3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak

Transcriptie

1 3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak 2013 Best Value Conference, Las Vegas Sightseeing Las Vegas: New York- New York

2 1 2 3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak 2013 Best Value Conference, Las Vegas Best Value Conference Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value aanpak, een congres waarin 'Best Value Practitioners' voortschrijdende inzichten delen en het 'Best Value train the trainer- programma' volgen. De Best Value (BV) aanpak is vanaf 1994 ontwikkeld door Dr. Dean Kashiwagi van Performance Based Studies Research Group in samenwerking met Arizona State University; zorgt ervoor dat je projecten kunt realiseren tegen de BV Conference 2013, Las Vegas Van 21 tot en met 24 januari 2013 werd in Las Vegas Nevada de Best Value Conference 2013 gehouden. laagst mogelijke kosten; verschilt v an traditionele inkoop/sales. Met de BV aanpak: ü minimaliseer je het nemen van beslissingen, regie en controle; ü selecteer je de expert- leverancier met de beste waarde op basis van prestatie en prijs; ü creëert de expert- leverancier een transparante omgeving door een plan te presenteren dat de behoefte van de opdrachtgever vervult, meetgegevens te gebruiken om de prestatie te meten en de risico's buiten zijn invloedssfeer te identificeren en mitigeren; ü heeft de expert- expert- leverancier geen risico's; de opdrachtgever neemt financiële verantwoordelijkheid voor alle risico's; ü is de expert- leverancier de aanbieder en de opdrachtgever de acceptant van het aanbod. Het jaarlijkse congres borgt juiste toepassing van de BV aanpak: o A certificering en jaarlijkse verlenging van A + certificering (hoogste niveau) vindt hier plaats; o Ervaringen m et het toepassen van BV worden gedeeld en 'lessons learned' besproken; Met 23 deelnemers op een totaal aantal deelnemers van 60 was de Nederlandse delegatie goed vertegenwoordigd; Er is volop geoefend met het overbrengen van kennis aan onervaren deelnemers; Deze uitgave beschrijft de 'lessons learned' die tijdens het congres zijn behandeld. 2

3 3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak 2013 Best Value Conference, Las Vegas 3 De belangrijkste oorzaak van 'problemen' met toepassing van Best Value Procurement is het niet goed begrijpen van de essentie van de BV aanpak door opdrachtgevers en leveranciers. Een andere oorzaak van problemen is het niet goed volgen van de fasering van het BV model. Fasering van de Best Value aanpak, bron: PBSRG De Best Value aanpak onderscheidt 3 fasen: 1. Selectiefase: de opdrachtgever selecteert de expert- leverancier die boven het maaiveld uitsteekt voor deelname aan de verificatiefase; 2. Verificatiefase: de geselecteerde expert- leverancier schrijft zijn offerte uit in een gedetailleerd plan van aanpak (het projectplan, acceptabel voor opdrachtgever, is het contract dat projectrisico's meet en minimaliseert); 3. Uitvoeringsfase: de expert- leverancier voert zijn projectplan uit (projectmanagement op basis van risico- minimalisatie). De moeilijkste activiteit voor leveranciers is identificatie van een gedetailleerd projectplan in de verificatiefase: hoe niet- beheersbare risico's te kwantificeren Implementatie BVP In de praktijk blijkt dat beoogd opdrachtnemers in deze fase moeite hebben hun inschrijving in korte tijd uit te werken naar een gedetailleerd plan van aanpak waarmee ze aantonen het project van A tot Z te hebben voorbereid en het voor iedereen duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren. Dit leidt wel eens tot vertragingen in de planning of tot een zenuwachtige opdrachtgever, die zich afvraagt of hij wel de juiste leverancier herkend heeft als expert. Als we de 'problemen' beter bekijken zien we dat beoogd opdrachtnemers nog al eens een afwachtende houding aannemen om de volgende redenen: Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt in verificatiefase (opdrachtgevers zijn dat overigens ook). Het doel en het nut van deze fase is hen onvoldoende duidelijk. Het komt ook wel eens voor dat beoogd opdrachtnemers zorgen hebben over het hoge risicoprofiel van hun inschrijving: dit wordt duidelijker zichtbaar als ze hun inschrijving uit gaan werken naar een gedetailleerd plan van aanpak. Sommige leveranciers bieden een grotere aanbod- scope dan ze vanuit risico- oogpunt zouden moeten doen. Doordat ze risico's naar zich toegetrokken hebben, hebben ze zorgen in de verificatie- en uitvoeringsfase. Hierdoor zijn ze niet volledig gericht op de beste voorbereiding en uitvoering van het project en zijn ze onvoldoende proactief. Opdrachtgevers hebben de neiging de regie te nemen in de verificatiefase. Dit veroorzaakt reactief gedrag bij de (beoogd) opdrachtnemer, die juist in zijn expert- rol proactief zijn klant moet ontzorgen. hoe risico's te meten

4 3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak 2013 Best Value Conference, Las Vegas 4 3 aandachtspunten voor succesvolle Best Value trajecten in 2013 De Best Value aanpak leidt bij een juiste toepassing tot een transparante omgeving, gecreëerd door de expert- leverancier. Hij kan met zijn aanpak als beste de projectdoelstellingen realiseren tegen de laagst mogelijke (eind)kosten voor de klant waarbij er sprake is van een win- win situatie voor beide partijen. Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value (BV) aanpak, een congres waarin 'Best Value Practitioners', onder andere, voortschrijdende inzichten delen. Dit artikel beschrijft de aandachtspunten die in het congres van januari 2013 zijn besproken. #1 Opdrachtnemer heeft géén risico's; opdrachtgever is financieel verantwoordelijk voor alle risico's. De Best Value leverancier kan zijn expert- rol het beste vervullen als hij geen onbeheersbare risico's heeft: daarom is het belangrijk dat de opdrachtgever geen vraag- scope meegeeft in de offerte uitvraag, maar enkel de projectdoelstellingen definieert. Alleen wanneer de expert- leverancier zijn aanbod- scope zodanig minimaliseert, dat hij geen onbeheersbare risico's heeft, kan hij zich volledig richten op de projectvoorbereiding en - uitvoering, het meten van zijn prestatie en het mitigeren van (effecten van) ongewenste gebeurtenissen die zullen gaan optreden of zijn opgetreden. Het is meestal de opdrachtgever, of zijn omgeving, die risico's veroorzaakt die projectafwijkingen veroorzaken. #2 Géén vraag- scope/aanbod- scope in selectiefase: de beoogd opdrachtnemer specificeert zijn aanbod- scope in de verificatiefase. In de praktijk blijkt dat veel beoogd opdrachtnemers moeite hebben hun aanbod uit te werken naar een plan van aanpak. misvatting hoe groter de aanbod- scope, hoe beter. De juiste opvatting is: geen risico's voor opdrachtnemer in aanbod- scope is beter. Daarom kun je beter geen vraagscope meegeven in het tendertraject en geen aanbodscope uitvragen als onderdeel van de gunningscriteria. #3 Beoogd opdrachtnemer is 'in the lead' vanaf het moment waarop hij door opdrachtgever uitgenodigd wordt deel te nemen aan de verificatiefase. In een groot aantal Best Value trajecten houdt de opdrachtgever een kick- off aan het begin van de verificatiefase, waarin hij de beoogd opdrachtnemer uitlegt wat er van hem verwacht wordt in deze fase. Dit veroorzaakt reactiviteit. Het is beter veel aandacht te schenken aan het nut en doel van de verificatiefase tijdens de marktbijeenkomsten aan het begin van een tendertraject en de beoogd opdrachtnemer volledig het voortouw te laten nemen vanaf het moment dat de ranking van inschrijvers/aanbieders bekend is gemaakt. Dit stimuleert een pro- actieve houding. Daarom: geen kick- off meeting van de verificatiefase door opdrachtgever. Dat komt omdat ze niet goed weten wat er van hen verwacht wordt in de verificatiefase, of omdat ze worstelen met de aanpak van onbeheersbare risico's in hun aanbod- scope. Ze hebben, in het laatste geval, een te grote aanbod- scope gehanteerd bij de inschrijving om te voorkomen dat ze de opdracht mislopen op scope. Dit is veroorzaakt door de opdrachtgever die aanbod- scope als gunningscriterium hanteert (beredeneerd vanuit de

5 3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak 2013 Best Value Conference, Las Vegas 5 Wil je weten hoe je deze aandachtspunten in de praktijk kunt brengen? Met Best Value- Experts organiseer ik regelmatig webinars met gastsprekers (online seminars) over de Best Value aanpak Meld je aan voor het gratis Best Value- Experts E- zine om op de hoogte te blijven van events en ontvang Best Value tips Wil je met de Best Value aanpak aan de slag? Laat je begeleiden door een A+ gecertificeerde BV gids Vind je Best Value trainer/coach op een- best- value- expert/ Interview met Dr. Dean Kashiwagi, Best Value Conference 2013 Las Vegas Meld je aan voor het Best Value- Experts e- zine om te lezen waar je het interview kunt bekijken

6 Anneke van Abeelen oprichter Best Value Trainer.com en Best Value- Experts.nl Wil je Best Value tips ontvangen en op de hoogte blijven van onze events? Meld je aan voor het BV E- zine op bestvalue- experts.nl Vind BestValueTrainer leuk op Facebook en maak kans op een gratis strategiesessie "In 3 stappen naar Best Value" Sightseeing Las Vegas: Ceasars Palace