Verslag marktbijeenkomst N23 Westfrisiaweg 30 januari 2013

Transcriptie

1 N23 Westfrisiaweg 30 januari 2013 Op 30 januari 2013 organiseerde het projectbureau N23 Westfrisiaweg namens de provincie Noord-Holland een marktbijeenkomst in de Statenzaal van het provinciehuis in Haarlem. Doel van de bijeenkomst was om bedrijven die de uitvoering van het contract N23 Westfrisiaweg op zich willen gaan nemen te informeren over de voorgenomen wijze van aanbesteden en contracteren. Daarbij stond de toepassing van Best Value Procurement centraal. Ook hoopte het projectbureau ideeën en suggesties te ontvangen om zo haar voorgenomen aanpak optimaal te laten aansluiten op de wensen en mogelijkheden vanuit de markt. Presentaties Voorafgaand aan de tafelgesprekken werden plenair een aantal presentaties gegeven. Na het welkomst woord van manager uitvoering van het projectbureau en tevens dagvoorzitter Jan de Later opende mevrouw Elisabeth Post, gedeputeerde Mobiliteit & Financiën de bijeenkomst. Zij gaf een toelichting op het regionale en interregionale belang van de toekomstige N23 Westfrisiaweg en verwees vanuit bestuurlijke context naar de Realisatieovereenkomst waarin het ambitieniveau en afspraken ten aanzien van het project staan beschreven en waar 11 gemeenten, het hoogheemraadschap en het georganiseerd bedrijfsleven in 2010 hun handtekening onder hebben gezet. Daarna was het woord aan Chris de Vries, directeur Beheer & Uitvoering (B&U) van de provincie Noord-Holland. Hij legde uit dat B&U een regierol wil innemen en dus veel verantwoordelijkheid bij de markt neerlegt. De aanpak van het project N23 Westfrisiaweg sluit daar goed bij aan. Jeroen van de Rijt van Scenter gaf daarop aansluitend een uitgebreide presentatie over wat Best Value Procurement nu eigenlijk inhoudt. Het MT N23 Westfrisiaweg, bestaande uit programmamanager Bertus Nootebos, manager omgeving Wim Jue en manager uitvoering Jan de Later presenteerde zichzelf en het project in een korte presentatiefilm. In de film komt het project, het projectbureau, de redenen van de aanleg van de weg en de projectdoelstellingen tijdens de uitvoering uitgebreid aan de orde. Als laatste in de rij gaf de inkoopmanager N23 Westfrisiaweg, Emiel Stal, een toelichting op de voorgenomen wijze van aanbesteden. Informatie Vanwege de bestandsgrootte kan de film niet via TenderNed gepubliceerd worden. U kunt de film en overige relevante projectdocumenten opvragen bij het projectbureau. NB: Alle informatie die tijdens de bijeenkomst is verstrekt, is indicatief en aan verandering

2 2 5 onderhevig. Dit geldt zowel voor de presentaties als voor de film. Definitieve informatie wordt opgenomen in de aanbestedings- en contractdocumenten, die bij de aankondiging zullen worden gepubliceerd. Tafelgesprekken Na het plenaire gedeelte werden de aanwezigen uitgenodigd om deel te nemen aan zogenaamde tafelgesprekken rondom vier grote statafels. Aan iedere statafel stond één vraag centraal. Op grote papieren tafelkleden konden opmerkingen, suggesties en aandachtspunten worden genoteerd. Hieronder zijn per tafel de vragen en een ruwe weergave van de reacties weergegeven: Tafel 1: We zijn van plan te werken met een staat van hoeveelheden en verrekenprijzen. Wat vindt u hiervan? Betekent dit minder inspanning voor de inschrijving? Er waren overwegend positieve reacties. Belangrijk is wel dat goede kaders worden meegegeven, zoals dat de hele scope erin moet zitten en dat er een aparte post wordt opgenomen voor staartkosten. Geef ook voldoende informatie om goede verrekenprijzen te bepalen. Overweeg om de prijs helemaal niet mee te wegen, aangezien er toch een plafondprijs wordt gehanteerd. Iedereen schrijft dan in met de plafondprijs en als het goedkoper kan wordt het verschil gedeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Let op de planning: Het kan voor inschrijvers lastig worden prijsinformatie van leveranciers te krijgen vanwege de vakantieperiode. Werken met verrekenprijzen vraagt om een inhoudelijk deskundige opdrachtgever. Pas op dat strategisch inschrijven niet wordt beloond. Verreken wijzigingen in de hoeveelheden alleen als ze groter zijn dan een bepaald percentage. Tafel 2: We willen de pre-awardfase efficiënt doorlopen. Wat zouden we hiervoor moeten voorschrijven? Probleem is dat het team bij de inschrijver, na de inschrijving en de interviews een dip ervaart. Het duurt even voordat het team weer op volle kracht werkt. Vraag bij inschrijving een plan van aanpak voor de pre-awardfase. Maak duidelijk wat het doel van de pre-awardfase is. Vertaal de verwachtingen van de opdrachtgever in eisen aan de pre-awardfase. Zorg voor transparantie en samenwerking tussen opdrachtgever en beoogd opdrachtnemer. Schrijf het eindresultaat voor. Maak duidelijk wat je als opdrachtgever wilt beoordelen. Laat de beoogd opdrachtnemer een aanvangscertificaat verdienen. Laat het proces aan de beoogd opdrachtnemer. Schrijf hooguit ook de hoofdstappen voor. Of data voor beslismomenten. Schrijf de einddatum voor. Hou rekening met 2 tot 4 maanden doorlooptijd. Maak duidelijk wie de startbijeenkomst organiseert: de opdrachtgever of de beoogd opdrachtnemer. Sluit de pre-awardfase ook af met een bijeenkomst. Houd de mogelijkheid open om naar nummer 2 te gaan als de pre-awardfase niet met succes kan worden afgesloten. Overweeg een concurrentiegerichte dialoog te houden. Overweeg een vergoeding te geven voor de pre-awardfase. Stel een werkruimte ter beschikking aan de beoogd opdrachtnemer op het projectbureau.

3 3 5 Tafel 3: We gaan geen individuele inlichtingenbijeenkomsten houden. Wat vindt u hiervan? Hierover waren de meningen verdeeld. Voor sommigen hing het af van de kwaliteit van de uitvraag. Aangedragen argumenten om toch individuele inlichtingenbijeenkomsten te houden, waren: o Het helpt de inschrijvers het project en de omgeving te doorgronden. Zij hebben namelijk een kennisachterstand t.o.v. de opdrachtgever. En daarom behoefte aan een toelichting op de scope, de verwachtingen en de uitgangspunten. Dan krijgt de opdrachtgever wat hij wil in plaats van wat hij vraagt. o Het biedt inschrijvers de mogelijkheid te toetsen welke bewegingsvrijheid er is. o Het helpt de inschrijvers zich goed voor te bereiden op de interviews en de preawardfase. o De inschrijver kan toetsen of hij de juiste meerwaarde biedt. o De inschrijver kan toetsen of er een persoonlijke klik te verwachten is. o Het kan gaten in het contract aan het licht brengen. o Het leidt tot meer goede inschrijvingen en minder verrassingen. En het voorkomt dat appels met peren worden vergeleken. o Algemene bijeenkomsten geven geen voldoende veilige omgeving om bepaalde zaken te bespreken. Aangedragen argumenten om ze inderdaad niet te houden, waren: o Het helpt de minder deskundige inschrijver meer dan de deskundige inschrijver. o Als je in jezelf gelooft, heb je ze niet nodig. o Er is te weinig tijd om ze te houden. o De inschrijver kan alvast voorsorteren op de interviews. Aanbevelingen als ze wel worden gehouden, waren: o Sta niet toe dat kansen en hun wenselijkheid en meerwaarde wordt besproken. o Geef duidelijke kaders mee voor de bijeenkomsten. o Laat de inschrijver vijf stellingen voorbereiden om te bespreken. o Laat ze houden door de personen die straks ook de beoordeling van de inschrijvingen doen. Instrueer deze personen vooraf ook goed. o Houd ze aan het begin van de inschrijvingsfase. Aanbevelingen als ze niet worden gehouden, waren: o Zorg ervoor dat de verwachtingen van de opdrachtgever t.a.v. het project goed op papier staan. o Maak tijdens de algemene inlichtingenbijeenkomsten persoonlijk contact mogelijk, bijvoorbeeld door in kleinere groepen bepaalde thema s te bespreken, zoals tijdens deze marktbijeenkomst. Onderwerpen zouden kunnen zijn: het ontwerp en de vrijheidsgraden daarin, de planologische procedures en de pre-awardfase. Tafel 4: We gaan het gepresenteerde gunningsmodel hanteren. Wat vindt u hiervan? Ambitieus, maar goed. Doordacht.

4 4 5 T.a.v. de weging van de criteria wordt de suggestie gedaan het criterium Scope & projectbekwaamheid zwaarder te wegen en Interviews minder zwaar te wegen. Belangrijk is verder dat kwaliteit voldoende onderscheidend is. En belangrijk is dat de beoordelingscriteria smart zijn verwoord. Voor een goed risico- en kansenplan en goede interviews zijn individuele inlichtingenbijeenkomsten noodzakelijk. Wat de interviews betreft, is van belang dat het proces en hoe ze worden beoordeeld volstrekt duidelijk is. Bijvoorbeeld op basis van vooraf bepaalde competenties. Verder werd nog de volgende suggesties gedaan: o Houd toch een préselectie. o Stel juist hoge minimumeisen. o Weeg de prijs helemaal niet mee. o Nodig niet alle inschrijvers uit voor de interviews. o Schrijf niet voor welke sleutelfunctionarissen naar de interviews moeten worden afgevaardigd. o Borg dat de geïnterviewde sleutelfunctionarissen inderdaad ook voor de opdracht worden ingezet (sancties). o Interview de directeur van het bedrijf in plaats van projectfunctionarissen. o Zorg ook aan opdrachtgeverszijde voor continuïteit van de bemensing. o Informeer eens bij de Provincie Zuid-Holland over hoe zijn de emvi hebben bepaald bij de parallelstructuur van de A12. En de volgende vragen gesteld: o Waar wordt het omgevingsmanagement meegewogen? o Hoe gaat de opdrachtgever om met de risico- en kansenplannen van de inschrijvers die niet worden uitgenodigd voor de pre-awardfase? Worden deze vertrouwelijk behandeld? o Wordt er straks absoluut of relatief gescoord? Bij absoluut scoren, loop je het risico dat iedereen een 6 krijgt en je dus alsnog op laagste prijs gunt. Wij zullen alle reacties afwegen en eventueel betrekken bij de nadere uitwerking van de aanbestedingsprocedure. Terugkoppeling en afsluiting Na een korte pauze werden de reacties en suggesties uit de tafelgesprekken en van de tafelkleden samengevat en plenair teruggekoppeld aan de deelnemers door de inkoopmanager N23 Westfrisiaweg. Deze terugkoppeling is opgenomen in de presentatie die als bijlage bij dit verslag is gevoegd. Tot slot bedankte programmamanager N23 Westfrisiaweg Bertus Nootebos alle aanwezigen voor hun komst en waardevolle bijdrage aan de bijeenkomst.

5 5 5 Nadere informatie Mocht u naar aanleiding van dit verslag of de presentatie nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met Emiel Stal via stale@noord-holland.nl of Bijlage Presentatie marktbijeenkomst N23 Westfrisiaweg 30 januari 2013