BESLUITEN. Wet voorziening gehandicapten ter kennis te brengen van de Raad.

Transcriptie

1 Behoudens advies van de commissie WOWZ B&W-nr d.d Onderwerp Gezamenlijke regionale Europese aanbesteding hulpmiddelen Wet voorziening gehandicapten BESLUITEN 1. in te stemmen met deelname aan een Europese aanbesteding voor hulpmiddelen in het kader van de Wet voorziening Gehandicapten in samenwerking met andere deelnemende gemeenten uit de regio Holland Rijnland; 2. in te stemmen met mandatering van de gemeente Oegstgeest als aanbestedende dienst namens alle participerende gemeenten; 3. dit besluit over de regionale Europese aanbesteding van hulpmiddelen in het kader van de Wet voorziening gehandicapten ter kennis te brengen van de Raad. Samenvatting In het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten (Wvg) verstrekt de gemeente een uitgebreid pakket aan hulpmiddelen (in bruikleen), zoals rolstoelen, scootermobielen etc. Voor het aanbod aan hulpmiddelen bestaat op dit moment een contract met de leverancier Welzorg. Conform de Europese Aanbestedingsrichtlijn en het Besluit Aanbestedingsregels Startnotitie Europese aanbesteding Hulpmiddelen Wvg/Wmo overheidsopdrachten (Bao) moet dit soort contract periodiek worden aanbesteed. Deze aanbesteding zal worden gedaan samen met andere gemeenten uit het gebied Holland Rijnland met de gemeente Oegstgeest als opdrachtgever. De aanbesteding moet leiden tot een nieuw contract met een leverancier van rolstoelen en andere hulpmiddelen per 1 januari

2 Inleiding Noordwijk 9 maart 2006 Vanaf de invoering van de Wet voorzieningen gehandicapten (1994) hebben gemeenten een zorgplicht voor doelmatige, doeltreffende en cliëntgerichte vervoers-, woon en rolstoel- voorzieningen met als doel om mensen met een functiebeperking zo lang mogelijk zelfstandig te laten functioneren. Gemeenten verstrekken bedoelde voorzieningen via financiële tegemoetkomingen of in natura, in eigendom of in bruikleen. Veelal zijn daarvoor overeenkomsten gesloten met diverse leveranciers. In het kader van de rechtmatigheid dienen dergelijke overeenkomsten op basis van de Europese Richtlijnen voor Overheidsopdrachten: Diensten te worden aanbesteed. Naast deze wettelijke verplichting is er - vanwege de toenemende uitgaven aan deze voorzieningen - voor veel gemeenten aanleiding om te kijken naar kostenbesparingen. Scherp(er) en eventueel gezamenlijk inkopen is dan de preferente optie. Daarbij kan bij gelijkblijvend voorzieningenniveau gereduceerd worden op de kosten. In het kader van de Wvg is in 2005 binnen Holland Rijnland door een aantal gemeenten samengewerkt in een Europese aanbesteding van Standaardwoonvoorzieningen én een aanbesteding voor Trapliften. Beide aanbestedingen hebben geresulteerd in overeenkomsten die naast verbeteringen in kwaliteit voor de burger ook substantieel financieel voordeel voor de gemeenten opleveren. Besparingen van 20% op de prijs bleken mogelijk te zijn. Verwacht wordt dat met een Europese aanbesteding voor hulpmiddelen (o.a. rolstoelen, scootmobielen en tilliften) ook dergelijke resultaten kunnen worden behaald. Dit is vooral van belang nu met de invoering van de Wmo de zorgplicht voor deze voorzieningen in feite permanent gecontinueerd wordt. Door de invoering van het compensatiebeginsel ontstaat er immers een zorgplicht voor het verlenen van voorzieningen aan mensen met beperkingen ten behoeve van het behouden en

3 bevorderen van hun zelfstandig functioneren of hun deelname aan het maatschappelijk verkeer. De middelen voor de WMO zullen integraal in de uitkering van het gemeentefonds worden opgenomen. Net zoals bij de Wvg is hier sprake van een open eind regeling waarbij de gemeente risicodrager wordt voor eventuele overschrijdingen. Het is dus voor gemeenten zaak om alert te blijven en zo efficiënt en doelmatig mogelijk te blijven inkopen. Zoals gebleken in 2005 kan daarbij samenwerken met andere gemeenten tot overtuigende schaalvoordelen leiden. In het kader van rechtmatigheid en op grond van de geschatte contractwaarde dient dan wel volgens de Europese richtlijnen te worden aanbesteed. Aan de Holland Rijnland gemeenten Europese aanbesteding die hebben samengewerkt in de Europese aanbesteding wordt nu een voorstel gedaan tot een hernieuwde samenwerking met betrekking tot een Europees aanbestedingstraject voor hulpmiddelen. Onder hulpmiddelen wordt onder andere verstaan rolstoelen, scootmobielen en tilliften. De Europese regelgeving verplicht gemeenten om opdrachten op het gebied van leveringen, diensten en werken boven een bepaald drempelbedrag 1 openbaar aan te besteden volgende de Europese richtlijnen. Hieronder volgt een korte toelichting over Europese aanbestedingen. De grondbeginselen van deze richtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie met als voornaamste doelstellingen; het stimuleren van vrije eerlijke concurrentie binnen de EU door openbare bekendmaking van voorgenomen opdrachten; de totstandkoming van een interne markt voor vrij verkeer van goederen, diensten, kapitaal en personen het gelijkschakelen van wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van de EU een professioneel inkoopproces De Europese aanbestedingsprocedure kent verder een aantal voorschriften en bepalingen ten aanzien van: de openbare of niet openbare procedure, minimumtermijnen, bekendmaking, gebruik van technische specificaties, selectie criteria en gunningscriteria. Voor het gehele proces is een tijdsplanning 9 tot 12 maanden realistisch. Het doel van een Europese aanbesteding is om de marktwerking voor overheidsopdrachten te optimaliseren om tot een zo gunstig mogelijk inkoopresultaat te komen. In hoofdlijnen bestaat een aanbesteding uit het opstellen van de 1 Het drempelbedrag voor diensten is voor 2006 bepaald op een contractwaarde van meer dan

4 aanbestedingsdocumenten (het bestek), publicatie, beoordeling en gunning. Het Bestek bestaat uit de elementen Programma van Eisen, Selectiecriteria, Gunningcriteria en beoordelingsprotocol, Proceduretechnische zaken en Bijlagen. Na publicatie van de aanbesteding mag het Bestek niet meer gewijzigd worden. Selectiecriteria richten zich op het bedrijf dat de aanbieding doet en bepalen aan welke economische, financiële of technische eisen een aanbieder moet voldoen. Gunningscriteria. richten zich op de aanbieding van geselecteerde bedrijven. Daarbij spelen kwaliteit, prijs, product specifieke kenmerken, service en de rangorde daarvan een belangrijke rol. Zowel selectie- als gunningscriteria worden vooraf vastgelegd en bepalen in grote mate de uitkomst. Deze mogen tussentijds niet meer gewijzigd worden. Zowel het opstellen van deze criteria als het beoordelen van de aanbiedingen op basis Plan van Aanpak van deze criteria, dienen zorgvuldig te gebeuren en vergen de grootste inspanning in het aanbestedingsproces. Formatie werkgroep Voor de verdere uitwerking wordt voorgesteld een werkgroep samen te stellen uit de volgende gemeente of gemeentelijke samenwerkingsverbanden: 1. Gemeente Leiden 1 beleidsambtenaar 2. Gemeente Leiderdorp 1 beleidsambtenaar 3. Gemeente Katwijk 1 beleidsambtenaar 4. Gemeente Noordwijk 1 beleidsambtenaar ( projectleider) 5. Gemeente Oegstgeest 1 beleidsambtenaar ( projectleider) De gemeente Alkemade en de Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (gemeenten Teylingen 2, Lisse, Hillegom, en Noordwijkerhout) overwegen om eveneens te participeren in de aanbesteding. De mogelijke consequenties daarvan zijn in de verschillende opties verwerkt voor zowel de verdeling van de ambtelijke inzet als in de verdeling van de ondersteuningskosten. Voor het Programma van Eisen kan het nodig zijn om de werkgroep ambtelijk aan te vullen met materiedeskundigen (bijv Wvg consulenten) wanneer het gaat om specifieke productkennis over soort en aard van de producten binnen de aanbesteding. Verdeling ambtelijke capaciteit Hierna worden 3 opties beschreven. Deze zijn voortgekomen uit de situatie (zie ook tekst hierboven) dat de deelname door de ISD Bollenstreek en Alkemade pas duidelijk wordt indien daartoe door respectievelijk het dagelijks bestuur en het College is besloten. Afhankelijk van die uitslag volgt een automatische keuze. 2 Voorheen Sassenheim, Voorhout en Warmond.

5 gemeente prognose uren voorstel optie 1 optie 2 optie 3 Alkemade secretaris* Leiden Leiderdorp Oegstgeest projectleider Voorschoten Zoeterwoude Noordwijk projectleider Katwijk plv secr* ISD 100 totaal * Als de gemeente Alkemade besluit niet deel te nemen aan de aanbesteding zal het secretariaat worden overgedragen aan de gemeente Katwijk. Taken werkgroep Om de continuïteit beter te kunnen waarborgen wordt voorgesteld om de coördinatie van het project te verdelen over 2 gemeenten. Van de overige werkgroepleden wordt verwacht dat zij de noodzakelijke informatie aanleveren evenals de gevraagde ambtelijke tijd zullen inzetten. Van de werkgroepleden wordt verwacht dat zij voor de informatievoorziening en terugkoppeling naar de eigen samenwerkings-verbanden zorgdragen. Ondersteuning Vanwege de juridische en financiële risico s bij een aanbesteding van dergelijke omvang is voor de voorbereiding en uitvoering naar ondersteuning van een deskundige externe partij gezocht. Hiervoor zijn 3 offertes opgevraagd. (Q-consult Aanbestedingen B.V., Ripmeester B.V. Inkoop management & consultancy en Forseti Tender Management). Alle 3 de offertes zijn getoetst op deskundigheid, ervaring, kwaliteit en prijs waarbij ook referenties zijn opgevraagd. De aanbieding van Q-consult biedt de beste waarborgen voor een succesvol proces. Geadviseerd wordt om Q-consult voor de ondersteuning te contracteren. Verdeling kosten De totale kosten van Q-consult voor het aanbestedingsproces worden op basis van offerte begroot op inclusief BTW. De begeleiding van Q-consult is modulair opgebouwd en de werkzaamheden kunnen in overleg nog worden aangepast. Q-consult zal gedurende de aanbesteding de procesregie voeren en zal op afgesproken momenten van gemeenten noodzakelijke inzet en input vragen.

6 Analoog aan de voorgaande aanbestedingprocedures wordt voorgesteld om de ondersteuningskosten te verdelen naar inwonertal per deelnemende gemeente. Op basis hiervan ontstaat onderstaande kostenverdeelstaat. Gemeente inwoners optie 1 optie 2 optie 3 Alkemade Leiden Leiderdorp Oegstgeest Voorschoten Zoeterwoude Noordwijk Katwijk ISD NB. Het inwonersaantal is gebaseerd op cijfers van Gemiddeld geven gemeenten alleen al aan rolstoelen 8 per inwoner uit 3. Uit de resultaten van eerdere aanbestedingen wordt een besparingresultaat van 20 tot 40% verwacht. Zelfs op basis van een minimale prijsreductie van 10% zal de totale kostenbesparing per gemeente ruimschoots opwegen tegen de relatief geringe investeringskosten. Planning De doelstelling is om de aanbesteding op 1 januari 2007 met een overeenkomst af te sluiten. Gezien de tijdsinvestering van 9 maanden dient het project op 1 april 2006 van start te gaan. Het is wenselijk dat gemeenten voor die tijd tot deelname zullen besluiten. 3 Kerncijfers Wvg 2001, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

7 In het voorstel wordt uitgegaan dat Colleges in september/oktober 2006 kunnen besluiten tot gunning van de opdracht. Hieronder is globaal het tijdschema aangegeven. De planning is ruimer dan strikt genomen noodzakelijk maar biedt ruimte om de praktische organisatie van de opdracht zoals overeenkomsten en werkafspraken - voortijdig te regelen. Start aanbesteding opstellen aankondiging - opstellen bestek (selectie en gunningcriteria.) Aankondiging Luxemburg mailen bestek - prebidmeeting/ - beantwoorden vragen Openingssessie Beoordeling Gunning oktober collegebesluiten - berichten inschrijvers - gunningpublicatie Overeenkomsten opstellen werkboeken Start Samenvatting Gemeenten zullen in het kader van de WMO voorzieningen in natura willen/moeten blijven verstrekken. Om deze voorzieningen in natura te kunnen leveren dienen overeenkomsten worden gesloten die qua aard en omvang onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen. In feite hebben gemeenten daarin dus geen keus. Europese aanbesteding is voor overheden wettelijk verplicht en kost relatief veel tijd. Afgezien daarvan is uit eerdere ervaringen en studies gebleken dat aanbesteden echter ook aanzienlijke besparingen kunnen opleveren. Indien gemeenten daarin samenwerken worden de kosten en risico s gespreid en tegelijkertijd de voordelen vanwege de schaalvergroting gemaximaliseerd. Als bijkomend voordeel kunnen werkprocessen binnen de gemeente vaak doelmatiger worden ingericht. Zo hoeven er bijvoorbeeld geen offertes per voorziening meer worden opgevraagd en kunnen er afspraken worden vastgelegd over levertijden, onderhoud, facturering en managementinformatie. Gezien de voorgestelde tijdsplanning wordt aan deelnemende gemeenten verzocht om voor 1 april 2006 te besluiten tot; - een Europese aanbesteding hulpmiddelen

8 - mandatering van de gemeente Oegstgeest als aanbestedende dienst - ondersteuning van het aanbestedingsproces door Q-consult - een evenredige bijdrage in de kosten op basis van het aantal inwoners Voor eventuele aanvullende informatie kunt u contact opnemen met: Jan van Ginneken, Gemeente Noordwijk, tel , j.vanginneken@noordwijk.nl Chrik Duyendak, Gemeente Oegstgeest tel , duyvendak@oegstgeest.nl