White Paper Scrummen vr de OR
Wat is Agile? Agile betekent letterlijk behendig en lenig. Agile is een filsfie, een manier van denken he m te gaan met veranderende mstandigheden. Waarbij het flexibel inspelen p veranderingen centraal staat. Binnen de Agile filsfie is er een visie waar men naar te wil werken, maar de scpe ligt niet keihard vast. En m bij het einddel te kmen wrdt de tekmst pgedeeld in delen, in kleine stappen. Een planning wrdt dus niet vr een langere peride gemaakt maar vr een te verzien aantal dagen/weken. Dit wrdt gedaan m regelmatig bij te kunnen sturen. Het bijsturen gebeurt p basis van.a. klantwaarde. Binnen Agile trajecten wrdt de klant (de stakehlder) regelmatig betrkken zdat hij feedback kan geven p alle tussenprducten. Daarnaast kunnen ntwikkelingen in en rndm de rganisatie redenen zijn m bij te meten sturen. Wat is Scrum? Scrum is een raamwerk vr prjectmanagement. Het is afkmstig uit de ICT. Grndlegger Jeff Sutherland bedacht een Agile manier van prjectmanagement binnen de ICT. De Waterval methde die destijds veel gebruikt werd, een vraf vastgestelde strakke planning met daarin alle stappen, mijnpalen en leverdata, leverde nvldende resultaat p. De pleverdata werden vaak niet gehaald waardr budget en tijd werd verschreden. Jeff Sutherland nemde het Scrum. Dit is een term afkmstig uit het rugby waarbij een team intensief met elkaar samenwerkt en flexibel reageert p veranderingen. Eigenlijk was het niks nieuws. Hij cmbineerde verschillende bestaande ideeën tt één werkwijze. Een werkwijze waarin de cyclus van Plan- D- Check- Act een belangrijke rl speelt. Wanneer kun je scrum gebruiken? Scrum is dus een Agile wijze van prjectmanagement. Het is niet p alle werkzaamheden van tepassing. Scrum kun je als OR inzetten bij: 1) Advies- en instemmingsaanvragen en initiatiefvrstellen. 2) Prjecten die in de rganisatie als pilt/agile f rganisch wrden pgezet. Waarin de rganisatie gaandeweg zijn werkwijze gaat bijstellen en besluiten neemt. 3) Thema s waarbij je graag de achterban actief wilt betrekken. Wat kan Scrum vr de OR pleveren? Scrum kan veel pleveren wanneer het p een juiste wijze wrdt tegepast en er een welverwgen keuze is gemaakt m als OR met Scrum aan de slag te gaan. 1) Scrum kan de betrkkenheid van de OR-leden bij de het OR-werk versterken en de mtivatie vergrten. 2) Scrum zrgt ervr dat ingewikkelde trajecten vr de OR verzichtelijk wrden. Te denken valt hierbij bijvrbeeld aan: adviestrajecten bij een fusie f rerganisatie. 3) Scrum bevrdert grtere betrkkenheid bij en meer invled van de achterban p de adviezen van de OR richting de bestuurder. 4) Scrum zrgt vr ptimalere inzet van ieders kwaliteiten en kennis. 5) Scrum brengt fcus aan in het werk. Je start altijd met de belangrijkste dingen en je laat je minder afleiden dr allerlei bijzaken. 6) Scrum zrgt ervr dat de OR met een duidelijke delstelling aan de slag gaat met zijn werkzaamheden. 7) Scrum levert een snellere drlptijd p van adviestrajecten en een betere inschatting van de bendigde tijd. 2
Het Scrum team Binnen het Scrum team kennen we drie rllen. 1) Prduct Owner 2) Scrum Master 3) Sprintteam Belangrijk is dat het Sprintteam multidisciplinair is en zelfrganiserend vermgen heeft. Multidisciplinair zu je binnen de OR k kunnen vertalen als een gede afspiegeling binnen de rganisatie. Of bijvrbeeld een evenwichtige delegatie vanuit de vaste cmmissies van de OR. Zelfrganiserend hudt in dat het Sprintteam zelf keuzes maakt aan welke taken hij tijdens de Sprints werkt. Prduct Owner Deze rl kan het DB f een DBlid p zich nemen. De Prduct Owner heeft een belangrijke rl in het ptimaliseren van de waarde van de prducten die de OR plevert. Met waarde wrdt bedeld: het pgeleverde werk van de OR (lees: bijvrbeeld adviezen aan de bestuurder) dat afgestemd is p de input van de stakehlders. Stakehlders van de OR kunnen: de achterban/de bestuurder/ de rganisatie/ de OR zelf. De achterban is bijvrbeeld de stakehlder wanneer de OR namens hen nderhandelingen vert ver de pensienregeling. De bestuurder kan stakehlder zijn bij de behandeling van vrgenmen besluiten (advies/instemming). De OR kan stakehlder zijn vr het Scrumteam dat de verkiezingen vr de OR gaat rganiseren en de rganisatie kan stakehlder zijn bij een te ntwikkelen initiatiefvrstel. De Prduct Owner is de schakel tussen de stakehlders en het Scrumteam (de OR). Op basis van de input die hij krijgt van de stakehlders bepaalt hij de visie p het eindprduct: aan welke randvrwaarden dient dit.a. te vlden. De Prduct Owner is verantwrdelijk vr het invullen van de Backlg. Hierp staan alle items waaraan gewerkt dient te wrden m tt een ged eindprduct te kmen. Hij beheert de Backlg, bepaalt de pririteiten en zrgt vr een gede mschrijving van de verschillende items: zdat iedereen begrijpt wat het item inhudt. Gedurende het gehele traject levert de OR verschillende tussenprducten p, deze tussenprducten wrden aan de stakehlders gepresenteerd en dr heb vrzien van feedback. Aan de hand van deze feedback bepaalt de Prduct Owner welke taken pririteit hebben waar het sprintteam als eerste mee aan de slag met. Het beste werkt het wanneer de Prduct Owner één persn is en deze k mandaat van de OR krijgt m beslissingen te nemen. Daarnaast is het van belang dat de medewerkers in de rganisatie weten wat zijn functie is. Scrum Master Deze rl kan wrden ingevuld dr de ambtelijk secretaris van de OR, maar k dr een DB-lid f een externe persn. De Scrum Master is de prcesbewaker, verantwrdelijk vr de ntwikkeling van het team tt een zelfrganiserend team. Dit bereikt hij dr het team te faciliteren en te cachen. Vrbeelden van cachsituaties zijn nder andere een meizame nderlinge samenwerking, demtivatie bij teamleden, lastige cmmunicatie f zaken van praktische aard. Het team met vrij kunnen werken aan zijn taken en dit ngestrd kunnen den. En hierin heeft de Scrum Master een belangrijke rl. Daarnaast heeft de Scrum Master als taak het team p te leiden in het gebruik van Scrum. De Scrum Master is bij de verschillende bijeenkmsten aanwezig, waarbij hij sturing geeft p het prces van de meeting. 3
Het Sprintteam Het Sprintteam gaat ver het He. Het team werkt gedurende de sprints aan de taken die hren bij het pleveren van de tussenprducten. In samenwerking met de Prduct Owner bepaalt het Sprintteam aan welke items van de backlg hij gedurende de sprint gaat werken. Het sprintteam werkt zelfrganiserend, het bepaalt zelf p welke wijze hij de taken invult. De teamleden zijn hier k samen verantwrdelijk vr. Met elkaar zrgen ze ervr dat alle taken aan het einde van de sprint zijn afgernd. Iedereen levert zijn bijdrage p basis van zijn kennis, vaardigheden en beschikbare tijd. Het ideale team bestaat uit zeven leden, plus twee f min twee. Veel OR-en bestaan uit meer leden, er kan in deze situaties vr gekzen wrden m met meerdere Scrum teams binnen één OR te werken. zdat de Prduct Owner indien ndig regelmatig met ze in cntact kan zijn. De meetings In het raamwerk van Scrum zijn er vier verschillende meetings. Deze meetings wrden steeds gehuden p vaste mmenten. De Scrum Master is verantwrdelijk vr het gede verlp van de verschillende meetings. De meetings wrden rndm de Sprint gepland. De sprint is een afgebakende peride waarin het Scrum Team zijn werk det. De keuze vr de duur van de sprint kan dr team gemaakt wrden. Wel dient de sprint daarna altijd even lang te zijn. Sprints duren tussen de één en vier weken. De meetings rndm de Sprint: - Sprint meeting - Daily stand up - Sprint review - Sprint retrspective. De stakehlders De stakehlders zijn geen nderdeel van het Scrum team, wel hebben zij een belangrijke psitie m die reden benemen we ze in deze white paper expliciet. De stakehlders geven feedback ver de dr de sprintteams pgeleverde prducten. Deze feedback is vr het Sprintteam en de Prduct Owner van belang m te kunnen bepalen f zij met de juiste dingen bezig zijn en waarp ze eventueel meten bijsturen. Alleen de stakehlders en OR kunnen mede bepalen wat het eindprduct wrdt: het definitieve advies/de instemming die de OR aan de bestuurder uitbrengt. Tip: Bepaal dus vrafgaand aan het traject wie jullie stakehlders zijn, wat hun invledruimte is en welke belangen er zijn Sprint meeting (duur: max 8 uur) Iedere sprint begint met een Sprint meeting. Tijdens deze meeting wrdt de planning gemaakt vr de kmende sprint. De Prduct Owner geeft uitleg ver de items die p de backlg staan. Waarbij hij aangeeft welke items pririteit hebben en wat deze meten pleveren (dit zijn mede de gegevens/randvrwaarden die de Prduct Owner bij de stakehlders heeft pgehaald). Het Sprintteam schat in he grt (tijdsinvestering) de verschillende items is en bepaalt aan de hand daarvan heveel items zij kunnen ppakken tijdens de kmende sprint. Centraal tijdens deze meeting: - Uitleg van de verschillende items p de backlg dr de Prduct Owner. - Inschatten van de grte van de verschillende items. 4
- Bepalen wat het Sprintteam gaat den tijdens de sprint. - Bepalen he ze daaraan gaan werken. - Wat is de delstelling van de sprint. Daily stand up(duur max 15 min) Het team kmt dagelijks bij elkaar m de vrtgang van de werkzaamheden te bespreken. Het team gaat vr het scrumbrd staan, een brd waarp inzichtelijk is gemaakt wat de stand van zaken is binnen de sprint, en neemt de nderstaande vragen met elkaar dr: - Wat heb je gedaan sinds de vrige daily stand up? - Wat ga je vandaag den? - Welke bstakels hinderen het team? - He deze bstakels uit de weg te ruimen. Van belang is dat er tijdens deze meeting geen inhudelijke zaken wrden besprken. Het del van de meeting is eventuele bstakels te identificeren en cmmunicatie binnen het team te verbeteren. De Scrum Master heeft de verantwrdelijkheid m p verzek van het sprintteam de meeting te plannen, de tijd te bewaken en ervr te zrgen dat het team zich beperkt tt de bvenstaande vier vragen. Tip vr de OR: wanneer een dagelijkse bijeenkmst niet mgelijk is plan de daily stand up dan 1 keer per week. Op een vast mment in de week. Sprint review (duur: max 4 uur) Tijdens de review vindt de inhudelijke bespreking van de tussenprducten plaats. Deze meeting vindt plaats aan het einde van de sprint. De ORleden presenteren de pgeleverde stukken en deze wrden vrzien van feedback/f besprken als hamerstuk. Aan de hand van deze meeting wrdt gekeken f er weer zaken p de backlg veranderen. Bij de Sprint Review is het gehele Scrumteam aanwezig en eventueel wrden k de stakehlders uitgendigd. Sprint Retrspectieve Tijdens de Sprint Retrspective evalueert het team zijn samenwerking. De retrspective is de reflectie van het team. De OR kijkt terug p de vrige sprint en frmuleert verschillende verbeterpunten vr de samenwerking. Daarnaast maakt het team een plan p welke wijze hij aan de verbeterpunten gaat werken. Deze punten kmen terug in de vlgende sprint. De Scrum Master zrgt ervr dat deze meeting wrdt ingepland. Tijdens de meeting is de Scrum Master nderdeel van het team. Het is handig m het vrzitterschap en de vrbereiding van deze meeting steeds te wisselen. Tip: maak tijdens de retrspective gebruik van verschillende werkvrmen. Het scrumbrd Op het scrumbrd wrdt visueel gemaakt wat de stand van zaken is rndm de taken. Het scrumbrd bestaat uit verschillende nderdelen. Prduct backlg Op de Prduct Backlg staan alle items die een traject mvatten. Trajecten kunnen zijn: adviesaanvraag, instemmingsverzek, signaal vanuit achterban dat leidt tt initiatiefvrstel, pdracht vanuit de OR. De trajecten wrden pgesplitst in verschillende items. Bij een adviesaanvraag kunnen de items bijvrbeeld zijn: vaststellen 5
invledruimte OR, in kaart brengen infrmatie, berdelen infrmatie, enz. De items die de hgste pririteit hebben staan bven aan, items die later pgepakt kunnen wrden staan nderaan p de lijst. He hger p de lijst, he specifieke de items zijn uitgewerkt. De prduct Owner bepaalt de vlgrde van de items. De Prduct Backlg is geen statische lijst, het is aan veranderingen nderhevig. Op het mment dat er nieuwe gegevens bekend zijn wrdt de Backlg pnieuw bekeken en bijgewerkt indien ndig. Van belang is dat de Prduct Backlg vr iedereen inzichtelijk is. Dit draagt bij aan de transparantie. Praktische tips vr de OR Visualiseer het scrumbrd: p een grt whitebard/ Brwn paper f uitgeprint. Maakt gebruik van de nline tls wanneer de OR-leden p verschillende afdelingen/ lcaties werken. Plan mmenten waarin alle OR-leden te gelijk, in één ruimte, met de scrumprjecten aan de slag gaan. Geef het team de tijd m te wennen aan de Scrum werkwijze. Sprint backlg In de spintbacklg zijn de taken te vinden waarmee het Sprintteam aan de slag gaat. De items uit de Prduct Backlg zijn uitgewerkt in cncrete taken en he er aan deze taken gewerkt gaat wrden. Deze uitwerking van de taken gebeurt tijdens de Sprint meeting. De taken wrden p het brd geplaatst (met pst-its) en het Sprintteam zrgt ervr dat alle taken van de sprint backlg wrden uitgeverd. Als de taken zijn uitgeverd, wrdt de pst-it in de klm dne geplaatst. Verdere invulling van het scrumbrd kun je zelf bepalen: als maar helder is aan welke taken het Sprintteam gaat werken tijdens de sprint en welke klaar zijn. Vrbeelden: - Sprint backlg: t d/ ding/ dne - Sprint/ ding/ check/ dne Het del is dat aan het eind van de sprint alle taken in de klm van dne staan. Mcht er een taak niet zijn afgernd gedurende de sprint dan wrdt deze pnieuw p de backlg geplaatst. De Prduct Owner bepaald dan pnieuw de pririteit van de taak. 6