Kennisdelingsbijeenkomst. Best Value aanpak Onderbouwingsfase. Mark Lorkeers Geert van Stekelenburg Lucas Melis Johannes Hiemstra Wouter Smits

Transcriptie

1 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value aanpak Onderbouwingsfase Mark Lorkeers Geert van Stekelenburg Lucas Melis Johannes Hiemstra Wouter Smits

2 Onderwerp van vandaag: Onderbouwingsfase Voorbereidingsfase Beoordelingsfase Onderbouwings fase Uitvoeringsfase 2 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

3 Programma Inleiding Wat is de onderbouwingsfase? Introductie van het project Organisatie Rasenberg Pauze Leerervaringen Afronding 3 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

4 Inleiding 4 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

5 Introductie Wie is wie? Rasenberg: Mark Lorkeers (projectmanager) : Geert van Stekelenburg (projectmanager) : Lucas Melis (manager projectbeheersing) Best Value adviseurs: Johannes Hiemstra & Wouter Smits Doel kennisdelingsbijeenkomst Delen van kennis en ervaringen over de onderbouwingfase Doorgronden van functie onderbouwingsfase en operationeel maken voor eigen projecten 5 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

6 Wat is de onderbouwingsfase? 6 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

7 De filters Tijd Kwaliteit van de gegadigden 1 2a 2b 3 EMVI gunning WR en DR Pre - Selectie -, inschrijvings - en beoordelingsfase Uit - Award voering fase Filter 1 Past Filter 2 Prijs, Filter 3 Interviews Filter 4 Bepalen Filter 5 Pre - award Filter 6 Wekelijkse performance Risico - & kansen - dossier (2 x 2 A4) EMVI Rapportage Final - Rating 2011, Arizona State University, PBSRG 7 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

8 Inbedding onderbouwingsfase Fase vóór definitieve opdrachtverlening Principes aanbestedingsrecht gelden, is wel 1-op-1 situatie Aanpassing prijs, planning of onderhandeling niet toegestaan Mogelijkheid voor verduidelijking van inschrijving = onderbouwingsfase Tijdens Alcatel alleen trainingen, geen projectactiviteiten 8 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

9 Proces onderbouwingsfase Wanneer welke producten? Contactmomenten? Relatie met filosofie Best Value 9 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

10 Wanneer is het een succes? Prestatie transparant KPI s gecreeerd Afbakening scope Scherp inzicht in risico s Opdrachtgever en beheersplan Processen ON inzichtelijk en afgestemd met processen OG OG weet wanneer communiceren /beslissingen nemen 10 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

11 Rolopvatting beoogde ON en RWS Omslag van OG in de lead naar ON die tempo bepaalt OG faciliteert, observeert, luistert, stelt vragen, verschaft informatie ON initieert, coordineert, analyseert (waardeoordeel!) Eerst een plan, dan luisteren, dan praten 11 Kennisdelingsbijeenkomst Best

12 Proces op hoofdlijnen Onderbouwingsfase Gunningsbeslissing Training onderbouwingsfase Startbijeenkomst (kick-off meeting) Iteratieslagen Reviewmeeting (go/no go beslissing) Award meeting Opdrachtverstrekkuing 12 Kennisdelingsbijeenkomst Best

13 Door beoogd ON in te dienen producten 1. Notitie verifieerbare prestatie-informatie 2. Dag-tot-dag planning onderbouwingsfase 3. Planning uitvoering 4. PMP 5. KPI s voor OG en ON 6. Risicoregister gekoppeld aan WBS, geprioriteerd 7. In/out (wat zit er niet in de scope van ON) 8. Aannames/uitgangspunten 9. Concept termijnstaat 10.WR inclusief mijlpalenplanning 13 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

14 Geleerde lessen Beoogd ON heeft de opdracht al! Onderbouwingsfase is het preplannen van de opdracht, niet het uitvoeren ervan! Meer detail verwacht bij toprisico s en processen in eerste fase van de opdracht Beoogd ON doet er goed aan zelf BV-expertise in te huren ON in de lead is een gezamenlijk leerproces 14 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

15 Wekelijkse Rapportage (WR) Oefenen met de WR 15 Kennisdelingsbijeenkomst Best

16 Directeurenrapportage (DR) Management by exception 16 Kennisdelingsbijeenkomst Best

17 De onderbouwingsfase is ter bescherming van de Opdrachtnemer! 17 Kennisdelingsbijeenkomst Best

18 Project 18 Kennisdelingsbijeenkomst Best

19 Ontwerpen en uitvoeren van de Verhoging Julian J. Ewellbrug (A50 te Veghel) 19 Kennisdelingsbijeenkomst Best

20 Project Brabantse Kanalen Zuid-Willemsvaart Omlegging Zuid-Willemsvaart Maas - Den Dungen Opwaardering Zuid-Willemsvaart Den Dungen - Veghel Vervanging Sluizen 4, 5 en 6 (gereed) Vervanging Sluizen 10 t/m 13 (gereed) Verhoging brug A50 te Veghel Wilhelminakanaal Verbreden kanaal, bouw nieuw sluiscomplex Tilburg Maas - Den Dungen Den Dungen - Veghel Sluizen 4, 5, 6 Sluizen 10, 12 Wilhelminakanaal 20 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

21 Hoofddoelstelling Hoofddoelstelling van Brabantse Kanalen: Betere bereikbaarheid Zuid Oost Brabant over water! Voldoende bevaarbaarheid en bereikbaarheid voor de scheepvaart (klasse IV, 3-laags containervaart) waarbij een vlotte doorstroming van de scheepvaart mogelijk wordt gemaakt. 21 Kennisdelingsbijeenkomst Best

22 Ligging Julian J. Ewelbrug 22 Kennisdelingsbijeenkomst Best

23 23 Kennisdelingsbijeenkomst Best

24 Selectie van partijen 9 inschrijvers na voorselectie (omzet, ervaring, referenties) Via natuurlijke selectie naar 7 partijen Via beoordeling naar 1 partij Interviews Beoordeling dossiers Gecombineerd eindcijfer Ranking: hoogste kwaliteit Een na laagste prijs 24 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

25 Contractzaken - Planning / alternatieve planning Planning OG Alternatief OG Inschrijvingsfase Startbijeenkomst Indienen inschrijvingen Beoordelingsfase Aanbesteding Beoordeling en t/m t/m interviews Onderbouwingsfase Voornemen tot gunning (gunningsbeslissing) Pre-awardtraining, kick-off-, stakeholders- en awardmeeting Gunning (opdrachtverlening) e.v e.v BOUWVAK 6 WEKEN 25 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

26 Houding en gedrag team RWS Hoe ga ik me opstellen naar de beoogd ON? Welke vragen ga ik stellen? En hoe? Doorvragen? Aanspreken op, samenwerking, controle Volledige eerlijkheid en transparantie Realistische verwachtingen: een expert lost alle problemen op Beoogd ON aan het stuur Hoeveel wil je weten? Dominante informatie! 26 Kennisdelingsbijeenkomst Best

27 Organisatie 2 interne Opdrachtgevers: Regiodirecteur en GPO (voorheen DI) Back-office: GPO (DI), CIV (DID), WVL (DVS), ZN (DNB) Projectteam (IPM): Contractmanagement Omgevingsmanagement Technisch Management Projectbeheersing Projectmanagement Best Value team: Adviseur voor zowel beoogd ON als OG Uitsluitend advies op proces en nooit op projectinhoud Verzorgen trainingen en coaching Intensieve betrokkenheid in onderbouwingsfase en daarna laagintensief contact via de Wekelijkse Rapportage 27 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

28 Keuzes projectaanpak RWS Projectteamleden OG waren vrijgemaakt voor deze fase Projectteamleden namen inhoudelijke beslissingen Backoffice was georganiseerd (adviseurs), korte lijnen Directe lijnen met counterparts; formele lijn via CM Transparantie Korte doorlooptijden; enkele dagen Volledig commentaar; nadeel soms veel en gedetailleerd, wel geprioriteerd in: Showstoppers (wel/niet award meeting) Risico s Niets aan de hand 28 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

29 Organisatie Opdrachtnemer 29 Kennisdelingsbijeenkomst Best

30 Onderbouwingsfase Rasenberg in detail plannen welke prestatie ON en OG in uitvoering gaan leveren Hoe deze prestatie gemeten gaat worden Inhoud te organiseren meetings, te produceren documenten Organisatie benodigd Inhuur expertise Leunen op BV adviseur OG Rol ON? 30 Kennisdelingsbijeenkomst Best

31 Oranjewoud nv Strukton Groep nv Strukton Civiel bv Cluster Projecten Cluster Wegen Cluster Beton Cluster Internationaal Strukton Civiel Projecten Reef Infra Ooms Civiel Rasenberg Infra Strukton Milieutechniek Grondbank Nederland Colijn beheer bv Strukton Civiel Zuid-Oost bv Strukton Infratechnieken Strukton Prefab beton Strukton Immersion Projects Strukton Civil International Onderdeel van Strukton Civiel 31 Kennisdelingsbijeenkomst Best

32 RASENBERG INFRA RASENBERG WEGENBOUW B.V. ROB B.V. ROB Deelnemingen: ROS BV Van Rens Mobiliteit DRUCON RASENBERG WEGENBOUW B.V. CENTRALE PROJECTEN REGIO ZUID-WEST REGIO ZUID-OOST ASFALT PRODUCTIE VERWERKING KWALITEITSDIENST Onderdeel van Strukton Civiel 32 Kennisdelingsbijeenkomst Best

33 Onderdeel van Strukton Civiel 33 Kennisdelingsbijeenkomst Best

34 Leerervaringen 34 Kennisdelingsbijeenkomst Best

35 Startbijeenkomst (kick-off meeting) Plan van aanpak, te presenteren aan OG en interne stakeholders Inschrijving, geïdentificeerde risico s en planning pre award fase ON bepaalt moment indienen documenten Bekend maken doorlooptijd verificatie en het tijdstip van het bekendmaken van de verificatie ON Interne stakeholders OG Review meeting toevoegen Commitment OG Kennismaking teams RWS en Rasenberg ON in de lead gelaten voor organisatie kick-off Onderdeel van Strukton Civiel 35 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

36 1. Notitie prestatie-informatie ON Bewijs geleverde prestatie Dominante informatie OG De vraagstelling van OG aan ON om dominante informatie in de dossiers op te nemen is zeer ruim te interpreteren en levert niet de gewenste verifieerbare informatie op Voorbeeld: De vijzels beschikken over een overcapaciteit van 20% (waar uit 17 jaar ervaring blijkt dat 10% voldoende is) Onderdeel van Strukton Civiel 36 Kennisdelingsbijeenkomst Best

37 2. Dag-tot-dag planning onderbouwingsfase ON Onbekendheid inhoud documenten Beschikbaarheid OG, diverse rollen Tijd benodigd voor verificatie en terugkoppeling bevindingen Wel degelijk regel voor regel commentaar vanuit OG Ontwikkelen samenwerkingsafspraken Duur pre award versus gestanddoeningstermijn OG ON heeft tijd nodig om op gang te komen. OG heeft informatie voorsprong / ON heeft informatie achterstand - Op dag 1 starten is een illusie 8 weken was ambitie OG voor na + specifiek voor dit project Zijn de verwachtingen van de onderbouwingsfase duidelijk? Doorlopend leerproces voor OG en ON Onderdeel van Strukton Civiel 37 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

38 3. Planning uitvoering ON Conform eis PL110, noodzaak? Acties OG opnemen Beheersmaatregelen grootste risico s opnemen OG Iteratief proces Elke keer een duidelijke verbeterslag (oa. koppelingen termijnstaat en WBS) Planning was erg gedetailleerd, kan ook meer op hoofdlijnen Onderdeel van Strukton Civiel 38 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

39 4. PMP ON Conform eis PM120 Compleet PMP, noodzaak? Belangrijkste processen? (LEAN) Relatie (ISO)systeem certificaat OG Heeft meeste aandacht gevraagd van OG KMS is basis voor PMP en moet dus staan als een huis! Grote stap van eerste versie naar laatste versie; van algemeen naar projectspecifiek Toegevoegde waarde bespreken tussentijdse versies Indeling opmerkingen OG rood, oranje en groen Vertrouwen in PMP is basis voor gunning Parallel los van BVP, maar wel omdat het BVP is - escalatie naar directieniveau (leverde erg veel op) Beheersmaatregel: aanvullend DMP SE na gunning Wat is een PMP op hoofdlijnen? Onderdeel van Strukton Civiel 39 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

40 5. KPI s ON Waar ben je goed in? OG doelstellingen en bedrijfsdoelstellingen Beheersing belangrijkste risico s OG Lead lag duidelijk bij ON Aanpassing van 1 KPI afhandelen VTW s door OG naar 2 KPI s 1. van ongewenste gebeurtenis naar VTW 2. van VTW naar wijziging Discussie over het feit is verplaatst van nr. 2 naar nr. 1 Onderdeel van Strukton Civiel 40 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

41 6. Risicoregister ON Conform eis RM110: Compleet risicoregister, risico s gekoppeld aan WBS Wat zijn de belangrijkste risico s i.r.t. bedreigingen project Alle door OG en stakeholders aangedragen risico s, inclusief risico s ON: Raad de oorzaak Uitwerkingsniveau risico s Technische risico s uit RI&E? OG In eerste instantie koppeling per risico aan bijbehorende categorie, later ook aan WBS Is gedaan en heeft duidelijke voordelen Onderdeel van Strukton Civiel 41 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

42 7. In/out-lijst ON Inclusief aannames en uitgangspunten aanbieding Zwart/wit Structuur WBS aanhouden OG Aanpak op basis van objectenboom werkte niet (zwart/wit) Aanpak op basis van risicodossier werkte wel (nuancering) Je kunt niet een object buiten scope definiëren, wel een risico Je kunt binnen een object met behulp van risico s de grens van verantwoordelijkheid duidelijk markeren Document heeft voor projectteam nog niet de meerwaarde die het zou moeten hebben. Nog te veel grijze gebieden. Echter geen verhoogd risico voor OG. Onderdeel van Strukton Civiel 42 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

43 8. Aannames/uitgangspunten ON Is opgenomen in de In/out lijst OG Is opgenomen in de In/out lijst Onderdeel van Strukton Civiel 43 Kennisdelingsbijeenkomst Best

44 9. Concept termijnstaat ON Conform vraagspecificatie 2 paragraaf Enkel betaling op fysiek product OG Iteratief tot stand gekomen; duidelijke verbeterslagen Laag risicoprofiel voor OG Onderdeel van Strukton Civiel 44 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

45 10. WR inclusief mijlpalenplanning ON SMART omschrijving ongewenste gebeurtenis Beheersing (tussen)mijlpalen OG Oefenen in onderbouwingsfase werkt positief om verwachtingen helder te krijgen en de kinderziektes eruit te halen Oefenen met meerdere personen ivm vervanging bij afwezigheid Acceptatietermijnen meenemen in de bepaling van de mijlpalen Onderdeel van Strukton Civiel 45 Kennisdelingsbijeenkomst Best

46 Samenvatting aanpak ON Onderdeel kick off meeting Presenteren verkeersfasering op hoofdlijnen Vastklikken weekend OG Er is geen apart praatplaatje opgeleverd Onderdeel van Strukton Civiel 46 Kennisdelingsbijeenkomst Best

47 Award meeting ON Review meeting: check documenten Award meeting: plan van aanpak, KPI s, visie samenwerking (V s) Van beoogd ON naar ON OG Review meeting heeft zeker toegevoegde waard, verkort wel doorlooptijd. Award meeting: ging vooraf wel druk van uit, deadline. Award meeting: feestelijke afsluiting. Onderdeel van Strukton Civiel 47 Kennisdelingsbijeenkomst Best

48 Onderbouwing kansen ON Conform aanbieding (dominante info en relatie doelstelling) Verificatie stakeholders OG Onderbouwing moest nog intern getoetst worden, kansen bleken in enkele gevallen door RWS niet als kans gehonoreerd. 2 van de 6 aangeboden kansen zijn gehonoreerd. Onderdeel van Strukton Civiel 48 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

49 2 belangrijkste leerervaringen 1. Door een open houding is kennis- en/of informatieachterstand niet onoverkomelijk 2. De concretiseringsfase zoals wij hier doorlopen hebben heeft geleid tot diepgang in de geproduceerde documenten én wederzijds vertrouwen in de samenwerking. Hiermee wordt een goede start van het project geborgd. Onderdeel van Strukton Civiel 49 Kennisdelingsbijeenkomst Best

50 Onderdeel van Strukton Civiel 50 Kennisdelingsbijeenkomst Best

51 Vragen? Discussie! 51 Kennisdelingsbijeenkomst Best

52 Backup 52 Kennisdelingsbijeenkomst Best

53 Marktstructuur Hoog III. Onderhandeld bod Minimale concurrentie Klant onderhandelt met leverancier II. Best Value (leverancier in de lead) Klant gunt op prijs en prestatie/kwaliteit Leverancier gebruikt planning, risicomanagement en kwaliteitssysteem om afwijkingen te monitoren Prestatie Lange termijn IV. Instabiele markt Klant controleert kwaliteitssysteem leverancier Expertise en professionaliteit I. Laagste prijs (klant in de lead) Verkeerde zijde aan het woord Management, directie, controle Geen transparantie Win-lose Laag Concurrentie Lage winstmarge Hoog 2012, Arizona State University, PBSRG 53 Kennisdelingsbijeenkomst Best

54 Houding en gedrag Hoe ga ik me opstellen naar de beoogd ON? Welke vragen ga ik stellen? En hoe? Doorvragen? Aanspreken op, samenwerking, controle Volledige eerlijkheid en transparantie Realistische verwachtingen: een expert lost alle problemen op Beoogd ON aan het stuur Hoeveel wil je weten? Dominante informatie! 54 Kennisdelingsbijeenkomst Best

55 Werkwijze risicogesprekken Beoogd ON identificeert waar informatie ontbreekt en waar OG een activiteit moet ondernemen Beoogd ON identificeert risico s, aannames/uitgangspunten, beheersmaatregelen, te verwachten prestaties OG OG identificeert benodigde informatie, stelt vragen (zie je een risico in F&F) en benoemt witte vlekken Power of small groups! 55 Kennisdelingsbijeenkomst Best

56 Werkwijze review documenten OG Iteratieve slagen in de review, tussendocumenten worden alleen IPM-leden en BVP-team voorgelegd CM filtert reviewcommentaar alvorens door te zetten naar ON Reviewcommentaar bundelen naar abstract niveau en gericht op zorgen en risico s. Detailcommentaar in bijlage. ON hoeft niet regel voor regel op detailcommentaar terug te koppelen (wel op het abstracte reviewcommentaar) Einddocument gaat naar alle betrokken projectmedewerkers ter review 56 Kennisdelingsbijeenkomst Best

57 OG ON processen SCB WR Prestatiemeten KPI s 57 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS 18 april 2013

58 Systems Engineering als hulpmiddel (1) Doel: op nader detailniveau onderbouwen dat inschrijving voldoet om tot een integraal uitgewerkt plan te komen. overzicht/structuur vanuit meerdere perspectieven Traceerbaar en transparant 58 Kennisdelingsbijeenkomst Best

59 Systems Engineering als hulpmiddel (2) Planning Kosten Processen Risico s Beheersmaatregelen Kansen Aannames KPI PMP PMP PMP PMP CBP CBP CBP CBP CBP CBP CBP CBP CBP WP WP CBP CBP CBP 59 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

60 Deelproject Verhoging A50 - Doelstellingen Het op een gecontroleerde en betrouwbare wijze verhogen van de Julian J. Ewellbrug te Veghel ten behoeve van het geschikt maken van de Zuid-Willemsvaart voor scheepvaartklasse IV, drie-laags containervaart van de Maas tot Veghel. Deze projectdoelstelling dient gerealiseerd te worden: waarbij de hinder voor de (vaar)weggebruiker en woon- /werkomgeving zo veel mogelijk wordt beperkt; met een oplevering van het Werk uiterlijk op 10 december 2014; met een zo efficiënt mogelijke inspanning van Opdrachtgever gedurende de gehele levenscyclus; tegen zo laag mogelijke levensduurkosten (LCC-kosten) binnen het beschikbare aanlegbudget ( excl. BTW, incl. kansen). 60 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

61 Geschiedenis Gebouwd door in samenwerking met Ballast Nedam / Grootint Ontwerp Uitvoering Ontwerpend architect; Hans van Heeswijk architecten Architectonisch: Verlopende hoogte en breedte van de brug (vleugelprofiel) leidt tot visueel zeer slank uiterlijk Combinatie staal en beton= slank bouwen Deze combinatie is een impuls om toepassing van staal & beton in Nederland te stimuleren. 61 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

62 Projectscope De Werkzaamheden van de Verhoging van de Julian J. Ewellbrug omvatten globaal o.a. : Verhogen van de vaste brug Verhogen van de landhoofden en de tussensteunpunten Aansluiten van de aansluitende wegvakken op de te verhogen vaste brug Aansluiten van de noordoostelijke afrit en de noordwestelijke toerit Verleggen / aanpassen van kabels en leidingen en verkeerssystemen Aanpassen wegmeubilair aan de nieuwe situatie De volgende Onderhoudswerkzaamheden dienen binnen dit contract te worden uitgevoerd: Vervangen asfaltverharding op de brug Vervangen voegovergangen alle wegvakken Vervangen asfaltverharding afrit noordoost en oprit noordwest voor wat betreft de delen die niet aangepast dienen te worden ten behoeve van de Werkzaamheden ten behoeve van de verhoging van de brug 62 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

63 Contract Inschrijving en Beoordeling Design & Construct niet openbare procedure Best Value Procurement (aansluitende training) Focus op doelstellingen Opdrachtgever U bent de expert Aanbieden van kansen- en risicodossier Interviews met projectmanager en omgevingsmanager Tijdens gunningsfase: hoofdlijnen Pre-awardfase: details Na aanbesteding: wekelijkse rapportage 63 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

64 Opzet onderbouwingsfase Aanvang: verzenden gunningsbeslissing Verifiëren van prestatie-informatie in de inschrijving Interne risicosessie OG mede op basis van OG risico s andere inschrijvers Kickoff: presentatie initiële plannen beoogd ON Coördinatie met interne stakeholders Review meeting Award meeting en opdrachtverlening 64 Kennisdelingsbijeenkomst Best Value@RWS

65 Team RWS Projectteam (IPM): Contractmanagement Omgevingsmanagement Technisch Management Projectbeheersing Projectmanagement Best Value team: Adviseur voor zowel beoogd ON als OG Uitsluitend advies op proces en nooit op projectinhoud Verzorgen trainingen en coaching Intensieve betrokkenheid in onderbouwingsfase en daarna laagintensief contact via de Wekelijkse Rapportage 65 Kennisdelingsbijeenkomst Best