Best Value Procurement (BVP) Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt Introductie BVP deel 1, de essentie

Transcriptie

1 Best Value Procurement (BVP) Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt Introductie BVP deel 1, de essentie September 2015

2

3 Aanleiding voor BVP Klassieke aanbestedingen : - Prijserosie: prijsniveau zo laag dat normale uitvoering niet mogelijk is - Risico ligt vaak niet bij de juiste partij: Opdrachtgever (OG) <> Opdrachtnemer (ON) Gevolgen: - Overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering in de uitvoering. - Niet altijd prettige samenwerking.

4 Herkenbaar?

5 Oorzaken Onjuiste wijze van aanbesteden - Aanbestedende dienst (OpdrachtGever) schrijft precies voor hoe het moet, gevolg: kennis en innovatieve vermogen van de markt onvoldoende of zelfs niet benut - Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning

6

7 Ontstaan van een spanningsveld: (vooral bij gunning op laagste prijs) Opdrachtgever: De minimale kwaliteit die ik wil Dienstverlener: De maximale waarde die je kunt krijgen

8

9 Klassiek Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Wat doen aanbieders als minimum norm is voorgeschreven? Neemt risico op halen doelstelling toe of af voor OG? Hoe onderscheidend zijn de aanbieders?

10

11

12

13

14 Niet alleen de Bouw!!

15 Micro-management Wie is hier de OG en wie de ON?

16 Waarom BVP? Zodra manage, direct en control [MDC] belangrijker worden wordt het voor het individu: minder belangrijk om bekwaam te zijn, zich verantwoordelijk te voelen en in staat te zijn om risico s te minimaliseren. Dean Kashiwagi Op Wie wie heeft MDC betrekking? wordt bedoeld met individu?

17 BVP is meer dan inkoop Na het inkooptraject: Anders omgaan met je opdrachtnemers anders samenwerken: ook in de keten! Way of live ( je overgeven aan de x-pert, die bewezen heeft dat hij de x-pert is. ) It takes two to tango (OG is in the lead)

18 Kan het anders? Wie weet beter hoe de klus gedaan moet worden? De OG, de adviseur of de ON? Wie zou er meer moeten praten? Wie zou er meer moeten luisteren?

19 Het kan anders: Laat de x-pert aantonen dat hij ervaring heeft Laat de x-pert aangeven waarom hij de klus kan uitvoeren en wat de risico s zijn Laat de x-pert aangeven hoe hij de klus gaat realiseren Hoofddoel BVP: Het vinden van de x-pert die jouw doelstelling(en) gaat realiseren

20 Populariteit BVP BVP kom je steeds meer tegen in de praktijk, zowel bij de overheid als in de private sector. Sinds 2008 zijn er 500+ Best Value tenders uitgeschreven in Nederland. Het aantal stijgt nog steeds. Steeds meer bedrijven zien Best Value als een 'no-nonsense aanpak' voor prestatieverbetering bij hen zelf en in de keten

21 De 4 pijlers van BVP 1. Natuurwetten zijn altijd waar 2. Gebruik van deskundigheid van de x-pert. 3. Laat x-pert risicomanagement doen. 4. Gebruiken van onderscheidende (dominante) informatie.

22 Pijler 1: Natuurwetten zijn altijd waar Demonstratie vallend voorwerp Iedere actie heeft altijd maar één uitkomst Om de uitkomst (=het projectresultaat) te voorspellen, dien je alle variabelen / (omgevings)factoren te kennen Wie kent de variabelen het best?

23 Het project overzien door OG Alle informatie, variabelen, ervaringen en x-pertise gebruiken voor het maken van een aanbod Gebruik informatie en logica Project Risico Risico Risico Risico s herkennen en minimaliseren vanaf het begin

24 Pijler 2: Gebruik van deskundigheid van de x-pert Geef toe dat je als OG niet alles weet en niet op de hoogte bent van de beste manier, de details en de risico s. Daar heb je immers de x- pert voor. Geef de x-pert de ruimte voor het vinden van de best beschikbare oplossingen in de markt. Door geen eisen voor te schrijven. Maximale ruimte geven aan de x-pert. Wel je projectdoelstellingen, zorgen, kaders/ randvoorwaarden meegeven. Vraag hen die zeggen x-pert te zijn hoe zij het zien. Laat hen het aantonen en bevraag hen kritisch.

25 Kies je voor A of voor B? Scenario A Scenario B Huur een bedrijfsleider in en vertel hem: Huur een zeer ervaren Hoe hij de dieren moet voeren. bedrijfsleider in laat hij Wat voor voer hij moet gebruiken. jou overtuigen dat hij de Wanneer en hoe hij het land moet bewerken. boerderij kan runnen, Dat het sneller goedkoper kan. met alle risico s die er Etc. zijn. En huur iemand anders in om de bedrijfsleider te controleren en te vertellen hoe hij de boerderij moet runnen.

26 Pijler 3: Gebruik van ervaring van de x- pert voor risicomanagement Wat wordt verstaan in BVP onder risico? 1. Iedere (onverwachte) gebeurtenis die optreedt waardoor de uitkomst van het proces anders wordt. 2. Iets wat het projectresultaat in gevaar brengt Zijn alle onverwachte gebeurtenissen een risico?

29 Risicobeheersing Vraag aan de aanbieders: de mogelijke risico s te inventariseren en te vermelden de gevolgen van risico s (met name de risico s die buiten hun invloedssfeer liggen) te benoemen de wijze waarop zij de risico s beheersen / beperken kosten voor beheersen/beperken is onderdeel van (prijs)aanbod wie (financieel) verantwoordelijk is voor de gevolgen Het gaat om het voorkomen of beheersen van de gevolgen van de risico s; niet om het verplaatsen ervan

30 Pijler 4: Gebruiken van onderscheidende (dominante) informatie Pindakaas kopen, welke van de drie koop je? A B C 10 gram 1,50 12 gram 1,25 14 gram 2,99

31 Dominant betekent: Onderscheidend Iedereen kan het begrijpen (ook zonder materiekennis) Zorgt er voor dat iedereen meer gefocust is Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming/ beslissingstijd Minimaliseert risico op een foute keuze Makkelijk om de aankoop te verantwoorden

32 Welke koop je nu? A B C 10 gram 1,50 10 gram 1,25 10 gram 1,75

33 Niet dominant betekent: Niet onderscheidend Niet iedereen kan het begrijpen Discussie over de te nemen beslissing Beslisser moet zakendeskundig zijn Moeilijk om de beslissing te verantwoorden Niet iedereen zal het met de beslissing eens zijn

35 Dominante informatie: Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs de blinde het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Scenario 1 Scenario 2 (c) 2012 PBSRG / Arizona State University

37 Prestatie inkoop zoekt: een aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen een aanbieder die aantoonbaar prestatie kan leveren het identificeren van de beste aanbieder de beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als x-pert (c) 2012 PBSRG / Arizona State University

38 Prestatie inkoop leidt tot.. Verhogen van: Efficiency Verantwoordelijkheid Prestatiemetingen Verlagen van: Productiekosten (in de keten) Doorlooptijd (25% snellere oplevertermijn) Proceskosten (50% in de keten) Inspanning, werkdruk (30-80% minder inspanning OG in uitvoeringsfase) en stress

39 Traditioneel vs Prestatie inkoop

40 PIPS = (Performance Information Procurement System) = BVPKop Vraag biedt ruimte voor experts BV voorstel moet aanvaard-baar zijn voor de klant tekst Arial regular tekst Arial regular Bereid voor tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular Beoordeel Concretiseer (c) 2012 PBSRG / Arizona State University Risico Aanbieder is expert Aanbieder is expert Dominant Simpel Functioneel Weinig specificatie Dominant Simpel Gedifferentieerd (niet-technische prestatiemeting) Verduidelijken Technische review Gedetailleerd technische planning Risico management Kwaliteits controle Kwaliteits borging

41 Prestatie inkoop Differentieert de aanbieders/aanbiedingen Maakt gebruik van x-perts (die hoef je niets te vertellen) Geen beloftes, maar verifieerbare prestatiemeting Risico s managen door ON Vooruit gepland (en gekeken) Proactief Laat de aanbieder vertellen wat die gaat doen Inspanning begint laag Inkoop is procesbegeleider

42 Inspanning 1-10 wkn 3-6 mnd 1-2 mnd Y mnd Bereid voor Beoordeel Concretiseer Risico

43 Werkdruk en Stress (traditioneel)

44 Werkdruk en Stress bij BVP

45 Veranderingen om rekening mee te houden Minimaliseer: - het nemen van beslissingen - informatiestroom en verwachtingen - de transacties en het werk van een ieder Gebruik van simpele, dominante en verifieerbare prestatie metingen om transparantie te verkrijgen Win-win situatie Iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid vanuit zijn expertise gebied (geen controle) Medewerkers van ON moeten zich persoonlijk verantwoordelijk voelen. (gelijk aan eigen medewerkers van OG) Wederzijds openheid van handelen en niet gelijk sancties hanteren

46 RESULTAAT

47 Win/Lose to Win/Win

48 Veranderingsproces

49 Best Value ontwikkeling OG Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen maken door het vaker te doen en daar van te leren

50 Best Value ontwikkeling ON Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen maken door het vaker te doen en daar van te leren

51 Kop Arial bold Kop Arial bold tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular

52 Praktijkervaring Best Value is een paradigma-verandering: het vergt andere houding en ander gedrag dan in traditionele omgevingen en begint vanuit het anders kijken en het anders opvatten! Herhaling van leerstof over 'Best Value principes' + herhaaldelijk toepassen is nodig voor de (stijle) leercurve van mens en organisatie. Weten wat je kunt, begint bij inzichtelijk maken wat je kan waarmaken: prestatiemeting. (Weinigen doen dit echter) Het doen van een BV uitvraag is het begin van een (langdurige) verandering die afgemaakt moet worden, willen de vruchten ervan geplukt kunnen worden.

53