BEST VALUE SALES. top 3 worstelingen van aanbieders KENNISDELINGSBIJEENKOMST bij RWS 28 maart 2014 BEST VALUE EXPERTS

Transcriptie

1 BEST VALUE SALES top 3 worstelingen van aanbieders KENNISDELINGSBIJEENKOMST bij RWS 28 maart 2014

2 INTRODUCTIE Daniela Verheul Anneke van Abeelen Best Value Experts (aanmelden voor gratis Best Value E-zine:

3 AGENDA 14:00 uur Welkom en Inleiding 14:15 uur Worstelingen aanbieders inventarisatie 14:45 uur Cases uitwerken 15:30 uur Pauze 15:45 uur Bespreken cases 16:15 uur Wat doen we met hybride vormen? 16:45 uur Wrap-up 17:00 uur Borrel Twitter #BestValueXperts

4 ONZE ERVARING Coaching in aantal trajecten aan leverancierszijde totaal Selectiefase Concretiseringsfase Uitvoeringsfase totaal Onderwerpen: aanleg / vernieuwing infrastructuur (spoor, autowegen), utiliteitsbouw, waterbouw, ingenieursdiensten, kantoorautomatisering, software ontwikkeling, IT hardware levering,

5 2 BELANGRIJKE PRINCIPES VAN BEST VALUE 1. Opdrachtnemer is expert 2. Beheersen van risico's

6 #1 OPDRACHTNEMER IS EXPERT Aanbieders moeten middels dominante informatie kunnen aantonen dat ze het beste plan hebben of kunnen maken om de doelstellingen van de klant te verwezenlijken tegen de laagst mogelijke kosten. Ofwel: de lezer van de aanbieding hoeft er niet over na te denken; het is direct duidelijk wat de prestatie wordt.

7 EEN EXPERT... Houdt in zijn planning maximaal rekening met de expertise van de betrokkenen in de projectomgeving. Best Value gaat over het synchroniseren en het afstemmen van expertise in de keten.

8 EEN EXPERT Heeft inzicht in eigen kennis en kunde Kan duidelijk uitleggen wat het effect is van zijn oplossing Kan de werkzaamheden van A tot Z overzien Toont initiatief, laat dit aan relevante betrokkenen van de klant zien Neemt regie en weet de behoefte en doelstellingen van de klant waar te maken

9 EEN EXPERT. Kan zijn kosten laag houden door: met 'slimme oplossingen' aantoonbaar projectdoelstellingen te realiseren; het feit dat de aanbieder zelf geen risico s heeft (minimale aanbodscope); een transparant uitvoeringsplan te creëren dat betrokkenen bij het project verantwoordelijk maakt, de kans van optreden van projectrisico's vermindert of de gevolgen daarvan minimaliseert en communicatie en discussie minimaliseert. Best Value Procurement (BVP) is erop gericht om die aanbieder te vinden die in staat is de meeste waarde kan bieden tegen de laagst mogelijke kosten ter verwezenlijking van de doelstellingen van de opdrachtgever.

10 #2 RISICO'S BEHEERSEN Het gaat erom dat alles wat het succes op het project bedreigt overzien wordt en geminimaliseerd wordt door ON OG koopt het plan van ON De benoemde risico s kunnen in realisatie optreden Het betreft geen herverdeling van de risico s, financiele verantwoordelijkheid blijft bij OG ON kan risico s overnemen in kansendossier

11 3 WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS 1. aannames van een aanbieder bij het maken van een aanbieding 2. houvast voor de aanbieder als de Best Value-filosofie niet 100% gevolgd of ingevuld wordt door de opdrachtgever of 3. als de methodiek op cruciale punten is aangepast

12 WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS Wat zijn jullie worstelingen?

13 WORSTELING 1: AANNAMES indien: de aanbieder twijfelt aan de uitgangspunten van de opdrachtgever; informatie over de opdracht ontbreekt; de situatie bij de opdrachtgever ingeschat moet worden; N.B.: aannames verschillen van randvoorwaarden Randvoorwaarden zijn zaken die de opdrachtgever voorschrijft en die als eis in de uitwerking van het aanbod meegenomen moeten worden.

14 CASUS #1 AANNAME MBT GEBRUIKERSAANTALLEN Een onderdeel van een ICT-project betreft het leveren van licenties voor de medewerkers van de opdrachtgever. De opdrachtgever geeft aan (in de inschrijvingsleidraad) dat het aantal gebruikers 600 is. Leverancier A is de huidige leverancier, hij weet dat het aantal werkelijke gebruikers 680 is Leverancier B heeft geen additionele informatie over het aantal gebruikers VRAAG: 1. hoe gaan beide leveranciers met deze informatie? 2. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling?

15 CASUS #2 : DE KWALITEIT VAN DE GROND De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. De opdrachtgever geeft aan in de inschrijfleidraad: "Volgens onderzoek zit er geen vervuiling in de grond" De opdracht is: afvoeren van de vrijkomende grond. Leverancier C weet dat de grond in 90% van de projecten waar een schone grond verklaring is afgegeven vervuild is VRAAG: 3. hoe gaat leverancier C om met deze informatie? 4. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling?

16 CASUS #3 : GROND HEEFT GEEN WAARDE De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. Er moet een meter grond afgegraven worden. De opdrachtgever beweert in de inschrijfleidraad: De hoeveelheid af te voeren grond heeft geen waarde Leverancier D weet, op basis van zijn ervaring dat de grond wel waarde heeft. Vrijgekomen grond wordt eigendom van opdrachtnemer VRAAG: 5. hoe gaat leverancier D met dit inzicht om in zijn aanbieding? 6. hoe gaat de opdrachtgever hiermee om in zijn beoordeling?

17 OPDRACHT Maak groepjes van 8 Bespreek de case Werk de antwoorden uit op een flipover Je hebt een half uur Presenteer plenair jullie oplossing

18 HOE DIENT DE OPDRACHTGEVER OM TE GAAN MET VERSCHILLEN IN AANNAMES & INSCHATTINGEN DOOR DIVERSE AANBIEDERS Aanbod = Prestaties en risicobeheersing. Risicobeheersing betekent: inschatting van omstandigheden uitgangspunten van de aannames EXPLICIET maken. waarom zijn je uitgangspunten je uitgangspunten (VPI) waarom mag de klant er vanuit gaan dat je uitgangspunten goed zijn? houden de uitgangspunten rekening met de klant (Ik versus Wij) afwijkingen van de aannames zijn dus uitzonderingen en kunnen in de WRR verklaard worden. N.B. Eventualiteiten zijn uitzondering op voorhand en geen regel.

19 OMGAAN MET AANNAMES Voor een aanbieder zijn er drie momenten waarop aannames behandeld kunnen worden: - tijdens het voortraject, - tijdens het uitwerken van de aanbieding - tijdens de concretiseringsfase.

20 IN VOORTRAJECT de informatie over de uitgangssituatie in de inkoopleidraad lezen; vragen stellen tijdens de start-/inlichtingenbijeenkomst; observeren tijdens een schouw ; vragen indienen bij de nota van inlichtingen. een individuele inlichtingensessie afspreken

21 IN DE AANBIEDING 1. als prestatiebewering - OG verklaart uitgangspunten informatief - er wordt door de opdrachtgever een inschatting gevraagd 2. als risico - uitgangspunt van opdrachtgever vormt een risico voor de projectdoelstelling 3. als kans - bindende informatie: aanvullende beheersmaatregel die geld kost - aanvullend op informatieve uitgangspunten

22 IN DE CONCRETISERINGSFASE In de concretiseringsfase toont de aanbieder zijn gedane aannames (uit de inschrijffase) in meer detail aan de opdrachtgever. Afwijkingen worden naar redelijkheid en billijkheid opgelost Het is belangrijk dat beide partijen zich aan de spelregels van het Europees aanbesteden (publieke sector) houden: niet onderhandelen of scope uitbreiden Wat opdrachtgevers niet willen, is dat zij in deze fase verrast gaan worden. Overigens geldt dit ook andersom.

23 LET OP! De enige juiste manier om om te gaan met een aanname die afwijkt van bindende projectinformatie is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een risico of kans ligt. We lichten dit in de volgende slides toe aan de hand van casus #3

24 BINDENDE INFORMATIE beantwoording vraag 5, casus #3 De bindende projectinformatie, zoals die is aangeleverd door de klant, geeft volgens de aanbieder onjuiste informatie: De vrijkomende grond heeft geen waarde. Volgens de aanbieder heeft de grond wel handelswaarde. De enig goede manier om hiermee om te gaan, is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een kans ligt in het verkopen van de grond. (de aanbieder baseert zijn inschrijfprijs op de eis waarde vrijkomende grond = 0,-) In het kansendossier kan de verkoop van grond en de opbrengst die hiermee gemoeid is aannemelijk gemaakt worden. Dit zal dus een meerwaarde voor het project opleveren. het opnemen van een handelswaarde van de vrijkomende grond anders dan 0 in inschrijfprijs kan in deze situatie leiden tot een ongeldige inschrijving!

25 NIET-BINDENDE INFORMATIE beantwoording vraag 5, casus #3 Als de aanbieder weet dat het hier om géén bindende voorwaarde gaat of er staat bij dat het ter inschatting van de expert is, dan zal de uitwerking die dit element krijgt als volgt zijn: de aanbieder verrekent de opbrengst van de grond in zijn aanbod en kan hierdoor dus lager inschrijven. Echter, hij loopt hier ook weer risico omdat de opbrengst van de grond sterk kan fluctueren. Met dit risico van fluctuatie moet de aanbieder zelf iets gaan doen. Hij zal moeten nagaan hoe de fluctuaties zich de af gelopen jaren hebben gemanifesteerd en op basis van deze feitenkennis een inschatting maken van wat er te verwachten is op dit gebied. Optreden van extreme fluctuaties is dan een uitzondering geworden en onderwerp in de wekelijkse rapportage of onderwerp voor de afgesloten verzekering.

26 WORSTELING 2: OMGAAN MET EEN OPDRACHTGEVER DIE AFWIJKT VAN DE BVP FILOSOFIE Wat aanbieders aantreffen in inschrijvingsleidraden: de oplossing en de werkwijze zijn tot in detail gespecificeerd; een lijvig contract, waaruit een traditionele opdrachtgeversopdrachtnemersverhouding blijkt (boetebedingen e.d.); Wat beoogd opdrachtnemers meemaken in de concretiseringsfase: opdrachtgever verwacht een 100% accuraat plan ze worden financieel verantwoordelijk gehouden voor opdrachtgeversrisico's

27 JUISTE TOEPASSING VAN BEST VALUE Doet recht aan beschikbare expertise in de keten met als voordeel dat de aanbieder/opdrachtnemer: zich makkelijker kan onderscheiden van non-experts in de markt; bouwt prestatie-informatie op waarmee hij in een volgende aanbesteding krachtiger zijn propositie kan onderbouwen; niet financieel verantwoordelijk is voor opgetreden risico s van de opdrachtgever tijdens de uitvoering.

28 CHECK BVP FILOSOFIE herkent de opdrachtgever dominante informatie als het hem wordt aangereikt, handelt hij in het belang van alle partijen zal hij de expert-leverancier faciliteren in de uitvoering van de opdracht? Stel gerust de vraag aan de opdrachtgever: waaruit blijkt dat hij/zij prestatieinkoop juist kan toepassen (is er sprake van manage-direct-control gedrag of listen-observe-align gedrag in de inschrijvingsleidraad, de marktinformatiebijeenkomst en de nota van inlichtingen)?

29 OBSERVATIE Listen Observe Align gerelateerde acties Manage Direct Control gerelateerde acties (win-win) (win-lose) Juiste informatie Veel informatie Ervaring Verwachting Efficiënt Emotie Leiderschap Positie/macht Prestatiemetingen Controle Continue verbetering Korte termijn Vrijheid Zorgen Diversiteit Gedetailleerde technische informatie Trial & Error Excuses Strategisch Alleen werken Plan, planning De schuld geven Voorbereid Slechte coördinatie Kwaliteitsbeheersing Veel communicatie Proactief Niet op tijd Visionair Met politiek bezig Professioneel Agressief Transparantie Wil niet opgeleid worden

30 WORSTELING 3: AANGEPASTE BVP METHODIEK 6 pagina s scope of 20 pagina s technische tekening scope vs. prestatieonderbouwing kans vs toegevoegde waarde OG/ON risico s prijs weegt voor meer dan 50% mee doelstellingen specifiek een presentatie ipv interview/ groepsdiscussie demo geven selectie en offertefase unieke risico s/risico s die OG niet ziet de lat ligt hoog, verras ons hoe meer risico's en kansen hoe beter / noem 3 risico's en 3 kansen met sleutelfunctionarissen wordt een 'diepte-interview' gehouden, waar de technische bekwaamheid wordt bevraagd er is geen concretiseringsfase

31 CONCLUSIES Best value betekent Win/win OG krijgt ON die hij verdient En andersom!

32 MEER LEZEN OVER DE TOP WORSTELINGEN VAN AANBIEDERS? Lees binnenkort ons artikel "De Best Value-aanpak: dilemma s voor de aanbieders" in het boek "Best Value Werkt" op het Best Value Congres 2014 gepresenteerd en aan alle congresdeelnemers uitgereikt hierin bundelen 20 gecertificeerde Best Value adviseurs hun ervaringen Anneke van Abeelen Daniela Verheul Guido Koreman

33 BEST VALUE CONGRES 2014 wanneer: 19 en 20 mei 2014 waar: TU Delft door wie: Vereniging Best Value Nederland kosten: 500,- voor leden, 600,- voor niet-leden waarom zou je komen: leren van praktijkervaringen, interactieve kennissessies inschrijven: