Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten

Transcriptie

1 Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten Wanneer Wat Wie Opmerkingen 30 januari 2017 Akkoord portefeuillehoudersoverleg Sociaal gemeenten opdrachtformulering inkoop basisondersteuning Beslispunten: 1. keuze opdrachtverstrekking (3 percelen, casemanagement apart) 2. keuze inkoopmethode (Best Value). Portefeuillehouders Sociaal gemeenten, Management Team Sociaal Start van het traject. 27 februari 2017 Vooraankondiging marktconsultatie. Door BMWE gemeenten via Tenderned. 2 maart 2017 Werksessie opstellen doelstellingen. BMWE gemeenten (vanuit verschillende invalshoeken, beleid/uitvoering). 9 maart 2017 Evaluatie vorig inkooptraject met huidige aanbieders. 9 maart 2017 Marktconsultatie: Doelstellingen voorgelegd aan de markt en uitleg Best Value aanpak. BMWE gemeenten, MJD, MEE, Barkema & De Haan, GGD BMWE gemeenten, MJD, MEE, Barkema & De Haan, GGD, Tinten. Tenderned is een online marktplein voor aanbestedingen in Nederland waar aanbestedende diensten en ondernemingen elkaar vinden. Tenderned is een project van het Ministerie van Economische Zaken. Uitvraag gedaan bij beleid en uitvoering (wmo, jeugd, participatie). Aanbieders onderschrijven de doelstellingen en de Best Value aanpak. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 1

2 4 april 2017 Collegebesluiten Inkoop. Colleges BMWE gemeenten Colleges stemmen in met de wijze van inkoop, de doelstellingen, het bestek en de plafondbedragen. 2 mei 2017 Wijziging plafondbedrag. Colleges BMWE gemeenten Plafondbedrag gewijzigd in verband met toevoegen budget Welzijns- en Jongerenwerk Bedum 4 mei juli 2017 Offertefase. Openbare Europese aanbestedingsprocedure. Best Value aanpak. Inschrijvers tonen aan dat ze de doelstellingen van Opdrachtgever gaan realiseren en tonen aan dat ze in staat zijn de Opdrachtgeversrisico s beheersen en kunnen minimaliseren. 9 mei 2017 Marktinformatiebijeenkomst. Training Best Value methodiek en toelichting op de opdracht. 31 mei 2017 Verzenden Nota van Inlichtingen (beantwoording vragen inschrijvende partijen). Inschrijvende partijen. MJD, MEE, Barkema & De Haan, Stichting Welzijn Bedum, Incluzio, Tinten, Beter Thuis Wonen, GGD, ASWA- Welzijn en de BMWE BMWE Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 2

3 20 29 juni 2017 Vervanging externe MT lid Inkoop Sociaal Domein door een nieuwe externe Domein BMWE 27 juni 2017 Training beoordelen kwaliteit en interview. Het beoordelingsteam bestaande uit medewerkers van de BMWE gemeenten, is getraind in de Best Value methodiek. 3-7 juli 2017 Beoordelen inschrijvingen. Beoordelingsteam (individueel). De inschrijvingen zijn geanonimiseerd (in hetzelfde format, zonder bedrijfsnaam en logo) aan het beoordelingsteam ter beschikking gesteld. 10 juli 2017 Consensus bijeenkomst. Beoordelingsteam. Het beoordelingsteam heeft de geanonimiseerde inschrijvingen (prestatieopbouw, risico- en kansendossier) beoordeeld en is tot een unaniem oordeel gekomen. 17 en 18 juli 2017 Interviews. Sleutelpersonen van MJD, MEE, Barkema & de Haan, Tinten en Martinizorg. 18 juli 2017 Consensus interviews. Beoordelingsteam. Het beoordelingsteam heeft de interviews beoordeeld en is tot een unaniem oordeel gekomen. 20 juli 2017 Verzenden van uitslag aan portefeuillehouders BMWE Inkoopadviseur BMWE Portefeuillehouders zijn op de hoogte gebracht van de uitkomst. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 3

4 25 juli 2017 Bestuurlijk overleg over uitslag voorlopige gunning. 26 juli 2017 Bekendmaking voorlopige gunning aan Tinten. Portefeuillehouders, manager Sociaal Domein en manager Inkoop Sociaal Domein en de inkoopadviseur BMWE BMWE gemeenten hebben schriftelijk alle partijen via Tenderned op de hoogte gebracht. 31 juli 2017 Start concretiseringsfase. Presentatie Tinten aan de Gemeenten geven een toelichting over de spelregels tijdens de concretiseringsfase. 2 augustus 2017 Relatiegesprek BMWE gemeenten MJD. 9 augustus 2017 Relatiegesprek BMWE gemeenten Barkema & De Haan. MJD portefeuillehouder en Barkema & De Haan portefeuillehouder en Portefeuillehouders Sociaal Domein zijn meegenomen in het inkoopproces en hebben onderschreven dat het proces goed verlopen is. MJD zegt toe mee te werken aan warme overdracht. Barkema & De Haan zegt toe mee te werken aan warme overdracht. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 4

5 9 augustus 2017 Relatiegesprek BMWE gemeenten MEE. 24 augustus 2017 Eerste bespreking concept Plan van Aanpak Tinten. MEE portefeuillehouder en Ambtelijke delegatie BMWE gemeenten en Tinten. MEE zegt toe mee te werken aan warme overdracht. Opmerkingen/aanpassingen door Tinten verwerkt. 24 augustus 2017 Schriftelijke raadsvragen Christenunie gemeente Eemsmond over aanbesteding. 31 augustus 2017 Tweede bespreking concept plan Ambtelijke delegatie van aanpak Tinten. gemeenten en Tinten. 7 september 2017 Evaluatiegesprek MJD. Inkoopadviseur BMWE gemeenten, lid beoordelingsteam, gemeenten en MJD. 11 september 2017 Portefeuillehoudersoverleg Sociaal - oplegnotitie PO - memo stand van zaken inkoop - spoorboekje intern - Plan van aanpak Tinten concept laatste versie. 12 september 2017 Evaluatiegesprek Barkema & De Haan Portefeuillehouders Sociaal Inkoopadviseur BMWE gemeenten, lid beoordelingsteam, Beantwoord op 3 oktober 2017 door College gemeente Eemsmond. Opmerkingen/aanpassingen door Tinten verwerkt. Toelichting op de scores en beoordelingswijze van de aanbesteding. Vastgesteld. Toelichting op de scores en beoordelingswijze van de aanbesteding. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 5

6 20 september 2017 Bestuurlijk overleg gemeenten - Tinten. gemeenten en Barkema & De Haan. portefeuillehouder BMWE gemeenten en Bestuurder Tinten. 21 september Evaluatiegesprek MEE. Inkoopadviseur BMWE gemeenten, lid beoordelingsteam, gemeenten en MEE. Verheldering proces en uitgangspunten bekende gezichten en continuïteit activiteiten. Toelichting op de scores en beoordelingswijze van de aanbesteding. 3 oktober 2017 Brief MEE (en onderschrijving door Barkema & De Haan) over de Best Value aanpak. 10 oktober 2017 Besluitvorming colleges definitieve gunning Tinten, d.m.v. collegebesluit. 10 oktober 2017 Gesprek over uitkomst aanbesteding. BMWE BMWE portefeuillehouder BMWE gemeenten en jongeren gemeente Eemsmond. Beantwoord door coördinerend portefeuillehouder BMWE gemeenten op 20 oktober 2017 (per mail) en de week daaropvolgend formeel per post verzonden. - B&W besluit - definitief plan van aanpak Tinten - memo raad - juridisch advies Plas & Bossinade over verplichting overname personeel door winnende inschrijver. Uitleg over inkoopproces en procesafspraken gemaakt over hoe jongeren te betrekken bij ontwikkelingen. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 6

7 31 oktober 2017 Mondelingen raadsvragen CDA gemeente De Marne tijdens vragenuur. 6 november 2017 Brief jongeren over aanbesteding. Van jongeren aan de raad van gemeente Winsum. 6 november 2017 Schriftelijke raadsvragen PvdA gemeente De Marne over aanbesteding jeugdwerk Van de raad aan het college gemeente De Marne. Beantwoord door portefeuillehouder Van Gelder. Beantwoord door College gemeente De Marne op 8 november Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 7

8 7 november 2017 Brief Barkema & De Haan met vragen rond aanbesteding en verzoek tot onderzoek. 7 november 2017 Barkema & De Haan ingesproken tijdens Raadsvergadering gemeente De Marne. 7 november 2017 Mondelingen raadsvragen VVD gemeente Bedum over onrust jongeren 8 november 2017 Tinten bijeenkomst voor medewerkers MJD, MEE en Barkema & De Haan. Van Barkema & De Haan aan de raden gemeenten De Marne, Winsum en Eemsmond. portefeuillehouder BMWE portefeuillehouder heeft het belang van bekende gezichten en activiteiten in de BMWE gemeenten benadrukt. 9 november 2017 Jongeren bieden petitie aan de Gemeenteraad in gemeente Winsum. 14 november 2017 Raadsvragen Gemeente Belangen gemeente Eemsmond. Van de raad aan het college gemeente Eemsmond. Factsheet Inkoop Basisondersteuning 2018 BMWE gemeenten 8