtgezet wrden Tikklk lpt vast, gegevens aanpassen tijdelijk niet mgelijk Bekingen kmen niet dr f met vertraging Oplssing: Uitkijken naar een nieuw systeem tijdsregistratie, een vernieuwde versie van het huidige systeem f een nieuw systeem bij een andere leverancier. Vrdelen upgrade huidige systeem: gedkper, werkwijze blijft min en meer dezelfde Nadelen upgrade huidige systeem: blijft verschillende leverancier tijdsregistratie/lnprgramma, meilijk er te kppelen en niet p elkaar afgestemd. Vrdelen nieuw systeem Cipal: afgestemd p het lnprgramma, gemakkelijk gekppeld Nadelen: duurder en nieuwe manier van werken. Aanpassing vr iedereen. 5.2 Lnadministratie Wij werken met Aphrdite, een uitgebreider pakket dan Atlas. Op de dienst lnadministratie van Cipal werkt men echter met het pakket Atlas en heeft men inhudelijk weinig kennis van Aphrdite. Hierdr lpt de cmmunicatie tussen ns en de lnadministratiedienst van Cipal niet altijd even gemakkelijk (afhankelijk van wie er dssierbeheerder is, laatste jaren veel van dssierbeheerder verandert). Nu wrdt alles ng handmatig ingegeven in aphrdite mdat de tijdsregistratie niet gekppeld kan wrden, indien er een kppeling zu zijn, zu er veel minder ng handmatig in Aphrdite meten wrden ingegeven. Aphrdite heeft k veel meer mgelijkheden dan dat er mmenteel van benut wrden. Mmenteel is er echter geen nd aan de uitbreiding van het pakket. 5.3 Persneelsadministratie 5.3.1 Rechtspsitieregeling en arbeidsreglement Recentelijk zijn er heel wat wijzigingen in het rechtspsitiebesluit gebeurd en k van tezicht hadden we pmerkingen p nze rechtspsitieregeling. Zelf vnden we dat er k zaken in de rechtspsitieregeling staan die vlgens niet werkbaar zijn f verkeerd gefrmuleerd. Er wrdt mmenteel gewerkt aan een wijziging van de rechtspsitieregeling en het arbeidsreglement. 20
Daarbuiten zijn er ng enkele knelpunten waar we graag verandering in zien f anders tepassen dan staat beschreven, zals zijnde: In de rechtspsitieregeling staat dat het persneel swies cntrle krijgt vanaf de tweede week ziekte, dch vanaf dat men een derde keer in één jaar tijd ziek is kan deze cntrle vanaf de eerste ziektedag. Deze regel wrdt bij ns echter niet tegepast, enkel in geval van twijfel wrdt er cntrle gestuurd. Dit mdat we van rdeel zijn dat we geen nndige dktersksten meten betalen. Mmenteel zijn we aangeslten bij Idewe vr het uitveren van de preventieve medische nderzeken. In het verleden zijn er echter een aantal vrvallen geweest met een cntrlearts en willen we graag eens prijs vragen bij andere instanties. Dch dit dient samen met de gemeente te gebeuren, maar die heeft ng een aantal lpende dssiers bij Idewe. Het persneel petsdienst en verzrgenden CADO die na 1 januari 2011 in dienst zijn gekmen hebben recht p minder verlfdagen en feestdagen dan hun cllega s die vr 1 januari 2011 in dienst zijn getreden. Tt p heden wrdt er elk jaar vr deze cllega s beslist hun hetzelfde verlf en feestdagen te te kennen als hun cllega s die in dienst waren vr 1 januari 2011 in de hp dat de reglementering ng zu veranderen. Ondertussen blijkt dat er geen verandering in de reglementering gaat kmen dus zu er een definitieve beslissing genmen meten wrden. 6 Actiepunten Nieuw systeem tijdsregistratie implementeren Rechtspsitieregeling en arbeidsreglement p punt stellen Uitwerken eenvrmig nthaalbeleid samen met gemeente Opstarten capel Definitieve beslissing vr verlf en feestdagen vr persneelsleden die na 1 januari 2011 in dienst zijn gekmen. Passen we het reglementaire te zijnde 26 dagen verlf en 11 feestdagen f gaan we blijven hetzelfde tekennen als de cllega s zijnde 33 dagen verlf en 14 feestdagen, wat niet wettelijk is? Bijlage Bijlage :Bevraging persneelsbestand OCMW s 21
DOORLICHTING BBC ADMINISTRATIE 1 Delstellingen Opvlgen verzekeringsdssiers zdat gemaakte ksten verged wrden Ondersteuning sciale dienst, secretaris 2 Actiepunten Vergelijken markt vr hspitalisatieverzekering Implementeren Charta vr autmatisering brieven en ntulen en naar RMW en VAB Implementeren ecarmed vr terugvrdering medische ksten vluchtelingen 3 Financie le analyse Persneel: 0,2 FTE Verzekeringsplissen: De verzekering die we hebben afgeslten zijn fwel verplicht fwel tch zeker aangewezen. In 2012 hebben we samen met Ethias al nze verzekeringsplissen uitgebreid bekeken en hebben we k p verschillende plissen krtingen gekregen vanaf 2013. 4 Strategische uitwerking dienst 4.1 Verzekeringen Via intranet van Ethias kan alles snel aangegeven wrden dch de pvlging bij Ethias laat lang p zich wachten, waardr het niet altijd duidelijk is wat de stand van zaken is in het dssier. De ksten vr de hspitalisatieverzekering stijgen alsmaar. We vragen ns af f we hiervr de markt eens meten verkennen en andere prijzen meten pvragen, weliswaar in samenwerking met de gemeente. De ksten die we kunnen terugvrderen van Ethias, wrden ged teruggevrderd bvb. Arbeidsngeval, burgerlijke aansprakelijkheid, 22