Best Value Procurement

Transcriptie

1 Best Value Procurement januari 2012 Wiebe Witteveen BVP-kernteam Dienst Infrastructuur

2 Wie zou het werk beter moeten kennen, de klant of de leverancier?

3 Wie zou er meer aan het woord moeten zijn en wie zou er meer moeten luisteren?

4 Best Value Andere factoren dan alleen prijs beschouwen Vele soorten Best Value processen

5 Verschil Best Value PIPS Draagt risicomanagement en de lead over aan de beste presterende aanbieder Minimaliseert gebruik van expertise/besluitvorming van opdrachtgever Opleveren (eind)product: best value aanbieder dicteert wat wordt aangeboden en niet de klant

6 Oprichten van een schaatsploeg

7 Hoe herkennen we een goede schaatsploeg?

8 Het gebruik van expertise! (het oprichten van een schaatsploeg ) Scenario A Huur schaatsploeg in en: Vertel hun hoe hun trainingsschema s eruit moeten zijn Welke trainingsmethodes ze moeten gebruiken Welke wedstrijden ze moeten starten Vertel hun hoe ze hun team moeten samenstellen Vertel hun dat het best sneller kan Vertel hun dat het goedkoper kan Huur anderen in om de het team te vertellen hoe ze succesvol kunnen zijn Scenario B Huur een zeer ervaren team in en laat hun de route naar olympisch succes bepalen

9 Supply Chain: werken in silo s Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients 30K Foot Level Technical Details 2011, Arizona State University, PBSRG

10 BVP - Lean in de keten Uw leveranciers U zelf Uw klanten 1. Best Value Procurement Operational Best Value Sales Excellence / Klanten Winnen Lean Production Creëren van toegevoegde waarde in de keten: 1. Betere aansluiting van uw leverancier op uw processen, verlaging totale kosten door reductie transactiekosten 2. Betere kwaliteit tegen lagere kosten in uw eigen processen 3. Concurrentievoordeel door betere aansluiting van uw producten en diensten op de processen van uw klanten 2011, Scenter 10

11 Wetten = = Verleden Nu Toekomst 100% Wetten 100% Wetten 100% Wetten Wetten worden niet gemaakt; ze worden ontdekt , Arizona State University, PBSRG

12 Een gebeurtenis Initiele condities Wetten Tijd Finale condities Wetten 2011, Arizona State University, PBSRG

13 Het nemen van beslissingen veronderstelt verschillende uitkomsten? Gebeurtenis Tijd 2011, Arizona State University, PBSRG

14 Gebeurtenissen zijn niet random!! Gebeurtenis Tijd 2011, Arizona State University, PBSRG

15 Wordt het resultaat er beter van? Moet een coach tijdens een wedstrijd de schaatser controleren?

16 De leercyclus Waarnemen Veranderen 100% Information Verwerken Toepassen 2011, Arizona State University, PBSRG

17 Industry Structure High Performance III. Negotiated-Bid Owner selects vendor Negotiates with vendor Vendor performs IV. Unstable Market II. Value Based Best Value (Performance and price measurements) Quality control and quality assurance I. Price Based Specifications, standards and qualification based Management, direction, and control Decision making Technical expertise on client s side Low 2011, Arizona State University, PBSRG Perceived Competition High

18 Prestatie Risico Prestatie Risico Invloed van bepalen minimale standaard Hoog Laag Hoog De maximale prestatie die ik ga leveren Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog 18 Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens 2011, Arizona State University, PBSRG

19 Ik en zij Wij Risico s Risico s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer , Arizona State University, PBSRG

20 Verschil Laagste prijs/traditioneel Verkeerde persoon praat Besluitvorming aan twee kanten Perfecte voorspelling toekomst Experts mogen niet nadenken OG vertelt de ON wat te doen en hoe het te doen. Best Value (efficient) OG zegt wat hij wil Leveranciers vertellen wat hij kan krijgen 2011, Arizona State University, PBSRG

21 Paradigmaverandering Transfer van risico s en verantwoordelijkheid naar de opdrachtnemers High III. Negotiated-Bid Owner selects vendor Negotiates with vendor Vendor performs II. Value Based Best Value (Performance and price measurements) Quality control Identificeer oorzaak van afwijkingen Performance IV. Unstable Market Contractor minimizes risk I. Price Based Specifications, standards and qualification based Management & Inspection Leveranciersprestatie ook bepaald door risico s die ze niet beheersen Low Perceived Competition Client minimizes risk High WR/risicodossier is een indicator van prestatie

22 Filosofie voor 3 fasen Werkwijze om te komen tot voornemen tot gunning Werkwijze voor de pre-awardfase (definitieve gunning) Werkwijze om in de uitvoering met elkaar te werken FASE 1: Vinden beste inschrijving FASE 2 Pre-award FASE 3: Uitvoering 22

23 De filters Tijd Kwaliteit van de gegadigden 1 2a 2b 3 EMVI gunning WR en DR Pre- Selectie-, inschrijvings- en beoordelingsfase Uit- Award voering fase Filter 1 Past Filter 2 Prijs, Filter 3 Interviews Filter 4 Bepalen Filter 5 Pre-award Filter 6 Wekelijkse performance Risico- & kansendossier (2 x 2 A4) EMVI Rapportage Final - Rating 2011, Arizona State University, PBSRG

24 Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)

25 Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG) Raakvlak (risico OG) Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)

26 Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG) Risicoregister Raakvlak (risico OG) Risicoregister Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)

27 Uitwerking PMP, risicoregister, planning, termijnstaat Raakvlak (risico OG) Prestatie-indicatoren Risicoregister Raakvlak (risico OG) Prestatie-indicatoren Risicoregister Uitgewerkte Work Breakdown Structure (WBS)

28 EMVI-criteria pure BVP-proces Past Performance informatie (niet beoordeeld, gewogen) Projectbekwaamheid (anonieme beoordeling) Risicodossier opdrachtnemer (beoordeeld, gewogen) Risicodossier opdrachtgever (beoordeeld, gewogen) Kansendossier (beoordeeld, gewogen) Prijs (beoordeeld, gewogen) Planning (niet beoordeeld, geldigheid) Interviews (beoordeeld, gewogen)

29 Weging EMVI criteria Criterium 1a. Risicodossier opdrachtgever 1b. Kansendossier 1c. Risicodossier opdrachtnemer 1d-a. Interview Projectmanager 1d-b. Interview SF2 Totale kwaliteitswaarde Inschrijvingsprijs Fictieve inschrijvingsprijs (Inschrijvingsprijs minus Totale kwaliteitswaarde) Maximale kwaliteitswaarde ( ) 20% 10% 10% 15% 15% Doelstelling OG Risico s die gealloceerd zijn bij de Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de projectdoelstellingen Kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen Inschrijver toont met het risicodossier Opdrachtnemer aan dat het deel van de scope van het project voor de Opdrachtnemer (en de daarmee samenhangende risico s) doorgrondt en beheerst. Sleutelfunctionarissen van aanbieder die het project en de aanbieding doorgronden en zich eraan committeren 70% 30% 29 3 december 2010

30 CLIENT VENDOR Decision Making Management Control Direction INEFFICIENCY Stop Wait Go P 1. Identify Problem 2. Identify Solution S 3. Schedule 4. Cost TOTAL COST: PROFIT:

31 Best Value Model: opdrachtnemersmodel Meer besluitvorming Meer management Meer controle en inspectie Veel vertrouwen P 1. Identiceer probleem 2. Identceer oplossing 3. Planning 4. Kosten 5. Monitor afwijkingen O

32 Prestatiemeting Prestatiemeting NO CRITERIA FIRM A 1 Overall customer satisfaction Percent of roofs that have never leaked 99% 3 Percent of roofs that do not currently leak 100% 4 Average age of roof surveyed (years) 17 5 Total number of roofs evaluated 50

33 Conclusies Minimaliseren informatiestromen Maak dingen eenvoudig Minimaliseer besluitvorming Vraag mensen hoe ze weten wat ze weten Vraag mensen wat ze zien Vraag mensen hoe ze denken te gaan handelen in het belang van een ander Maak ze verantwoordelijk Zorg dat mensen zichzelf meten Minimaliseer de totale inspanning Werk met mensen die simpel, zelfverzekerd, precies, visioniar zijn en jou de mogelijkheid geven om te excelleren

34 Vervolg BVP binnen RWS In 2011 en 2012 aantal pilots uitbreiden ( en consequent evalueren. In 2012 nadere besluitvorming Maximaal 4 pilot-projecten met planstudies (ingenieursdiensten) Pilots in verschillende fasen in zowel natte als droge markt Project Nederrijn (Ruimte voor de Rivier) in uitvoering, evaluatie aanbesteding loopt Voorzichtig onderzoek toepassing elementen gedachtegoed binnen projecten