Herinrichting Achter de Pijp Gemeente Leerdam. Kaderstellend en willen loslaten Techniek met oog voor participatie en SROI Openstaan voor Innovatie

Transcriptie

1 Herinrichting Achter de Pijp Gemeente Leerdam Kaderstellend en willen loslaten Techniek met oog voor participatie en SROI Openstaan voor Innovatie

2 Informatiebijeenkomst 11 april 2016, ( uur) Gemeente Leerdam, partycentrum Het Dak (Tiendweg 9) Inloop en welkom ( uur) Inhoudelijke toelichting op het project ( uur) Aanleiding & doelstellingen Projectbeschrijving Best Value Procurement ( ) Toelichting Best Value Procurement Aandachtspunten voor dit project Hoe verder (11.30)

3 Herinrichting Achter de Pijp Team Projecten, afdeling Regie Projectleider Peter Reine Contractadviseur Karel Ossewaarde (a.i.) Interne bijdragen vanuit Beleid en communicatie

4 Introductie Project-procesmanagement, contractadvisering, advies en engineering

5 Herinrichting Achter de Pijp 1. Aanleiding / Het project De Wijk Riolering Wegen & Groen Handboek Openbare Ruimte 3. Leefbaarheid Participatie Monitor leefomgeving 4. SROI Conform CROW Lokale mogelijkheden 5. Best Value Procurement / Prestatie-inkoop Achtergrond Aandachtspunten voor deze aanbesteding

6 Situering

7 Projectgebied Kenmerken Jaren Vijftig (arbeiders)wijk 1300 Bewoners / 500 woningen (vrijwel allemaal huur) aandachtswijk Veel beroep op WMO / Bijstand etc. Weinig sociale cohesie, relatief veel bekende probleemgevallen Kleurrijk Wonen 3 Sloop / Nieuwbouw projecten, 1 reeds gestart 2017: Rozenstraat, ca. 50 woningen 2021: Lingeplein, ca 50 woningen

8

9 Civieltechnisch 1600 m riolering m2 verharding Groen, Speelplekken en Lichtmasten Verbetering volkstuincomplex

10

11 Projectdoelstellingen Hoofddoelstellingen: De vergroting van de sociale cohesie / leefbaarheid van de buurt en vergroting woongenot MET de buurt Herinrichting van de openbare ruimte waarbij verouderde openbare ruimte vernieuwd wordt en voldoet aan hedendaagse functionele eisen Klimaatbestendigheid / verminderen wateroverlast Technisch HIOR Ter overweging: de aannemer is 5 jaar in de wijk! En daarmee prima katalysator voor het verbeteren van de onderlinge samenhang en communicatie!

12 Subdoelstellingen Vergroting betrokkenheid buurtbewoners bij verbeteren leefomgeving, tijdens en na afloop van de werkzaamheden Participatie van de bewoners ten behoeve van het ontwerp en realisatie Vergroting leefbaarheid algemeen met bewoners Medewerkzaamheid van de bewoners Afstemming / Fasering met de planning van Kleurrijk Wonen Opwaardering volkstuincomplex Siemensstraat SROI richtlijnen zoveel mogelijk met bewoners van de wijk te bedenken en in te vullen. Mensen in de wijk met een achterstand op de arbeidsmarkt hierop actief inzetten

13 Achter de Pijp Participatie, leefbaarheid en SROI Participatieprotocol Leerdam -> overleg en afstemming met buurtbewoners en inbreng van wensen bewoners / overige stakeholders (bv. Moskee en scholen) Motiveer de mensen optimaal om vergroten leefbaarheid en woongenot te beschrijven Fysieke wensen (groen, verlichting etc ) -> afkoppelen? Sociale wensen -> contact / communicatie etc. SROI actief inbrengen In het technische proces (leren, inbreng bij communicatie, verkeersomleidingen etc.), 5% van de loonsom conform branche-afspraak Wat zijn de mogelijkheden -> kennis van maatschappelijke instellingen Avres Jeugd en Welzijn Etc. -> informatiedag voor maatschappelijke instellingen In de leefbaarheid / vergroting woongenot: met de buurt mensen met een achterstand actief in activiteiten meenemen! Hoe te beoordelen/waarderen: Op basis van te garanderen prestaties, maar feitelijk verrekenen op basis van goedgekeurd plan voor: Extra maatregelen verbetering leefbaarheid Maatregelen rondom verbetering sociale cohesie / woongenot Maatregelen voor lokale invulling SROI -> In het budget ingecalculeerd, maar wel aan te tonen!

14 Voorbeelden SROI Betrek de bewoners / SROI-doelgroep bij: Aanleg en gebruik volkstuincomplex Aanleg en gebruik hemelwatersysteem Informatievoorziening, structureel / per deelproject Website / Facebook, wel/niet turks Samen optrekken met stakeholders Moskee, scholen, buro Halt? Periodieke enquetes / bijeenkomsten / BBQ s? Samen beheren -> bij zelfwerkzaamheid buurt: Meer woongenot / betrokkenheid Besparingen inzetten voor andere activiteiten? Indicatie mogelijkheden via / met maatschappelijke instellingen! (door Leerdam)

15 Beschikbare vooronderzoeken Uitgangspunten rioleringsontwerp -> basis voor voorontwerp Archeologische kaders -> vooronderzoek Milieukundig onderzoek Inmeting / kadastrale kaders (met name nieuwbouw) Clashdetectie Nuts -> risicoreductie externe omgevingsfactoren Maar ook: Wensen / suggesties bewoners Wensen / suggesties maatschappelijke instellingen

16 Nieuw uitstroompunt Gescheiden Stelsel icm. Sloop/nieuwbouw KW Relinen / Berging in wegfundering Ondergrondse berging, niet-wegen Mogelijkheden tot afvoer afgekoppeld dakoppervlak Uitvoeringstechniek wordt niet gedicteerd

17 Documenten bij de vraagspecificatie Vraagspecificatie / Programma van Eisen Concept Ontwerpen / Stedenbouwkundig plan Kleurrijk Wonen Participatieprotocol Referentieontwerp riolering Achter de Pijp Basisonderzoeken Indicatief milieukundig onderzoek Archeologisch onderzoek Etc. SROI kaders / ambities en mogelijkheden vanuit de wijk Suggesties vanuit maatschappelijke instellingen Leerdam

18 Vraagscope Achter de Pijp Minimaal uit te voeren werkzaamheden Procesmatig Participatieproces bewoners Afstemming overige stakeholders (nuts / moskee / scholen) Sociale component Monitoren buurttevredenheid en woongenot Invulling SROI Projectbeheersing Project- en risicobeheersing Ontwerp en verificatie Uitvoering Realisatie en keuren Beheer en onderhoud tijdens contractperiode

19 Toelichting BVP (inkoopstrategie) Best Value Procurement (Prestatie-inkoop) Openbare (Nationale / Europese) Aanbesteding zonder voorselectie, minimum aan geschiktheidseisen Design & Construct contract op basis van UAV-gc Gunningscriterium EMVI (prijs/kwaliteit = 25/75%)

20 Waarom BVP? De expert aan zet! geen management door control Voor ons allen: Minder kosten Minder besluitvorming Minder uitleg naar elkaar over technische details etc. Transparantie door prestatie-metingen Voor de opdrachtgever: Houden aan regietaak. Voor de opdrachtnemer Maximaliseren efficiency Optimaal benutten uitvoeringskennis / minimaliseren uitvoeringsrisico s Optimaal kunnen communiceren met stakeholders Voor de stakeholders Helderheid wie aan zet is!

21 BVP: expert berggids leidt een bergexpeditie veilig naar de top van de berg Hoofddoel: veilig naar de top

22 Wat zoeken we.. De beste mensen voor het projectteam (=keyspelers) Minimaliseer de scope => kies een projectaanpak waarmee de projectdoelstellingen met minimale risico s worden gerealiseerd Geen dure beheersmaatregelen aanbieden, risicobeheersing moet kosteneffectief zijn Selecteren obv. dominante informatie: getallen, accuraat, simpel, niet technisch, niet discussieerbaar, prestatie-informatie Specifiek: als BVP nieuw is, met welke netwerkpartner trek je op? Zoek de samenwerking t.a.v. invulling SROI / vergroting leefbaarheid / woongenot irt. participatie

23 Verduidelijking van de rollen Opdrachtnemer (expert) Gids in het project, leidt de dans Pro-actief beheersen van het project (vooruitkijken, geen verassingen) Meten van prestaties, weekrapportage (transparantie) Coördinatie acties opdrachtgever Binnen scope geen risico s (alleen fouten) Kwaliteitscontrole Opdrachtgever Laten leiden door de expertise van de opdrachtnemer Draagt de financiële risico s (m.u.v. risico s ON) Uitvoeren acties i.h.k.v. risicobeheersing Zeker stellen dat risicobeheersing door opdrachtnemer effectief is

24 Wie is een expert? Waarschijnlijk 1. Heeft een plan, kijkt vooruit 2. Luistert naar anderen EN 3. Denkt aan anderen 4. Rustig en afgewogen 5. Georganiseerd, pro-actief 6. Wil altijd verbeteren Waarschijnlijk 1. Gelooft in toeval en geluk, is verrast 2. Geeft anderen de schuld 3. Probeert anderen te controleren 4. Voelt zich gecontroleerd 5. Reactief 6. Denkt alles te weten / kunnen

25 BVP proces Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inschrijving Beoordeling Concretisering / Pre-award Uitvoering OG: -Uitvraag / NvI -Training inschrijvers Inschrijvers: -Best Team Approach -Inschrijving Gunningscriteria: -Prestatieonderbouwing -Risicodossier -Kansendossier -Interviews -Prijs Notitie VPI Projectplan beoogd ON: -Scope (in/out) -Planning -Risicodossier -Prestatiemetingen ON: Wekelijkse Rapportage Prestatiemetingen OG: Kwaliteitscontrole

26 Planning aanbesteding Mijlpaal Geplande datum gereed Tijdstip Vooraankondiging aanbesteding 1e Informatieve bijeenkomst 11 april Aankondiging aanbesteding Najaar 2e Informatiebijeenkomst potentiële Inschrijvers Nov Uiterlijke datum stellen vragen (via TenderNed) Eind dec Uiterlijke datum beantwoorden vragen (via TenderNed) Begin jan Uiterlijke datum Inschrijving (via TenderNed) Jan Interviews sleutelfunctionarissen Feb Bekendmaking beoogd opdrachtnemer Eind feb Kick off concretiseringsfase Maart 2017 Definitieve opdrachtverlening Mei 2017

27 Budgetplafond Doel: Helderheid geven aan inschrijvers over budgettaire ruimte Gebaseerd op SSK-kostenraming, dus onderbouwd Concreet (indicatief!) Technische realisatie 3,15 miljoen (incl. detailengineering, SCB etc., SROI normaal ) Leefbaarheid (fysiek) 1 ton Participatie (tbv. Ontwerp) 0,5 ton Participatie (sociale cohesie) 1 ton SROI lokaal 1 ton Totaal: 3,5 miljoen De expert ziet de besparingen en de optimalisaties! De expert biedt daarmee meer waarde voor dit bedrag Meer waarde biedt meer kans op opdracht dan lager inschrijven

28 Gunningscriteria en weging Plafondbedrag ,00 Criterium 1. Prestatieonderbouwing 20% ,00 2. Risiciodossier 10% ,00 3. Kansendossier 15% ,00 4a. Interview Sleutelfunctionaris 1 15% ,00 4b. Interview Sleutelfunctionaris 2 15% ,00 Maximale fictieve aftrek / bijtelling 75% ,00 Let op: fictief voorbeeld (plafondbedrag EN percentages kunnen anders ingevuld worden -> met name kansen irt. SROI)

29 Inschrijving Envelop 1 (Prijs) Inschrijvingsbiljet Onderbouwing van de inschrijfsom Envelop 2 (kwalitatief deel) Prestatie-onderbouwing (anoniem, 2xA4) Risicodossier (anoniem, 2xA4) Kansendossier (anoniem, 2xA4) Planning (anoniem, 1xA3) Profielschetsen sleutelfunctionarissen Eigen Verklaring

30 Anoniem inschrijven Geen bedrijfsnamen Geen logo s Geen productnamen Geen technische termen Geen materiaalbeschrijvingen Geen afbeeldingen Geen referenties Geen namen van personen Het onderscheidend vermogen van de inschrijving moet uit de inhoud blijken. Daarom is gelijkvormigheid gewenst en een verplichte lay-out voorgeschreven.

31 Criterium 1: Prestatie-onderbouwing Doel: Worden de projectdoelstellingen gerealiseerd? Doorgrondt de inschrijver het project? Kan de inschrijver het project op adequate wijze uit te voeren? Beoordelingspunten Concrete prestaties (beweringen) voor realisatie projectdoelstellingen Onderbouwing prestaties met verifieerbare prestatie-informatie (VPI) SMART omschreven / Ambitie en commitment Toelichting Prestatie: werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc. Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) In dit geval specifiek: hoe concrete invulling van het participatie/ontwerpproces en ideeën rondom SROI-invulling / vergroting leefbaarheid / woongenot

32 PRESTATIE-ONDERBOUWING Bewering 1 Verifieerbare prestatie-informatie Bewering 2 Verifieerbare prestatie-informatie Bewering 3 Verifieerbare prestatie-informatie Bewering 4 Verifieerbare prestatie-informatie Bewering 5 Verifieerbare prestatie-informatie Prestatie: werkwijze, mensen, middelen, materialen, technieken, oplossingen, etc Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid.

33 Voorbeeld prestatie-onderbouwing DOELSTELLING: Zo laag mogelijke kosten over de gehele levensduur. AANBIEDER 1 Bewering: Wij leveren oplossing X met minder én duurzamere materialen en groot bergend vermogen. Hiermee garanderen wij >15% berging dan het referentieontwerp VPI: Dit ontwerp hebben wij in afgelopen 5 jaar 3 vergelijkbare systemen eerder toegepast. De investeringskosten waren niet hoger dan de aangereikte referentieoplossing. De klanttevredenheid bij deze projecten was gemiddeld een 8,5. AANBIEDER 2 Bewering: Wij inventariseren met de beheerders de besparingsopties en realiseren dan een voor de klant zo goedkoop mogelijke oplossing. VPI: Wij hebben dit vaker voor klanten naar tevredenheid zo gedaan.

34 Criterium 2: Risicodossier Doel: Identificeert en minimaliseert de inschrijver de projectrisico s (buiten de eigen invloedssfeer)? Beoordelingspunten Belangrijkste risico s buiten de invloedssfeer van de inschrijver Concrete beheersmaatregelen om risico's te minimaliseren Onderbouwing effectiviteit risicobeheersing met verifieerbare prestatie-informatie (VPI) SMART omschreven Ambitie en commitment Toelichting Belangrijkste risico s bovenaan Beheersmaatregelen verdisconteren in de inschrijfsom Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek)

35 Risico s buiten je invloedssfeer!

36 Voorbeeld risico-dossier Risico: Vergunningen niet tijdig verkregen AANBIEDER 1 AANBIEDER 2 Beheersmaatregel: We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. Beheersmaatregel: Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen. VPI: Dit doen wij zo in iedere project. VPI: In onze laatste drie projecten hebben wij de vergunningen tijdig verkregen en heeft vergunningverlening niet tot vertraging geleid.

37 RISICODOSSIER Risico 1 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatieinformatie Risico 2 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatieinformatie Risico 3 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatieinformatie Risico 4 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Verifieerbare prestatieinformatie SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek)

38 Criterium 3: Kansendossier Doel: kan de inschrijver extra waarde toevoegen aan de projectdoelstellingen? Beoordelingspunten a) Concrete kansen die (extra) waarde toevoegen aan projectdoelstellingen b) Onderbouwing kansen met prestatie-informatie c) SMART omschreven d) Ambitie en commitment Toelichting Geen onderdeel van de inschrijfprijs, blijven eigendom van de inschrijver, Aanbesteder beslist in concretiseringsfase of een kans wordt gebruikt Verifieerbare prestatie-informatie: informatie die de aangeboden kwaliteit onderschrijft en die verifieerbaar is, zoals bijvoorbeeld klanttevredenheid. SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) Specifiek: benutting stelpost / toegevoegde waarde vergroting woongenot en concretisering SROI met de buurt (als extra op technische invulling / reguliere richtlijnen SROI)

39 Criterium 4: Interviews sleutelfunctionarissen Doel: doorgronden en committeren de sleutelfunctionarissen van de inschrijver de opdracht en de eigen inschrijving? Zijn zij in staat het Werk goed te managen? Beoordelingspunten Vertrouwd en consistent met het project en de inschrijving zoals blijkt uit de antwoorden In staat om het Werk binnen zijn functie goed te kunnen managen Weet wat dit project uniek maakt en denkt in het belang van de opdrachtgever en stakeholders Antwoorden zijn SMART verwoord Ambitie en commitment Toelichting SMART: Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden Niet discussieerbaar / weerlegbaar: iedereen begrijpt het (zelfs een leek) Gelijke condities: iedereen krijgt dezelfde basisvragen

40 Interviews Wordt gehouden met Sleutelfunctionaris Duurt minuten Nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend Antwoorden zijn onderdeel van de Inschrijving en daarmee het contract Interviews worden vastgelegd (op tape en/of woordelijke notulen)

41 Werkwijze beoordelingsfase EMV Prestatieonderbouwing 20% Risicodossier 10% Kansendossier 15% 1 e Interview 15% 2 e Interview 15% Prijs 25%

42 Doel van de beoordelingsfase: Selecteren van dé expert op basis van dominante informatie In welk scenario ben je het snel eens over wie dé expert is (vindt de rode tomaat)?

43 Wat is dominante informatie? Taal van getallen (makkelijkste vorm van communicatie) Eenvoudig en simpel (iedereen begrijpt het) Verifieerbaar Nadenken is niet nodig (Minimaliseert besluitvorming) Minimaliseert communicatie en overleg Dominante verschillen Technische bekwaamheid is niet nodig Brengt consensus No brainer" of Gezond verstand" of Duidelijk"

44 Voorbeeld van dominante informatie Wie is dé expert berggids voor deze berg? # jaren ervaring als gids: 14 # bergen beklommen: 11 # deze berg beklommen: 5 # mensen veilig op de top: 44 # ongelukken: 0 # klanttevredenheid: 9.0 (10.0) # jaren ervaring als gids: 25 # bergen beklommen: 21

45 Wat willen we niet zien Sales en marketing Ons bedrijf is marktleider Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden We maken gebruik van state-of-the-art processen om het project te laten slagen Wij zetten een top-ecoloog in om het risico te beheersen Wij zijn een gerenommeerd ingenieursbureau, met een ervaring van 75 jaar in installatietechniek Technische details De sterkte van het dak is 600 psi Het product doorstaat de ASTM-568a test Er is gekozen voor een verankerd damwandscherm type AZ S270

46 En dit willen we ook niet horen.. Geen verantwoordelijkheid nemen We gaan samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om eruit te komen We zullen regelmatig met u overleggen Algemeenheden Vergunningen zijn het grootste risico We zullen vooruit plannen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen

47 Wat willen we wel.. Selecteer de beste mensen voor het projectteam (=keyspelers) Minimaliseer de scope => kies een projectaanpak waarmee de projectdoelstellingen met minimale risico s worden gerealiseerd Geen dure beheersmaatregelen aanbieden, risicobeheersing moet kosteneffectief zijn Selecteren obv. dominante informatie: getallen, accuraat, simpel, niet technisch, niet discussieerbaar, prestatie-informatie Specifiek: als BVP nieuw voor je is, met welke netwerkpartner zou je willen optrekken? Zoek de samenwerking t.a.v. participatie / invulling SROI / vergroting leefbaarheid.

48 Toe te kennen scores per criterium 10 Dominant goed, projectdoelstellingen worden zeker gehaald 8 Redelijk tot goed 6 Neutraal, geen dominante informatie 4 Matig tot onvoldoende 2 Dominant niet acceptabel, projectdoelstellingen worden zeker niet gehaald

49 Scores met bijbehorende monetaire kwaliteitswaarden (voorbeeld) Criterium Score % max. kwaliteitswaarde -100% -50% 0% 50% 100% 1. Prestatieonderbouwing 20% , , , ,00 2. Risiciodossier 10% , , , ,00 3. Kansendossier 15% , , , ,00 4a. Interview Sleutelfunctionaris 1 15% , , , ,00 4b. Interview Sleutelfunctionaris 2 15% , , , ,00 Totalen aftrek / bijtelling 75% , , , ,00 Let op: voorbeeld!!

50 Spelregels bij de beoordeling Iedere Inschrijver start met cijfer 6 (=neutraal). Afwijkingen van cijfer 6 moeten worden onderbouwd met dominante informatie Relaties, persoonlijke voorkeuren of ervaringen, eigen expertise mogen bij de beoordeling geen rol spelen Eerst scoren beoordelaars individueel per inschrijver en criterium, daarna in consensus een eindcijfer Besluitvorming binnen het beoordelingsteam over de scores moet minimaal zijn, verwarring of discussie betekent dat informatie niet dominant is Aan een lege prestatieonderbouwing wordt een 2 toegekend Aan een leeg risicodossier wordt een 2 toegekend Aan een leeg kansendossier wordt een 6 toegekend

51 Rekenvoorbeeld Inschrijver A B C D Score 1. Prestatieonderbouwing Risiciodossier Kansendossier a. Interview Sleutelfunctionaris b. Interview Sleutelfunctionaris Aftrek/Bijtelling 1. Prestatieonderbouwing , Risiciodossier , , ,00 3. Kansendossier a. Interview Sleutelfunctionaris , uitgesloten 4b. Interview Sleutelfunctionaris ,00 uitgesloten Totaal aftrek / bijtelling , , ,00 uitgesloten Inschrijfsom , , , ,00 Fictieve inschrijfsom , , ,00 uitgesloten EMVI-Ranking Let op: voorbeeld!

52 Fase 3: Concretisering / Pre-award

53 Concretiseringsfase: het project van begin tot eind in detail pre-plannen Initiële condities Risico s Resultaat Tijd

54 Concretiseringsfase: voorkómen van verrassingen Projectplan Gewenste stressboog, voorspelbaar project Traditionele stressboog, verassingen na gunn gunning

55 Concretiseringsfase Verduidelijken aanbieding aan gemeente Beantwoorden inhoudelijke vragen om expertise aan te tonen T.a.v. de inhoud / invulling ontwerp t/m uitvoering T.a.v. de invullling woongenot / SROI etc. Maken van goed doordachte en onderbouwde aanbieding, duidelijk voor alle betrokkenen en met minimale risico s uitvoerbaar Identificeren van de risico s inclusief alle zorgen van de OG en bijbehorende risicobeheersmaatregelen In detail plannen van het project van begin tot eind Nagaan of zijn aanbieding tegemoet komt aan de intenties van de OG Nagaan of zijn aanbieding acceptabel is voor de OG Wel / niet benutten van aangeboden kansen

56 Concretiseringsfase (4-5 weken) Voorbereiding Stap 1: Kick-off bijeenkomst Stap 2: Periode van afstemming Stap 3: Finaliseren Projectplan Stap 4: Award meeting Verifiëren VPI Pre-kick off / Training concretiseringsfase Uitwisselen risicodossier OG Documenten kick-off gereed maken Agenda: Aanbieding Mijlpalenplanning Weekrapportage Risicodossier Checklist projectplan Issues en zorgen van de opdrachtgever Dag-tot-dag planning concretiseringsfase Actielijst opdrachtgever Afstemming meest kritische partijen Verduidelijking en onderbouwing Aanbodscope Planning Financiën Kansen Identificatie risico s en beheersmaatregelen Opleveren concept projectplan Review projectplan door OG Definitief maken projectplan Uitnodiging award meeting Presentatie projectplan Voorlopige besluit tot voorgenomen voorkeursleverancier (award-meeting) Formele stand still periode: 20 dagen Definitieve gunning Besluit over kansen Start weekrapportage

57 Onderdelen van het projectplan 1. Management Samenvatting 2. Scope Document (wat, hoe en waarom) 3. Planning 4. Risicodossier 5. Weekrapportage 6. Risicobeheersing en prestatiemetingen 7. Financiële onderbouwing (kostenspecificatie, termijnstaat, kansen) 8. Actielijst opdrachtgever 9. PowerPoint presentatie van het projectplan 10. Basisovereenkomst UAV-gc

58 Fase 4: Uitvoering

59 Wekelijkse Rapportage (WR) Wat is het? Excel Spreadsheet Start al in de concretiseringsfase Waarom is het belangrijk? ON (Expert) wordt verantwoordelijk voor pro-actief beheersen van risico s Beschermt ON tegen risico s van de OG (risico s van buitenaf) Afwijkingen worden onderdeel van de geschiedenis van het project Zorgt ervoor dat ON en OG hun verantwoordelijkheid nemen Meet de voortgang en projectprestaties Meet de prestaties van de ON in het beheersen van risico s Meet de prestaties van de OG Hoeveel inspanning? 5-15 minuten, tenzij geen pre-planning is uitgevoerd, of opdrachtgever beslissingen gaat nemen

60 Hoe verder Opdrachtgever Gesprekken met de buurt, eerste inventarisaties en schetsen Gesprekken met maatschappelijke instellingen -> oproep tot ideeen/ wensen Met Kleurrijk Wonen afronden schets stedenbouwe Afronden contractstukken Geïnteresseerden Bent u de Expert? Heeft u alle expertise in huis / gaat u op zoek naar partners? Heeft u uw dominante informatie op orde / ervaringen? Adviezen voor ons?

61 Bedankt voor uw aandacht Vragen?