BEST VALUE PROCUREMENT

Transcriptie

1 BEST VALUE PROCUREMENT Nederlandse Vereniging voor Aanbestedingsrecht Utrecht, 9 juni 2016 Jeroen van de Rijt

2 WIE BEN IK? Met Best Value bezig sinds 2006 > 60 projecten * 2/3 publieke sector * 1/3 private sector Initiator en lid Nederlandse Best Value Certification Board Program Director Best Value bij NEVI 3 boeken over Best Value >20 papers over Best Value 2

3 3

4 GÉÉN AANBESTEDINGSMETHODIEK Best Value is een werkwijze, geen aanbestedingsmethodiek! De Best Value filosofie kan worden toegepast bij een diversiteit aan aanbestedingsmethoden en processen We spreken dan ook liever over Best Value, dan over Best Value Procurement

5 WAAROM BEST VALUE?

6 De business Juridische zaken Inkoop Contractmanagement Aanbieders Klanten/gebruikers SUPPLY CHAIN: WE WERKEN IN SILO S 30 K Foot level Technical Details 6

7

8 MICRO-MANAGEMENT

9 TRANSITIE Managen Reguleren Controleren Observeren Luisteren Afstemmen Vinden van een expert binnen plafondbedrag Verantwoordelijkheid neerleggen waar hij hoort De expert zijn werk laten doen

10 BEKLIMMING VAN DE BERG

11 HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (HET BEKLIMMEN VAN EEN BERG ) Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Scenario B Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen

12 DOMINANTE INFORMATIE Scenario 1 Scenario

13 DOMINANTE INFORMATIE Scenario 0 Scenario 1 Scenario

14 INVLOED VAN BEPALEN MINIMALE STANDAARD De maximale prestatie die ik ga leveren Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens

15 WAT BETEKENT BEST VALUE? Benutten van expertise Win-Win Transparantie Opdrachtgever o Hogere performance tegen lagere kosten o Minder management & resources Opdrachtnemer o Sturing op het project/service o Mogelijkheid om winst te verhogen door efficiency te maximaliseren

16 WAT BETEKENT BEST VALUE NIET? Risico s van OG over de schutting kieperen naar ON Enkel een aanbestedingstrucje Het vinden van een super-expert die alle problemen oplost Een OG die niets meer hoeft te doen en naar de Bahama s kan Een ON die zijn scope vergroot om de klant te ontzorgen Een OG die geen eisen meer kan stellen

17 TAAL VAN METRICS 1. Simpel: vereist geen diepe technische expertise om te kunnen begrijpen 2. Non-biased / objectief 3. Relevant, specifiek and vergelijkend. 4. Ondersteund door gedocumenteerde prestaties. 5. Voorspellend voor toekomstige prestaties (dít project).

18 HET PROCES

19 DOELSTELLING VS DELIVERABLE VS SCOPE Activiteiten aanbieder Projectdoelstellingen (=doelstellingen opdrachtgever) Activiteiten opdrachtgever Deliverable / Te bereiken resultaat de deliverable is dus in de regel meeromvattend dan de scope die aan de opdrachtnemer is uitgevraagd!

20 BEOORDELINGSMECHANISME KWALITEIT EMVI : laagste fictieve inschrijfsom (=inschrijfprijs monetaire waarde kwaliteit) Kwaliteit te verdienen: 80 % van het plafondbedrag

21 PRESTATIEONDERBOUWING 1. Het gaat om het waarom en niet om het hoe 2. De meeste prestatieonderbouwingen beschrijven een hoe Wij organiseren uiterlijk 3 weken na gunning een informatieavond om bewoners en stakeholders te informeren over het hoofdontwerp en de mogelijkheden van communicatie tussen omgeving en project; Wij organiseren 24/7 bereikbaarheid via telefoon en en reageren binnen 72 uur op de ingekomen meldingen/klachten en is verantwoordelijk voor een goede afhandeling hiervan; Wij organiseren een wekelijks inloopuur (tussen 18:00 en 20:00 uur) 3. Dit moet anders, bv: Op de doelstelling maximale tevredenheid van de omgeving scoren wij een 9.4. Dit blijkt uit de volgende metrics: o * tevredenheid van bewoners in 5 soortgelijke projecten de afgelopen 2 jaar 9.4 op een schaal van 1-10 o * tevredenheid over bereikbaarheid 9.5 op een schaal van 1-10

22 RISICODOSSIER OPDRACHTGEVER 1. het niet voldoen van verplichtingen door de opdrachtgever Indien de opdrachtgever in zijn uitvraag heeft aangegeven dat hij zelf zal zorgen voor klimgordels, stijgijzers en dergelijke is het niet meenemen van dit materiaal door de opdrachtgever een risico buiten de eigen invloedsfeer van de opdrachtnemer. 2. (andere) risico s die volgens het contract bij de opdrachtgever zijn gealloceerd. Een voorbeeld hiervan zijn risico s zoals vastgesteld in een UAVGC-overeenkomst (in de bouw) of in de ARBIT (voor ICT). Indien in het contract staat dat onvoorziene weersomstandigheden een risico voor de opdrachtgever zijn is dat op voorhand duidelijk. Nog steeds kan de aanbieder nadenken over hoe hij de impact van dit risico gaat minimaliseren 3. meerwerk, door de opdrachtgever opgedragen Indien opdrachtgever besluit om niet met 10 maar met 11 deelnemers aan de expeditie te komen is dat een voorbeeld van meerwerk.

23 KANSEN 1. Het doel van het kansendossier is daarmee om boven de verplichtingen op grond van het concept-contract (waaronder de eisen), de projectdoelstellingen zo veel mogelijk bereiken, waar mogelijk uitgedrukt in prestatie-indicatoren. 2. Een kans is om die reden een maatregel die bijdraagt aan het invulling geven van de projectdoelstellingen en de ambitie en die niet reeds volgens het conceptcontract is voorgeschreven. 3. Ook zonder de kans moet de deliverable zoals de opdrachtgever heeft geformuleerd gewoon gerealiseerd worden. De kans is een extraatje. 4. Mini kosten/baten analyse! - te beschouwen als een real option

24 CONCRETISERINGSFASE 1. Fase vóór definitieve opdrachtverlening 2. Principes aanbestedingsrecht gelden, is wel 1-op-1 situatie 3. Aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet toegestaan 4. Mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving = concretiseringsfase

25 VOORDELEN VAN BEST VALUE 1. OG heeft niet volledige expertise nodig 2. Benutten van expertise leidt tot lagere kosten 3. Meer verantwoordelijkheid voor ON 4. Significant korte contractvoorbereidingstijd mogelijk 5. Lagere transactiekosten (bij OG en inschrijvers) 6. Beoordelingen op basis van dominante informatie, dus minder rechtszaken 7. Leuker De empirie: projecten binnen tijd en budget

26 NADELEN VAN DE TOEPASSING VAN BEST VALUE 1. Niet iedereen doorgrondt de Best Value filosofie 2. Inschrijvers raken in de war van hybride varianten van Best Value (Procurement) 3. Toepassing van Best Value op projecten die zich mogelijk beter lenen voor een andere aanpak 4. Bij geen goed begrip van zowel Best Value als het aanbestedingsrecht is de kans op uitglijders aanwezig

27 MEER INFO?