Minder gedoe over geld? NU DOEN! Alex van Middelkoop Kees van der Werff Ansel Velthof / Peter Bouwman 6 december 2017

Transcriptie

1 Minder gedoe over geld? NU DOEN! Alex van Middelkoop Kees van der Werff Ansel Velthof / Peter Bouwman 6 december 2017

2 Welkom! Een vraag vooraf: Wat zijn jullie ervaringen en meningen wat betreft prijsvorming in aanbestedingsland? Denk en schrijf mee: Welke kansen en risico s zien jullie bij onze aanpak, bezien uit jullie eigen dagelijkse praktijk?

3 De bedoeling LEREN Optimale samenwerking tussen Rijkswaterstaat en marktpartij Maximale klantwaarde Werken vanuit de bedoeling Eerlijk geld voor eerlijk werk

4 Aanbesteding Project DOEN Aanmelding: X gegadigden Pre-kwalificatie: 5 Gegadigden Nadere selectie: 3 Gegadigden Pre-award: 1 Gegadigde Definitieve Gunning TFU TFU Fase 1 Pre-kwalificatie op basis van: Geschiktheidseisen Uitsluitingsgronden Visiedocument en prestatieonderbouwing Wie kan het werk uitvoeren en past qua visie bij DOEN? Fase 2 Nadere selectie op basis van: Assessment op samenwerking Wie is de beste samenwerkingspartner voor DOEN? Fase 3 Concurrentiegerichte dialoog. Voorlopige gunning op basis van: Inschrijving: - klantbehoefte - PvA s fase 4 - prestatieonder-bouwing Wie kan het beste de klantbehoefte doorgronden, vertalen en waarmaken en beprijzen? Fase 4 - Samen scope verfijnen (engineering) met de klant - Prijsvorming - Samen schrijven contract met afspraken over samenwerking, hoe omgaan met risico s, etc. Trechtering naar 1 partij Samenwerking o.b.v. gelijkwaardigheid

5 Samen prijs bepalen Prijsvorming na voorlopige gunning o.b.v. open boek mag dat ook? Geen concurrentie, wel eerlijke prijs. Eerlijk Geld voor Eerlijk Werk Transparantie bij prijsvorming Toets door Kostendeskundigen Prijsvorming samen met klant, Combinatie NU en Projectteam DOEN hoe ging dit in de praktijk?

6 De basis is? Vertrouwen, transparantie en acceptatie - elkaar leren kennen.

7 Hoe ging dat in de praktijk? Start: Blanco vel. Doel: Robuuste, eerlijke raming o.b.v. juiste waarde afweging klant Context: Krappe planning, scrums, gedragen aannames, renovatie staat gelijk aan onzekerheid. Normaliter: Raming sluitstuk. Nu: afweegkader voor klant en vooruitlopend op ontwerpproces. Iteratie. Sluitstuk: Toetsen RWS en Combinatie NU. Objectief toetsen.

8 Wat zijn jullie ervaringen en wat doen jullie in deze richting?

9 Dilemma s Wanneer klik je de raming vast en wordt dit de aanneemsom (Fase 4)? Door ontwerptraject wat parallel loopt en itereert met o.a. raming, blijf je bijstellen Ontbreken van duidelijke kaders in de vorm van expliciete klantwaarde en een budget. klant weet wat hij wil als hij iets heeft om te kiezen Concreet maken of kwantificeren van klantwaarde bleek soms lastig, waardoor moeilijk een voorstelling mee te geven was Hoe transparant mag je zijn, tussen OG-ON en tussen projectteam? Prijsvorming samen is niet vanzelfsprekend, zeker niet zonder steun Geld is een gevoelig onderwerp, dus draagvlak en dezelfde vertrouwensbasis bij achterban en directie nodig

10 Dilemma s (2) Projectteam DOEN (RWS) is in transparantie meegenomen in de totstandkoming van AKWR. Twee culturen in ramingsmethodiek, RWS (procesmatig) en Combinatie NU (ervaring en onderbuik). Vastlegging van SCRUM s/keuzes/besluiten werd zorgvuldig gedaan, maar soms ook zonder context. Welke dilemma s komen jullie tegen bij prijsvorming tijdens een tender of in de uitvoering?

11 Verwachtingen en geleerde lessen Verwachting: Niet vooraf de goedkoopste prijs, wel de meest realistische. Een ruimer jasje zorgt voor meer ruimte bij tegenvallers en minder neiging tot prijsverruiming door VTW s Minder discussie tijdens uitvoering door beter begrip en gemaakte afspraken. Samen het traject van ontwerpen en prijsvorming doorlopen leidt tot meer begrip, vertrouwen en minder achterdocht. Samen doorleven wat wel/niet in de prijs zit a.d.h.v. concrete voorbeelden werkt hierbij goed In de uitvoering blijkt dat uitgangspunten raming en aannames de juiste basis legt voor scopegesprekken Zorg dat prijs volgend is op prijs/kwaliteit-afwegingen in het ontwerp, de risicoverdeling en overige afspraken. Dan pas weet je zeker dat de prijs reëel is en of de oplossing ook de gewenste klantbehoefte oplevert Ofwel: Dan pas weet je of sprake is van eerlijk geld voor eerlijk werk Zorg dat je samen vooraf goed bedenkt hoe je de klant in staat kunt stellen om prijskwaliteitafwegingen te maken. De totale gevolgen van de keuze voor prijs, hinder, risico s en planning zijn niet op elk moment in de tijd in beeld. Hoe kan de klant hierin een keus/afweging maken? Deel de verwachtingen rondom een afweging ook met de klant en zorg dat duidelijk is wat wel en niet inbegrepen is bij genoemde bedragen.

12 Don t try this at home! DOEN is geen nieuwe manier van aanbesteden/werken voor alle projecten van RWS! Pas het DOEN-gedachtegoed alleen toe als je hier als team en achterliggende organisatie ook volledig achter staat - Volledige transparantie is geen vanzelfsprekendheid. Blijf kritisch op deze werkwijze, maak het organisatie/project specifiek wanneer je het toepast prijsvorming op deze wijze is erg intensief en kost tijd. Wat kunnen we sowieso toepassen: Meer vertrouwen, regelarmer werken? Houding en gedrag, meer transparantie en dialoog? Meer ruimte om vroeg te gaan bouwen aan begrip en relatie?

13 Laatste vraag? Kunnen we elkaar helpen?