Procedure afsluiting en nazorg

Transcriptie

1 Prcedure afsluiting en nazrg 1. Del De afsluit- en nazrgprcedure heeft tt del m alle medewerkers van De Steiger te laten weten welke acties en beslissingen meten genmen wrden wanneer de zrg vr een kind binnen de vrziening ten einde lpt. Dit hudt in dat: De zrg wrdt afgeslten en alle vlgende partijen wrden betrkken bij de afsluiting en nazrg: Externe prfessinele partners (SD JRB, OCJ, andere) Grepsgenten Interne prfessinele partners (cllega s De Steiger) Kind Ouders (cntext), vgd Instaan vr een verantwrde infrmatieverdracht m de cntinuïteit van de hulp en dienstverlening te waarbrgen, met respect vr de regels inzake privacy. Inspraak garanderen van gebruikers en medewerkers. De wetgeving m.b.t. minderjarigen, uders, vgdij en rechterlijke beslissingen daarmtrent respecteren. De hulp- en dienstverlening methdisch en planmatig laten verlpen en het dssier alle nuttige gegevens vr de hulp -en dienstverlening laten bevatten. 2. Tepassingsgebied De afsluit- en nazrgprcedure met gekend en tegepast wrden dr alle medewerkers die verantwrdelijkheid dragen p pedaggisch vlak binnen De Steiger. 3. Termen en definities Afsluiting: met afsluiting bedelen wij: acties die ndernmen wrden wanneer de zrg aflpt binnen het IPO, maar het kind ng niet is uitgeschreven. De afsluiting kan p individuele f gezamenlijke vraag zijn. Het kan specifiek gaan m een beslissing van de jngere, de uders, de verwijzer (externe diensten) en/f de vrziening. Nazrg: met nazrg bedelen wij: acties die ndernmen wrden wanneer de zrg binnen het IPO reeds is afgelpen. 4. Vrwaarden Het IPO hanteert een stapsgewijze prcedure m de afsluiting en nazrg crrect te laten verlpen. De diensthfden zien te p het crrect pvlgen en het juiste verlp van de prcedure (zals mschreven) en zijn de eindverantwrdelijken. Aanleidingen vr het mgelijk afsluiten van de begeleiding kunnen.a. zijn: De delstellingen van de hulpverlening zijn Kwaliteitszrg bewaard p

2 Zie nder andere IHP, delstellingen vrpgesteld dr strategische partners. De hulpverleningstermijn verstrijkt en zal niet meer verlengd wrden. Het hulpverleningsaanbd is niet (meer) passend vr de hulpvragen. Zie mdulering van het IPO. Het kind f het gezin staat niet meer pen vr begeleiding. De samenwerking wrdt eenzijdig stpgezet. Er mag echter niet uit het g verlren wrden, dat afsluiting vr bepaalde jngeren enkel zal gedgekeurd wrden na verleg met de externe partners, in het bijznder jeugdrechtbank f OCJ. Afsluiting Afsluiting dr Wanneer? He? In verleg tussen cliënt en hulpverlening Hulpverlening (vanuit het IPO) Strategische partners Del van de hulpverlening is Drverwijzing is mgelijk Na herhaaldelijke negatieve De begeleidingstermijn is is Del van de hulpverlening is Drverwijzing is mgelijk Na herhaaldelijke negatieve De begeleidingstermijn is is Del van de hulpverlening is Drverwijzing is mgelijk Na herhaaldelijke negatieve Beslissing in nderling verleg. De beslissing wrdt genmen tijdens intern verleg. Terugkppeling en bespreking van de beslissing naar de cliënt. Na verleg met de strategische partner(s), wrdt in verleg een beslissing genmen. Terugkppeling naar de cliënt dr één van de samenwerkingspartners (vlgens afspraak naargelang van de situatie). bewaard p

3 De begeleidingstermijn is is 5. Verwante dcumenten en hulpmiddelen Evaluatiefrmulier Kind-Ouders (cntext) Externe prfessinele partners Handelingsplan Ontvangstbewijs zakgeld Testemmingsfrmulier inf drgave Medische inf Pedaggische inf Cntextuele infrmatie 6. Werkwijze Stap Wie Wat/He STAP 1 Hulpverlening lpt ten einde en start prcedure (dssierhuder kind) Een afspraak maken met de begeleidende dienst wie welk nieuws brengt naar kind/uders Een eindverleg vr kind-uder(s) (cntext) en de begeleidende dienst(en) De leefgrepspveders wrden p de hgte gebracht vr een stand van zaken Cmmunicatie van de beslissing naar het kind en de uder(s). STAP 2 Nieuws brengen kindcntext (de verantwrdelijke van het kind) en/f met de individuele begeleider Het kind, de uder(s) wrdt p de hgte gebracht dat de zrg ten einde zal lpen Het kind wrdt bevraagd he hij/zij afscheid wilt nemen van de leefgrep betrkkenen binnen De Steiger STAP 3 Eindverleg Betrkken dienst(en) Ouder(s)-cntext Overleg gezette stappen traject tijdens verblijf binnen De Steiger Ouders (cntext) vragen Testemmingsfrmulier drgave infrmatie te ndertekenen Medische inf Pedaggische inf Handelingsplan Opname in ud leerlingenbestand (Mailchimp) Evaluatiefrmulier geven aan alle partijen Een afspraak vastleggen vr het phalen persnlijk materiaal kind bewaard p

4 STAP 4 Afscheidsmment van het Kind Individueel begeleider Afscheidsmment (Vraaggericht) Grepsgenten & cllega s de kans geven m afscheid te nemen van de vertrekkende grepsgent STAP 5 Ophalen persnlijk materiaal Zakgeldverantwrdelijke Kind Ouder (s) (cntext) kmt persnlijk materiaal phalen nder begeleiding van maatschappelijk werker stuurt eindverslag naar de betrkken externe dienst(en) De zakgelden wrden afgeslten en drgegeven aan de beheerder - hfdpveder STAP 6 Zakgeld drgave Hfdpveder Na het vlledig ntvangen van alle zakgelden wrdt er cntact pgenmen met uders (cntext) vr de uitbetaling hiervan. Ontvangstbewijs zakgeld laten ndertekenen STAP 7 Nazrg Pedaggisch cördinatr (Smartschlbeheerder) Opname van het adres(sen) in het bestand ud-leerlingen (Mailchimp) Nieuwsbrief 3 X per jaar naar alle persnen in dit bestand drsturen; mgelijke terugkmdagen Kerstchalet De Steiger BBQ De Steiger Vetbaltrni De Steiger Infdrgave dssierstukken WET OP DE PRIVACY respecteren; enkel inf drgave mits expliciete en schriftelijke testemming STAP 8 Dssier archiveren en verwijderen Pedaggisch cördinatr (Smartschlbeheerder) Dssier archiveren binnen Smartschl 5 jaar na het afsluiten van de zrg wrdt het dssier vernietigd. 7. Bewaartermijn en archivering 7.1. Archivering Na het drlpen van de prcedure Afsluiting en nazrg wrdt het dssier gearchiveerd. De eindverantwrdelijke staat in vr het cördineren van de archivering van het gebruikersdssier Bewaartermijn Zlang er geen wettelijke bewaartermijn is, zullen we een administratieve bewaartermijn meten bepalen. bewaard p

5 De administratieve bewaartermijn vr het gebruikersdssier wrdt bepaald p 5 jaar na het afsluiten van de zrg. De bewaartermijn van het dssier wrdt pgenmen in het internaats- en IPO reglement. Opnemen in de prcedure afsluiting en nazrg: infrmeren van de gebruiker bij het vertrek dat de inf ng gedurende x jaar bewaard wrden Bestemming Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn wrden de dssiers vernietigd. De IPO s van het GO! vallen nder het tepassingsgebied diensten, instellingen en rechtspersnen van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest van het Archiefdecreet van 9 juli Cncreet vr de vernietiging van het dssier betekent dit dat hiervr, bij ntbreken van een gedgekeurde selectielijst, testemming met wrden gevraagd aan de selectiecmmissie Vlaamse verheid. Hiervr wrdt een ad-hc vernietigingsaanvraag ingediend. Het sjabln en richtlijnen ver he dit met ingevuld wrden is te vinden p: Aan de hand van de ingevulde gegevens berdeelt de selectiecmmissie de vernietigingsaanvraag en verklaart ze zich, binnen een termijn van 10 werkdagen, al dan niet akkrd met de vernietiging. Gezien de aard van de gegevens gebeurt vernietiging p zdanige wijze dat de gegevens niet ingekeken kunnen wrden dr nbevegden. Hier kan een firma wrden vr aangesprken wrden die een attest levert van vertruwelijke vernietiging. Na de vernietiging wrdt de verklaring van vernietiging verder ingevuld. De gedgekeurde vernietigingsaanvraag en het certificaat van vernietiging wrden permanent bewaard. bewaard p