Presentatie BVP BPUG. Susan van Hes, 28 november Van Hes projectmanagement

Transcriptie

1 Presentatie BVP BPUG Susan van Hes, 28 november 2012

2 Inhoud presentatie: Voorstelrondje Filosofie Best Value Procurement(BVP) Methode BVP - voorbereiding -selectie -pre award fase - uitvoering Vraag aan jullie Hoe verhoudt BVP zich tot PRINCE2

3 Even voorstellen: Susan van Hes BVP-projectmanager bij waterschap Noorderzijlvest Adviseur BVP bij Opleiding: universiteit: Gewerkt bij: Functies: Best Value Procurement congres USA 2012,B+ certificaat chemische technologie MBA op milieugebied ingenieursbureaus, stork en tebodin overheid, waterschap, provincie beleidsmedewerker, projectleider Hobby s reizen, tuin, koken getrouwd, moeder van vier kinderen

4 Voorstelrondje : Wie ben je, wat is je achtergrond? Wat weet je al van BVP? Waarom zit je hier, wat wil je leren?

5 Kengetallen BVP Ontwikkeld door Dean Kashiwagi eind jaren 90. Sinds 2002 in Nederland 900 projecten op basis van BVP Met een totale inkoopwaarde van $ 4.4 miljard 98% van de gebruikers is tevreden BVP is veel meer dan alleen inkoop

6

7 Hoe vind ik de expert? Het beklimmen van de berg: hoe vind ik een goede gids?

8 Hoe herkennen we een goede gids?

9 Een expert: Weetrisico sgoedin teschatten! Vooralbuiteneigeninvloedsfeer Binneninvloedsfeergeenrisico, anders geenexpert

10 Het gebruikvan expertise! (het beklimmenvan eenberg) Scenario A Huureengidsin en: Vertelhem hoe hijde berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertelhem datje eenbeteremanier hebtomde berg tebeklimmen Vertelhem hoe hijzijnteam moet samenstellen Vertelhem dathet best snellerkan Vertelhem dathet goedkoperkan Huuranderenin omde bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Scenario B Huurde bestegidsin en laatje naar de top leiden

11 Dominante informatie: Brengt consensus Maakt dat er geen besluiten genomen hoeven worden Minimaliseert de tijd voor beslissingvorming Zorgt ervoor dat zelfs de blinde het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is

12 Dominante informatie: Welk van de vier zou u kopen als u cocao puffswilt hebben? A B C D 500 gr 500gr 500 gr 500 gr 3,75 3,99 3,85 3,70

13 Dominante informatie: Welk van de vier zou u kopen als u cocao puffswilt hebben? A B C D 500 gr 500gr 500 gr 500 gr 1,49 3,99 2,50 1,99

14 Filmfragment moneyball-2011fragment-1.wmv

15 Minimum standaarden: De maximale prestatie die ik ga leveren Invloed van bepalen standaard Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens

16 Minimaliserenvan risico svanafhet begin! Gebruik van informatie en logica Project Risico Risico Risico Minimaliseren vanaf het begin, door risico s te monitoren

17 Minimaliseren van risico s Geef toe dat je als opdrachtgever niet Allesweeten nietop de hoogtebent van de bestemanier, de details en de risico s(daar heb je immers de experts voor!) Vraaghen die zeggenexpert tezijnhoe zijhet weten Vraaghen omhet project van het begin tot het eindte plannenen de risico s(met name de risico sdie zezelf niet kunnen beheersen) te minimaliseren Het gaatomhet minimaliserenvan risico s: nietomhet verplaatsen ervan!

18 Best Value Procurement

19 Traditioneel vsbvp Ik en zij Wij Risico s Risico s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer

20 Performance Information Procurement System De BVP Methode: gebaseerd op logica en gezond verstand simpel en transparant gebruikt metingen vindt de beste waarde voor beschikbaar budget

21 Het Proces Voorbereiding Selectie Beoogde gunning Verduidelijking Pre-Award Management door minimaliseren van risico s

22 Voorbereiding - Selecteren van geschikt project - Formeren van projectgroep - Inhuren begeleiding BVP - Nadenken over borging in organisatie - Maken projectplan en planning - Opleiden groep in BVP, gedurende gehele traject - Formuleren van de uitvraag - Bepalen plafond budget opdracht

23 Aandachtspunten voor opstellen uitvraag Omschrijf WAT je wilt hebben, Laat HOE weg, dat is aan de expert Laat minimum eisen weg

24 Waarom BVP? Project lag stil, overgenomen van andere projectleider Communicatie techniek- ecologie verliep stroef Zelf erg gecharmeerd van de filosofie en methodiek BVP NZV staat open voor uitproberen methodiek BVP Meerdere oplossingen mogelijk voor deze opgaaf Weten zelf de ultieme oplossing niet Maximale ruimte voor innovatie markt

25 Projectopdracht: bouw acht vispassages, bijdrage aan KRW-maatregelen

26

27 Hoofddoelstelling: Herstel van vismigratie op de volgende acht locaties 3 zeegemalen: Drie Delfzijlen, Spijksterpompen, Noordpolderzijl. 5 peilscheidingen: Warffumerverlaat, Keersluis Wachter, Mugtilstuw, Wortelpotstuw en Pomphuisstuw, Subdoelstellingen: Significante bijdrage aan vismigratie zoals vermeld in KRW en aalrichtlijn Voorkomen van uitspoeling van vissen bijvoorbeeld zoetwatervissen; De voorzieningen dienen onderhoudsarm, onderhoudsvriendelijk en duurzaam te zijn. Voorzieningen dienen te passen in de omgeving. Voorziening draagt bij aan natuur en milieu educatie en profilering van NZV op dit gebied

28 Opdracht omschrijving Ontwerpen en realiseren van vismigratie mogelijkheden van en naar zee en binnenwateren op genoemde locaties Onderhoud van de gerealiseerde voorzieningen gedurende 1 jaar na oplevering per locatie Aanvragen van alle benodigde vergunningen, ook voor eventuele werkzaamheden op het Wad. Voor de opdracht geldt een plafond bedrag van (exclusief BTW). Uiterlijk 1 december 2014 moeten alle voorzieningen zijn opgeleverd en operationeel zijn

29 Oefening 1: Projectopdracht: Bouw een systeem voor het bijhouden van kilometerheffing Stel voor deze projectopdracht een uitvraag op

30 Het Proces Voorbereiding Selectie Beoogde gunning Verduidelijking Pre-Award Management door minimaliseren van risico s

31 Selectie beoogde gunning Insturen propositie door leveranciers Het gunningsproces Prijs Ranking van leveranciers obv Prijs Risico- en kansendossier Fase 1 Beoordeling RD & KD Scope Scope Planning Planning Door beoordelingsteam opdrachtgever Risicodossier & Kansendossier Scope Planning Fase 2: Interviews Interviews

32 Beoordelingsproces Ledenvan het comitéontvangenalleenrisico-en Kansendossiers, de scopebeschrijvingenen de planningen Niet: de ingediende prijzen Leden beoordelen de ingediende stukken individueel

33 Dominante informatie: Brengt consensus Maakt dat er geen besluiten genomen hoeven worden Minimaliseert de tijd voor beslissingvorming Zorgt ervoor dat zelfs de blinde het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is

34 Dominant slechter dan 4 Dominant slechter dan 6 Neutraal Dominant beter dan 6 Dominant beter dan Dominant beter of slechter moet je kunnen beargumenteren!

35 Punten Kwaliteits Waarde Voorbeeld score A B C D Scope 15% R&K 25% Planning 5% Gemiddeld 4,5 9,3 6,0 6,0 Interviews Ecoloog 10% Uitvoerder 10% Projectleider 10% 8 6 4

36 Selectieproces 4 aanbieders 1 heel goed, 2 redelijk, 1 heel slecht 3 door naar interviewronde Na interview steekt 1 boven het maaiveld uit

37 Het Proces Voorbereiding Selectie Beoogde gunning Verduidelijking Pre-Award Management door minimaliseren van risico s

38 Pre awardfase Belangrijkste fase in het selectie proces!

39 Pre awardfase Uitleg pre-awardfase, opleiden projectgroep en opdrachtnemer Opdrachtnemer presenteert en verduidelijkt plan Afstemmen tot welk detailniveau plan uitgewerkt moet worden Precies weten wat wel en niet onderdeel is van aanbieding Interne discussie over kansen (IMT) Instellen Weekly Risk Report Award meeting

40 Het Proces Voorbereiding Selectie Beoogde gunning Verduidelijking Pre-Award Management door minimaliseren van risico s

41 Weekly s Belangrijkste onderdelen: Ongewenst gebeurtenis Beheersmaatregel Achtergrond Welke beheersmaatregel Wie is verantwoordelijk Wat is het effect Per week updat OG tevredenheidsscore

42 Weekly svoorbeeld Ongewenst gebeurtenis Damwand Wortelpotstuw is in zeer slechte staat Beheersmaatregel Was niet voorzien Damwand vervangen met hardhout / hele wand vervangen Opdrachtnemer / Opdrachtgever Geen impact op tijd en kosten / kosten 520,-/m Vergunning aangevraagd voor hele vervanging OG tevredenheidsscore 5

43 Resultaat tot nu toe; vispassage Het aanbestedingstraject is zeer succesvolverlopen. De expert is gevonden. We hebben het optimale gekregen voor een heel redelijk bedrag. Ook is de uitvoerdervergeleken met traditionele inkoop methodieken door de nieuwe systematiek meer betrokken bij het project. Tevens staat door deze aanpak de vis centraal in plaats van de techniek. Opvallend is de mate van chemie in de opdrachtgevergroep en tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer in de pre-award periode. Zoals het er nu uitziet gaat er zonder meer/minderwerk geleverd worden wat er is gevraagd. Beoogde expert bleek expert tot nu toe

44 Resultaat tot nu toe; Garmerwold 6 inschrijvingen met wezenlijk verschillende oplossingen Dominante verschillen goed zichtbaar op basis van een paar A4-tjes Interviews ondersteunend en bevestigend Geen interne discussies meer over oplossingsrichtingen Omzeilt probleem van tunnelvisie Pre-Award was nog een lastige voor inschrijver (maar ook voor ons). Waar voor ons geld BVP aanpak leidde (onbedoeld) tot innovatie in projectaanpak en technologie Beoogde expert bleek expert tot nu toe

45 BVP Verschillen BVP- versus traditionele aanpak Leverancierweet meer dan klant : Expert Korte uitvraag (hoog abstractieniveau) Traditioneel Klant schrijft voor : Expert Dikke bestekken met concrete voorschriften Opdrachtnemerin de leadtijdens Opdrachtgever blijft in de lead uitvoering tijdens de uitvoering Sterke focus op goede voorbereiding door ON Risico s identificatie door ON minimaliseert meerwerk Inschrijfprijs plafondbedrag Brandjes blussen tijdens de uitvoering (voorbereidingdoor OG) Kwaliteit bestek bepaalt mede hoeveelheid meerwerk Inschrijfprijs : past het binnen de begroting??

46 Oefening 2: Hoe verhoudt BVP zich tov PRINCE2.

47 Susan van Hes &trk=tab_pro