B&W-nr.: d.d

Transcriptie

1 B&W-nr.: d.d Onderwerp Voornemen tot gunning aanbesteding Hulp bij het Huishouden in het kader van de WMO BESLUITEN Behoudens advies van de commissie OWZ 1. Kennis te nemen van de verantwoording van de regionale projectgroep Europese aanbesteding Hulp bij het Huishouden in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning; 2. Het uitspreken van het voornemen om in te stemmen met het voorstel van de projectgroep tot gunning voor het perceel Leiden aan de volgende vijf aanbieders, te weten Stichting Amstelring, Stichting Thuiszorg Groot Rijnland, Stichting Libertas, Stichting Meavita en Stichting Valent RDB; 3. In te stemmen met uitstel van de openbaarheid van dit besluit tot dat alle deelnemende gemeenten hebben besloten over het voorstel tot gunning (planning allen in week 39) en eerst nadat de betrokken aanbieders van de uitslag op de hoogte zijn gesteld (planning: uiterlijk vrijdag 29 september); 4. Dit voorgenomen besluit aangaande de gunning in het kader van de Europese aanbesteding van Hulp bij het Huishouden ter kennis te brengen van de Raad. Samenvatting Gemeenten worden per 1 januari 2007 verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO). In de WMO worden drie bestaande regelingen samengevoegd, namelijk de huidige welzijnswet, de huidige wet voorziening gehandicapten en een gedeelte van de huidige Algemene wet bijzondere ziektekosten (AWBZ). Belangrijkste taak die de gemeenten vanuit de AWBZ krijgen overgedragen is de huishoudelijke verzorging die met name door thuiszorginstellingen wordt verzorgd. Gemeenten zijn op basis van de Europese Aanbestedingsrichtlijn en het Besluit Aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao) verplicht om de contracten met verleners van Hulp bij het huishouden periodiek aan te besteden. De afgelopen vier maanden heeft de gemeente Leiden deze aanbesteding samen met de omliggende gemeenten uitgevoerd. De offertes zijn beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde gunningscriteria, waarbij zowel prijs als kwaliteit een rol speelden. De aanbesteding heeft geleid tot een voornemen tot gunning van het College van B&W van Leiden aan (het vooraf gestelde maximum van) vijf bedrijven, te weten: Stichting Amstelring, Stichting Thuiszorg Groot Rijnland, Stichting Libertas, Stichting Meavita en Stichting Valent RDB. Het betreft hier voor alle duidelijkheid een voornemen tot gunning, omdat er conform de Europese aanbestedingsregels voor aanbieders nog de mogelijkheid bestaat om binnen vijftien kalenderdagen eventueel bezwaar tegen de voorlopige uitslag aan te tekenen. Medio oktober volgt de definitieve gunning en zal de gemeente Leiden tot het sluiten van contracten overgaan. Deze contracten zullen per 1 januari 2007 ingaan. Klanten die vanaf 1 januari 2007 hulp bij het huishouden aanvragen bij de gemeente krijgen de keuze uit de vijf genoemde aanbieders. Klanten die nu al thuiszorg ontvangen van een van de vijf te contracteren aanbieders, kunnen ook in 2007 hulp bij het huishouden blijven ontvangen van hun huidige thuiszorginstelling.

2 Raadsaanbiedingsformulier Rv nr. Opsteller Naam: Remco Peijs B&W.nr Dienst: Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Telefoon: Verantwoordelijk portef.houder: Onderwijs, B&W-besluit d.d: Welzijn en Zorg Meningsvormend Besluitvormend x Informatief (t.k.n.) Naam Programma + onderdeel: Programma 10 Welzijn en Zorg Onderdeel WMO Onderwerp: Voornemen tot gunning aanbesteding Hulp bij het Huishouden in het kader van de WMO Voorgenomen besluit: Kennis te nemen van het Collegebesluit inzake het voornemen tot gunning in het kader de Europese aanbesteding van Hulp bij het Huishouden aan de volgende vijf aanbieders: Stichting Amstelring, Stichting Thuiszorg Groot Rijnland, Stichting Libertas, Stichting Meavita en Stichting Valent RDB INHOUD Aanleiding: Doel: Kader: Overwegingen: Procedure: Financiën: Bijgevoegde informatie: OVERIGEN Communicatie: Evaluatie: In te vullen door de griffie: Raadsbesluit Raadsvoorstelnr.

3 Onderwerp: De raad van de gemeente Leiden, Besluit: Gedaan in de openbare raadsvergadering van Voorzitter raad, griffier, Advies van de commissie is: Hamerstuk Hamerstuk met stemverklaring van de fracties van Kort bespreekpunt Uitgebreide discussie Het besluit van de raad is: Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen Aanvaarde moties/amendementen:

4 VERANTWOORDING PROJECTGROEP EUROPESE AANBESTEDING HULP BIJ HET HUISHOUDEN IN HET KADER VAN DE WMO 2006 Datum: 14 september 2006 Invoering WMO en aanbestedingsverplichting voor gemeenten Gemeenten worden per 1 januari 2007 verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO). In de WMO worden drie bestaande regelingen samengevoegd, namelijk de huidige welzijnswet, de huidige wet voorziening gehandicapten (Wvg) en een gedeelte van de huidige Algemene wet bijzondere ziektekosten (AWBZ). Belangrijkste taak die de gemeenten vanuit de AWBZ krijgen overgedragen is de huishoudelijke verzorging die met name door thuiszorginstellingen wordt verzorgd. De gemeente Leiden en de andere gemeenten uit Holland Rijnland hebben ten aanzien van de invoering van de WMO gekozen voor een korte en lange termijn. De korte termijn (2006) is gefocust op de implementatie van de wet. Deze fase is beleidsarm en gericht op het voortzetten van het bestaande beleid en het huidige voorzieningenniveau voor burgers. Het jaar 2007 zal benut worden voor het ontwikkelen van een langere termijnvisie en het opstellen van een vierjaren beleidsplan. Voor alle gemeenten is vooral de inrichting van de hulp in huishouding een nieuwe en onbekende verantwoordelijkheid. Gemeenten worden zowel verantwoordelijk voor de informatievoorziening, de aanvraaginname, de indicatie-stelling en de aanvraagafhandeling als voor het contracteren van verleners van huishoudelijke hulp. In het kader van de rechtmatigheid dienen dergelijke contracten op basis van de Europese Aanbestedingsrichtlijn en het Besluit Aanbestedingsregels overheidsopdrachten (Bao) periodiek te worden aanbesteed. De gevolgde procedure (conform Europese aanbestedingsregels) De portefeuillehouders Zorg van de gemeenten van Holland Rijnland hebben op hun WMOconferentie van april 2006 de intentie uitgesproken om deze verplichte Europese aanbesteding voor hulp in de huishouding in het kader van de WMO samen ter hand te nemen. Een ambtelijke projectgroep heeft vervolgens een startnotitie Europese aanbesteding Hulp in het Huishouden WMO opgesteld. Eind mei hebben de Colleges van de deelnemende gemeenten ingestemd met het in regionaal verband Europese aanbesteden van hulp bij de huishouding (B&W nr , ). Daarbij werden de volgende uitgangspunten meegegeven: 1. aansluiting bij het eerder gekozen onderscheid tussen korte en lange termijnbeleid en derhalve een contractduur voor 2 jaar (met mogelijkheid tot verlenging); 2. keuzevrijheid voor de burgers en daarom het gunnen van de opdracht aan meerdere leveranciers van huishoudelijke verzorging. 3. definitieve gunning door de individuele gemeentebesturen. De ambtelijke projectgroep is vervolgens aan de slag gegaan met het voorbereiden van de eerste fase, de zogeheten selectiefase, door het opstellen van een selectieleidraad. De ambtelijke werkgroep, bestaande uit aantal beleidsmedewerkers, werd hierbij ondersteund door een extern adviesbureau, het Nationaal Inkoop Centrum (NIC), betaald door het samenwerkingsverband Holland Rijnland. In deze selectieleidraad werden onder andere de in te kopen dienst/producten, de contractduur, het aantal te contracteren bedrijven en de vereisten waaraan een bedrijf moet voldoen, nader uitgewerkt en beschreven. Zo werd vastgelegd dat uit alle inschrijvende bedrijven maximaal 10 bedrijven zouden worden geselecteerd die een offerte zouden mogen uitbrengen en dat er met minimaal 3 en maximaal 5 (bij gebleken geschiktheid) bedrijven een contract zou worden aangaan. De aankondiging van deze aanbesteding heeft plaatsgevonden door aanmelding bij het Europese bureau voor aanbestedingen en publicatie op de Europese website en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen onder nr. 2006/S Tevens is op de site van Holland Rijnland en op gemeentelijke websites en de Stadskrant van Leiden melding gemaakt van de start van de aanbesteding. Voorts is er een informatiebijeenkomst voor potentiële aanbieders belegd op 15 juni in Oegstgeest. De oorspronkelijke aanbesteding was verdeeld in vier percelen, te weten perceel Leiden, perceel Leidse regiogemeenten, perceel Katwijk en Noordwijk en een perceel voor de Duin- en

5 Bollenstreekgemeenten. In de loop van het proces hebben de gemeenten Katwijk, Noordwijk en de Duin- en Bollenstreekgemeenten zich terug getrokken omdat ze zich niet konden vinden in de al ingezette opzet van de aanbesteding. De gemeenten Leiden en haar buurgemeenten zijn daarop alleen verder gegaan op de reeds ingezette weg. Selectiefase De selectiefase had tot doel om uit alle inschrijvende bedrijven per perceel maximaal 10 bedrijven te kiezen via vooraf gestelde objectieve criteria, te weten: a. Financiële draagkracht (19 punten) b. Referenties (19 punten) c. Beschrijving van producten en diensten die bedrijven in huis hebben (24 punten) d. Beschrijving van opleidingsniveau en ervaring van personeel (19 punten) e. Klachtenprocedure en privacybeleid (19 punten). Naast deze criteria werd een aantal formele stukken, zoals inschrijving bij kamer van koophandel en financiële bedrijfsgegevens gevraagd. Voor het perceel Leiden meldden zich 11 bedrijven en moest er 1 inschrijver afvallen. Voor het perceel Leidse regio-gemeenten hadden zich 13 bedrijven ingeschreven en moesten er zodoende 3 bedrijven afvallen. De projectgroep heeft samen met het NIC de benodigde selectie gemaakt. Zowel de geselecteerde als de afgewezen bedrijven zijn eind juli geïnformeerd over de uitkomst van de selectiefase. Geen van de afvallende bedrijven heeft bezwaar tegen de uitkomst van de selectie aangetekend. De 10 geselecteerde bedrijven voor Leiden waren: 2 (landelijk) opererende schoonmaakbedrijven met ervaring in de zorg; 6 thuiszorginstellingen (in combinatie met verzorgingshuis); 2 commerciële thuiszorgbedrijven. Deze 10 bedrijven hebben het beschrijvend document (vroeger ook wel bestek genoemd) ontvangen om hun offertes te maken. Opstellen van beschrijvend document en betrokkenheid van cliëntenraden De projectgroep heeft samen met het NIC tussen medio juni en eind juli gewerkt aan het opstellen van het beschrijvend document. In dit beschrijvend document staat nader uitgewerkt welk product de gemeenten willen inkopen en welke (kwaliteits)eisen en wensen de gemeenten hebben. Het product Hulp bij het huishouden is door de projectgroep onderverdeeld in vier categorieën van licht/beperkte naar zwaar/uitgebreidheid van de hulp bij het huishouden. Over de aanbesteding in het algemeen en over het beschrijvend document in het bijzonder heeft de projectgroep twee bijeenkomsten belegd met de bij de WMO betrokken cliëntenraden op 26 juni en 6 juli. De op- en aanmerkingen van de cliëntenplatforms hebben waardevolle aanvullingen opgeleverd voor het stuk en op hun voostel is verder een aparte wegingsfactor kwaliteit van de uitvoering toegevoegd. In de periode voor het verstrijken van de deadline voor het insturen van de offertes (4 september jl.) hebben veel bedrijven gebruik gemaakt van de gelegenheid tot het stellen van vragen over het beschrijvend document. Al deze vragen zijn geanonimiseerd en de antwoorden zijn verstrekt aan alle geselecteerde bedrijven via de zogenoemde Nota van Inlichtingen. Op deze wijze is gewaarborgd dat alle bedrijven gelijkelijk geïnformeerd zijn. Gunningsfase De gunningsfase had tot doel om uit alle offrerende bedrijven per perceel minimaal 3 en maximaal 5 (bij gebleken geschiktheid) bedrijven te selecteren via vooraf in het beschrijvend document vastgelegde objectieve criteria en puntentoedeling, te weten: a. Kwaliteit van een te overleggen implementatieplan (20 punten) b. Beschrijving van de managementinformatie (10 punten) c. Visie op samenwerking in de keten (10 punten) d. Kwaliteit van de uitvoering (10 punten) e. Mate van instemming met het modelcontract (5 punten).

6 f. Visie op bijdrage aan werk(ervaringsplekken) voor WWB-ers (5 punten) g. Prijs (40 punten) Zowel voor het perceel Leiden als voor het perceel Leidse regiogemeenten werden 8 offertes ontvangen, daarvan waren 6 bedrijven die meededen in beide percelen. Twee geselecteerde bedrijven hebben uiteindelijk besloten geen offerte in te dienen. De ontvangen offertes zijn gelezen door alle leden van de projectgroep aanbesteding en plenair besproken op 14 september. Hierbij zijn alle items zoals vastgelegd in het beschrijvend document aan bod geweest. De scores op verschillende onderdelen zijn vastgelegd en de eindscore per bedrijf is bepaald. Gunning geschiedt per perceel en aan de 5 partijen met de economisch meest voordelige aanbieding, dat wil zeggen aan de bedrijven met de hoogste totaalscores op prijs én kwaliteit. De geoffreerde prijzen van de bedrijven lopen het meest uiteen bij de twee eerste, lichtste, categorieën van hulp bij het huishouden tussen en 14 en bijna 21 (excl. BTW). Bij de meest voorkomende, derde, categorie is het verschil in prijs veel geringer, namelijk tussen de 20,90 en 22,25 (excl. BTW). De gemiddelde geoffreerde prijs voor deze categorie bedraagt 25,45 (incl. BTW) en is daarmee iets lager dan het huidige Awbz-tarief van 26,30. Deze aanbesteding heeft dus niet geleid tot een grote prijsreductie, maar wel tot een prijsstabilisatie daar waar de overige kosten in de zorg verder stijgen. De scores van de 8 bedrijven op prijs liepen licht uiteen. Het uiteindelijke verschil werd vooral gemaakt door de scores op de verschillende kwaliteitsaspecten. De vijf bedrijven met de hoogste totaalscores scoorden hoger op: een goed implementatieplan met heldere planning, duidelijkheid hoe het bedrijf in de periode tot 1 januari zich klaarmaakt om de gevraagde dienst te gaan leveren met name ook (het opbouwen van) kennis van de lokale situatie en de relatie met kwaliteit van personeel en continuïteit voor de mensen die al thuiszorg krijgen en/of;. een overtuigd verhaal en overzichtelijke voorbeelden ten aanzien van het aanleveren van management informatie en/of; een duidelijke en aansprekende visie op samenwerking in de keten van wonen, zorg, welzijn en de combinatie van Awbz-zorg en WMO-zorg en/of; een goed en duidelijk verhaal over de kwaliteit van dienstverlening aan de klanten en het waarborgen van de continuïteit richting de klant. Gunningsvoorstel De gevolgde aanbestedingsprocedure met strikte in acht neming van de vooraf vastgestelde gunningscriteria leidt tot het volgende voorstel aan de deelnemende gemeenten inzake het uitspreken van een voornemen tot gunning: Perceel Leiden: Stichting Amstelring, Stichting Thuiszorg Groot Rijnland, Stichting Libertas, Stichting Meavita en Stichting Valent RDB. Perceel Leidse regio-gemeenten: Stichting Amstelring, Stichting Thuiszorg Groot Rijnland, Stichting Florence, Stichting Meavita en Stichting Valent RDB. Het streven is om dit voorstel inzake het voornemen tot gunning in de week van 25 september aan alle deelnemende gemeenten voor te leggen. Als alle deelnemende gemeentebesturen akkoord gaan met het voorstel van de projectgroep, kunnen de bedrijven van het voornemen tot gunning op de hoogte worden gebracht. Pas daarna kan de voorlopige uitslag openbaar worden gemaakt. Het gaat hier om een voornemen tot gunning en dus een voorlopige uitslag, omdat (afgewezen) bedrijven conform de Europese aanbestedingsregels nog maximaal 15 kalenderdagen de tijd hebben om eventueel bezwaar te maken tegen de uitkomst. Pas na deze officiële termijn is de gunning definitief.

7 Afronding aanbesteding Met de bedrijven die een opdracht gegund krijgen, zullen op zo kort mogelijke termijn na het verstrijken van de hierboven genoemde 15-dagentermijn de contractbesprekingen gestart worden. De ingangsdatum van de nieuwe raamcontracten is 1 januari 2007.