Best Value Procurement

Transcriptie

1 Best Value Procurement Extra toelichting op BVP in het kader van aanbesteding ontwerp en realisatie gemaal Schardam Gert de Groot Inhoud Basisfilosofie Doelstelling BVP Spanningsveld traditioneel aanbesteden Aanbestedingsproces BVP Gunningcriteria Gemaal Schardam Algemene tips

2 Basisfilosofie BVP Basisfilosofie BVP Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het best goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Scenario B Huur een zeer ervaren gids in en laat je naar de top leiden

3 Doelstelling BVP Een aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt, weet waar hij het over heeft en de expert is. Hoe? Door aanbieders de ruimte te geven hun kennis en expertise in te brengen Toepassen van gunningcriteria die hier op gericht zijn (risicodossier, kansendossier, interviews etc.) En deze zwaarder laten meewegen in de gunning Richten op dominante informatie Toepassen van concretiseringfase in het aanbestedingsproces

4 Prestatie Prestatie Spanningsveld traditioneel aanbesteden Opdrachtgever de minimale prestatie die ik wil krijgen Hoog Opdrachtnemer de maximale prestatie die ik bereid ben te leveren Hoog Maximaal Minimaal Laag Laag Aanbestedingsproces BVP Inschrijving Selectiefase Inschrijvingsfase Inschrijvingsfase Inschrijvingsfase Concretiseringsfase -Referenties -VCA** -ISO -EV -Risicodossier -Prestatieonderbouwing -Kansendossier -Planning Indien nul- of meerwaarde - interview 1 - interview 2 Bepaling EMVI Prijs totale monetaire meerwaarde (of nulwaarde of verhoogd risicoprofiel) -CO2 prest.ladder Contract

5 Gunningcriteria gemaal Schardam Prestatieonderbouwing (invulling) Waarom bent u het beste in staat om de projectdoelstellingen te realiseren SMART omschreven Stellingen zijn onderbouwd met meetbare prestatie informatie Inschrijver laat zien dat hij de opdracht en de doelstellingen het beste doorgrond Prioriteren van prestaties (van hoog naar laag)

6 Prestatieonderbouwing (beoordeling) Inschrijver geeft vertrouwen in succesvolle realisatie projectdoelstellingen Stellingen zijn onderbouwd met meetbare prestatie informatie SMART omschreven Inschrijver laat zien dat hij de opdracht en de doelstellingen het beste doorgrond Ambitie en commitment Risicodossier (invulling) Alleen de belangrijkste risico s die buiten de eigen invloedsfeer liggen Aangeven welke beheersmaatregelen u daarop gaat treffen Beheersmaatregelen dienen bij te dragen aan projectdoelstellingen Prioriteren van risico s (van hoog naar laag) Let op!: Ook de beheersmaatregelen van de risico s die buiten uw invloedsfeer liggen dienen bij de inschrijfsom zijn inbegrepen!

7 Risicodossier (beoordeling) In hoeverre de belangrijkste risico s die buiten de eigen invloedsfeer liggen benoemd zijn De mate waarin de risico s worden beheerst en zo bijdraagt aan de projectdoelstellingen Mate waarin risico s en beheersmaatregelen SMART zijn omschreven Mate van onderbouwing gegevens Risicobeheersing: do s en don ts

8 Voorbeeld beoordelen risico Casus: er moet een oud kantoorpand gesloopt worden. Er kan geluidsoverlast ontstaan. Hoe gaat men met dit risico om? Aanbieder 1 We werken samen met de klant om de impact van het geluid bij de sloop te minimaliseren Aanbieder 2 We zijn van plan om de sloop tijdens de daluren en in het weekend uit te voeren. Dit heeft een kleine impact op onze kosten (< 1%), maar wij denken dat de verhoogde klanttevredenheid dit rechtvaardigt. Ook zorgen wij voor rubber sheets op de vloer zodat het geluid en de vibraties worden verminderd. Beide opties passen binnen het budget Kansendossier (invulling) Kansen zijn extra s die van meerwaarde kunnen zijn bovenop de vraagspecificatie (contractuele verplichting) Verwar risico s niet met Kansen! Kansen voegen waarde toe aan de projectdoelstellingen Geef per Kans een financiële onderbouwing aan (dit kan dus ook een besparing of kostenneutrale kans zijn). Proceskans: kans op kans = nog niet zeker of de kans bijdraagt aan de projectdoelstellingen (eerst onderzoeken)

9 Kansendossier (beoordeling) De mate waarin de kansen bijdragen aan het behalen van de projectdoelstellingen Mate waarin kansen SMART zijn omschreven Mate van onderbouwing gegevens Proceskans telt minder zwaar mee Risico- en Kansendossier Kosten Alles in het Risicodossier en in het Aanbod dient onderdeel te zijn van de inschrijfprijs De benoemde kansen in het Kansendossier vormen geen onderdeel van de inschrijfsom (komt dus bovenop de inschrijfprijs als OG besluit de kans te verzilveren) Gebruik de voorgeschreven formats

10 Planning (invulling en beoordeling) Fasering Belangrijkste activiteiten Mijlpalen Kritieke pad Beoordeling: moet voldoen aan de gestelde eisen CO2-prestatieladder (invulling en beoordeling)

11 Interviews Niet bedoeld om de inschrijver of zijn medewerkers te toetsen, maar om vast te stellen of de medewerkers de inschrijving helemaal doorgronden Per inschrijver 2 sleutelfunctionarissen: Projectmanager en Technisch manager/ontwerpleider (u bepaalt zelf wie dat gaan worden) Geïnterviewde functionarissen dienen ook daadwerkelijk te worden ingezet op het Werk in de beoogde functie Interviews: dominante verschillen? Waarom bent juist u als projectleider binnen uw organisatie aangesteld?

12 Concretiserigsfase Kick-off meeting met de (beoogde) opdrachtnemer De partij krijgt: alle risico s zoals gezien door de overige inschrijvers niet: hun prestaties niet: hun beheersmaatregelen niet: hun Kansen Alle zorgen van de klant (technisch en niettechnisch van aard) beslist of hij het project nog steeds wil uitvoeren Concretiseringsfase De (beoogde) opdrachtnemer: stelt een 80% versie Projectmanagementplan op coördineert het project met zijn belangrijkste onderaannemers Stelt een risicodossier op waarin alle risico s en zorgen staan en de wijze waarop deze worden geminimaliseerd/beheerst Stelt een gedetailleerde planning op Werkt eventuele Kansen die opdrachtgever wil verzilveren uit Kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken Stelt een wekelijkse rapportage op

13 Het risicodossier Bestaat uit alle risico s en de wijze waarop deze worden geminimaliseerd zoals de (beoogde) opdrachtnemer ze had staan in zijn Risico- en Kansendossier én zoals deze tijdens de interviews zijn verwoord Geeft aan op welke wijze de risico s en zorgen die de OG nog heeft worden geminimaliseerd Bestaat uit een lijst met alle risico s van overige inschrijvers en de wijze waarop de (beoogde) opdrachtnemer deze gaat managen Is een levend document dat wordt opgenomen in de wekelijkse rapportage Award meeting De Award meeting is het slotstuk van de concretiseringsfase Zijn alle issue s opgelost (risico s en zorgen)? Het PMP is voor 80% afgerond en voor 80% goedgekeurd door Opdrachtgever Is duidelijk hoe de coördinatie gaat verlopen? Alle risico s die niet-beïnvloedbaar zijn, zijn geïdentificeerd Alle kansen opties zijn besproken en er is bepaald welke wel en welke niet worden uitgevoerd Het is duidelijk hoe de ON zijn project gaat uitvoeren en welke rol de OG daarbij heeft

14 Nog wat algemene Tips Wel: Identificeren waarom een risico een risico is Aangeven waarom een oplossing een goede oplossing is (SMART) Alleen de belangrijkste risico s aangeven Niet: marketingpraat ( ons bedrijf is al jarenlang marktleider ) technische detailinformatie Risico s opvoeren als kansen Benoemen van generieke risico s / generieke oplossingen