PRESTATIEINKOOP nog even de filosofie. Hilversum, 13 mei 2013

Transcriptie

1 PRESTATIEINKOOP nog even de filosofie Hilversum, 13 mei 2013

2 N O O T DEZE PRESENTATIE IS UITSLUITEND BEDOELD ALS INFORMATIEF EN ILLUSTRATIEF DOCUMENT NAAST DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD. ALLEEN DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD IS BINDEND

3 Het proces van Prestatieinkoop SELECTIE/ BEOOGDE GUNNING CONCRETISERING/ PRE-AWARD CLARIFICATION MANAGEMENT DOOR MINIMALISEREN VAN RISICO S 2013 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

4 Prestatieinkoop gaat over de uitvoering Valkuil: Focus op de gunningsfase!! SELECTIE/ BEOOGDE GUNNING CONCRETISERING/ PRE-AWARD CLARIFICATION MANAGEMENT DOOR MINIMALISEREN VAN RISICO S 2013 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

5 Leverancier is de expert Leverancier is de expert SELECTIE/ BEOOGDE GUNNING CONCRETISERING/ PRE-AWARD CLARIFICATION MANAGEMENT DOOR MINIMALISEREN VAN RISICO S Dominant Simpel Onderscheidend (niet-technische prestatiemetingen) Best value voorstel moet acceptabel zijn voor opdrachtgever Verduidelijking Inhoudelijke review Gedetailleerde planning Risico Management Kwaliteitscontrole Kwaliteitsborging 5

6 INVLOED VAN BEPALEN MINIMALE STANDAARD Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 De maximale prestatie die ik ga leveren Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

7 TAKE-AWAYS VORIGE KEER SELECTIE/ BEOOGDE GUNNING CONCRETISERING/ PRE-AWARD CLARIFICATION MANAGEMENT DOOR MINIMALISEREN VAN RISICO S Prestatieinkoop is niet een inkooptrucje of een aanbestedingsmethodiek maar een wijze van denken Prestatieinkoop gaat over het minimaliseren van risico s; niet over het verplaatsen van risico s De financiële risico s voor het project blijven bij de opdrachtgever Als de prestatie centraal staat, krijg je: Experts die kans krijgen te laten zien wat ze kunnen Aanbieders die uitgedaagd worden verantwoordelijkheid te nemen voor het eindresultaat Betere samenwerking in de keten

8 EEN GEBEURTENIS Initiële condities Wetten Tijd Finale condities Wetten ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

9 WELKE UITKOMST VAN EEN GEBEURTENIS IS HET MEEST GEMAKKELIJK TE VOORSPELLEN? Gebeurtenis A Gebeurtenis B Gebeurtenis C Tijd = ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

10 Hoeveel uitkomsten heeft een gebeurtenis?

11 In Rome.

12 GEBEURTENISSEN ZIJN NIET RANDOM!! Gebeurtenis Tijd ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

13 Minimaliseren van risico s vanaf het begin! Gebruik van informatie en logica Opdracht Risico Time Risico Risico Minimaliseren vanaf het begin door creeren van transparantie en accountability

14 Ik en zij Wij Risico s Risico s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

15 Hiring an Expert Vendor HET INSCHAKELEN VAN EEN EXPERT

16 Een expert kan geen tornado s voorkomen. Daarom hebben we een verzekering

17 BEST VALUE IS NIET HET BAHAMAMODEL 17

18 TRADITIONAL PROCUREMENT VS. BEST VALUE Verkeerde partij die aanstuurt en beslissingen neemt Beslissingen nemen Management, aansturen, controleren Verwarring Reactief Meer mensen zijn nodig Niet-transparant Contract vereist Relationele contracten Expert stuurt aan en beslissingen nemen wordt geminimaliseerd. Expertise Expert documenteert zijn eigen prestatie en de afwijkingen die optreden Minimaliseert verwarring Proactief en plannen Minder mensen nodig Transparant, simpel Verwachtingen van de klant Eén regisseur, één aligner ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

19 FASE 2: INSCHRIJVEN & BEOORDELEN ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

20 Dominant Matig tot Neutraal Redelijk tot Dominant Slecht slecht goed Goed De scores moet opdrachtgever kunnen beargumenteren! ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

21 De Pre-award fase Stelt de (beoogde) opdrachtnemer in staat proactief te handelen in plaats van reactief De (beoogde) opdrachtnemer geeft aan wat hij precies gaat leveren De (beoogde) opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de tijd om de opdracht van A tot Z te plannen, inclusief alle details 21

22 Pre-award De (beoogd) ON verduidelijkt wat het voorstel inhoudt : what s in & what s out! Identificeert de risico s /issues die kunnen optreden en het plan kunnen doen afwijken (verrassen) Identificeren wat je nog niet weet Plan maken om risico s te minimaliseren Addresseren van alle zorgen en risico s van de klant Plan om te voorkomen dat de ongewenste gebeurtenissen optreden De (beoogd) ON bepaalt hoe hij zijn prestaties gaat meten (wanneer succesvol?) Hij Identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt. Incl een plan B (scenario-denken) Hij preplant de oplevering van het project Identificeert wat hij nodig heeft van de klant en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen. Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt.

23 Look into the future!

24 In de pre-awardfase is het de bedoeling om te komen tot concretisering, verduidelijking en onderbouwing, niet tot aanvullingen of onderhandelingen!

25 Juiste informatie op juiste moment Wat is de capaciteit van de tank? Hoe dik is het rubber van de ruitewissers? Welk type koplampen krijgen we? Hoe donker zijn de ramen? 25

26 Bevindingen bij de pre-award fase Aanbieders hebben moeite met de Pre-award periode Pre-planning is vaak niet vereist / wordt vaak niet gedaan in de traditionele omgeving Gedurende deze fase zijn aanbieders vaak meer gericht op het verkrijgen van de opdracht ipv met het echt plannen van het project Indien de aanbieder zijn experts niet heeft gebruikt om de aanbieding te maken ontdekken zij in deze fase hun issues (en beginnen ze met reageren ). De opdrachtgever zorgt voor vergroting van het probleem door van de best-value structuur af te wijken en door te starten met managen, inspecteren en controleren. Hierdoor stopt de aanbieder met nadenken en keren we terug in het paradigma van de traditionele wijze van werken.

27 Conclusies Een expert kan in de toekomst kijken.(ziet wat er gaat gebeuren voordat het gebeurt.) Best Value is win win Belang van transparantie! Onderbouwen met Performance informatie is essentieel Nu is de kans!!!!! 27