EA Dienstkleding. Informatiebijeenkomst. 15 juli 2015

Transcriptie

1 EA Dienstkleding Informatiebijeenkomst 1. Introductie (Alex van der Putten, Manager Supply Chain Management) 2. Prestatie inkoop (Sanne Peeters, Tactisch Inkoper) 3. Duurzaamheid (Hariette Laurijssen, Beleidsadviseur Concernstaf) 4. Bezoek KIA/KUA 15 juli 2015

2 Aanbesteding dienstkleding Radboudumc 1. Introductie Alex van der Putten Manager Supply Chain Management Productgroep L&S

3 1. Introductie - Dienstkleding Radboudumc Bedrijfskleding bepaalt de presentatie en uitstraling van het Radboudumc. Voor een eerste goede indruk krijgen we namelijk geen tweede kans. Onze collega s spelen daarin een cruciale rol. Goede bedrijfskleding is hierbij o.a. de basis. Kleding is emotie. Er zijn meer dan kledingdragers binnen het Radboudumc. Het kiezen van de juiste leverancier en kleding is dan ook een complexe zaak.

4 1. Introductie - Dienstkleding Radboudumc Het Radboudumc heeft voor de aanschaf van witte dienstkleding een raamovereenkomst met leverancier De Berkel. In 2007 heeft er een Europese aanbesteding plaatsgevonden en is de samenwerking met De Berkel tot stand gekomen. De huidige kledinglijn stamt dan ook uit In 2013 heeft er naar aanleiding van de nieuwe naam en kleurgebruik een refresh plaatsgevonden. In de tussentijd staan de ontwikkeling op het vlak van innovatie en duurzaamheid niet stil. Hoogste tijd dan ook om de bedrijfskleding grondig aan te pakken.

5 1. Introductie - wist u dat Er binnen het Radboudumc gebruik gemaakt wordt van kleding uitgifte automaten (KUA) ten behoeve van het distribueren van de witte bedrijfskleding Het streven is om de gebruikers van deze kledingautomaten 24/7 te voorzien van kwalitatief goede en schone kleding Er 4 locaties zijn met KUA's - Q gebouw, R gebouw, Ingang West en Neuro Er meer dan collega's zijn die gebruik maken van de KUA's Er van 260 unieke kledingitems voorraad wordt gehouden in de KUA's en er meer dan kleding stukken in omloop zijn Er per jaar via de KUA's meer dan kledingstukken worden uitgereikt.

6 1. Introductie - Projectdoelstelling Het realiseren van een nieuw dienstkledingconcept gedurende het eerste contractjaar (ontwerp en proces) dat resulteert in optimale tevredenheid van de gebruikers. Het nieuwe dienstkledingconcept draagt bij aan innovatieve, duurzame en betaalbare zorg. Het Radboudumc zal één Ondernemer selecteren en contracteren voor uitvoer van de opdracht.

7 1. Introductie - Visie

8 VRAGEN?

9 Aanbesteding dienstkleding Radboudumc 2. Prestatie inkoop Sanne Peeters Tactisch Inkoper Productgroep Inkoop

10 2. Prestatie inkoop Filosofie Dean Kashiwagi: bedenker van de Best Value Procurement methodiek In NL vertaald door Sicco Santema en Jeroen van der Rijt: Prestatieinkoop Toegepast binnen Rijkswaterstaat Aanbieders maximale ruimte bieden voor het aandragen van een oplossing.

11 2. Prestatie inkoop Veranderingen Radboudumc De aanbieder is de expert, niet het Radboudumc Dus loslaten van een uitgebreid programma van eisen Wij schrijven de aanbieder voor WAT we voor ogen hebben in de vorm van een projectdoelstelling en randvoorwaarden De aanbieder gaat ons vertellen HOE de projectdoelstelling gerealiseerd kan worden.

12 2. Prestatie inkoop Veranderingen aanbieder Er is een ander proces nodig om te komen tot een inschrijving: onderbouwing van de prestatie, de risico s en de kansen Gedetailleerde uitwerking van het HOE komt pas naar voren in de concretiseringfase Er is maximale ruimte om te laten zien dat je een expert bent.

13 2. Prestatie inkoop - Klassiek aanbesteden Het schrijven van een uitgebreid en gedetailleerd programma van eisen, vanuit de gedachte dat wij precies weten wat we willen Gevolg; aanbieder volgt blindelings het programma van eisen, aanbiedingen gaan op elkaar lijken Aanbieder wordt niet getriggerd om onderscheidend vermogen zichtbaar te maken; dit wordt immers niet gevraagd en of gewaardeerd door de aanbestedende dienst De expert mag zijn expertrol niet tonen maar voegt zich in het keurslijf van eisen.

14 2. Prestatie inkoop - Klassiek aanbesteden Prestatieinkoop Klassiek aanbesteden De maximale prestatie die ik ga leveren Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens

15 2. Prestatie inkoop Klassiek aanbesteden Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Scenario B Huur een zeer ervaren bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Link naar filmpje Jeroen van der Rijt, waarin hij toelichting geeft bij het bergbeklimmen;

16 2. Prestatieinkoop Fases Informatie fase Inschrijving fase Beoordeling fase Concretisering fase Identificeren

17 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Prestatieonderbouwing % 2 A4tjes Risicodossier % 2 A4tjes Kansendossier % 2 A4tjes Interview 2x NAAM %/10% Prijs NAAM 25% In de prestatieonderbouwing toont aanbieder aan met beweringen/stellingen welke oplossingsrichting(en) hij voor ogen heeft om de projectdoelstelling te realiseren De bewering of stelling wordt onderbouwd met dominante informatie; logisch, iedereen snapt dit.

18 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Prestatieonderbouwing % 2 A4tjes Risicodossier % 2 A4tjes Kansendossier % 2 A4tjes Interview 2x NAAM %/10% Prijs NAAM 25% In het risicodossier worden risico s benoemd die buiten de invloedssfeer van de aanbieder liggen maar die hij dus wel identificeert Risico s binnen de invloedssfeer van aanbieder zijn geen risico s, deze moet hij beheersen.

19 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Voorbeeld van een risico Vergunning wordt niet op tijd afgegeven Aanbieder 1 We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. Aanbieder 2 Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente Wageningen kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen.

20 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Voorbeeld van een risico Uitval van hardware Plan inschrijver 1 We gaan samen met de opdrachtgever een analyse maken van de huidige hardware. Uit de analyse blijkt mogelijk dat oude hardware moet worden vervangen door meer state-of-the-art hardware. We zullen deze state-of-the- art hardware dan zo spoedig mogelijk bestellen. Hiervoor maken we gebruik van onze preferred supplier met wie we al jaren zaken doen. Plan inschrijver 2 Het kan zijn dat een laptop defect raakt. Belangrijk is dat de werknemer kan blijven werken. Wij stellen een werkwijze voor waarbij met elke computer met internet alle applicaties en alle data benaderd kunnen worden. Dit betekent dat met de computer van de buurman ook gewerkt kan worden (uiteraard is alles beveiligd). Daarnaast stellen we voor dat er een aantal identieke reservelaptops op kantoor aanwezig is voor noodgevallen.

21 2. Prestatieinkoop inschrijvingfase Prestatieonderbouwing % 2 A4tjes Risicodossier % 2 A4tjes Kansendossier % 2 A4tjes Interview 2x NAAM %/10% Prijs NAAM 25% In het kansendossier worden extra s benoemd die iets bij dragen aan de projectdoelstelling maar niet passen binnen het prijsplafond óf een tijdsinspanning vragen De kansen staan los van de inschrijfprijs, in de concretiseringfase wordt besproken of kansen al dan niet worden benut

22 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Prestatieonderbouwing % 2 A4tjes Risicodossier % 2 A4tjes Kansendossier % 2 A4tjes Interview 2x NAAM % / 10% Prijs NAAM 25% Aanbieder draagt 2 sleutelpersonen aan voor een interview Het interview is bedoeld om te verifiëren in hoeverre de sleutelpersoon de opdracht doorgrondt De vragen hebben inhoudelijk betrekking op de inschrijving.

23 2. Prestatieinkoop Inschrijvingfase Prestatieonderbouwing % 2 A4tjes Risicodossier % 2 A4tjes Kansendossier % 2 A4tjes Interview 2x NAAM % / 10% Prijs NAAM 25% Aanbieder geeft een prijs per jaar op als inschrijfprijs Naast de inschrijfprijs per jaar maakt aanbieder duidelijk in een financiële onderbouwing hoe dit bedrag tot stand is gekomen.

24 2. Prestatieinkoop Beoordelingfase Er wordt in eerste instantie individueel beoordeeld De individueel gegeven cijfers worden verzameld In een eerste beoordelingsvergadering worden de opvallende verschillen besproken met elkaar; er zal consensus gevonden moeten worden over het cijfer (er wordt niet gemiddeld!) In een tweede beoordelingsvergadering worden definitief alle cijfers bekend gemaakt 10 = Uitmuntend 8 = Goed 6 = Neutraal 4 = Onvoldoende 2= Slecht Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Interview 1 Interview 2 In principe krijgt elk dossier een 6 mits dominante informatie anders uitwijst Een 4 of 2 indien aantoonbaar kan worden gemaakt dat de projectdoelstelling in gevaar komt

25 2. Prestatieinkoop Beoordelingfase Criterium Weging Kwaliteitswaarde Cijfer Waardering Aftrek/Opslag Prestatieonderbouwing 25% ,- 10 Uitmuntend -100% Risicodossier 15% ,- 8 Goed -50% Kansendossier 15% ,- 6 Neutraal 0% Interview 1 10% ,- 4 Onvoldoende +50% Interview 2 10% ,- 2 Slecht +100% ,- Ondernemer A Criterium Weging Cijfer Aftrek/Opslag Inschrijfprijs Prestatieonderbouwing 25% Plafondprijs Risicodossier 15% Vergelijkingsprijs Kansendossier 15% 6 0 Interview 1 10% Interview 2 10%

26 2. Prestatieinkoop Concretiseringfase KPI KPI

27 2. Prestatieinkoop Concretiseringfase De aanbieder met de laagste vergelijkingsprijs wordt toegelaten tot de concretiseringfase, de andere aanbieders krijgen een afwijzing inclusief motivatie De aanbieder is in de lead in deze fase In deze fase wordt het plan van aanbieder verder geconcretiseerd en uitgewerkt. Dit moet resulteren in: Gedetailleerde uitwerking van het plan; zowel inhoudelijk als in tijd; Verdeling van rollen bij opdrachtgever en opdrachtnemer; Overzicht van kansen; welke benutten we wel/niet Overzicht van risico s; hoe gaan we deze beheersen Vaststellen prestatie indicatoren Overeenkomst vaststellen Er kan in deze fase niet onderhandeld worden! De inschrijfprijs en het inhoudelijke aanbod van aanbieder zijn een vast gegeven!

28 VRAGEN?

29 Aanbesteding dienstkleding Radboudumc 3. Duurzaamheid Harriette Laurijsen Beleidsadviseur duurzaamheid Concernstaf HR

30 Perceptie duurzaamheid Dat gaat toch over afval of energiebesparing en kost veel geld?

31 Terugblik

32 Duurzaamheid in strategie

33 Duurzame gezondheidszorg Het Radboudumc gaat voor duurzame, innovatieve en betaalbare gezondheidszorg. Voor de kinderen van onze kinderen Waardecreatie op sociaal, ecologisch en economisch gebied In dialoog met betrokkenen

34 Over de volle breedte Onze kerntaken patiëntenzorg onderzoek onderwijs Onze mensen Onze bedrijfsvoering

35 Uitgangspunten Positieve gezondheid Inclusief Radboudumc Circulaire processen

36 Duurzame voeding Resultaten Interreg project duurzaam gezond Onze patiëntenzorg Reductie voedselverspilling 13% = 50 K * Besparing ingezet voor betere kwaliteit voeding, zoals 2-sterren kip Én meer patiënten eten hun bord leeg Gezondheidsbevordering

37 Onze mensen Inclusief Radboudumc Traject voor creëren werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. - inclusieve arbeidsanalyse uitgevoerd op 2 afdelingen - creëren 27 nieuwe arbeidsplekken per jaar tot 2024

38 CO 2 footprint Onze bedrijfsvoering resultaat Doel ton CO ton CO 2-7% Nader te bepalen

39 Onze bedrijfsvoering Energie ambitie Doel: 2% reductie energiegebruik per jaar Streven: energieneutraal 2030 Warmte-koude opslag Zonnecellen Isolatiemaatregelen Bewegingsmelders A-gebouw van label G naar A Warmtenet?

40 Onze bedrijfsvoering Duurzaam inkopen Stimuleren gezondheidsbevordering Stimuleren circulaire processen Stimuleren inclusieve arbeidsmarkt Voorbeelden duurzaamheid in aanbestedingen Warme dranken 80% duurzame ingrediënten houten roerstaafjes en composteerbare bekers automaten A+ label koffieresidu voor oesterzwammen, basis voor onze vegetarische kroketten

41 Onze bedrijfsvoering Duurzaam inkopen, kleding Doelstelling innovatieve, duurzame en betaalbare kleding In 2014 project duurzame kleding in samenwerking met o.a. MVO Nederland en UMC Utrecht Duurzaam inkopen kleding = the next step!

42 VRAGEN?