Best Value. f=detail&id=64890 Column Jeroen van der Rijt

Transcriptie

1 Best Value f=detail&id=64890 Column Jeroen van der Rijt - initiatief nemen - zich proactief opstellen - Het 'Best Value'-denken is niet zozeer een aanbestedingsmodel maar juist een vendor-model. - prestaties transparant te maken - vooraf risico s managen in plaats van pas achteraf. Waar wachten de aanbieders op?

2 Antoinette Bos Inkoopmanager Bakkeveen Fairtrade Moeder Leveranciersmanagement MT Koken Lezen Survival Twitter Hogere Hotel Management School Best Value Procurement Innovatie Netwerk Can-do Vrienden Betere wereld Vegetarier Hanzehogeschool Tom Rob Smith Hardlopen Frankrijk VU Antropoloog Best Value Expert Tuinieren Bourgondier Groninger

3 Hanzehogeschool Groningen De Hanzehogeschool Groningen is volgens de Beste studies 2012" van Elsevier wederom de beste hogeschool van het Noorden (bron: Elsevier nr. 39, ).

4 Agenda 1. Best Value bij de Hanzehogeschool Groningen: waaroml? 2. Cases Repro en MFP s 3. De praktijk: observaties van de concretiserings- en uitvoeringsfase door ON en OG 4. Tips voor de praktijk

5 Waarom hanteert Hanze Best Value? Focus op Onderwijs & Onderzoek Minder financiering, dus meer geld naar onderwijs vanuit ondersteunende diensten Strategie ondersteunende dienstverlening: Operational Excellence: betrouwbare transparante dienstverlening voor een goede prijs. Regie organisatie Wij zijn non expert op veel ondersteunende dienstverlening En daardoor niet in staat het gehele project te overzien en risico s te voorzien en te managen Onze dienstverlening is duurder want we kunnen de risico s onvoldoende voorzien en maatregelen kosten geld. Daarom geven we de lead op sommige inkooppakketten aan de best presterende leverancier

6 Timeline start Best Value projecten Travel Agency 2. Decentrale multifunctionals 3. IT project (P&F) 4. AV voorzieningen 5. Centrale repro 6. IT project (onderwijslogistiek 7. Telefonie 9. Broker inhuur derden

7 Best Value Kernteam Hanze 28 mei 2013

8 Canon: opdrachtnemer Sil Thonen Erik Schans

9 De praktijk: Cases Centrale repro en MFP s

10 Multi Functionele Printers (MFP) Probleem Altijd gedonder. 3 partijen: HG, leverancier, leverancier Betaalapparatuur Chipknip Arbeidsintensief: Papier bijgevuld door concierges Afschuiving verantwoordelijkheden rondom klanttevredenheid Behoefte Het optimaal beschikbaar hebben van de juiste decentrale reprovoorzieningen voor gebruikers. Aanpasbaarheid van de apparatuur/voorzieningen om in te kunnen spelen op de vraag naar technische innovatie vanuit de organisatie. Het optimaliseren van het betaal- en verrekensysteem.

11 Concretiseringsfase Kick off xxx 2012 Award xx 2012 Canon toonde aan middels het plan van aanpak inclusief planning, risicomanagement en overeenkomst onze doelstellingen te kunnen realiseren

12 Aanbieding Claim: klanttevredenheid van minimaal een 7. Nationale Studentenenquete: Risico s buiten invloedssfeer: Wij zien in onderwijsomgevingen enkele pieken per schooljaar. De pieken in een schooljaar veroorzaken nogal eens wachttijden bij multifunctionals en/of printers Beheersmaatregel: extra capaciteit bijplaatsen Kansen: Quick Service punt voor studenten

13 Centrale repro Eigen beheer Probleem Geen core business Drukwerk uitbesteed, printwerk in eigen beheer -> print & drukwerk loopt in elkaar over Behoefte De verwerking van drukwerk- en printopdrachten optimaliseren. De doelstellingen zijn: Het cree ren en behouden van een hoge mate van klanttevredenheid. Het minimaliseren en beheersen van directeen indirecte kosten. Het terugdringen van het aantal taken die voor de HG geen corebusiness zijn (ontzorging). Het leveren van een bijdrage aan de doelstellingen van de HG op het gebied van duurzaamheid. Nice to have: samenwerking regionale partijen

14 Aanbieding Claim/bewering: We committeren ons aan een klanttevredenheid van minimaal een 8 Risico s buiten invloedssfeer: lekvolumes naar andere externe leveranciers, waardoor geen optimale grip gehouden wordt op de druk- en printprocessen. Beheersmaatregel: Wij stellen het beleid op; bewaken, waarborgen en onderhouden dit beleid Kansen: overname personeel via detachering

15 Concretiseringsfase Kick off 8 maart 2013 Award 16 mei 2013 Canon toonde aan middels het plan van aanpak inclusief planning, risicomanagement en overeenkomst onze doelstellingen te kunnen realiseren

16 Tip 1 Besteed de meeste aandacht aan het formuleren van goede doestellingen.

17 Dominante observaties Concretiserings- en uitvoeringsfase Planning Risicomanagement Listen, Observe, Align Ketenoptimalisatie. Resources KPI s Actieversnelling Rolvastheid

18 1. Rolvastheid Leverancier blijkt het lastig te vinden om de lead te nemen Opdrachtgever is zoekende hoe de ON te faciliteren Accountability/verantwoordelijk heid nemen aan beide kanten is lastig

19 2. Listen, observe, align Belemmerende overtuiging: ik (als ON) ben de expert en moet alles weten Belemmerende overtuiging: ik (als OG) mag ON niet helpen want hij is de expert Leidt tot 0.9 versie plan dat vervolgens niet wordt geaccordeerd door OG Leidt tot wij / zij i.p.v. win win

20 3. Planning Planning helpt om verwachtingen te managen Het blijkt dat ON het moeilijk vind om een planning op te stellen.

21 4. Resources Project doe je samen: resources leverancier en OG nodig Onvoldoende resources beschikbaar vanuit OG Veranderende rollen (projectmanager, accountmanager)

22 5. Ketendenken Onvoldoende alignment: Met onderaannemers Bij ON tussen business units, tussen directie en uitvoerend team, tussen projectmanager en projectteam (grams papier, datakabel) Bij OG tussen pm OG en projectteam

23 6. Actieversnelling Actieversnelling door accordering plannen Actieversnelling door focus op afwijkingen in weeklies

24 7. Risicomanagement Risico s voorzien om toekomst voorspelbaar te maken. Wekelijkse sturing op ontstane risico s (afwijkingen t.o.v. Plan) Focus op voorzien van risico s ebt weg

25 8. KPI s KPI sturing t.b.v. meten doelstellingen Steevast te laat opgestart Onvoldoende sturing op KPI s

26 Tips voor de praktijk

27 Tip 2 Manage Manage het als een project Zet vroegtijdig de projectorganisatie op en stroomlijn (bestuurlijke mandaat geregeld) Projectleiders zijn de spil naar de interne organisatie Reserveer resources Bereid de interne organisatie voor

28 Tip 3 Listen, observe, align Organiseer kick off Manage verwachtingen door Listen, observe and align Maak transparant wat je wel en niet weet.

29 Tip 4 Plan Leverancier Neem de lead. Maak een planning voor de concretiseringsfase: wat heb je van wie met welk kwaliteitsniveau wanneer nodig? Maak PBS gerelateerd aan doelstellingen en plan Planning afpellend: doelstellingen, PBS, activiteiten, risico s Transparant maken welke info leverancier van wie met welk kwaliteitsniveau en wanneer nodig heeft Leverancier vindt het moeilijk planning op te stellen. Binnen 1 week planning concretiseringsfase

30 Tip 5 Coaching op rolvastheid Coaching op rolvastheid van de projectmanagers Wekelijks half uur gedurende concretiseringsfase en uitvoeringsfase Wekelijks via de weeklys Blijven opleiden

31 Tip 6 Transparantie i.p.v. Manage/Direct/Control: weekly Start weekly meteen. weekly (goed, maar...) zit niet in "standaard" werkproces. Weekly = rapportage op afwijkingen t.o.v. Planning Identificatie van afwijkingen op persoonsniveau Resultaat: maximale transparantie Impact op budget, tijd en doelstellingen

32 Tip 7 Risicomanagement Expert voorziet risico s vanwege expertise Ontstane risico s: afwijkingen Voorziene risico s: toekomstige risico s die belemmeren de doelstellingen te behalen. Vb: ICT vernieuwngskalender

33 Tip 8 Prestatiemeting KPI s voor prestatiemeting Inrichten performance management Rapportage op KPI s

34 Tip 9 Ketenoptimalisatie de hele keten (zowel ON als OG) met BVP meekrijgen: Onderaannemers Directie Projectteam Tenderdesk Busniness Units

35 Vragen? Dank u voor uw aandacht