Best Value Procurement, Saxion Hogescholen, 9 oktober Martijn van Bennekom, senior consultant

Transcriptie

1 Best Value Procurement, Saxion Hogescholen, 9 oktober Martijn van Bennekom, senior consultant 1. 1

2 Agenda Introductie Achtergrond en filosofie: Het BVP proces in detail: a. Opleiding b. Project deskundigheid, Prestatieonderbouwing (Scope) / Risico- en kansen dossier c. Interviews d. Verduidelijkingsfase e. Uitvoeringsfase Voordelen en valkuilen Vragen Best Value met Het NIC 2

3 U gaat op reis met uw familie Wat vertelt u uw monteur? Best Value met Het NIC 3

4 Achtergrond en filosofie Waarom Best Value Procurement? Huidige manier van inkopen werkt voor sommige productgroepen niet meer Onvoldoende onderscheidend vermogen Onvoldoende competitie en innovatie Onvoldoende prestaties en waarde Onvoldoende klantgerichtheid (eigen belang denken) Prijserosie: prijsniveau zo laag dat normale uitvoering niet mogelijk is Beroerde kwaliteit, overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering; Ongezonde klimaat (hoge omzet & lage winst, weinig investering in personeel) Slecht imago van verschillende sectoren Leidt soms tot fraude (prijsafspraken, verdeling van werk, zie bouwsector) Best Value met Het NIC 4

5 Achtergrond en filosofie Problematiek laagste prijs (met minimumeisen): Hoog Opdrachtgevers De minimale kwaliteit die ik wil Opdrachtnemers De maximale waarde die je kunt krijgen Hoog Minimum Maximum Laag Laag Best Value met Het NIC 5

6 Dean Kashiwagi Director - Performance Based Studies Research Group (PBSRG) Professor - Arizona State University Initiator of Best Value Procurement System:

7

8 Achtergrond en filosofie Sinds 1994 >1600 projecten (>5 miljard euro) wereldwijd Sinds 2009 >200 projecten in Nederland (o.a. Rijkswaterstaat, ProRail, Waterschappen) Goed gedocumenteerd (168 publicaties) en gemeten 98% binnen planning, binnen budget en met hoge klanttevredenheid 2 op de 3 aanbestedingen heeft beste inschrijver ook laagste prijs

9 Doelstelling BVP Efficiënter inkooptraject (minder tijd, geld en mensen) Identificeren en gebruik maken van best beschikbare expertise Meer competitie op kwaliteit / hoge prestaties Objectief identificeren van de beste kwaliteit tegen de laagste prijs Betere beheersing van risico s (minder verassingen) Hoge projectprestaties (geld, tijd, klanttevredenheid) BVP is ook een projectmanagementtool en een methodiek voor risicomanagement! Best Value met Het NIC 9

10 Achtergrond en filosofie IMT (Information Measurement Theory) Een gebeurtenis heeft maar één uitkomst Alle natuurkundige wetten bestonden al, ze zijn alleen ontdekt Best Value met Het NIC 10

11 Achtergrond en filosofie Zwaartekracht bestond al sinds het ontstaan van de aarde Ontdekt door Newton Slechts één uitkomst, namelijk een voorwerp valt omlaag (niet naar boven of naar links/rechts) Best Value met Het NIC 11

12 Achtergrond en filosofie Weersvoorspelling is accuraat tot +/- 3 dagen Wij kennen nog niet alle factoren van invloed. Ze moeten nog ontdekt worden maar bestaan al wel. We hebben slechts te weinig informatie! Best Value BVP met Het NIC 12 12

13 Achtergrond en filosofie Het voorspellen van een projectresultaat? Initiële condities Onvoorziene risico s Resultaat Tijd Er is maar één resultaat mogelijk! Best Value met Het NIC 13

14 Achtergrond /filosofie Kortom: Erken dat je niet alle informatie hebt/ziet Erken dat een EXPERT die informatie wel heeft/wel ziet De expert dient de verantwoordelijkheid te krijgen om risico's die ze niet beheersen te managen Dus: De weerkundigen van het KNMI zijn beter in staat te voorspellen dan jijzelf! De monteur weet beter wat er moet gebeuren aan jouw auto dan jij! Best Value met Het NIC 14

15 Stukken bij inschrijving Envelop 1 (inschrijfsom) Inschrijvingsbiljet Prestatie-onderbouwing (anoniem) Envelop 2 (kwalitatief deel) Risicodossier (anoniem) Kansendossier (anoniem) Planning Best Value met Het NIC 15

16 Scoren op? Kwaliteit (waarde 75% van het plafondbedrag) Prestatieonderbouwing (15%) Bekwaamheid, scope: wat lever je precies? Bewering en onderbouwing Risico- en kansendossier ( %) Planning Interviews (30%) Prijs (Budget vooraf bekend) Best Value met Het NIC 16

17 Prestatieonderbouwing Prestatieonderbouwing: Doel: nagaan in hoeverre de aanbieder in staat is het project op adequate wijze uit te voeren en de doelstelling van het project te realiseren Inschrijver moet met beweringen aangeven met welke prestaties (werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc.) hij de projectdoelstellingen optimaal gaat realiseren. In welke mate worden beweringen gestaafd middels verifieerbare prestatie-informatie? Bewering 1:.. Onderbouwing:. Etc Best Value met Het NIC 17

18 Prestatieonderbouwing DOEL: Zo laag mogelijke kosten over de gehele levensduur van het gemaal BEWERING Wij garanderen een systeem met 15% lagere levensduurkosten dan het referentieontwerp, ofwel ca. -5 M over 50 jaar. Dat komt door het toepassen van minder én duurzamere materialen en lager energieverbruik tijdens de gebruiksfase. Het lagere energieverbruik wordt bereikt door alle ontwerpkeuzes te toetsen aan de MKI en het systeemrendement bij regulier bedrijf (> 56%) en calamiteitenbedrijf (> 52%). VERIFIEERBARE PRESTATIE INFORMATIE Wij hebben de afgelopen 5 jaar 3 poldergemalen ontworpen en gerealiseerd, waarbij door middel van LCC-berekeningen is aangetoond dat de levensduurkosten lager zouden zijn dan de conventionele referentie. De juistheid van de berekeningen is geverifieerd in de eerste 2 jaar na oplevering. Van deze projecten hebben wij klanttevredenheidsverklaringen (KTV) Best Value met Het NIC 18

19 Prestatieonderbouwing PROJECTDOELSTELLING: Zo laag mogelijke kosten over de gehele levensduur van het gemaal. Deze doelstelling komt voort uit de wens van de OG om de beheerkosten van hun assets beheersbaar houden en waar mogelijk verminderen. AANBIEDER 1: Door onze oplossing met minder én duurzamere materialen en lager energieverbruik garanderen wij >15% lagere levensduurkosten dan het referentieontwerp, ofwel ca. -2 M over 30 jaar. Dit ontwerp hebben wij in drie vergelijkbare gemalen eerder toegepast. De levensduurkosten liggen daar na drie jaar meer dan 20% lager dan de referentie. De klanttevredenheid bij deze projecten was gemiddeld een 8,5. AANBIEDER 2: Wij inventariseren met de beheerders de besparingsopties en realiseren dan een voor de klant zo goedkoop mogelijke oplossing. Wij hebben dit vaker voor klanten naar tevredenheid zo gedaan Best Value met Het NIC 19

20 Risico- en kansendossier Risicodossier Doel: nagaan in hoeverre de inschrijver in staat is de projectrisico s te identificeren en te minimaliseren. Projectrisico s = risico s van buiten de eigen invloedssfeer die de projectdoelstellingen in gevaar kunnen brengen. Prioritering aanbrengen Per risico aangeven waarom het een risico is Per risico aangeven hoe het moet worden beheerst Per beheersmaatregel effectiviteit aantonen met verifieerbare prestatieinformatie Alles zo SMART mogelijk Best Value met Het NIC 20

21 Risico- en kansendossier Kansendossier: Doel: nagaan in hoeverre de inschrijver in staat is extra waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen. Alleen extra s bevatten die voorbij gaan aan de (vraag)scope van Aanbesteder. Per kans aangegeven waarom de kans een bijdrage levert aan het realiseren van de projectdoelstellingen en het waard is om in te investeren Per kans effectiviteit aantonen met verifieerbare prestatie-informatie Per kans de kosten benoemen Per kans impact op tijd, geld en kwaliteit noemen Item 1:.. Impact op kosten in Euro s:. Impact op het proces. Etc Best Value met Het NIC 21

22 Risico- en kansendossier Genoemde zaken worden strikt persoonlijk behandeld en niet buiten het beoordelingsteam gebruikt. Kansen zijn extra s die wel of niet kunnen gekocht worden na gunning. Deze toegevoegde waarde opties hebben een plafond van een x-% van de aangeboden totaalprijs. Besparende opties worden gestimuleerd, evenals van impact zijnde items betreffende duurzaamheid (boven op de gestelde AgentschapNLeisen uit het bestek). Beoordeeld wordt de kwaliteit van uw risico inventarisatie en toegevoegde waarde plan. De opdrachtgever is hiermee op zoek naar dominante verschillen in kwaliteit. De informatie dient SMART te zijn. Onderscheid tussen technische en niet-technische risico s Best Value met Het NIC 22

23 Een praktijkvoorbeeld Een voorbeeld van een goede risico inventarisatie Een voorbeeld van toegevoegde waarde Vermijd de generieke risico s Best Value met Het NIC 23

24 VOORBEELD RISICODOSSIER Risico Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Meetbare prestatieinformatie Het risico is dat de energievoorziening later dan afgesproken beschikbaar is. Liander wordt verantwoordelijk voor de tijdige realisatie van de elektrische aansluiting van het gemaal. Onze ervaring bij veel projecten is dat nutsbedrijven ondanks contractuele verplichtingen hun afspraken regelmatig niet nakomen. Het niet of te laat beschikbaar krijgen van de elektrische aansluiting kan zorgen voor vertraging in de planning met mogelijke gevolgen voor de datum van oplevering. Liander heeft aangegeven, maximaal 18 weken nodig te hebben tussen aanvraag en start aanleg energievoorziening. Wij vragen bij Liander minimaal 58 weken vóór de startdatum de aansluiting aan. Hierdoor is er in de planning voldoende buffer beschikbaar (40 weken) om er zeker van te zijn dat de energievoorziening beschikbaar is vóór start van de montage W/E-installaties. Deze aanpak is succesvol gebleken op 3 eerdere projecten. Hierbij zijn de energievoorzieningen tijdig gerealiseerd.

25 VOORBEELD KANSENDOSSIER Kans Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de doelstelling? Onderbouwing Impact op kosten Koppeling commercieel beheer aan dagelijks beheer. Commercieel beheer koppelen aan dagelijks beheer leidt tot hogere parkeeromzet en verhoogde klantvriendelijkheid. De inzet van technische mogelijkheden zoals bijvoorbeeld online betaalsysteem leiden naast verhoogd gebruikersgemak (geen kaartje trekken bij inrit en verzekerd van parkeerplaats) tot extra parkeerinkomsten. Onderzoek heeft aangetoond dat commercieel beheer leidt tot verhoogde parkeeromzet aangezien de tijdsgebonden leegstand optimaal wordt ingezet voor verschillende doelgroepen. De eenmalige kosten bedragen EURO ,- (techniek en commercieel inzet parkeermanager). De verwachte meeropbrengsten bedragen EURO ,- (Netto Contante Waarde o.b.v. 2,5% 15 jaar).

26 Interview met sleutelfunctionarissen Doel: nagaan in welke mate de sleutelfunctionarissen het project geheel doorgronden, in staat zijn het project te managen en zich eraan committeren. De sleutelfunctionarissen moeten het project van begin tot eind overzien en risico s kunnen identificeren Uitgangspunt BVP: de aangeboden Sleutelpersonen zijn doorslaggevend om de uitvoering van de Opdracht tot een succes te maken Best Value met Het NIC 26

27 Interview met sleutelfunctionarissen Spreek mensen (2 á 3) die een cruciale rol vervullen in het project Interviews zijn separaat van elkaar Interviews duren max. 1u, liefst korter (30min) Geen technische inhoud Het is geen presentatie! Meest efficiënte methode dominante te herkennen Best Value met Het NIC 27

28 Beoordeling Iedereen dient een beoordeling in Blind beoordelen t.o.v. prijs en RAVA Best Value met Het NIC 28

29 Verduidelijkingsfase Nog maar 1 leverancier over Meest belangrijke filter Opdrachtgever is nu de expert! Alle mogelijke vragen hier stellen, en dan goed luisteren Identificeer alle risico s en issues die de planning kunnen doen afwijken (implementatieplan) Geen onderhandeling, maar verklaring! Focus op opdracht en niet op juridische zaken Plan als laatst een samenvattinggesprek en CHECK alles nog eens puntsgewijs! Onderteken contract Best Value met Het NIC 29

30 Wekelijks Risico rapportage (WWR) & Wekelijks Risico Systeem (WRS) Excel Spreadsheet meet onvoorziene risico s Klant stelt de rapportage op en stuurt het format naar de leverancier na gunning Leverancier stuurt de rapportage iedere week (eind v/d week). De finale overall score wordt bekeken o.b.v. impact door een nauwkeurige en tijdige rapportage Nummer Datum identificatie Risico Verzakkingsgevaar Hoe minimaliseren? Datum Datum werkelijk opgelost Dagen Kosten gereed critisch Waarom is dit een onverwacht risico? Hoe minimaliseren? Wie is verantwoordelijk? Welke impact? ,- ON Opgelost door ON / OG Teveredenheid Best Value met Het NIC 30

31 Wekelijks Risico rapportage (WWR) & Wekelijks Risico Systeem (WRS) VOORBEELD Best Value met Het NIC 31

32 Valkuilen BVP voor leveranciers Wordt verkeerd uitgelegd / begrepen De prestatie onderbouwing is veel te uitgebreid De prestatie onderbouwing gaat teveel in op technische details Er worden alleen generieke risico s en kansen opgegeven De te interviewen personen zijn niet voorbereid Best Value met Het NIC 32

33 Voordelen Vanuit oplossingsvrij specificeren leveranciers écht laten meedenken Minder meer- minder- werk discussies Realistische en haalbare planning Beter resultaat voor klant én leverancier Er worden échte verschillen gemaakt Best Value met Het NIC 33