Inschrijven voor een Best Value uitvraag. Jeroen & Gertjan ter Heurne

Transcriptie

1 Inschrijven voor een Best Value uitvraag Jeroen & Gertjan ter Heurne

2 Programma Voorstellen Inschrijvingstraject Opstellen kwalitatieve documenten Voorbereiding Opstellen documenten BV Ervaringen Mourik Martijn Interviewtraining

3 Metrics Jeroen ter Heurne BVP ervaring vanaf BV Aanbestedingen en 32 Inschrijvingen ON Infra, RWZI, IT, Websites, Schoonmaak, Ing. diensten > 10 workshops en masterclasses Gertjan ter Heurne BVP ervaring vanaf Inschrijvingen ON 1 uitvoeringstraject Infra, Kantoorartikelen, Multifunctionals, Zorgdienstverlening, Infraprojecten Best Value Consulting 62% kwaliteit 7, 41% winnende inschrijver Opdrachtsom van

4 Inschrijvingstraject Publicatie Opstellen kwalitatieve documenten (PO, RD, KD) Opstellen prijs (prijsbladen) Indienen documenten Interviewtraining Interviews

5 Opstellen kwalitatieve documenten 2 fasen Fase 1: Voorbereiding organisatie/inrichting tenderproces Fase 2: Opstellen documenten Formuleren oplossing, uitschrijven aanbod

6 Vraag Wat zijn valkuilen voor inschrijvers bij het Fase 1: organiseren/inrichten van het tenderproces?

7 Kritische succesfactoren I Organisatie/inrichting tenderproces 1. Teamsamenstelling (tijdig en goed, sleutelfunctionarissen) 2. Tenderplanning doelmatig (doe de juiste dingen) strakke sturing (mijlpalen concepten + informatie (beheersing)) 3. Kennis, Ervaring en Creativiteit (senioriteit, inhoudelijk, BVP) 4. Start interviewtraining voor indiening (toetsing praktische toepassing/begrip/aanscherping)

8 KSF 1: Teamsamenstelling Beperkte omvang > daadkrachtig Idealiter 3-4 medewerkers, gedurende gehele periode van 8 weken Korte lijn naar directie/bestuur > tijdig escaleren (knopen hakken tav strategische keuzes) Rollen: tendermanager, 2-3 sleutelfunctionarissen, 1 schrijver (evt extern), 1-2 aanvullende creatieve experts Eigenschappen team: open mind, klantgericht, helder argumenteren, inhoudelijk deskundig, creatief, ambitieus

9 KSF 2: Tenderplanning Periode van publicatie tot interviews Voldoende tijd voor 3-4 concepten ( 4 weken) Strakke sturing op mijlpalen/acties vwb aanleveren concepten en review documenten Wekelijkse bijeenkomsten tenderteam Tijdig starten met verzamelen metrics, mijlpalen tav beschikbaar komen van metrics Tijd reserveren voor review directie/bestuur Volgorde opstellen kwalitatieve documenten

10 KSF 3: Kennis, Ervaring, Creativiteit Om de beste (BV) oplossing te verzinnen zijn de beste mensen nodig in het tenderteam Mobiliseer kennis/ervaring/senioriteit op het juiste moment: voor brainstorm bij start, bij review globale oplossing, bij 95%-concept Tbv waardevolle reviews: ook reviewteam moet de juiste BV mindset en kennis hebben Metrics essentieel > Kennis van successen/leerpunten uit verleden > Meest ervaren medewerkers betrekken

11 KSF 4: Start interviewtraining 1 e interviewtraining obv 95% concept versie Generale repetitie / proof of concept vwb kwaliteit, compleetheid en juistheid documenten vwb kennis bij sleutelfunctionarissen Op basis van bevindingen interview: Documenten aanscherpen Metrics aanpassen

12 BV Ervaringen Mourik fase I Martijn van den Hombergh Tendermanager Toelichting BV trajecten Fase I - voorbereiding Wat zijn de verschillen tussen een BV inschrijvingstraject en een regulier (EMVI) tendertraject? Welke valkuilen heeft een BV inschrijvingstraject? Best Practices & lessons learned?

13 Vraag Wat zijn valkuilen voor inschrijvers bij het Fase 2: opstellen van de kwalitatieve documenten?

14 Kritische succesfactoren II Opstellen kwalitatieve documenten 5. Analyseer uitvraag > brainstorm oplossing > identificeer unieke elementen van de oplossing 6. Doelstellingen analyse (Tool1) 7. Inventarisatie & Allocatie (Tool2) 8. Verzamel bestaande metrics / performance informatie, formuleer ontbrekende metrics 9. Beweringen, Top5-risico s, Kansen, Reviewen / toetsen (3-4x)

15 KSF 5: Analyse uitvraag Beperking van de scope: op welke wijze is het project te realiseren (binnen de doelstellingen) met een minimaal gebruik van capaciteit, mens, middelen e.d. Vraag: Waarom beperking van de scope? Resultaat = Aanbodscope, 2-4 A4 met globale beschrijving aanbod in elementen Vaststellen ambitienivo Opdrachtgever

16 KSF 5: Brainstorm OG Doelstellingen? Risico s? Toegevoegde waarde? Prestaties? Vanuit perspectief Opdrachtgever

17 KSF 5: Brainstorm oplossing Wat maakt dit project uniek? Hoe gaan wij de doelstellingen realiseren? Waarom zijn wij in staat om dit project te realiseren? Welke ervaringsinformatie hebben wij? Welke toegevoegde waarde kunnen wij leveren en waarom? Wat zijn de (scope) grenzen van het project? Welke risico s zijn er aan de orde? Welke successen uit het verleden kennen wij? Welke sleutelfuntionarissen zetten wij in? Wat zijn onze lessons learned? En Nu?

18 KSF 6: Allocatie inventarisatie Risicoelementen Prestatieelementen PO RD KD KD

19 KSF 7: Doelstellingenmatrix Doelstelling 1 Doelstelling 2 Doelstelling 3 Doelstelling X Prestatie ON: - Bewering 1 X X - Bewering 2 X X - Bewering x X Risico s BU: - Risico 1 X X - Risico 2 X X - Risico x X Kansen BU: - Kans 1 X X - Kans 2 X - Kans x X X

20 KSF 8: Metrics Hoe weet je zeker dat / Waarom gaat de oplossing de doelstellingen van OG realiseren? Omdat elk van de elementen van de oplossing eerder met succes is toegepast. Dit toon je aan door (vanuit organisatie, team en functionaris): Welke successen & welke leerpunten? Welke beheersmaatregelen voor risico s? Welke vergelijkbare projecten met hoge OG tevredenheid Welke voorbeelden van KPI s zijn er en waar worstel je mee?

21 KSF 9: Opstellen documenten Eindversie: 4-5 Beweringen 4-5 risico s + beheersmaatregelen 3-6 kansen Via 3-4 concepten: van globaal naar specifiek van compleet naar gericht op doelstellingen van volzinnen naar telegramstijl voorzien van metrics

22 KSF 9: Opstellen documenten 1. Inventariseren/brainstormen 2. Uitschrijven/uitwerken 3. Prioriteren obv doelstellingen & opschonen 4. Concreter uitschrijven (SMART & Dominant) 5. Metrics toevoegen

23 KSF 9: Opstellen documenten Tips Verwijzingen ipv herhalingen Gebruik van symbolen & plaatjes Gebruik Afkortingen

24 Vragen?

25 BV Ervaringen Mourik fase II Martijn van den Hombergh Tendermanager Toelichting BV traject (uitslag?) Fase II opstellen documenten Wat zijn de verschillen tussen een BV inschrijvingstraject en een regulier (EMVI) tendertraject? Welke valkuilen heeft een BV inschrijvingstraject? Best Practices & lessons learned?

26 Vragen?

27 Interviewtraining Aandachtspunten: Kennis van de uitvraag Kennis van de inschrijving/aanbod Zelfkennis, Teamkennis, Organisatiekennis Houding/gedrag van de expert Kennis BVP procedure Inschrijving in een notendop Focuspunten sleutelfunctionarissen

28 Simulatie Interviewsetting