PRIVACYREGLEMENT SBO BERNISSE

Transcriptie

1 PRIVACYREGLEMENT SBO BERNISSE Evaluatiedatum : Bestemd vr: Iedereen Dcumentbeheerder: Secretariaat Versie:1 Privacyreglement SBO Bernisse De Wet bescherming persnsgegevens (WBP) is p 1 september 2001 in werking getreden. Deze wet geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers. Op 25 mei 2018 treedt de nieuwe AVG in werking. SBO handelt bij de uitefening van haar werkzaamheden in vereenstemming met deze wetgeving. In dit privacyreglement van SBO wrdt aangegeven vr welke deleinden (bijzndere) persnsgegevens wrden verzameld en verwerkt, 1. Begripsbepalingen persnsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn; zrggegevens: persnsgegevens die direct f indirect betrekking hebben p de lichamelijke f de geestelijke gesteldheid van betrkkene, verzameld dr een berepsbeefenaar p het gebied van de gezndheidszrg in het kader van zijn berepsuitefening; bijzndere persnsgegevens: persnsgegevens betreffende iemands gezndheid, gdsdienst, levensvertuiging en/f ras; verwerking van persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen f vernietigen van gegevens; verwijderen van persnsgegevens: het verwijderen van persnsgegevens uit de lpende administratie. bestand: elk gestructureerd geheel van persnsgegevens, ngeacht f dit geheel van gegevens gecentraliseerd is f verspreid is p een functineel f gegrafisch bepaalde wijze, dat vlgens bepaalde criteria tegankelijk is en betrekking heeft p verschillende persnen; verantwrdelijke: SBO Bernisse; bewerker: diegene die ten beheve van de verantwrdelijke persnsgegevens verwerkt, znder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn nderwrpen; (bijvrbeeld een salarisadministratiekantr); betrkkene: degene p wie persnsgegevens betrekking hebben f diens wettelijk vertegenwrdiger; derde: ieder, niet zijnde de betrkkene, de verantwrdelijke, de bewerker, f enige persn die nder rechtstreeks gezag van de verantwrdelijke f de bewerker gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken; (bijvrbeeld een arts) 1

2 testemming van de betrkkene: elke vrije, specifieke en p infrmatie berustende ndubbelzinnige testemming waarmee de betrkkene aanvaardt dat hem/haar betreffende persnsgegevens wrden verwerkt; ntvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt; Autriteit Persnsgegevens: de autriteit die tt taak heeft te te zien p de verwerking van persnsgegevens; klachtencmmissie: de cmmissie ingesteld vereenkmstig de Wet Klachtrecht Cliënten Zrgsectr; Vertegenwrdiger: de uder(s) die het uderlijk gezag uitefenen, dan wel de vgd, mentr f bewindverder van betrkkene. 2. Reikwijdte Dit reglement is van tepassing p de geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens alsmede p de niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die in een bestand zijn pgenmen f die bestemd zijn m daarin te wrden pgenmen. 3. Del 1. Het del van het verzamelen en het verwerken van persnsgegevens dr f ten beheve van verantwrdelijke is het vastleggen van persnsgegevens, zrggegevens en/f bijzndere gegevens van betrkkenen, welke ndzakelijk zijn vr: een prfessinele en transparante dienstverlening en/f ndersteuning aan de betrkkene en/f zijn familie waarbij de wensen en beheften van de betrkkene centraal staan; de behartiging van de belangen van de betrkkene waarnder uitdrukkelijk mede wrdt begrepen het vr f namens betrkkene regisseren en/f cördineren van diens hulpverlening; het beleid en bedrijfsvering van verantwrdelijke; de registratie- en infrmatieverplichtingen vrtvleiend uit wettelijke verplichtingen; het (den) verrichten van statistisch f wetenschappelijk nderzek ten beheve van de hulp- en dienstverlening. 2. In het bestand wrden slechts die persnsgegevens pgenmen die ndzakelijk zijn vr de uitvering van het del van verantwrdelijke, waarnder begrepen dch niet uitsluitend NAW gegevens, (mbiel(e)) telefnnummer(s), gebrtedata, adres(sen), betaalgegevens; 3. Verwerking van bijzndere gegevens geschiedt slechts vr zver dit ndzakelijk is vr de dienstverlening, gede behandeling f verzrging van betrkkene en vr zver de verwerking van deze gegevens verenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 4. Vertegenwrdiging Indien de betrkkene jnger is dan twaalf jaar, vertegenwrdigen de uders, die het uderlijk gezag uitefenen dan wel de vgd, de betrkkene. Hetzelfde geldt vr de betrkkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar ng niet de leeftijd van achttien jaar, en niet in staat kan wrden geacht tt een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Indien de betrkkene in de leeftijdscategrie van twaalf tt zestien valt en in staat is tt een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrkkene zelf diens uder(s) f vgd p. 2

3 Een betrkkene van 16 jaar en uder die in staat is tt een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en heft zich niet te laten vertegenwrdigen. Indien de betrkkene achttien jaar f uder is en niet in staat kan wrden geacht tt een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan treedt, in vlgrde als hier weergegeven, als vertegenwrdiger vr hem p: de curatr f mentr indien de betrkkene nder curatele, staat f ten beheve van hem het mentrschap is ingesteld; de persnlijk gemachtigde indien de betrkkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persn niet ptreedt; de echtgent f andere levensgezel van de betrkkene, tenzij deze persn dat niet wenst f ntbreekt; een kind, brer f zus f uder(s) van de betrkkene, tenzij deze persn dat niet wenst f ntbreekt. Echter k indien de betrkkene de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en wel in staat is tt een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mgelijkheid een andere persn schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwrdiger p te treden. De testemming kan dr de betrkkene f zijn vertegenwrdiger te allen tijde wrden ingetrkken. 5. Vrwaarden vr rechtmatige verwerking 1. Persnsgegevens wrden in vereenstemming met dit reglement en de Wet bescherming persnsgegevens p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. 2. Persnsgegevens wrden niet verder verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 3. Persnsgegevens wrden slechts verwerkt vr zver zij, gelet p de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt, tereikend, ter zake dienend en niet bvenmatig zijn. 4. De verantwrdelijke draagt de zrg vr het treffen van de ndige vrzieningen van technische en rganisatrische aard ter beveiliging van de (verwerking van) persnsgegevens. De verantwrdelijke maakt vr de beveiliging - z ndig - gebruik van een bewerker en/f technisch beheerder. 5. Verwerking van persnsgegevens (vr zver niet zijnde zrggegevens f bijzndere gegevens) Persnsgegevens mgen slechts wrden verwerkt indien aan één van nderstaande vrwaarden is vldaan: 1. de betrkkene vr de verwerking zijn ndubbelzinnige testemming heeft verleend; 2. dit ndzakelijk is vr de uitvering van een (zrg)vereenkmst waarbij de betrkkene partij is, f vr handelingen die p verzek van de betrkkene wrden verricht en die ndzakelijk zijn vr het sluiten van een vereenkmst; 3. dit ndzakelijk is m een wettelijke verplichting na te kmen; 4. dit ndzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar vr de gezndheid van betrkkene; 5. dit ndzakelijk is vr de vervulling van een publiekrechtelijke taak; 3

4 6. dit ndzakelijk is met het g p de belangen van de verantwrdelijke f van een derde én het belang van degene van wie de gegevens wrden verwerkt niet prevaleert. 7. Infrmatieverstrekking aan de betrkkene 1. Indien bij de betrkkene zelf de persnsgegevens wrden verkregen deelt de verantwrdelijke - alvrens de betrkkene m testemming wrdt gevraagd zals bedeld in artikel 6 - aan betrkkene mede: de identiteit van verantwrdelijke; de deleinden van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd tenzij de betrkkene daarvan reeds p de hgte is; de rechten en verplichtingen van betrkkene zals die vrtvleit uit dit reglement. 2. De verantwrdelijke verstrekt nadere infrmatie vr zver dat, gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij wrden verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. 3. Indien de persnsgegevens niet rechtstreeks bij de betrkkene wrden verkregen deelt de verantwrdelijke de betrkkene p het mment van vastlegging van hem betreffende gegevens, f wanneer de gegevens bestemd zijn vr een derde, uiterlijk p het mment van de eerste verstrekking, tenzij deze reeds daarvan p de hgte is, de vlgende infrmatie mede: zijn identiteit; de deleinden van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd; de rechten en verplichtingen van betrkkene zals deze vrtvleit uit dit reglement. 4. De verantwrdelijke verstrekt nadere infrmatie vr zver dat, gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij wrden verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. 5. Het bepaalde nder 3 is niet van tepassing indien de mededeling van de infrmatie aan de betrkkene nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst. In dat geval legt de verantwrdelijke de herkmst van de gegevens vast. 6. Het bepaalde nder 3 is eveneens niet van tepassing indien de vaststelling f de verstrekking bij f krachtens de wet is vrgeschreven. In dat geval dient de verantwrdelijke de betrkkene p diens verzek te infrmeren ver het wettelijk vrschrift dat tt de vastlegging f verstrekken van de hem betreffende gegevens heeft geleid. 7. In afwijking van hetgeen nder 3 is gesteld, kan uitsluitend in geval van vermacht f een medische ndsituatie zals bedeld in artikel 6 lid 4 en 6, waarbij de lichamelijke en/f psychische gezndheid van de betrkkene f diens familie ernstig in gevaar kmt f dreigt te kmen, znder (vrafgaande) testemming van de betrkkene persnsgegevens wrden verwerkt en/f kan mededeling daarvan aan betrkkene achterwege blijven. Van een verwerking van persnsgegevens wrdt z spedig als mgelijk en wenselijk is melding gedaan aan betrkkene. 8. Specifieke regels vr verwerking van zrg- en bijzndere gegevens 1. Vr verwerking van zrggegevens en bijzndere gegevens is uitdrukkelijke testemming van de betrkkene vereist, tenzij het een geval betreft als genemd in de leden 2 f 5, f indien verstrekking ndzakelijk is ter uitvering van een wettelijk vrschrift. 4

5 2. Znder testemming van de betrkkene kunnen - met inachtneming van het derde lid - dr de verantwrdelijke persnsgegevens betreffende de gezndheid wrden verstrekt aan: Hulpverleners, instellingen f vrzieningen vr gezndheidszrg f maatschappelijke dienstverlening vr zver dat ndzakelijk is met het g p een gede behandeling f verzrging van de betrkkene, dan wel met het g p het beheer van de rganisatie van de verantwrdelijke; 3. De persnsgegevens wrden alleen verstrekt aan persnen die uit hfde van ambt, berep f wettelijk vrschrift dan wel krachtens een vereenkmst tt geheimhuding zijn verplicht. 4. Onverminderd eventuele wettelijke vrschriften ter zake hebben slechts tegang tt de gegevensverwerking de berepsbeefenaar f vrijwilliger met cntract die deze gegevens heeft verzameld f diens waarnemer. Vrts hebben tegang tt de gegevensverwerking de verantwrdelijke en de bewerker persnsgegevens vr zver dat met het g p een gede behandeling f verzrging dan wel het beheer ndzakelijk is. 5. Persnsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen mgen alleen wrden verstrekt vr zver deze gegevens betrekking hebben p de betrkkene die deze gegevens heeft verstrekt. 6. Indien persnsgegevens zdanig zijn geannimiseerd dat zij redelijkerwijs niet herleidbaar zijn, kan de verantwrdelijke besluiten deze te verstrekken ten beheve van deleinden die verenigbaar zijn met het del van de gegevensverwerking. 7. Bijzndere persnsgegevens wrden uitsluitend verwerkt, vr zver dit ndzakelijk is in aanvulling p de verstrekking van persnsgegevens betreffende iemands gezndheid als bedeld in lid 2 van dit artikel. Persnsgegevens kunnen ten beheve van wetenschappelijk en/f statistisch nderzek wrden gebruikt in vereenstemming met de Wet bescherming persnsgegevens. 9. Recht p inzage en afschrift van pgenmen persnsgegevens 1. De betrkkene heeft het recht kennis te nemen en recht p verstrekking van de p zijn persn betrekking hebbende verwerkte gegevens. De verstrekking blijft achterwege vr zver dit ndzakelijk is in het belang van de bescherming van de persnlijke levenssfeer van een ander. 2. De gevraagde inzage en/f het gevraagde afschrift zal z spedig mgelijk, dch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden, respectievelijk wrden verstrekt. 3. Een beperkingsgrnd vr inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzeker, de verantwrdelijke daarnder begrepen. 4. Vr de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergeding in rekening wrden gebracht. 5. Inzage van het dssier geschiedt ten kantre van verantwrdelijke in bijzijn van een medewerker van verantwrdelijke. 10. Recht p aanvulling, crrectie f verwijdering van pgenmen persnsgegevens 1. Desgevraagd wrden de pgenmen gegevens aangevuld met een dr de betrkkene afgegeven verklaring met betrekking tt de pgenmen gegevens. 5

6 2. De betrkkene kan verzeken m crrectie f verwijdering van p hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk njuist, vr het del van de verwerking nvlledig f niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd zijn met een wettelijk vrschrift. 3. Crrectie f verwijdering van gegevens kan wrden geweigerd indien redelijkerwijs aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is vr een ander dan de betrkkene alsmede vr zver bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is. 4. De verantwrdelijke bericht de verzeker schriftelijk binnen vier weken na ntvangst van het schriftelijk verzek tt crrectie f verwijdering f dan wel in heverre hij daaraan vldet. Een weigering is met redenen mkleed. 5. De verantwrdelijke draagt zrg dat een beslissing tt crrectie f verwijdering z spedig mgelijk wrdt uitgeverd. 11.Bewaren en vernietiging van gegevens 1. Verantwrdelijke stelt vast he lang de pgenmen persnsgegevens bewaard blijven. Gegevens van wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk vr de verwezenlijking van de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt, tenzij geannimiseerd f vr zver ze uitsluitend vr histrische, statistische f wetenschappelijke deleinden wrden bewaard. 2. Indien de betrkkene een verzek det tt verwijdering vr het verstrijken van de bewaartermijn, wrden de desbetreffende persnsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden. 3. Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is vr een ander dan de betrkkene, alsmede bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is f indien daarver tussen de betrkkene en de verantwrdelijke vereenstemming bestaat. 4. Verwijdering van gegevens zals bedeld in lid 1, geschiedt eenmaal per jaar. 5. Verwijdering geschiedt in vereenstemming met de bepalingen van de Wet Bescherming Persnsgegevens waarbij naast vernietiging van het papieren dssier, tevens gedigitaliseerde persnsgegevens zullen wrden verwijderd uit de lpende administratie. 12.Klachten Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd kan hij zich schriftelijk wenden tt: de verantwrdelijke; de binnen de rganisatie functinerende regeling vr nafhankelijke klachtenbehandeling: de Autriteit Persnsgegevens.. 13.Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 1. Wijziging van dit reglement wrdt aangebracht dr de verantwrdelijke. 2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht p het mment dat het gewijzigde reglement gepubliceerd is p de website van verantwrdelijke. 3. Dit reglement treedt per 25 mei 2018 in werking en is vastgesteld 12 Juni Dit privacyreglement is bij de verantwrdelijke in te zien en wrdt p verzek tegeznden. 6