13.30 uur Welkom uur Inzicht en ontwikkelingen rondom Best Value uur Eerste ronde praktijkcases uur Koffie/thee pauze

Transcriptie

1 Eventuele subtitel

2 Best Value uur Welkom uur Inzicht en ontwikkelingen rondom Best Value uur Eerste ronde praktijkcases uur Koffie/thee pauze uur Tweede ronde praktijkcases uur Plenaire afsluiting uur Netwerkborrel

3 Praktijkcases Fietsbrug Nigtevecht zaal 7 Kennismaken met Best Value Procurement zaal 9 Her-riolering Wagnerstraat zaal 25 Renoveren negen rioolgemalen - bibliotheek

4 Laatste inzichten en ontwikkelingen 1 december 2016 Wiebe Witteveen

5 AGENDA Best Value aanpak: hoe zat het ook weer? Concretisering: inzichten uit de praktijk en de rechtbank Uitvoering: inzichten uit de praktijk

6 WAT BETEKENT BEST VALUE? Agent Client s choice Steward Benutten van expertise Win-Win Transparantie Opdrachtgever Agent Vendor s choice Steward o Hogere performance tegen lagere kosten o Minder management & resources Mutual agency relationship Minimize costs Client acts opportunistically Vendor is frustrated Vendor is betrayed Vendor acts opportunistically Client is angry Client is betrayed Mutual Stewardship Relationship Maximize performance/ value Opdrachtnemer o Sturing op het project/service o Mogelijkheid om winst te verhogen door efficiency te maximaliseren

7 WAT BETEKENT BEST VALUE NIET? Risico s van OG over de schutting kieperen naar ON Enkel een aanbestedingstrucje Het vinden van een super-expert die alle problemen oplost Een OG die niets meer hoeft te doen en naar de Bahama s kan Een ON die zijn scope vergroot om de klant te ontzorgen Een OG die geen eisen meer kan stellen

8 HET GAAT OM DE UITVOERING

9 DE CONCRETISERINGSFASE

10 NON-EXPERT VS EXPERT

11 INBEDDING CONCRETISERINGSFASE 1. fase vóór definitieve opdrachtverlening 2. Aanbestedingrecht van toepassing, is wel 1-op-1 situatie 3. aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet toegestaan 4. mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving = concretiseringsfase 5. Planning the work, not doing the work

12 CONCRETISERINGSFASE: BEOOGD ON De (beoogd) ON verduidelijkt wat het voorstel inhoudt : what s in & what s out! Identificeert de risico s /issues die kunnen optreden en het plan kunnen doen afwijken (verrassen) Identificeren wat je nog niet weet Plan maken om risico s te minimaliseren Addresseren van alle zorgen en risico s van de klant Plan om te voorkomen dat de ongewenste gebeurtenissen optreden De (beoogd) ON bepaalt hoe hij zijn prestaties gaat meten (wanneer succesvol?) Hij identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt. Inclusief een plan B (scenario-denken) Hij pre-plant de oplevering van het project Identificeert wat hij nodig heeft van de klant en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen. Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt.

13 CONCRETISERINGSFASE: ROL OG Dienend leiderschap : Eerst luisteren, dan praten Faciliteren Vragen stellen, zorgen uiten, risico s benoemen Expertise inbrengen ( alignment of expertise )

14 DILEMMA S CONCRETISERINGSFASE 1. Plan toelichten of aanbieding verder uitwerken? Omgang met nieuwe informatie? 2. Wie schrijft het contract? 3. Verifiëren prestatie-informatie voor of na gunning? 4. Wanneer neem je afscheid van een leverancier en vice versa? 5. Het werk plannen, niet doen!

15 PLAN TOELICHTEN EN NIEUWE INFO What is a plan? 1. Detailed schedule from beginning to end 2. Expertise used in areas where there is insufficient information 3. Risk that cannot be controlled [requirements] Lack of Info Expertise Risk Mitigation Plan Lack of Info Expertise Risk Mitigation Plan Deliverables [metrics] Milestones [metrics] 15

16 Traditional Contract Model (Management, Direction, and Control) Non-Expert Expert Buyer Contract Supplier 1. Need for the buyer to be an expert 2. Buyer risk 3. Importance of low price 1. Value of supplier expertise 2. Supplier accountability 3. Overall performance

17 New Contract Model (Utilization of Expertise) Non-Expert Expert Buyer Contract Supplier 1. Need for the buyer to be an expert 2. Buyer risk 3. Importance of low price 1. Value of supplier expertise 2. Supplier accountability 3. Overall performance

18 WIE SCHRIJFT HET CONTRACT?

19 DILEMMA S TIJDENS DE CONCRETISERING Stel: functionele eis wordt in concretiseringsfase opgehelderd tot een technische oplossing (onderdeel aanbiedingsontwerp). Tijdens uitvoering blijkt oplossing niet te kunnen of er een goedkopere oplossing mogelijk te zijn. Wat nu? Stel: doelstelling is tevreden omgeving. Aanbieding biedt een tevredenheid voor omgeving van 7,5. Tijdens concretisering blijkt hier een plan met 10 overleggen van 2 uur met 5 stakeholders aan ten grondslag te liggen (gebaseerd op een realistische aanname). ON geeft aan dat als er meer overleggen zijn, dat dit out of scope is en OG meer moet betalen. Wat nu?

20 EISEN ZIJN EISEN Bron: b-verzorgt-traumaheli-naar-de-wadden/

21 VERIFIEERBARE PRESTATIE-INFORMATIE Voor of na gunning verifiëren? Hoe ver ga je met verifiëren?

22 CONCRETISERINGSFASE AFSCHEID

23

24 WEKELIJKSE RAPPORTAGE Transparantie Accountability Ter bescherming van?

25 ONGEWENSTE GEBEURTENIS? Conform afspraak komt er maandelijks een professional van ON een dag naar OG om daar zorg te dragen voor de diverse hard en software producten die geleverd zijn. ON kan op deze dagen bijvoorbeeld defecte laptops maken of laptops van nieuwe medewerkers klaar zetten. Op deze dagen worden er bijvoorbeeld ook benodigde onderhoudswerkzaamheden verricht aan bijvoorbeeld het CRM systeem en het facturatiesysteem. De medewerker van ON ziet echter steeds vaker medewerkers van OG aan zijn bureau verschijnen met allerhande (kleine) vragen, zoals het installeren van Skype, het instellen van persoonlijke voorkeuren en computerproblemen op hun privelaptops. Hierdoor komt de medewerker van ON behoorlijk in tijdnood en lukt het hem niet om alle klussen af te krijgen die voor die dagen gepland staan. Wat nu?

26 MEER INFO?