P r e s t a t i e I n k o o p

Transcriptie

1 Pres tatie Inkoop

2

3 Programma l : Uitleg beoordeling prestatiedossier l : Prestatiedossier beoordelen Groepen van ca. 9 mensen; 60 minuten: - 30 min. zelf beoordelen, - 30 min. consencus met groep & onderbouwing uitgeschreven l : Plenaire bespreking Pauze l : Uitleg beoordeling kansen- en risicodossier l : Risico- & kansendossier beoordelen l : Plenaire bespreking/afsluitende opmerkingen 3

4 PERFORMANCE INFORMATION PROCUREMENT SYSTEM (PIPS) TAAK 1: BEOORDELEN VAN PRESTATIEDOSSIER

5 PIPS: Identificatie 2dgn/ 1-10 wkn 5dgn/ 3-6 mnd dgn/1-2 mnd X wkn/y mnd 5

6 Het beoordelingsproces Insturen propositie door leveranciers Het beoordelingsproces Rangschikken van leveranciers obv: Prijs Risico- en kansendossier Prestatie onderbouwing Planning Fase 1 Beoordeling RD & KD Prestatie onderbouwing (Planning) Door beoordelingsteam opdrachtgever Fase 2: Interviews Prijs Risicodossier & Kansendossier Prestatie onderbouwing Planning Interviews 6

7 Beoordeling Prestaties l Is het duidelijk hoe de prestatie gaat bijdragen aan het behalen van de doelstelling? Dekken ze de meest wezenlijke doelstellingen af? l Is bewezen dat de prestaties ook hier door leverancier waar gemaakt gaan worden? Bewijs SMART l Zijn de prestaties te volgen in de uitvoering (KPI s)? l Stralen de prestaties ambitie en commitment uit? Dominant, Verifieerbaar, Meetbaar (D.V.P.I.)? 7

8 Dominantie A l Bewering 1: Ons unieke deliverymodel zorgt voor maximale ontzorging en hoge klanttevredenheid. l Onderbouwing van de bewering met meetbare prestatie-informatie Door het totale inleenproces efficiënt in te richten streven wij met ons delivery model maximale ontzorging na. Dit bereiken wij door een combinatie van operational excellence (waar wij om bekend staan) en de kracht van een krachtig ICT inkoopmanagementsysteem (VMS). Wij bieden op maat vormgegeven ondersteuning bij het inhuurproces en zorgen voor een grote lastenverlichting. Hierbij staat persoonlijke aandacht centraal. In het partnership zal onze regiedesk een centrale rol spelen. We werken met vaste én klant specifieke KPI s waarmee we onze dienstverlening monitoren. De klanttevredenheid meten wij via structurele onderzoeken. Wij streven een klanttevredenheid van >90% na bij onze klanten, maar ook bij onze leveranciers (KPI). Dit alles resulteert in een zeer vaste klanten- en leverancierskring. Zo is onze grootste opdrachtgever, al sinds 1999 aan ons verbonden, zeer tevreden en hebben we onlangs onze samenwerking weer met drie jaar mogen verlengen. 8

9 Dominantie B l Bewering 2: Door een nauwkeurig digitaal baggermonitoringssysteem realiseren wij minimaal 75% van het baggerproces in één werkgang zonder opschoonslagen (First Time Right: FTR) volgens het vereiste nautisch en hydraulisch profiel. l Onderbouwing van deze bewering met prestatie-informatie In de gangbare baggermethode realiseert men maximaal 60% FTR, komt men één of meerdere keren terug om het profiel aan te brengen en wordt gemiddeld een tolerantie geleverd van +/- 15 cm ten opzichte van het profiel. Deze tolerantie zou in dit project leiden tot gemiddeld m3 baggerspecie buiten het nautisch profiel. Onze prestatie levert dus een besparing op van circa 50% in het aantal m3 s buiten het nautisch profiel ten opzichte van gangbare baggerprojecten. De besparing in m3 baggerspecie zorgt er tevens voor dat omgevingshinder afneemt met 3 weken. Wij hebben in 2 vergelijkbare baggerprojecten de door ons genoemde tolerantie en FTR gehaald. Hiermee dragen wij tevens bij aan het minimaliseren van omgevingshinder en kosten. 9

10 Prestatiedossier 1 l Bewering: Wij maken een ontwerp waarvoor uiterlijk op 4 november 2014 alle noodzakelijke vergunningen van de 5 bevoegde gezagen zijn verleend, zodat wij dan kunnen starten met het grootschalig grondverzet. l Onderbouwing van deze bewering In verband met het realiseren van het werk voor de in de basisovereenkomst genoemde mijlpaaldata van respectievelijk , is een start op uiterlijk 4 november 2014 vereist. De in de planning opgenomen uitvoeringsduur voor het grootschalig grondverzet van minimaal 90 weken is hierin leidend. Door 4 november 2014 als mijlpaaldatum voor de vergunningverlening te hanteren is er voldoende tijd beschikbaar voor het afzetten van de grond en het opvangen van eventuele stagnaties in de uitvoering van het project. De bufferperiode in de uitvoeringsfase is vijf maanden (oeverzone) en vier maanden (gehele werk). l Verifieerbare prestatie informatie In de afgelopen 5 jaar hebben wij voor meer dan 5 vergelijkbare grote uiterwaardprojecten (KRW, NURG, Ruimte voor de Rivier etc.) de vergunningen/ontheffingen/meldingen aangevraagd c.q. verzorgd. In 100% van de gevallen heeft dit geleid tot een daadwerkelijke beschikking en/of ontheffing. In <5% van de gevallen was er sprake van vertraging in de procedure, maar heeft dit niet geleid tot vertraging op de voltooiing (mijlpaaldatum) van het project. Doordat we de voorbereidingstijd om tot ontvankelijke aanvragen voor vergunningen/ontheffingen/meldingen te komen, weten te beperken tot 2 maanden, kan de meest kritische proceduretijd van 6 maanden, bepaald door de aan te vragen vergunning in het kader van de Ontgrondingenwet, in werking treden en weten wij bovenstaande waar te maken. 10

11 11

12 Hoe moeilijk maken we het onszelf? l Alle plannen krijgen een 6 (geen beslissing), tenzij: Er dominante informatie is om een hoger/lagere score te geven Waarom is dit een prestatie Zijn de prestaties in staat de doelstellingen te verwezenlijken? Is het dominant, verifieerbaar en bewezen? Evaluator moet dominante statements vast leggen ter verificatie. l N.B. Meerderheid mag gewoon een 6 krijgen. Alleen 8 en 10 zijn interessant! l Het is niet de taak van de beoordelaar om uit te vogelen wie de beste is. Het moet overduidelijk zijn. Dus geen ranking of vergelijking, maar kijken naar beschikbare informatie. l Als je in de war raakt, het niet begrijpt, het plan moet herlezen, twijfelt: 6 12

13 Wat we afnemen als we pindakaas willen kopen? l We verwachten dat de meesten een 6 krijgen l Je moet jezelf niet dwingen om een 2 of 10 te geven l Beoordelaars moeten zich geen zorgen maken als ze alleen maar een 6 kunnen geven 13

14 Wasservice casedeel 1 Prestatie dossier Groepen van 9 mensen 60 minuten: - 30 min. zelf beoordelen, - 30 min. consencus met groep & onderbouwing 14

15 PERFORMANCE INFORMATION PROCUREMENT SYSTEM (PIPS) TAAK 2: BEOORDELEN VAN RISICODOSSIER

16 Risicodossier l risico-inschatting Ø identificeren belangrijke en project specifieke risico s Ø uitleg waarom het een risico is (waarom juist DIT een risico wat kan voorkomen dat we onze projectdoelstellingen behalen) Ø uitleg hoe het risico de planning, het budget of de doorstroming raakt Ø uitleg oplossing (beheersmaatregel) om het risico te minimaliseren Ø Onderbouwing van de effectiviteit van de oplosssing (hoe gaat het het risicovoorkomen of de effecten verkleinen?) 16

17 Minimaliseren van risico s l Het gaat om minimaliseren van risico s Risico in oorsprong bij Opdrachtgever Ø Buiten invloedssfeer Ø Geen calamiteiten (contingencies). De Opdrachtnemer draagt bij aan risico mitigatie Ø Verkleinen kans van optreden Ø Beperking gevolgen bij optreden Ø Verstoort het behalen van de doelstellingen zeker l Het overnemen (verplaatsen) van risico s is een KANS! 17

18 Beoordeling Risico s l Ligt het buiten de invloedssfeer van de opdrachtnemer? l Is het aannemelijk dat het risico gaat optreden Als er niets gedaan wordt? Waar blijkt dat alles uit? Bewijs? l Is er een beheersmaatregel voor het mitigeren van het OG risico? l Is de beheersmaatregel bewezen effectief? Waar blijkt dat uit? Bewijs? l Draagt bij aan behalen doelstellingen? l Smart gemaakt? l Ambitie en commitment? Dominant, meetbaar, verifieerbaar? 18

19 Risico archeologie 19

20 20

21 PERFORMANCE INFORMATION PROCUREMENT SYSTEM (PIPS) TAAK 3: BEOORDELEN VAN KANSENDOSSIER

22 Beoordeling Kans l Niet nodig voor behalen (project)doelstellingen Keuze voor klant mogelijk zonder gevaar voor doelstellingen? l Geen uitbreiding van de oorspronkelijke vraag! naast packaging, kunnen wij ook asset mngt doen naast ondersteunend personeel, ook onderwijzend personeel l Aantoonbare verbetering behalen (project)doelstellingen Waar blijkt dat uit? Onderscheidend/Creatief? Ambitie en commitment aan doelstellingen klant? Bewijs? l Aannemelijk dat de kans door ON ingevuld kan worden. Waar blijkt dat alles uit? Bewijs? Dominant, meetbaar, verifieerbaar? 22

23 Kans? 23

24 24

25 Wasservice casedeel 2 Risico en Kansendossier Groepen van 9 mensen 40 minuten: - 15 min. zelf beoordelen, - 25 min. consencus met groep & onderbouwing 25

26 NOG EEN PAAR DINGEN

27 Onderbouwing (feiten) Score prestaties: 6 Uit de beoordeling volgt dat uw prestaties (criterium 3) neutraal aantonen op welke wijze de inschrijver de werkzaamheden zoals deze voortvloeien uit de Vraagspecificatie daadwerkelijk gaat leveren, waarbij de prestatie, gelet op de projectdoelstellingen, resulteert in het optimaal realiseren van het Werk' De motivatie Uit het dossier blijkt deels wel, deels niet dat de beweringen die gerelateerd zijn aan het behalen van de aangeboden kwaliteit effectief zijn. Niet overtuigend is bewering 5 waarin de eisen uit de vraagspecificatie worden herhaald en geen duidelijk beeld van de toegevoegde waarde voor de projectdoelstellingen wordt gegeven. Ook bij bewering 3 wordt de toegevoegde waarde voor de projectdoelstellingen onvoldoende duidelijk gemaakt. Bij bewering 2 is positief dat de planning een buffer van 5 maanden heeft en dat uit deze bewering duidelijk de aanpak naar voren komt. De beweringen zijn over het algemeen SMART uitgewerkt. Enkele voorbeelden zijn etc. 27

28 Onderbouwing interview Omgevingsmanager: 10 Uit de beoordeling volgt dat het interview (criterium 5) uitmuntend aantoont dat de omgevingsmanager het project en de inschrijving doorgrondt en zich eraan committeert. De motivatie Enige bevindingen waarop deze beoordeling is gebaseerd zijn: Sleutelfunctionaris laat zien dat zijn aanpak op dit project succesvol is doordat hij aantoonbaar succesvol is geweest op een ander project (Hurwenense Waard). Sleutelfunctionaris onderscheidt zich door het noemen van aantal SMART KPI's (zonder overigens hierbij een streefwaarde te noemen). De sleutelfunctionaris geeft overwegend SMART-e antwoorden op de vragen en laat hiermee zien het project te doorgronden en een doordachte aanpak voor het omgevingsmanagement heeft. Een voorbeeld hiervan is de toelichting op de planning (vraag 6). Sleutelfunctionaris kan bij vraag 7 niet goed duidelijk maken waarom dit het belangrijkste risico is. Bij vraag 9 kan sleutelfunctionaris duidelijk toelichten hoe de vergunningensituatie bij het depot is. 28

29 29

30 30

31 Nog een paar dingen l Linked-In groep Best Value Procurement NL l Blogs BestValue-Experts.nl Sterkeprestaties.nl l Best Value Vereniging (NEVI, Risknet, NL-ingenieurs) l Congres, Kennissessies, Type A bijeenkomsten, Board l Guido Koreman: , l guido@sterkeprestaties.nl 31