Inlichtingen en BVP-toelichting

Transcriptie

1 Inlichtingen en BVP-toelichting Startbijeenkomst Hemelrijkse Waard Laurens Ebberink Wiebe Witteveen

2 Programma Welkom Kennismaking Algemene toelichting project Toelichting BVP en EMVI Algemene vragen 2 BVP-toelichting

3 Kennismaking Naam en bedrijf 3 BVP-toelichting

4 Algemene toelichting project Aanleiding Historie 4 BVP-toelichting

5 Hemelrijkse Waard in zijn omgeving 5 BVP-toelichting

6 Projectdoelen (1) Realiseren van zoveel als mogelijk ecologische doelen van de rivier, als bedoeld in de Kader Richtlijn Water (KRW) 6 BVP-toelichting

7 Projectdoelen (2) Optimaliseren van de condities voor natuurontwikkeling 7 BVP-toelichting

8 Projectdoelen (3) Vergroten veiligheid door een verlaging van de waterstand bij Maatgevend Hoog Water 8 BVP-toelichting

9 Projectdoelen (4) Realiseren van het Globaal Hoofdontwerp binnen de mijlpalen zoals vermeld in de Basisovereenkomst voor de oeverzone ( de KRW verplichtingen) oplevering van het gehele werk. binnen het beschikbare budget van 6,78 miljoen euro excl. BTW met een minimale verstoring van de bodemstructuur en minimaal gebruik van omputten; 9 BVP-toelichting

10 Samenwerking Natuurmonumenten RWS project - omgeving 10 BVP-toelichting

11 Verwachtingen 11 BVP-toelichting

12 BVP-toelichting 12 BVP-toelichting

13 Programma BVP-filosofie BVP-methodiek Inlichtingen EMVI-criteria Oefening Vragen over beoordelingsproces en andere vragen 13 BVP-toelichting

14 Problemen infrastructuurprojecten Meerwerk (20% gemiddeld) Vertragingen Faalkosten Lage rendementen Klanttevredenheid laag Inzet RWS-teams hoog 14 BVP-toelichting

15 Waarom Best Value? Meer dan 90% van de projecten binnen planning en budget Reductie van 30-80% van managementinspanningopdrachtgever 16 van de 17 respondenten geven aan dat ze dankzij toepassing van Best Value een betere aannemer hebben gecontracteerd (dan de traditionele aanpak zou hebben opgeleverd); 15 respondenten geven een rapportcijfer acht of hoger voor de performance van de aannemer; Alle respondenten zouden Best Value weer gebruiken bij een vergelijkbare aanbesteding; Tien van de 17 respondenten geven aan dat de opdrachtnemer onvoldoende wist hoe om te gaan met de Best Value aanpak Bron: proefschrift Joop van Duren, BVP-toelichting

16 16 BVP-toelichting

17 management opdrachtnemer onderaannemer Projectteam OG Lagere overheden... technische details Hoe kun je hier nu in sturen? 2012, Arizona State University, PBSRG 17 BVP-toelichting

18 Marktstructuur Hoog Prestatie III. Onderhandeld bod Minimale concurrentie Klant onderhandelt met leverancier Lange termijn IV. Instabiele markt II. Best Value (leverancier in de lead) Klant gunt op prijs en prestatie/kwaliteit Leverancier gebruikt planning, risicomanagement en kwaliteitssysteem om afwijkingen te monitoren Klant controleert kwaliteitssysteem leverancier Expertise en professionaliteit I. Laagste prijs (klant in de lead) Verkeerde zijde aan het woord Management, directie, controle Geen transparantie Win-lose Lage winstmarge Laag Concurrentie 2012, Arizona State University, PBSRG 18 BVP-toelichting Hoog

19 Prestatie Risico Prestatie Risico Invloed van bepalen minimale standaard Hoog Laag Hoog De maximale prestatie die ik ga leveren Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens 19 BVP-toelichting

20 Wat maakt BVP nu anders? 1. Meeste waarde voor de laagste prijs 2. Maximaliseren van winst voor de leveranciers 3. Minimaliseren van risico's door gebruik van expertise en transparantie 4. Minimaliseren van communicatie 5. Minimaliseren van besluitvorming 6. Minimaliseren van transacties en verspillingen in de waardeketen 7. 'Luisteren, observeren/begrijpen en stroomlijnen' in plaats van 'management, controle en inspectie 8. Preplanning 9. 'Win-win'-omgeving 10. Zorgen voor transparantie en accountability door prestatiemetingen 20 BVP-toelichting

21 BVP is lean in de keten! 21 BVP-toelichting

22 Traditioneel Risicomodel Contract Opdrachtnemer Opdrachtgever Opdrachtgever controleert en beheerst de opdrachtnemer door het contract 2011, Arizona State University, PBSRG 22 BVP-toelichting

23 Best Value Risicomodel Opdracht nemer Contract Opdrachtgever Opdrachtnemer managet/minimaliseert risico met contract - Contract is voorspellend 2011, Arizona State University, PBSRG 23 BVP-toelichting

24 Filosofie voor 3 fasen Werkwijze om te komen tot voornemen tot gunning Werkwijze voor de onderbouwingsfase (definitieve gunning) Werkwijze om in de uitvoering met elkaar te werken FASE 1 Deel 1 Aanbesteding Bepalen EMVI FASE 2 Deel 2 Aanbesteding Onderbouwingsfase FASE 3 Uitvoering 24 BVP-toelichting

25 De filters Tijd Kwaliteit van de gegadigden Filter 1 Filter 2 Filter 3 Filter 4 Filter 5 Filter 6 Past Prijs Interviews Bepalen Onderbouwing - Wekelijkse Prestatie- performance EMVI Rapportage onderbouwing, Risico- -& kansendossier 1 2a 2b 3 EMVI gunning WR en DR Onderbouwings Award voerings- fase fase Pre- Selectie-, inschrijvings- en beoordelingsfase Uit- Uitfase 2011, Arizona State University, PBSRG 25 BVP-toelichting

26 Dominante informatie Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs de blinde het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Scenario 1 Scenario 2 Vraag: Bij welk scenario, scenario 1 of scenario 2, is het gemakkelijker / hoeven we de minste tijd te besteden om de meest groene leverancier te onderscheiden? 26 BVP-toelichting

27 27 BVP-toelichting

28 Casus Een ziekenhuis met 5 vestigingen en 600 medewerkers gaat van koffieleverancier verwisselen. De vestigingen kennen een bezettingsgraad van 60% en hebben gemiddeld 3000 bezoekers per dag. De opdracht is een all-in servicecontract voor 5 jaar met een budget van 80K p/j, met mogelijkheid tot verlenging met telkens 1 jaar. De doelstellingen zijn 1) zo laag mogelijke levensduurkosten 2) zo hoog mogelijke gebruikerstevredenheid 3) zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de apparaten 4) zo duurzaam mogelijk 5 leveranciers dingen mee naar de opdracht. Jij bent daar 1 van. Vraag: Benoem opdrachtgeversrisico s: wat kan er misgaan? 28 BVP-toelichting

29 Minimaliseren van risico s Geef toe dat je als opdrachtgever niet alles weet en niet op de hoogte bent van de beste manier, de details en de risico s (daar heb je immers de experts voor!) Vraag hen die zeggen expert te zijn hoe zij het weten Vraag hen om het project van het begin tot het eind te plannen en de risico s (met name de risico s die ze zelf niet kunnen beheersen) te minimaliseren Het gaat om het minimaliseren van risico s: niet om het verplaatsen ervan! 29 BVP-toelichting

30 Ik en zij Wij Risico s Risico s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer 2011, Arizona State University, PBSRG 30 BVP-toelichting

31 Ik en zij Wij Risico s Risico s Overige risico s Overige risico s Risico s ON 31 BVP-toelichting

32 Aandachtspunten inlichtingen Geen dialoog Verhelderen doelstellingen/klantwaarde Individueel, tenzij Geen risico s/kansen, beheersmaatregelen bespreken Inschrijver maakt zelf een inschatting van benodigde activiteiten 32 BVP-toelichting

33 Het risicodossier 33 BVP-toelichting

34 Inhoud en beoordeling Risicodossier OG Beschrijving belangrijkste risico s Waarom gepercipieerd risico (bedreiging projectdoelstellingen)? Maatregel om risico te minimaliseren met onderbouwing van effectiviteit maatregel Zo veel mogelijk verifieerbare prestatie-informatie! Nb: maatregel risicobeheersing zit in prijs en kost niet significant veel geld Wat als het risico toch optreedt? 34 BVP-toelichting

35 Kwaliteitsonderbouwing 35 BVP-toelichting

36 Kwaliteitsonderbouwing Vergelijkbaar met risicodossier Opdrachtnemer, Project Capability, Scopedocument, namelijk: Tonen van expertise in realiseren Vraagspecificatie Bewering = de aangeboden prestatie Doel: Optimaal aantonen op welke wijze de inschrijver de Werkzaamheden zoals deze voortvloeien uit de Vraagspecificatie daadwerkelijk gaat leveren, waarbij de prestatie*, gelet op de projectdoelstellingen, resulteert in het optimaal realiseren van het Project. *Prestatie kan zijn: werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc. 36 BVP-toelichting

37 Kansendossier 37 BVP-toelichting

38 Kansendossier Kansen zijn (beheers)maatregelen die waarde toevoegen aan de projectdoelstellingen Beschrijf kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de projectdoelstellingen Op welke wijze wordt RWS er beter van? Zo veel mogelijk verifieerbare prestatieinformatie! Kansen zijn extra s bovenop de inschrijvingsprijs Kost een beheersmaatregel voor OG-risico veel geld en is het niet standaard onderdeel van de werkwijze? Overweeg dan deze als kans op te nemen 38 BVP-toelichting

39 Aandachtspunten EMVI Anonimisering = geen marketing cq name dropping, niet direct herleidbaar Geen concurrentie op vorm (plaatjes, kleur) Laat zien het project te doorgronden door SMART en projectspecifiek te zijn en je te committeren aan je te leveren prestatie Toon de effectiviteit van je maatregelen aan met verifieerbare prestatieinformatie Houd de dossiers gescheiden > geen kruisverwijzingen 39 BVP-toelichting

40 40 BVP-toelichting

41 Casus Een ziekenhuis met 5 vestigingen en 600 medewerkers gaat van koffieleverancier verwisselen. De vestigingen kennen een bezettingsgraad van 60% en hebben gemiddeld 3000 bezoekers per dag. De opdracht is een all-in servicecontract voor 5 jaar met een budget van 80K p/j, met mogelijkheid tot verlenging met telkens 1 jaar. De doelstellingen zijn 1) zo laag mogelijke levensduurkosten 2) zo hoog mogelijke gebruikerstevredenheid 3) zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de apparaten 4) zo duurzaam mogelijk 5 leveranciers dingen mee naar de opdracht. Jij bent daar 1 van. Vraag: Hoe kun je met goede verifieerbare prestatieinformatie je onderscheiden? 41 BVP-toelichting

42 Anonieme verifieerbare prestatieinformatie Leverancier A: Ik ben marktleider op het gebied van warme drankenvoorzieningen voor patiënten/cliënten, bezoekers en medewerkers met een marktaandeel van ca. 55%. Wij leveren automaten, ingrediënten en toebehoren, technische service en aanvullende dienstverlening voor optimaal beheer. Ons bedrijf is dé toonaangevende koffieleverancier in de particuliere en corporate sector en levert aan meer dan organisaties in Nederland volledige dienstverlening. Bij ons staat de klant op nummer 1! Leverancier B: Ons dienstverleningsconcept Basis+ is speciaal op ziekenhuizen toegesneden en heeft een gebruikerstevredenheid van 7,1 over gescoord. Onze automaten hebben een beschikbaarheidspercentage van 98,5% en storingen worden altijd binnen 5 uur verholpen. Dit concept onderscheidt zich op de lage onderhoudskosten van 250 p/j per automaat (prijspeil 2012). De geleverde koffie heeft het Max Havelaar keurmerk en ons wagenpark bestaat voor 90% uit de zuinigste milieucategorie. 42 BVP-toelichting

43 Risicodossier OG Risico: Door oneigenlijk gebruik vertoont de automaat meer storingen dan verwacht Uitleg: wij gaan uit van een maximale downtime van de automaat van 8 uur per jaar. Omdat gebruikers met eigen mokken/koppen warme dranken uit de automaat halen vertoont de automaat meer storingen dan verwacht. Dit komt bij zorginstellingen gemiddeld bij 35% van de automaten voor. Beheersmaatregel: Bij het plaatsen van de automaten zal een poster worden opgehangen die wijst op de gevolgen van het gebruik van eigen mokken/koppen VPI: Na het ophangen van deze poster ging bij geplaatste automaten het aantal en de duur van storingen met gemiddeld 25% naar beneden (gemeten oktober 2011) 43 BVP-toelichting

44 Kwaliteitsonderbouwing Bewering: Ons dienstverleningsconcept Basis+ levert een optimale bijdrage aan de projectdoelstellingen van de klant Onderbouwing: Ons dienstverleningsconcept Basis+ is speciaal voor ziekenhuizen toegesneden en heeft een gebruikerstevredenheid van 7,1 over gescoord. Onze automaten hebben een beschikbaarheidspercentage van 98,5% en storingen worden altijd binnen 5 uur verholpen. Dit concept onderscheidt zich op de lage onderhoudskosten van 250 p/j per automaat (prijspeil 2012). 44 BVP-toelichting

45 Kansendossier Kans: verhoogde gebruikerstevredenheid door differentiatie in de kwaliteit van de warme drankenvoorziening Maatregel: Op vergaderlokaties en directie-afdelingen is meer behoefte aan hoge kwaliteitkoffie. Wij analyseren de lokaties van de geplaatste automaten en bieden u een gedifferentieerd plan aan met espresso-automaten op de plekken waar daar meer behoefte aan bestaat. Kosten: per automaat zijn de meerkosten hiervan 1500 per jaar. Effect: Verhoogde algemene gebruikerstevredenheid. Bij 3 andere zorginstellingen hebben wij na het doorvoeren van een gedifferentieerd plan een verhoging van de gebruikerstevredenheid van 0,5punt bereikt. 45 BVP-toelichting

46 Voorbeelden van mogelijke VPI % dat een contract verlengd wordt Tijd waarin storingen worden verholpen Beschikbaarheidspercentage van de automaten Aantal seconden dat het duurt om een bakje te bereiden versus gemiddelde Gebruikerstevredenheid over de koffie verdeeld over instant, normaal en bonenkoffie Jaarlijkse smaaktesten door onafhankelijke derde % Klachten die naar tevredenheid binnen 1 week zijn afgehandeld Wekelijkse managementinformatie over gebruik/verbruik Energieverbruik van automaten 46 BVP-toelichting

47 Verifieerbare prestatieinformatie Wat zijn de relevante karakteristieken van een project in relatie tot de projectdoelstellingen? Wat zijn mijn prestaties in deze projecten en in het specifiek op de relevante karakteristieken? Toon je sterke punten in relatie tot de projectdoelstellingen. Een benchmark versterkt de informatie 47 BVP-toelichting

48 Prestatie-indicatoren SMART en simpel Verifieerbaar Meetfrequentie Streefwaarde en bandbreedte Focus op verbetering Minimale inspanning, maximaal resultaat 48 BVP-toelichting

49 Bruikbaar in een volgende aanbesteding Aanbesteding Onderbouwing Uitvoering EMVI Gunning Verifieerbare prestatie-informatie bij inschrijving Plan onderbouwen met verifieerbare prestatieinformatie Meten! Evt. prestatieindicatoren noemen in aanbieding Prestatie-indicatoren ontwikkelen c.q. verfijnen Actie ondernemen wanneer nodig Indien nodig indicatoren verbeteren of veranderen 49 BVP-toelichting

50 Opzet interviews Twee belangrijkste sleutelfunctionarissen: Projectmanager Omgevingsmanager Individueel interview met de sleutelfunctionarissen Vragenlijst interview op basis van beoordeling kwaliteitsdocumenten (risico- en kansendossiers, planning) 50 BVP-toelichting

51 Tijdens de interviews Beoordelingsteam Geïnterviewde mag alleen inschrijving bij zich hebben (zonder aantekeningen) 51 BVP-toelichting

52 Aandachtspunten Interview Interview gaat over doorgronding project en inschrijving, geen beoordeling van vaardigheden of klik Spreek af wie de individuele scores van de interviews kan inzien 52 BVP-toelichting

53 EMVI tabel (1) Criterium Aandachtspunten Doelstelling Opdrachtgever 1a. Risicodossier Opdrachtgever (kwaliteitscriterium) Identificatie belangrijke risico s Effectiviteit beheersmaatregelen SMART Verifieerbare prestatieinformatie Minimaliseren risico s die gealloceerd zijn bij de Opdrachtgever die, gelet op de projectdoelstellingen, bijdragen aan het realiseren van het project (zie Vraagspecificatie paragraaf 1.2.2) 1b. Kwaliteitsonderbouwing (kwaliteitscriterium) 1c. Kansendossier (kwaliteitscriterium) Identificatie effectieve maatregelen voor het behalen van de aangeboden kwaliteit SMART Verifieerbare prestatie-informatie Identificatie belangrijke kansen Identificatie effectieve maatregelen om kansen te benutten SMART Verifieerbare prestatieinformatie Optimaal aantonen op welke wijze de inschrijver de Werkzaamheden zoals deze voortvloeien uit de Vraagspecificatie daadwerkelijk gaat leveren, waarbij de prestatie, gelet op de projectdoelstellingen, resulteert in het optimaal realiseren van het Project. Maximaliseren van kansen om daarmee waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen (zie Vraagspecificatie paragraaf 1.2.2) 53 BVP-toelichting

54 EMVI tabel (2) Criterium Aandachtspunten Doelstelling Opdrachtgever 1d en 1e. Interviews Sleutelfunctionarissen (kwaliteitscriterium) Vertrouwd en consistent met het project en de inschrijving zoals blijkt uit de antwoorden SMART Verifieerbare prestatieinformatie Sleutelfunctionarissen van inschrijver die het project en de inschrijving doorgronden en zich eraan committeren 54 BVP-toelichting

55 rekenblad EMVI 55 BVP-toelichting

56 Beoordelingsproces Stap 1: individueel beoordelen Stap 2: Beoordelingsteam Leden: Procesbewaker 4 beoordelaars 56 BVP-toelichting

57 Scoretabel Behaalde kwaliteitswaarde Bij het beoordelingscijfer 10 wordt de maximale kwaliteitswaarde toegekend. De relatie tussen Beoordelingscijfer en Behaalde kwaliteitswaarde is verder lineair. Onderstaande tabel bevat het overzicht van de beoordelingscijfers met bijbehorende kwaliteitswaarden. Beoordelingscijfer Waardering % van maximale kwaliteitswaarde 10 Zeer goed Goed 50 6 Neutraal 0 4 Ruim onvoldoende Slecht BVP-toelichting

58 Meer info? (2 maandelijkse kennisdelingsbijeenkomst) 58 BVP-toelichting