IMMA Special Knowledge Café

Transcriptie

1 IMMA Special Knowledge Café Info en tips voor minicompetities Gerben Schuhmacher Maastricht, 15 maart

2 Inhoud 1. Doelgroep van deze presentatie 2. Raamovereenkomst IMMA 3. Plicht tot minicompetities onder alle partijen 4. Minicompetities in stappen 5. Opstellen van een minicompetitie dossier 6. Format voor een inschrijving 7. Beoordelingscriteria 8. Beoordelen 9. Inhoud van een Nadere Overeenkomst 10. Tips voor een aanbestedende dienst 11. Hoe win je een minicompetitie: invalshoek van een dienstverlener 12. Handleiding minicompetities 13. Bouwstenen / bouwblokken 2

3 Doelgroep van deze presentatie - U allen: - projectleiders van overheden; - marktpartijen in de raamovereenkomst; - nieuwe toetredende marktpartijen; - nieuwe toetredende overheden; - management van opdrachtgevers; - leden van het landelijk team IMMA; - want de raamovereenkomst IMMA is nog heel vers. - We moeten allemaal nog best wat leren om de minicompetities optimaal te laten verlopen. 3

4 Raamovereenkomst IMMA - Met de raamovereenkomst ligt behoorlijk wat vast. - IMMA PvE voor alle percelen voor Basis en Plus pakket. - De plicht om te voldoen aan wettelijke eisen van privacy en security. - De ARVODI 2014 als algemene voorwaarden. - Het recht (niet de plicht) van opdrachtgevers om minicompetities uit te schrijven. - Maar er ligt dus ook nog veel niet vast. - Elk project moet nog worden uitgewerkt 4

5 Plicht tot minicompetities onder alle partijen - Als een minicompetitie wordt gestart is de opdrachtgever verplicht om alle partijen die een raamovereenkomst hebben gesloten voor de betreffende percelen en pakketten daarvoor uit te nodigen. - Als een spitsmijdenproject, waarvoor het Plus pakket is vereist, in de markt wordt gezet, dan moeten alleen die partijen uitgenodigd worden die een raamovereenkomst voor één of meer percelen in het Plus pakket hebben gesloten. - Marktpartijen zijn vrij om (voor een project) samen te gaan met anderen en een nieuw consortium te vormen. - Marktpartijen mogen altijd onderaannemer zijn in een IMMA project. 5

6 Een minicompetitie IMMA in stappen - Opstellen van een project PvE en een uitvraagdocument (afhankelijk van complexiteit een week of 4). - Facultatief een korte marktconsultatie onder de marktpartijen om de uitvraag te toetsen. - Versturen van de uitvraag (T). - Een informatiebijeenkomst (T + 1 week). - Gelegenheid voor schriftelijke vragen (T + 2 weken). - Nota van Inlichtingen (T + 3 weken). - Inschrijving (T + 5 weken). - Beoordeling (T + 6 weken). - Voorlopige gunning (T + 7 weken). - Totale doorlooptijd (een kleine twee maanden + de voorbereidingstijd). 6

7 Inhoud van een minicompetitie dossier 1. Een Project PvE dat aansluit op het IMMA PvE 2. Een uitvraagdocument met daarin: o de doelen van de opdrachtgever, o de scope van de opdracht, o de procedure, o de (formats voor de) in te dienen documenten en o de beoordelingscriteria. 3. Een concept voor de Nadere Overeenkomst. 4. Een context document waarin de historie, het beleid en de bestuurlijke en maatschappelijke omgeving van het project wordt beschreven. 7

8 Voorbeeld voor de inhoud van een inschrijving - Plan van Aanpak (max. 10 A4). - Privacy plan (max. 3 A4). - Plan beheersing fraude (max. 3 A4). - Plan monitoring en evaluatie (max. 3 A4). - Plan risicobeheersing (max. 2 A4). - Planning (1 A3). - Toelichting op de planning (max. 2 A4). - Prijsinvulformulier (volgens een format). - Vraag geen informatie die niet nodig is voor de beoordeling. - Verbied op meezending van andere informatie (geen knock-out, maar wordt terzijde gelegd). 8

9 Beoordelingscriteria - Altijd het moeilijkste onderdeel van een uitvraag. - Probeer zo duidelijk en objectief mogelijk te formuleren. - Meetbaarheid (in aantallen) is altijd mooi. - Maak duidelijk wat zal worden gewaardeerd. - Voorkom leading the witness. - Laat de beoordelingscriteria aansluiten bij het bereiken van de doelen van het project. - Laat de beoordelingscriteria aansluiten bij de gevraagde documenten. 9

10 Beoordelen is een vak - Benoem tijdig een deskundige beoordelingscommissie. - Geef hen ruim vooraf het aanbestedingsdossier - Geef richtlijnen voor de beoordeling. - Houdt de ingediende prijzen intern geheim totdat de kwalitatieve beoordeling achter de rug is. - Laat de leden van de commissie eerst individueel hun huiswerk doen: punten geven én in steekwoorden de motivering. - Neem voldoende tijd. - Bespreek aan de hand van de gunningscriteria én alle aandachtspunten de inschrijvingen. - Kom tot eensluidende oordelen en besteed daarbij met zorg aandacht aan de motivering van elk punt. 10

11 Inhoud van een Nadere Overeenkomst (NOK) - NOK is altijd gebaseerd op de raamovereenkomst. - De inhoud van de raamovereenkomst en het IMMA PvE prevaleert boven een NOK. - NOK kan wel aanvullen. - NOK bevat doel en scope. - Een project PvE als bindende bijlage. - De inschrijving van de winnaar is een bindende bijlage. - Schending daarvan tijdens de uitvoering kan een toerekenbare tekortkoming zijn en kan tot boete en/of ontbinding van de NOK leiden. - Bonus / malus regeling. Hoeft niet, maar wordt wel aanbevolen. 11

12 Tips voor de aanbestedende dienst - Houdt het dossier slank. In de beperking toont zich de meester. - Aanpak niet in detail voorschrijven. - Geef de markt de ruimte. - Vraag niet om het intellectueel eigendom van de oplossing. Wat zou je er trouwens mee moeten? - Ben helder in je probleemstelling en je doelstelling. - Maak je beoordelingscriteria zo smart als mogelijk. Neem de tijd om daar goed over na te denken. - Ben duidelijk over je budget (plafondprijs). - Voorkom prijsdumping (bodemprijs). - Vraag assistentie van het landelijk team IMMA. 12

13 Hoe win je? Vrij naar Johan Cruijff - Je kunt alleen winnen als je niet verliest. - Maak dus geen stomme fout tegen de voorschriften. - Houdt je nauwkeurig aan de formats voor de inschrijving. - Verlies niet onnodig een punt. Besteed aandacht aan elk punt in de beoordeling. - Maak het de beoordelaars zo makkelijk mogelijk. Volg de criteria en aandachtspunten als een inhoudsopgave. - Allemaal punten van professionaliteit. - Spaar je creativiteit tot het voltooien van je inschrijving. - Verplaats je in je opdrachtgever. Waar wordt deze blij van? - Het winnende doelpunt maak je meestal aan het eind van de wedstrijd. 13

14 Handleiding minicompetities - Binnenkort een handleiding minicompetities. - Deze presentatie is de kapstok daarvoor. - Graag feed-back over de gewenste inhoud van de handleiding. - We baseren ons verder op de ervaringen die we deze weken opdoen in de minicompetities in Maastricht en Midden Nederland en binnenkort bij minicompetities voor nulmetingen en voor spitsmijdenprojecten. 14

15 Bouwstenen / bouwblokken - De recente project PvE s en uitvraagdocumenten zullen we pseudonimiseren tot bruikbare voorbeeld documenten. - Alles komt openbaar beschikbaar. - Pas op met het zo maar kopiëren van concept documenten. Er zwerven ook concepten van documenten rond die naderhand nog zijn verbeterd. - Laat je concept documenten voor een minicompetitie toetsen door het landelijk team. 15