Aanbesteding gladheidbestrijding Leidschendam - Voorburg. Nationaal Gladheidbestrijdingscongres 2016

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Aanbesteding gladheidbestrijding Leidschendam - Voorburg. Nationaal Gladheidbestrijdingscongres 2016"

Frans Smets
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Aanbesteding gladheidbestrijding Leidschendam - Voorburg Nationaal Gladheidbestrijdingscongres

2 Inhoud Voorstellen Uitbesteden gladheidbestrijding gemeente Leidschendam- Voorburg Aanleiding Aanpak Resultaat en leerpunten Praktijkervaring seizoen

3 Voorstellen 3

4 Voorstellen United Quality Ruim 8 jaar actief Bijna 120 klanten. O.a. gemeenten, waterschappen, afvalinzamelbedrijven, veiligheidsregio s, defensie, private partijen. In geheel Nederland 8 medewerkers Diensten en producten Object beheer. Advies, interim beheer en beheersysteem Werkplaats- en onderhoudsmanagement Benchmark en inzicht in prestatie indicatoren Inkoop: aanbestedingen, inkoopscans en advies Contract management Duurzaamheidscans, advies en rapportage Onderzoek en ontwikkeling 4

5 Aanleiding Argumenten voor uitbesteden, o.a.: Richten op primaire taken (regiegemeente) Verdwijnen substantieel deel tractie dat benodigd was voor de gladheidbestrijding Pensionering beheerder gladheidbestrijding Aantal uitgangspunten: Gladheidsmaterieel (exclusief tractie) in eigendom bij gemeente houden Inkoop en opslag zout meenemen in aanbesteding Aansturing (= bepalen noodzaak strooiactie) door gladheidcoördinator gemeente Gladheidbestrijding op hotspots blijft bij gemeente Contract moet leiden tot complete professionele ontzorging Seizoen voor het eerst door nieuwe contractpartner 5

6 Aanleiding Risico s Niet tijdig afronden aanbesteding Minder service voor de burger Kostenprognose lastig te bepalen in relatie tot huidige situatie Beschikbare informatie, o.a.: Beleidsplan Uitvoeringsplan Areaalkaarten (digitaal) 6

7 Keuze type inkoopprocedure Oktober 2014: eerste gesprek over aanpak aanbesteding Methode Best Value Procurement (BVP) besproken Argumenten: Mogelijkheid tot verkrijgen hoogste kwaliteit binnen budget Continueren hoog dienstverleningsniveau richting burger Dienstverleners kunnen zich in offertestadium veel meer van elkaar onderscheiden Aanbesteding gemeente Hellevoetsluis ook met BVP Maar: aanbestedingsprocedure volgens BVP kost wel meer en Besluit gemeente: doen 7

8 Wat is BVP? Het resultaat van traditioneel Europees aanbesteden: Is dit Best Value Procurement? 8

9 Wat is BVP? BVP = prestatie-inkoop Ontwikkeld in Amerika. In 2009 opgepakt door Rijkswaterstaat Aanleiding: Spoedaanpak file probleem (minister Eurlings) Traditionele aanpak: te lange voorbereidingstijd Sindsdien binnen RWS: BVP Kernteam BVP is volwaardig inkoopinstrument Bij trajecten voor prestatie-inkoop is BVP verplicht. Bij werken en diensten met opdrachtwaarde > 1 mio verplicht afwegen Enkele ervaringen RWS Loslaten is belangrijk. Functioneel specificeren Ook MKB weet in te schrijven op BVP BVP aanbestedingen 2013 en 2014: winnaars leverden allemaal de hoogste kwaliteit. En in 50% 60% ook nog eens tegen laagste prijs of anders nr. 2 of 3 Door RWS heeft BVP intrede gedaan in Nederland Nu steeds vaker toegepast 9

10 Belangrijke uitgangspunten Wat is BVP? - Doel en methode om een inschrijver te vinden die boven het maaiveld uitsteekt. - De expert van het product of de dienst is de leverancier, niet de aanbestedende dienst - Maak de inschrijver verantwoordelijk - Bepaal niet wat en hoe de expert de dienstverlening moet doen 10

11 Wat is BVP? 11

12 Wat is BVP? Scenario 1 Huur een berggids in en vertel hem: Langs welke route Met welke sherpa s Met welke gereedschappen Dat het sneller kan Dat het goedkoper moet Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij het moet doen. Scenario 2 Huur een zeer kundige berggids in en laat je naar je doel leiden. 12

13 Wat is BVP? Erken dat de opdrachtgever niet alles weet en niet op de hoogte is van de beste manier, alle details en de risico s daar is een expert voor Vraag hen die zeggen expert te zijn hoe zij het zien Vraag hen om het project van begin tot eind te plannen en uit te voeren en de gevolgen van de risico s (met name de risico s die buiten hun invloedssfeer liggen) te beheersen en te beperken Het gaat niet om het verplaatsen van risico s maar om het voorkomen en beheersen van de gevolgen van risico s 13

14 BVP proces 1. Opdrachtgever formuleert uitvraag: Selectiecriteria Doelstellingen Randvoorwaarden Prijsplafond Weging gunningcriteria 2. Inschrijver maakt offerte: Referenties Dossier prestatieonderbouwing Dossier risico beheersing Dossier kansen Prijs 3. Toets geldigheid inschrijvingen en beoordelen dossiers 4. Interviews met sleutelfunctionarissen van de inschrijvers 5. Scores bepalen: dossiers, interviews en prijs => EMVI 6. Concretiseringsfase 7. Opdracht 14

15 BVP proces Voorbeeld in te vullen dossier prestatieonderbouwing 15

16 BVP proces Voorbeeld in te vullen dossier risico s 16

17 BVP proces Concretiseringsfase Duurt circa 6-8 weken Inschrijver werkt plan in detail uit, inschrijver neemt voortouw Fase wordt afgesloten met acceptatie door opdrachtgever Voortgang strak volgen. Wekelijks rapportage door inschrijver (1 A4) Kennis die gedurende voorgaande fase opgedaan is, mag meegenomen worden in deze fase Fase wordt afgesloten met bijeenkomst: Zijn alle issues opgelost (risico s en zorgen)? Is het duidelijk hoe de coördinatie plaatsvindt? Alle niet-beïnvloedbare risico s zijn geïdentificeerd Alle kansen zijn besproken; er is bepaald welke worden uitgevoerd Het is duidelijk hoe de opdrachtnemer het project gaat uitvoeren en wat de rol van de opdrachtgever daarbij is Indien akkoord dan gunning en start uitvoering 17

18 Aanpak Leidschendam-Voorburg Instructie voor projectteam Opstellen aanbestedingsdocumenten, prijsplafond vaststellen Publicatie (half maart 2015) Informatiebijeenkomst voor marktpartijen (eind maart) Inschrijven marktpartijen (3) Beoordelen dossiers: prestaties, risico s en kansen Interviews (2 per inschrijver) Totaalscore vaststellen inclusief score voor inschrijfprijs Voornemen tot gunning (half mei) Concretiseringsfase Definitieve opdracht (augustus 2015) 18

19 Aanpak Doelstellingen gemeente Realisatie gedegen, veilige en duurzame gladheidsbestrijding Transparant inzicht in de geleverde dienstverlening Tegen marktconforme kosten Randvoorwaarden Gladheidbeleidsplan is leidend; o.a. borging veiligheid (o.a. kleding, VCA), prioriteitstelling te strooien wegen, reactietijden bij preventief en curatief strooien Afbakening strooiseizoen Kennis coördinator(en) => opleiding coördinator gladheidbestrijding Communicatie; o.a. realtime inzicht in voortgang strooiactie en terugkoppeling na afronding strooiactie Rolverdeling gemeente aannemer bij bepalen noodzaak tot strooiactie en coördineren uitvoeren strooiactie Overname huidig winterdienstmaterieel. 19

20 Aanpak Kort na publicatie klacht Behandeld door Commissie van Aanbestedingsexperts Klacht tweeledig: 1. Overname winterdienstmaterieel; disproportioneel 2. Bij elke onvoorziene omstandigheid (zoals faillissement opdrachtnemer) moet gemeente over zout en materieel kunnen beschikken; disproportioneel Advies Commissie: 1 ongegrond 2 gegrond. Als de inschrijver kennelijk niet meer in staat is de opdracht uit te voeren, dan kun je niet verlangen dat hij borgt dat gemeente weer kan beschikken over zout en materieel. Reactie op advies: 1 ste voorwaarde gehandhaafd, 2 de geschrapt 20

21 Resultaat en leerpunten Resultaat Prijzen zeer dicht bij elkaar (mede door toepassing prijsplafond) Duidelijke verschillen in kwaliteit (dossiers en interviews) Informatiebijeenkomst zeer nuttig Loslaten (niet te veel specificeren) ging goed BVP heeft onderscheid gemaakt Reacties inschrijvers Huidige dienstverlener had voordeel want die kent de lokale situatie Reactie gemeente (projectgroep) Positief verlopen aanbesteding 21

22 Resultaat en leerpunten Leerpunten Instructie projectteam en informatiebijeenkomst inschrijvers zeer nuttig Kritisch kijken naar noodzaak en haalbaarheid randvoorwaarden Toepassen weekrapporten is een punt van aandacht voor beide partners Ondanks onbekendheid toch geslaagde aanbesteding 22

23 Visie toepassing BVP BVP brengt opdrachtgever en inschrijvers in inkooptraject bij elkaar, elk in hun eigen passende rol Toepassen bij diensten en producten waar inschrijvers zich van elkaar kunnen onderscheiden. Bij standaard producten en diensten nauwelijks meerwaarde BVP is niet moeilijk. Wel zorgvuldigheid hanteren bij uitvoering (maar geldt voor elke aanbesteding) BVP biedt vrijheden, voor opdrachtgever en inschrijvers Nadeel vrijheden: lijkt ruimte te bieden voor opdrachtgever om minder transparant en objectief te zijn. Lijkt tegenstrijdig met principes Aanbestedingswet Sommige inschrijvers schrikken en vragen om een traditionele aanbesteding. Ook soms primaire reactie op te laag prijsplafond 23

24 Praktijkervaring seizoen

25 Vragen/reacties 25

Vergelijkbare documenten

Best Value Procurement

Best Value Procurement Extra toelichting op BVP in het kader van aanbesteding ontwerp en realisatie gemaal Schardam Gert de Groot Inhoud Basisfilosofie Doelstelling BVP Spanningsveld traditioneel aanbesteden