Hoofdinfrastructuur Wilgenrijk Fase 1

Transcriptie

1 Hoofdinfrastructuur Wilgenrijk Fase 1 2 e Informatiebijeenkomst aanbesteding (contractdocumenten blijven bepalend bij evt. inconsistentie)

2 Informatiebijeenkomst 24 feb 2015, ( uur) Weverskade 110, Maassluis (parkeren ook mogelijk bij P-Lely, nr. 110) svp aanmelden via 1. Inloop en welkom ( uur) 2. Inhoudelijke toelichting op het project ( uur) Aanleiding Doelstellingen Huidige situatie Toekomstige situatie 3. Toelichting op het Best Value proces ( ) Wat is Best Value Procurement? Wat is anders? Hoe kun je winnen? Processtappen 2

3 Inhoudelijke toelichting op het project 3

4 Het project Opdrachtgever Wilgenrijk BV Projectnaam Hoofdinfrastructuur Wilgenrijk Fase 1 Scope Plafondbedrag Mijlpaal oplevering Inkoopstrategie Contractvorm Ontwerp, realisatie en meerjarig onderhoud: Kruising Westlandseweg en Uiverlaan Wilgenbrug met geïntegreerd gemaal Twee fietsbruggen / twee verkeersbruggen Cornelis van der Lelylaan Onderlint 4,9 miljoen excl BTW (verkeer), Q (gemaal) Best Value Procurement (BVP, prestatieinkoop) D&C contract o.b.v. UAV-gc 4

5 Projectdoelstellingen 1. Realiseren van een nieuwe verbinding voor gemotoriseerd verkeer, fietsverkeer en (gedeeltelijk) voetgangers tussen de Westlandseweg (kruising Uiverlaan) en de in ontwikkeling zijnde plangebieden in Wilgenrijk alsmede de Lely Agri Groep (incl. uitbreiding Lely Campus). 2. Optimaal functionerend en robuust watersysteem geschikt voor adequaat peilbeheer van het totale bemalingsgebied. 3. Het geheel is onderdeel van de groene zone van Wilgenrijk en dient bij te dragen aan een duurzame, esthetisch hoogwaardige en onderscheidende woonwijk met als beleving het gevoel van thuiskomen. 5

6 Subdoelstellingen 1. Acceptatie van het Werk door, en overdracht aan de uiteindelijke eigenaren. 2. Minimale hinder voor de omgeving tijdens de realisatie, waaronder de bedrijfsvoering van de Lely Agri Groep, de verkeersafwikkeling in de gemeente en de leefbaarheid in de directe omgeving. 3. Een adequaat en robuust oppervlaktewatergemaal dat zorgdraagt voor de waterbeheersing in het bemalingsgebied en geïntegreerd dient te worden in het benodigde kunstwerk. 4. Hoog onderhouds- en beheergemak voor de gemeente Maassluis (beheerder openbare ruimte) en het hoogheemraadschap van Delfland (HHD, beheerder gemaal). 5. Lage levensduurkosten (Total Cost of Ownership). 6

7 Het project (op basis van tekeningen) - Wilgenrijk, algemeen - Huidige situatie - Toekomstige situatie - Bestaand kruispunt - Wilgenbrug - Gemaal - Rotonde 7

8 Vraagscope INFRA 1 Te realiseren objecten Kunstwerken Verhardingen Waterhuishouding Groen Terreininrichting Nutsvoorzieningen (coordinatie/inpassing van) Wilgenbrug, Brug Onderlint, Brug Lely Campus, Tweede Fietsbrug, Fietsbrug, Weverskade, Vlonders, Dam met duiker, Dam met duiker en peilscheiding, Keerschot Rijbaan (incl. rotonde en aanpassing kruispunt), Fietspaden, Voetpaden, Markeringen Waterkeringen, Watergangen, Peil regulerende objecten, Hemelwater afvoer Bomen, Heesters, Gras, Oeverbeplanting, Hagen VRI, Openbare Verlichting, Bebording, Hekken, Banken, Prullenbakken, Specials Elektra netwerk, Gas netwerk, Telecommunicatie netwerk, Drinkwater netwerk 8

9 Vraagscope INFRA 1 Minimaal uit te voeren werkzaamheden Project- en risicobeheersing Onderzoek en vergunningen Nutsvoorzieningen (rekening direct naar gemeente Maassluis) Publieke communicatie Ontwerp en verificatie Realisatie en keuren Realiseren lichtmasten en bijbehorende armaturen Realiseren wegmeubilair Opstellen Beheer- en onderhoudsplan Technisch onderhoud overige onderdelen in het eerste jaar na oplevering 3 jaar (snoei)onderhoud Groen en 1 jaar onderhoud gemaal Optioneel: 10 jarig onderhoud (excl. Water / Gemaal) 9

10 Vraagscope INFRA 1 Fysieke afbakening Tracégrens (tekening) Systeemgrens (tekening) 10

11 Vraagscope INFRA 1 Buiten de scope Versterken Boezemkade Software gemaal Levering wegmeubilair 11

12 Documenten bij de vraagspecificatie Vraagspecificatie / Programma van Eisen Vormgevingsdocument Plein06 Waterhuishoudkundig plan Bestemmingsplan Dijkpolder Ontwerpdocumenten zijn bindend, tenzij inschrijver betere oplossing heeft, waarmee de doelstellingen aantoonbaar efficiënter en/of effectiever kunnen worden gerealiseerd 12

13 Toelichting BVP 13

14 Inkoopstrategie Best Value Procurement (Prestatie-inkoop) Openbare (Europese) Aanbesteding zonder voorselectie, minimum aan geschiktheidseisen Design & Construct contract op basis van UAV-gc Gunningscriterium EMVI (prijs/kwaliteit = 25/75%) 14

15 Planning aanbesteding Mijlpaal Geplande datum gereed Tijdstip Vooraankondiging aanbesteding vrijdag 12 december e Informatiebijeenkomst potentiële Inschrijvers dinsdag 20 januari Aankondiging aanbesteding dinsdag 10 februari e Informatiebijeenkomst potentiële Inschrijvers dinsdag 24 februari Uiterlijke datum stellen vragen (via TenderNed) woensdag 18 maart 2015 Uiterlijke datum beantwoorden vragen (via TenderNed) dinsdag 24 maart 2015 Uiterlijke datum Inschrijving (via TenderNed) maandag 30 maart Interviews sleutelfunctionarissen ma & di 20&21 april 2015 Bekendmaking EMVI dinsdag 28 april 2015 Informele stand still periode (20d) dinsdag 19 mei 2015 Oplevering VPI notitie (3d na bekendmaking) vrijdag 1 mei 2015 Training concretiseringsfase dinsdag 12 mei Kick off concretiseringsfase dinsdag 19 mei Award-meeting concretiseringsfase dinsdag 23 juni 2015 Definitieve opdrachtverlening maandag 13 juli 2015 Oplevering eind

16 Wat is BVP? Win-win benadering die haaks staat op laagste prijs benadering Inkoopmethode, selecteert Best Beschikbare Optie (EMVI) Model voor project- en risicomanagement Centraal staat gebruik van expertise, geen gebruik van MDC 16

17 Waarom BVP? Minimaliseren van kosten OG, maximaliseren efficiency ON Minimaliseren van de inspanning en belasting van alle betrokken partijen Minimaliseren van besluitvorming Minimaliseren van management, aansturing, inspectie, controle en regels Minimaliseren van complexiteit, technische details en communicatie Maximale transparantie en accountability door prestatie-metingen 17

18 Resultaten BVP in getallen # jaren in ontwikkeling en uitvoering 20 # BV projecten wereldwijd # BV projecten in Nederland 300+ # projecten op tijd, binnen budget, hoge KTV 98% % EMVI heeft laagste of op één na laagste prijs > 2/3 % mogelijke kostenefficiëntie voor opdrachtgevers 10-30% % mogelijke hogere winstmarge voor opdrachtnemers % % EMVI met relatief lage offertekosten >50% % inschrijvers die BVP nog een keer willen >80% % inschrijvers die laagste prijs nog een keer willen <10% 18

19 Prestatie Hoog Structuur van de markt WIN - WIN III Onderhandeling II Best Value markt IV Onstabiele markt I Prijs markt WIN - LOSE Laag Competitie Hoog 19

20 Wat willen we niet? (activiteiten die meer risico veroorzaken) Vergaderingen, s, telefoneren Elkaar lastig vallen met details Overvloed aan informatie Bureaucratie Communicatie Management, aansturing, controle en regels Nemen van beslissingen Verassingen en verwarring Samenwerken Risico s verdelen Onderhandelen 20

21 Wie zou de dans moeten leiden? 21

22 Verduidelijking van de rollen Opdrachtnemer (expert) Gids in het project, leidt de dans Pro-actief beheersen van het project (vooruitkijken, geen verassingen) Meten van prestaties, weekrapportage (transparantie) Coördinatie acties opdrachtgever Binnen scope geen risico s (alleen fouten) Kwaliteitscontrole Opdrachtgever Laten leiden door de expertise van de opdrachtnemer Draagt de financiële risico s (m.u.v. risico s ON) Uitvoeren acties i.h.k.v. risicobeheersing Zeker stellen dat risicobeheersing door opdrachtnemer effectief is 22

23 Hoe herken je een expert? Waarschijnlijk 1. Heeft een plan 2. Is accountable 3. Kijkt vooruit 4. Luistert naar anderen 5. Denkt aan anderen 6. Rustig en afgewogen 7. Georganiseerd, pro-actief 8. Wil altijd verbeteren Waarschijnlijk 1. Gelooft in toeval en geluk 2. Geeft anderen de schuld 3. Is verrast 4. Is emotioneel 5. Probeert anderen te controleren 6. Voelt zich gecontroleerd 7. Reactief 8. Denkt alles te weten / kunnen 23

24 Een expert kan het hele project overzien! Initiële condities Risico s Resultaat Tijd 24

25 BVP: expert berggids leidt een bergexpeditie veilig naar de top van de berg Hoofddoel: veilig naar de top 25

26 Toelichting op het BVP proces 26

27 BVP proces Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inschrijving Beoordeling Concretisering / Pre-planning Uitvoering OG: -Uitvraag / NvI -Training inschrijvers Inschrijvers: -Best Team Approach -Inschrijving Gunningscriteria: -Prestatieonderbouwing -Risicodossier -Kansendossier -Interviews -Prijs Notitie VPI Projectplan beoogd ON: -Scope (in/out) -Planning -Risicodossier -Prestatiemetingen ON: Wekelijkse Rapportage Prestatiemetingen OG: Kwaliteitscontrole 27

28 Fase 1: Inschrijving 28

29 Bij inschrijving te verstrekken documenten Envelop 1 (Prijs) Inschrijvingsbiljet Onderbouwing van de inschrijfsom Envelop 2 (kwalitatief deel) Prestatie-onderbouwing (anoniem, 2xA4) Risicodossier (anoniem, 2xA4) Kansendossier (anoniem, 2xA4) Planning (anoniem, 1xA3) Profielschetsen sleutelfunctionarissen Eigen Verklaring 29

30 Wat is anoniem? Geen bedrijfsnamen Geen logo s Geen productnamen Geen technische termen Geen materiaalbeschrijvingen Geen afbeeldingen Geen referenties Geen namen van personen Het onderscheidend vermogen van de inschrijving moet uit de inhoud blijken. Daarom is gelijkvormigheid gewenst en een verplichte lay-out voorgeschreven. 30

31 Gunningscriteria en weging Plafondbedrag Criterium Weging t.o.v plafondprijs Maximale monetaire kwaliteitswaarde 1. Prestatie-onderbouwing 15% Risicodossier 20% Kansendossier 10% a. Interview sleutelfunctionaris 1 15% b. Interview sleutelfunctionaris 2 15% Maximale fictieve aftrek / bijtelling 75%

32 Criterium 1: Prestatie-onderbouwing Doel: Nagaan of de inschrijver het project doorgrond en in staat is het project op adequate wijze uit te voeren en de projectdoelstellingen te realiseren. Beoordelingspunten Concrete prestaties (beweringen) voor realisatie projectdoelstellingen Onderbouwing prestaties met verifieerbare prestatie-informatie (VPI) SMART omschreven Ambitie en commitment Toelichting Prestatie: werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc. Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) 32

33 PRESTATIE-ONDERBOUWING Bewering 1 Verifieerbare prestatieinformatie Bewering 2 Verifieerbare prestatieinformatie Bewering 3 Verifieerbare prestatieinformatie Bewering 4 Verifieerbare prestatieinformatie Bewering 5 Verifieerbare prestatieinformatie 33

34 Prestatieonderbouwing Doorgrond inschrijver het project? Kan inschrijver de projectdoelen realiseren? Projectdoelstelling Prestatie (bewering) Prestatieinformatie (VPI) Prestatie: werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc. Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. 34

35 Criterium 2: Risicodossier Doel: Nagaan of de inschrijver in staat is de projectrisico s (buiten de eigen invloedssfeer) te identificeren en te minimaliseren. Beoordelingspunten a) Belangrijkste risico s buiten de invloedssfeer van de inschrijver b) Concrete beheersmaatregelen om risico's te minimaliseren c) Onderbouwing effectiviteit risicobeheersing met verifieerbare prestatieinformatie (VPI) d) SMART omschreven e) Ambitie en commitment Toelichting Belangrijkste risico s bovenaan Beheersmaatregelen verdisconteren in de inschrijfsom Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) 35

36 RISICODOSSIER Risico 1 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatie-informatie Risico 2 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatie-informatie Risico 3 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatie-informatie Risico 4 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatie-informatie 36

37 Risicodossier Doorgrond inschrijver het project? Kan inschrijver de risico s buiten zijn invloedssfeer effectief beheersen? Risicobeheersplan Projectdoelstellingen Risico s buiten eigen invloedssfeer Prestatieinformatie (VPI) SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) 37

38 Risico s buiten je invloedssfeer! 38

39 Criterium 3: Kansendossier Doel: Nagaan of de inschrijver in staat is extra waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen. Beoordelingspunten a) Concrete kansen die (extra) waarde toevoegen aan projectdoelstellingen b) Onderbouwing kansen met prestatie-informatie c) SMART omschreven d) Ambitie en commitment Toelichting Geen onderdeel van de inschrijfprijs, blijven eigendom van de inschrijver, Aanbesteder beslist in concretiseringsfase of een kans wordt gebruikt Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) 39

40 KANSENDOSSIER Kans 1 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de doelstellingen? Prijs Impact op tijd / geld Verifieerbare prestatie-informatie Kans 2 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de doelstellingen? Prijs Impact op tijd / geld Verifieerbare prestatie-informatie Kans 3 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de doelstellingen? Prijs Impact op tijd / geld Verifieerbare prestatie-informatie 40

41 Kansendossier Kan inschrijver kansen identificeren die waarde toevoegen aan projectdoelstellingen? Projectdoelstellingen Kansen die waarde toevoegen Prestatieinformatie (VPI) SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) 41

42 Criterium 4: Interviews sleutelfunctionarissen Doel: Nagaan of sleutelfunctionarissen van inschrijver de opdracht en de eigen inschrijving doorgronden, zich eraan committeren en in staat zijn het Werk goed te managen. Beoordelingspunten a) Vertrouwd en consistent met het project en de inschrijving zoals blijkt uit de antwoorden b) In staat om het Werk binnen zijn functie goed te kunnen managen c) Weet wat dit project uniek maakt en denkt in het belang van de opdrachtgever en stakeholders d) Antwoorden zijn SMART verwoord e) Ambitie en commitment Toelichting SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) Gelijke condities: iedereen krijgt dezelfde basisvragen 42

43 Interviews Wordt gehouden met Sleutelfunctionaris Duurt minuten Nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend Antwoorden zijn onderdeel van de Inschrijving en daarmee het contract Interviews worden vastgelegd (op tape en/of woordelijke notulen) 43

44 Tips. niet doen! Sales en marketing Ons bedrijf is marktleider Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden We maken gebruik van state-of-the-art processen om het project te laten slagen Wij zetten een top-ecoloog in om het risico te beheersen Wij zijn een gerenommeerd ingenieursbureau, met een ervaring van 75 jaar in installatietechniek Technische details De sterkte van het dak is 600 psi Het product doorstaat de ASTM-568a test Er is gekozen voor een verankerd damwandscherm type AZ S270 44

45 Tips. niet doen! Geen verantwoordelijkheid nemen We gaan samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om eruit te komen We zullen regelmatig overleggen We zullen in overleg met de opdrachtgever een plan opstellen Algemeenheden Vergunningen zijn het grootste risico We zullen vooruit plannen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen 45

46 Tips. doen! Selecteer de beste mensen voor je projectteam (=key) Minimaliseer je scope => kies een projectaanpak waarmee de projectdoelstellingen met minimale risico s worden gerealiseerd Geen dure beheersmaatregelen aanbieden, risicobeheersing moet kosteneffectief zijn Gebruik dominante informatie: getallen, accuraat, simpel, niet technisch, niet discussieerbaar, prestatie-informatie Bereid je goed voor op de interviews Denk win-win 46

47 Fase 2: Beoordeling 47

48 Werkwijze beoordelingsfase EMVI Prestatieonderbouwing 15% Risicodossier 20% Kansendossier 10% 1 e Interview 15% 2 e Interview 15% Prijs 25% 48

49 Doel van de beoordelingsfase: Selecteren van dé expert op basis van dominante informatie In welk scenario ben je het snel eens over wie dé expert is (meest groene stip)? 49

50 Wat is dominante informatie? Taal van getallen (makkelijkste vorm van communicatie) Eenvoudig en simpel (iedereen begrijpt het) Verifieerbaar Nadenken is niet nodig (Minimaliseert besluitvorming) Minimaliseert communicatie en overleg Dominante verschillen Technische bekwaamheid is niet nodig Brengt consensus No brainer" of Gezond verstand" of Duidelijk" 50

51 Voorbeeld van dominante informatie Wie is dé expert berggids voor deze berg? # jaren ervaring als gids: 14 # bergen beklommen: 11 # deze berg beklommen: 5 # mensen veilig op de top: 44 # ongelukken: 0 # klanttevredenheid: 9.0 (10.0) # jaren ervaring als gids: 25 # bergen beklommen: 21 51

52 Voorbeeld van dominante informatie: Wie is de beste projectmanager voor een 4M D&C project? # D&C projecten: 15 Gemiddelde scope: $6M Afwijking van kosten: 1% Afwijking van planning: 5% Binnen planning / budget opgeleverd: 93% (14/15) Klanttevredenheid: 9.0 (10.0) % klanten dat hem nog een keer zou inhuren: 100% # of D&C construction projects: 3 Average scope: $1,5M 52

53 Toe te kennen scores per criterium 10 Dominant goed, projectdoelstellingen worden zeker gehaald 8 Redelijk tot goed 6 Neutraal, geen dominante informatie 4 Matig tot onvoldoende 2 Dominant niet acceptabel, projectdoelstellingen worden zeker niet gehaald 53

54 Scores met bijbehorende monetaire kwaliteitswaarden (voorbeeld) Plafondbedrag Fictieve aftrek Neutraal Fictieve bijtelling Score % Max. kwaliteitswaarde -100% -50% 0% 50% 100% Criterium Kwaliteitswaarde 1. Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier a. Interview sleutelfunctionaris b. Interview sleutelfunctionaris Totalen

55 Spelregels bij de beoordeling Iedere Inschrijver start met cijfer 6 (=neutraal). Afwijkingen van cijfer 6 moeten worden onderbouwd met dominante informatie Relaties, persoonlijke voorkeuren of ervaringen, eigen expertise mogen bij de beoordeling geen rol spelen Eerst scoren beoordelaars individueel per inschrijver en criterium, daarna in consensus een eindcijfer Besluitvorming binnen het beoordelingsteam over de scores moet minimaal zijn, verwarring of discussie betekent dat informatie niet dominant is Aan een lege prestatieonderbouwing wordt een 2 toegekend Aan een leeg risicodossier wordt een 2 toegekend Aan een leeg kansendossier wordt een 6 toegekend 55

56 Voorbeeld prestatie-onderbouwing DOELSTELLING: Zo laag mogelijke kosten over de gehele levensduur. AANBIEDER 1 Bewering: Wij leveren oplossing X met minder én duurzamere materialen en lager energieverbruik. Hiermee garanderen wij >15% lagere levensduurkosten dan het referentieontwerp, ofwel ca. -2 M over 30 jaar. VPI: Dit ontwerp hebben wij in afgelopen 5 jaar 3 vergelijkbare systemen eerder toegepast. De levensduurkosten liggen daar na 3 jaar meer dan 20% lager dan de referentie. De klanttevredenheid bij deze projecten was gemiddeld een 8,5. AANBIEDER 2 Bewering: Wij inventariseren met de beheerders de besparingsopties en realiseren dan een voor de klant zo goedkoop mogelijke oplossing. VPI: Wij hebben dit vaker voor klanten naar tevredenheid zo gedaan. 56

57 Voorbeeld risico-dossier Risico: Vergunningen niet tijdig verkregen AANBIEDER 1 Beheersmaatregel: We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. VPI: Dit doen wij zo in iedere project. AANBIEDER 2 Beheersmaatregel: Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen. VPI: In onze laatste drie projecten hebben wij de vergunningen tijdig verkregen en heeft vergunningverlening niet tot vertraging geleid. 57

58 Rekenvoorbeeld Behaalde score Inschrijving A Inschrijving B Inschrijving C Inschrijving D 1. Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier a. Interview sleutelfunctionaris b. Interview sleutelfunctionaris Fictieve bijtelling / aftrek 1. Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier a. Interview sleutelfunctionaris x 4b. Interview sleutelfunctionaris x Totale fictieve bijtelling / aftrek Inschrijfsom Fictieve inschrijvingssom nvt EMVI-ranking

59 Fase 3: Concretisering / Pre-planning 59

60 Concretiseringsfase: het project van begin tot eind in detail pre-plannen Initiële condities Risico s Resultaat Tijd 60

61 Concretiseringsfase: voorkómen van verrassingen Projectplan Gewenste stressboog, voorspelbaar project gunning Traditionele stressboog, verassingen na gunning gunning 61

62 Concretiseringsfase 1. Verduidelijken aanbieding aan de OG 2. Beantwoorden technische vragen om technische expertise aan te tonen 3. Maken van goed doordachte en onderbouwde aanbieding, duidelijk voor alle betrokkenen en met minimale risico s uitvoerbaar 4. Identificeren van de risico s inclusief alle zorgen van de OG en bijbehorende risicobeheersmaatregelen 5. In detail plannen van het project van begin tot eind 6. Nagaan of zijn aanbieding tegemoet komt aan de intenties van de OG 7. Nagaan of zijn aanbieding acceptabel is voor de OG 62

63 UAV-gc contract D&C-contract obv UAV-gc Basisovereenkomst Vraagspecificatie Annexen Aanbieding ON (Projectplan) Door de beoogd ON op te stellen in de Concretiseringsfase Informatie 63

64 Concretiseringsfase (4-5 weken) Voorbereiding Stap 1: Kick-off bijeenkomst Stap 2: Periode van afstemming Stap 3: Finaliseren Projectplan Stap 4: Award meeting Verifiëren VPI Pre-kick off / Training concretiseringsfase Uitwisselen risicodossier OG Documenten kick-off gereed maken Agenda: Aanbieding Mijlpalenplanning Weekrapportage Risicodossier Checklist projectplan Issues en zorgen van de opdrachtgever Dag-tot-dag planning concretiseringsfase Actielijst opdrachtgever Afstemming meest kritische partijen Verduidelijking en onderbouwing Aanbodscope Planning Financiën Kansen Identificatie risico s en beheersmaatregelen Besluit over kansen Opleveren concept projectplan Review projectplan door OG Definitief maken projectplan Uitnodiging award meeting Presentatie projectplan Voorlopige besluit tot voorgenomen voorkeursleverancier (award-meeting) Formele stand still periode: 20 dagen Definitieve gunning Start weekrapportage 64

65 Kenmerken concretiseringsfase 1. Moeilijkste fase om uit te voeren 2. Minst vertrouwde, minst ontwikkelde fase 3. Beoogd ON neemt de leiding en controle over van de opdrachtgever 4. Geen plaats voor management, direction, and control door alle partijen 5. Denken en acteren in het belang van elkaar 6. Geen onderhandeling over de scope en prijs 7. In de toekomst kijken door project te pre-plannen 8. Fase die historisch gezien vaak niet goed wordt uitgevoerd 9. Goede uitvoering concretiseringsfase is kritisch voor project succes 65

66 Onderdelen van het projectplan 1. Management Samenvatting 2. Scope Document (wat, hoe en waarom) 3. Planning 4. Risicodossier 5. Weekrapportage 6. Risicobeheersing en prestatiemetingen 7. Financiële onderbouwing (kostenspecificatie, termijnstaat, kansen) 8. Actielijst opdrachtgever 9. PowerPoint presentatie van het projectplan 10. Basisovereenkomst UAV-gc 66

67 Fase 4: Uitvoering 67

68 Wekelijkse Rapportage (WR) Wat is het? Excel Spreadsheet Start al in de concretiseringsfase Waarom is het belangrijk? ON (Expert) wordt verantwoordelijk voor pro-actief beheersen van risico s Beschermt ON tegen risico s van de OG (risico s van buitenaf) Afwijkingen worden onderdeel van de geschiedenis van het project Zorgt ervoor dat ON en OG hun verantwoordelijkheid nemen Meet de voortgang en projectprestaties Meet de prestaties van de ON in het beheersen van risico s Meet de prestaties van de OG Hoeveel inspanning? 5-15 minuten, tenzij geen pre-planning is uitgevoerd, of opdrachtgever beslissingen gaat nemen 68

69 CHECK Uitvoeringsfase: risicobeheersing en prestatiemeting PRE-PLANNING DO Projectplan Scope Risicodossier Planning Prestatiemeting obv KPI PLAN Wekelijkse Rapportage Voorziene risico s Onvoorziene risico s Beheersmaatregelen Prestatiemeting Prestatiemeting Aantal vertragingen door OG (0) 3 (+1) Aantal vertragingen door ON (0) 1 Aantal contractwijzigingen door OG (0) 2 (+1) Aantal contractwijzigingen door ON (0) 0 Klanttevredenheidsscore (gemiddeld >8) 8,5 Weekrapportages op tijd (>90%) 92% Aantal klachten (0) 1 (+1) ACT Video Weekly Risk Report 69

70 Effectieve risicobeheersing Status en voortgang makkelijk zichtbaar voor iedereen Risico s worden beheerst voordat ze optreden Focus op risico s buiten invloedssfeer Risicobeheersing is kosteneffectief Minimale impact op tijd / geld / KTV Risicobeheersing richt zich ook op wat als scenario Acties worden op tijd en adequaat opgevolgd Wekelijkse rapportage 70

71 Vragen? 71