Opstellen en Beoordelen is een vak, maar geen rocketscience Keep is simple, denk steeds na

Transcriptie

1 Rivierenland 7 november 2013 EMVI? - Kunst of vliegwerk? - Doen we het omdat het moet of omdat het nuttig is Opstellen en Beoordelen is een vak, maar geen rocketscience Keep is simple, denk steeds na

2 Betere EMVI met Duurzaam GWW Niels van Amstel Lid Centraal Team Duurzaam GWW Manager Megaborn

3 Inhoud 1. De Regels en Wanneer EMVI? 2. EMVI bepalen algemeen 3. EMVI criteria huidige voorbeelden 4. EMVI case Venuslaan 5. EMVI Gunnen en beheersen 6. Vragen

4 1. De Regels 01-april-2013 Aanbestedingswet Artikel De aanbestedende dienst draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen Artikel De aanbestedende dienst gunt een overheidsopdracht op grond van de naar het oordeel van de aanbestedende dienst economisch meest voordelige inschrijving. 2. Een aanbestedende dienst kan, in afwijking van het eerste lid, gunnen op grond van de laagste prijs. In dat geval motiveert de aanbestedende dienst de toepassing van dat criterium in de aanbestedingsstukken. 3

5 De Regels (2) 01-april-2013 Gids Proportionaliteit criteria objectief en eenduidig uitvraag en beoordeling moeten duidelijk zijn afstemming op de opdracht rekening houden met administratieve lasten instrument ter bevordering van innovatie Een gemeente wil een werk aanbesteden op laagste prijs, maar kan daar geen goede reden voor bedenken. De gemeente kiest voor EMVI, waarbij de prijs op 90% wordt gesteld. Een plan van aanpak en de verrekenprijzen tellen beiden voor 5% mee. De gemeente geeft daarbij aan dat het plan van aanpak en de inschrijfstaat zullen worden beoordeeld op juistheid en compleetheid. Voldoet de gemeente hiermee aan de verplichtingen? De inschrijfsom is circa euro. Voor een maximale EMVI-score moeten inschrijvers circa euro investeren. Is dat redelijk? Rekenvergoeding?

6 EU-regelgeving/richtlijn prijs kwaliteit technische waarde esthetische en functionele kenmerken milieukenmerken respectievelijk milieutechnische eigenschappen gebruikskosten rentabiliteit klantenservice en technische bijstand; datum van levering termijn voor levering en uitvoering verbintenissen met betrekking tot reserveonderdelen gewaarborgde materiaalvoorziening Voorwaarde: aspecten moeten betrekking hebben op de opdracht, aanvullen mag! 5

7 Wat vindt OG belangrijk Soort Waarde-aspect Toepassing Produktkwaliteit Functionaliteit & flexibiliteit B&U / GWW Duurzaamheid & milieu B&U / GWW Esthetica & belevingswaarde B&U / (GWW) Beschikbaarheid B&U / GWW Proceskwaliteit Tijd B&U / GWW Risico management en -verdeling B&U / GWW Heldere (proces)afspraken vooraf B&U / GWW Overlast (B&U) / GWW Aanbieder Goede ervaringen / past performance B&U / GWW Competenties B&U / GWW Inleving, meedenken, communicatie B&U / GWW Kwaliteit van het team B&U / GWW Prijs Aanschafprijs B&U / GWW Levensduurkosten B&U / GWW

8 Soorten EMVI criteria Kwaliteitsaspecten geobjectiveerd oordeel, max. meerwaarde in waardering dmv rapportcijfers (1-10) Extra prestaties meetlat, waarde/eenheid in, max. aantal waardering dmv vaststellen aangeboden aantal eenheden Vaak ook met direct gekoppeld boetebeding Kansen & risico s geobjectiveerd oordeel, max. meerwaarde in waardering dmv rapportcijfers (6-10) 7

9 Eisen aan EMVI-criteria expliciete relatie met: doelstellingen van de aanbesteder projectdoelen criteria vroeg in het proces afwegen (dus niet: bestek klaar, oh ja emvi! welke criteria?) criteria moeten er toe doen! (onderscheidend) (extra) waarde aanbieden moet lonen (balans waardetoekenning en kosten waardecreatie) bewuste keuze tussen emvi-criteria en/of contractuele incentive (bonus/malus) Waardering: gunnen op waarde? Geeft helder beeld van de waarde en de waarde is ook relatief door opdrachtgever te onderbouwen 8

10 2. EMVI bepalen: Algemeen People Planet Profit Meerdere beleidsterreinen, meerdere stakeholders, meerdere belangen, technisch, bestuurlijk en persoonlijk Wat is de behoefte Wat is het ideaal beeld Waar zit de speling Waar zitten de risico s Wat is nodig Wat zijn ambities Wat wordt de eis Wat is de wens Wat is dus de EMVI Wie beoordeelt dan?

11 Schematisch Initiatief ontwerp contract aanbesteding uitvoering EISEN Std eisen en aanvullende eisen Extra zekerheid WENSEN meerwaarde nieuwe eis

12 EMVI in verband

13 Wie heb je dan nodig? Soort Waarde-aspect Meet Expert Panel Overig Meth. Produktkwaliteit Functionaliteit & flexibiliteit x X Duurzaamheid & Milieu X Esthetica & belevingswaarde X Beschikbaarheid X Proceskwaliteit Tijd X Risico management en - x X X verdeling Heldere (proces)afspraken X vooraf Overlast X? X Aanbieder Goede ervaringen / past X X performance Competenties X X Inleving, meedenken, X X communicatie Kwaliteit van het team X x Prijs Aanschafprijs Levensduurkosten

14 2x2-vragen: Wat is geschikt? Helder krijgen van: (1) belangen, (2) beelden/processen, (3) condities en (4) acties *Via techniek van 2*2 vragen Wat is echt belangrijk Wat is het beeld/proces dat daarbij hoort Wat zou ik willen zien gebeuren Wat en wie is er voor nodig om dat beeld of proces te beoordelen en te realiseren Wie beoordeeld en hoe wordt uitkomst geborgd

15 2. EMVI bepalen algemeen 3. EMVI bepalen: Voorbeelden ALGEMENE VORM criterium 1 <bedrag> Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat... EMVI-criterium: Beoordeeld wordt hoe de inschrijver... uitvoert en welke maatregelen worden genomen om...

16 Voorbeeld 1 (moederbestek) VOORBEELD 1 criterium: beperking uitvoeringsduur ,-- Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat de overlast voor de omgeving tot een minimum wordt beperkt, en dat dus de uitvoeringduur zo kort mogelijk is. De opdrachtgever gaat uit van een normale uitvoeringsduur van 10 weken. EMVI-criterium: De inschrijver dient in zijn Plan van Aanpak een realistische en risicogestuurde planning op te nemen. Voor iedere week dat het werk minder duurt dan de opdrachtgever heeft ingeschat, wordt een fictieve korting van ,-- toegepast, met een maximum van ,--.

17 Voorbeeld 2 (moederbestek) VOORBEELD 2 criterium: tijdige oplevering ,-- Belang: De opdrachtgever is erbij gebaat dat het werk met een grote mate van zekerheid tijdig wordt opgeleverd. De opdrachtgever dient inzicht te krijgen in het risico dat de werkzaamheden uitlopen en de mate waarin de aannemer dit risico beheerst. EMVI-criterium: Beoordeeld wordt hoe de inschrijver blijk geeft van zich te hebben verdiept is de risico's en de mate van zekerheid die wordt verschaft dat de risico's op uitloop adequaat worden beheerst. Er wordt hoger gescoord naarmate er meer zekerheid wordt gegeven dat er geen uitloop zal optreden. De inschrijver dient inzicht te geven in de risico-analyse en beheersmaatregelen, de go/no-go momenten, de uitloop scenario's, welke processen kritisch zijn en tot uitloop kunnen leiden en de interne communicatie(momenten) met de inschrijver.

18 Plan van aanpak volgt EMVI VOORBEELD 2 criterium: tijdige oplevering ,-- In het Plan van Aanpak dient een projectplanning te worden gepresenteerd die zal worden beoordeeld op: - een gespecificeerde risicoanalyse; - het definiëren van go/no-go momenten; - het aangeven van uitloop scenario's; - het uitlichten van kritische processen; -een toelichting op communicatiemomenten. Plan van aanpak bevat alleen die elementen die in de EMVI worden gevraagd en die in lijn opdracht liggen. Scheelt inschrijvingsinspanning en beoordelingsinspanning. Daarom ook geen rekenvergoeding

19 4. EMVI-Case: Venuslaan e.o. Herinrichting wijk, wegen, riool, groen verbeteren Meer parkeervoorzieningen, leefbaarheid versterken Fietsveiligheid verbeteren Aansluiten op ambities met maximale bewonersparticipatie Minimaliseren zorgen gemeente, zo min mogelijk onderhoud Verkeersdruk blijft gelijk Ontwerp vrij, door aannemer in overleg met bewoners bepalen Rekenvergoeding: inschrijvers Gunnen op Waarde: geld is duidelijker

20 Van Ambitieweb naar EMVI VAST

21 Ruimtelijk criterium

22 Proces criterium

23 5. EMVI gunnen en beoordelen Vooraf: Beschrijf proces dat je gaat doen en volg dat correct Selecteer beoordelaars die ook echt voldoende kennis van de terreinen hebben en goed onderscheid kunnen maken Liefst 3 of 4, ook een onafhankelijke Het mag subjectief, de beoordeling is juridisch niet disputabel als deskundige maar duidelijk is als deskundige Instrueer beoordelingsteam en bespreek met elkaar de criteria voor duidelijk beeld van verwachtingen en effecten Tijdens: Open enveloppen, laat iemand buiten beoordelingsteam verifieren of inschrijving correct is Laat kwalitatieve deel beoordelen Organiseer beoordelingsbespreking Bepaal motivaties voor cijfertoekenning, wees compleet/ zorgvuldig

24 Beoordelingsbespreking Met elkaar Liefst met facilitator die ook kritisch kan doorvragen Iedereen geeft waardering, schoolse schaal en verschil kan er zijn Iedereen geeft korte toelichting Verificatie waarderingen Eventuele bijstelling visie en waardering Bepalen eindcijfer met concensus, niet met , want dan vaak 8 Verificatie beeld

25 Uitslag

26 Vergelijkbaar uit 2011

27 Opnemen in contract Kick off proces Kick Off inhoud Contract aanpassen

28 SCB voor realiseren beloften Boetebeding: factor 1,5 * waarde toekenning of tabelbedrag Structuur in beheersing

29 6. Vragen Vragen? Vragen aan u: Wanneer levert EMVI meerwaarde? Wat ervaart u nu? Welke type werk, grootte werk? Waarop wilt u meerwaarde bieden? Wat is zin/onzin? Wilt u als het ware een EMVI-keuzetabel/menukaart? Vindt u beoordelen makkelijk? Vindt u makkelijk beoordeelt te worden? Wat kan beter? Hoe gaat u om met kwalitatieve criteria? Hoe zou volgens u de communicatie tijdens de aanbesteding moeten zijn? Wat kan beter? Wilt u aanwezig zijn bij openen prijs? Wat is een redelijke vergoeding voor extra werk?