Alleen doen is geen optie

Transcriptie

1 Evaluatie aanbesteding Zuidasdok Alleen doen is geen optie Over samenwerken met marktpartijen Prof.dr.ir. Marcel Hertogh Ir. Mirjam Cauvern Amsterdam, 26 juni

2 Vraagstelling Vraagstelling: Evalueer de aanbesteding van Zuidasdok. De focus van de evaluatie ligt op de aanbestedingsfase van aankondiging tot gunning, met aandacht voor de vooraf gemaakte keuzes. Documenten vanuit OG over tender Interviews met IPM-team, ingenieursbureau, gegadigden 2

3 Kritische succesfactoren visie tender 3

4 Uitgangspunten Aanbesteding Integrale aanpak, één opdrachtgever, één contract Kwaliteit proces hoog Billijke risicoverdeling Toepassen bodem- en plafondprijs Internationale toplocatie: gunning 80% kwaliteit (EMVI), 20% prijs EMVI-criteria 85% realisatie, 15% eindresultaat Steek veel energie in verstandhouding en omgeving Organiseer politiek binnen inkooptraject, maar houd buiten de tender 4

5 EMVI-criteria Doorstroming netwerken Hoofdwegennet Railinfra Trein Railinfra Metro Robuuste planning Commerciële voorzieningen Kwaliteit Plan van aanpak Organisatie en systeemintegratie Doorstroming stad en station Bouwoverlast geluid en trillingen Leefbaarheid Beheersen grondverplaatsingen Vormgeving en inpassing

6 EMVI-criteria Bij groot aantal EMVI-criteria ontstaat de kans op vervlakking EMVI-criteria: had compacter gekund, maar drie moeders met name enthousiasme over Doorstroming stad en station en Grondverplaatsing beperken hinder HWN en Spoor had ook in eisen gepast, met incentive na gunning vormgeving en inpassing kregen naar verhouding veel aandacht Eén integrale oplossing kan invloed hebben op meerdere criteria EMVI werden opgevat als prikkel om focus en om creativiteit in te zetten ØKies voor belangrijke zaken waarop gegadigden zich kunnen onderscheiden; liever 3 à 4 EMVI-criteria 6

7 Bodemprijs Uitgangspunt was: geen vechtcontract, ON krijgt reële prijs met focus op kwaliteit Hoe bepaal je het niveau? plafondprijs: 1060, bodemprijs 960 risico bodemprijs: als hij te laag is, heeft hij geen effect; als hij te hoog is, doet OG zichzelf te kort als meerdere gegadigden op ondergrens inschrijven, is het moeilijk uitlegbaar aan belastingbetaler Beide gegadigden hebben boven de bodemprijs ingeschreven Bodemprijs is tussentijds aangepast Scopewijzigingen, omissies, prijspeil, dialooggesprekken gegadigden 7

8 Risicoverdeling Geleerd van eerdere tenders Uitgangspunt was een billijke risicoverdeling niet te beheersen risico s bij OG alleen risico s waarop ON invloed heeft of kan beheersen, bij ON bonus op beheersen risico s OG EMVI-sanctie is onderdeel van de maximale contractboete (10%) De wijze waarop tijdens de dialoog gereageerd is op zorgpunten/vragen (concreet op zoek naar een billijke risicoverdeling) 8

9 Proces aanbesteding Aanbestedingsproces was strak georganiseerd en zorgvuldig voorbereid, met balans tussen juridisch en proces Drie moeders evenredig vertegenwoordigd Tenderteam op dialoogtraining geweest, om optimaal te faciliteren Open houding, kwetsbaar kunnen opstellen, zeggen als je t niet weet Alle overleggen waardevrij, zonder notulen, vastlegging via Q&A Proces is helder, uitkomst was tot einde ongewis 9

10 Dialoogfase Maakbaarheidsvraag aan begin dialoogfase leverde veel inzicht Referentieontwerp meegestuurd, gaf snel inzicht in omvang en complexiteit; gegadigden hebben ander ontwerp ingediend, o.a. vanwege maakbaarheid Slechts twee gegadigden; heeft concurrentie gestimuleerd Alle toetsen zijn gezamenlijk door RWS, ProRail en A dam uitgevoerd IPM/tenderteam blijft minimaal tot na de herijkingsfase voor continuïteit 10

11 Flexibiliteit Scenario s voor aantal gegadigden tijdens voorbereiding tender Beoordelings- en wijzigingsproces waren ordentelijk Tijdens tender bodem- en plafondprijs en risicoverdeling bijgesteld na discussie met gegadigden Tendervergoeding is tussentijds verhoogd Veranderingen vanaf maart 2016 niet meegenomen in de tender Start herijkingsfase dient onder meer om wijzigingen door te voeren 11

12 Inspanning De inspanning van zowel gegadigden als projectbureau was heel groot Tussentijds is de vergoeding voor inspanning verhoogd OG heeft op onderdelen meer gekregen dan verwacht Zijn alle producten allemaal nodig geweest om keuze op te baseren? Alles wat je vraagt krijg je, en vaak meer dan dat Achteraf had op veel onderdelen wat minder gevraagd kunnen worden ØDenk zorgvuldig na over wat je vraagt i.r.t. de hoogte van de vergoeding, omwille van de bereidheid van de markt. 12

13 Samenwerking Marktvisie vraagt om open gesprek tussen OG en ON ON is terughoudend met kritiek op OG, is wel nodig voor het goede gesprek OG moet open gesprek faciliteren en ruimte bieden voor feedback er zijn beperkingen in hoe open je kan zijn tijdens het tenderproces vooral de samenwerking moet onderwerp van gesprek zijn Samenwerking tussen verschillende opdrachtgevers samenwerking betekent gelijkrichten van belangen en zoeken naar comfort op alle niveaus zal in de toekomst vaker nodig zijn (vervangingsopgaven, gebiedsgerichte aanpak) dit betekent balans zoeken tussen cultuur, gewoontes en werkwijzen 13

14 Dilemma s 1. Samenwerking OG is op zoek naar een goede aanbieding en de juiste partner om mee samen te werken, daar is openheid voor nodig, maar tijdens de dialoog moet gelijkheid worden bewaakt en mag niet teveel in de samenwerking worden geïnvesteerd 2. Wat is er minimaal nodig om een keuze te kunnen maken vanwege de hoogte van de tenderkosten? wat vraag je in concurrentie uit en wat kan later? wil je een toezegging of vraag je ook om bewijs? 3. Winst komt soms door één briljant idee, is er een andere (goedkopere, snellere) manier om daar achter te komen? 14