Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deel 3: De Praktijk

Transcriptie

1 Bseline Informtiehuishouding Gemeenten Deel 3: De Prktijk

2 Bijdrgen De hieronder genoemde personen heen in smenwerking met KING ijgedrgen n de totstndkoming vn de Bseline Informtiehuishouding Gemeenten versie 1.0. Rymond Alexnder, gemeente s Hertogenosch Josje Everse, gemeente Rotterdm Mrco Klerks, gemeente s Hertogenosch Frns Smit, gemeente Almere Jinne Stienstr, gemeente Rijssen-Holten Gert Zwgermn, gemeente Amsterdm Rolnd Bisscheroux, Noord-Hollndsrchief Tjerk vn Dijk, SOD Opleidingen Ruud Tempels, DocFctory Toelichting Dit deel evt prktisch instrumentrium en gemeentelijke prktijkvooreelden, die zijn ngedrgen door leden vn de projectgroep; De ngeleverde documenten zijn op dit moment geundeld in deze PDF-versie vn de Bseline. De edoeling is dt dit innenkort wordt omgezet nr een digitl pltform op de wesite vn KING. Auteur: KING Dtum: 20 decemer 2011 Versie: 1.0

3 Inhoudsopgve 1 Inleiding Anleiding Doel Doelgroep Leeswijzer (reltie vn de delen onderling)... 2 Norm 1: Bestuur en Beleid Besluit Informtieeheer 2010 Gemeente Amsterdm... 3 Norm 2: Orgnistie... 4 Norm 3: Stndrden... 5 Norm 4: Ordening en metdt... 6 Norm 5: Duurzmheid, toegnkelijkheid en uthenticiteit Prktijkvooreeld Functioneel Ontwerp Records Mngement (FORM), Smenwerkingsvernd B Drioek eleid digitle duurzmheid (e- depot), gemeenten s- Hertogenosch en Tilurg... 7 Norm 6: Kwliteitszorg Prktijkvooreeld: Zelfevlutietool Gemeenterchief Rotterdm Generiek toetsingskder rchiefinspectie Almere Vooreeld udit-instrument... 8 Norm 7: Digitle vervnging, verwijdering, overdrcht en vernietiging Prktijkvooreeld Drioek eleid digitle duurzmheid (e- depot), Smenwerkingsvernd B Documentire informtievoorziening en (digitl) zkgericht werken Prktijkvooreeld Model Zkgericht Archiveren, Prover...

4 1 Inleiding 1.1 Anleiding Gemeenten zijn ls meest nije overheid, het visitekrtje voor de gehele overheid. Een gemeente die zich verntwoordelijk gedrgt, nspreekr en servicegericht is, die trnsprnt en proctief verntwoording flegt n urgers en volksvertegenwoordiging en die met minimle middelen mximle resultten ehlt. De kwliteit vn de informtiehuishouding is in sterke mte eplend voor de dienstverlening en ehoorlijk estuur. De informtiehuishouding voorziet in de eschikrheid vn de juiste informtie voor de juiste mensen op de juiste tijd en in de juiste vorm en mkt zo effectieve esluitvorming mogelijk. In de prktijk vn lledg worstelen gemeenten met de zwre lst vn hun informtiehuishouding. Bij gemeenten groeit de noodzk om gezmenlijk en doelgericht toe te werken nr een toekomstgerichte informtiehuishouding, gegeven de huidige prolemtiek en de nieuwe tken en ontwikkelingen die op gemeenten fkomen. Digitlisering iedt volop knsen voor het delen en verrijken vn informtie innen en tussen gemeenten en ndere overheden. Digitle oplossingen worden reeds ingevoerd ij gemeenten om dit proces goed te orgniseren, mr desondnks ondervinden gemeenten moeilijkheden om informtie goed te ordenen en centrl en duurzm te ewren, eheren en ontsluiten, conform de geldende wet- en regelgeving. Dit mkt dt er ehoefte is n specifieke, eigentijdse stndrds voor de informtiehuishouding en n eenheid vn eleid, wrvoor wet- en regelgeving en (open) stndrds eplend zijn. Met de Bseline worden twee elngrijke stppen gezet op weg nr een toekomstgerichte informtiehuishouding. De eerste stp is het ereiken vn consensus over wt het op orde zijn vn de informtiehuishouding inhoudt. Wnneer is er sprke vn een ordelijke informtiehuishouding? De tweede stp is het eplen vn de mtregelen om tot een ordelijke informtiehuishouding te komen. Hoe kn de verntwoordelijke mnger eplen wrin en in hoeverre hij nog tekort schiet en wt hij moet doen om te zorgen dt hij wt etreft zijn informtiehuishouding in control is? De Bseline geeft het ntwoord op die sle vrgen.

5 De Bseline voor het Rijk en de Provincile Bseline In 2008 is de Bseline Informtiehuishouding Rijksoverheid ls instrument ontwikkeld in het kder vn de kinetsvisie Informtie op Orde. De Bseline evt wettelijke voorschriften en minimle normen en stndrden wrn de (digitle) informtiehuishouding vn het Rijk moet voldoen. Sinds juli 2009 is deze seline ij de rijksoverheid verplicht. In rectie op de kinetsvisie Informtie op Orde heeft de VNG destijds gepleit voor een verreding vn het progrmm tot lle overheden. Dit opdt de eenheid vn eleid zou ontstn die innen en tussen smenwerkende overheden gewenst is. Informtie zou innen de gehele overheid uitwisselr moeten zijn (interoperiliteit), het zou volgens dezelfde normen en stndrden toegnkelijk en eschermd moeten zijn (openrheid, privcyescherming) en het eheer ervn zou nr dezelfde mtstven controleerr moeten zijn. Inmiddels heeft het IPO de 'Provincile Bseline Informtiehuishouding' ontwikkeld ls een op de provincile estuurslg gerichte vrint vn de Bseline voor het Rijk. 1.2 Doel De Bseline Informtiehuishouding Gemeenten is eoogd ls het lgemene, voor lle gemeenten en voor lle onderdelen vn de gemeente - ook smenwerkingsvernden en uitvoerende diensten - geldende normenkder voor informtieeheer, dt de toegnkelijkheid en etrouwrheid vn overheidsinformtie evordert. Het is een hndzm overzicht vn estnde kders op dit geied en geeft n hoe die kunnen worden ingezet: 1. Bij het meten en sturen vn de kwliteit vn de informtiehuishouding; 2. Bij de inrichting en veretering vn de informtiehuishouding; 3. Bij de digitlisering vn edrijfsprocessen; 4. Als toetsingskder voor de gemeentelijke uditdiensten. 1.3 Doelgroep De Bseline geldt voor gemeenten, met inegrip vn hun smenwerkingsvernden en uitvoerende diensten en is vn crucil elng voor de eschikrheid, toegnkelijkheid en etrouwrheid vn de informtie die de overheid produceert en toevertrouwd wordt in de werkprocessen die zij uitvoert. De Bseline is een hulpmiddel om in control te rken wr het gt om de informtiehuishouding. Een goede informtiehuishouding legt een solide sis voor strtegisch, innovtief en ethisch hndelen door de overheid, voor een effectieve edrijfsvoering, voor een soepele en efficiënte uitvoering, voor complince, comptiliteit, presttie-, kwliteits- en risicomngement en voor een etrouwr geheugen vn orgnistiekennis. De ten vn de Bseline komen echter niet lleen ten goede n de overheid zelf, mr ook n de urgers, die sneller en eter worden ediend met toegnkelijke en etrouwre overheidsinformtie.

6 De Bseline estt uit een ntl verschillende delen, die ieder een eigen doelgroep heen: Deel 1: De Bsis; eschrijft een lgemeen normenkder (strtegisch) voor de kwliteit vn de gemeentelijke informtiehuishouding en is edoeld voor estuur en lgemeen mngement ij gemeenten; Deel 2: Het Denkkder; iedt een denkkder (tctisch) wrin vkspecifieke theorieën, stndrden en normen n elkr worden geknoopt en is edoeld voor fdelingshoofden en coördintoren innen het werkveld vn de informtiehuishouding; Deel 2: Documentire informtievoorziening en (digitl) zkgericht werken; verindt de documentire informtievoorziening, inclusief rchivering, met zkgericht werken en eschrijft dit vnuit de prktijk en de Archiefwet Dit deel is eveneens edoeld fdelingshoofden en coördintoren innen het werkveld; Deel 3: De Prktijk; evt prktisch instrumentrium en gemeentelijke prktijkvooreelden (opertioneel) en is edoeld voor medewerkers innen het werkveld vn de informtiehuishouding. 1.4 Leeswijzer (reltie vn de delen onderling) De Bseline estt uit enkele verschillende delen. De mngementsmenvtting is hierij edoeld voor lle doelgroepen, om in één overzicht de elngrijkste punten en de normen te zien. Deel 1 eschrijft een lgemeen normenkder (strtegisch) voor de kwliteit vn de informtiehuishoudingen, gericht op het op orde rengen vn de sis over de volle reedte vn de gemeentelijke informtiehuishouding. Dit deel is grotendeels in lijn met de Bselines voor ndere overheidslgen en enoemt onder ndere de verntwoordelijkheden. Deel 2 iedt een denkkder (tctisch) wrin vkspecifieke theorieën, stndrden en de normen uit deel 1 n elkr worden geknoopt. Dit deel is op dit moment, in vergelijking met deel 1, nog niet over de volle reedte vn de informtiehuishouding uitgewerkt. Voor het ndchtsgeied documentire informtievoorziening en rchivering geeft deel 2 ntwoord op de vrg hoe documentire informtievoorziening en rchivering uit te voeren ls onderdeel vn zk- en procesgericht werken. Gemeenten zijn zelf verntwoordelijk voor het implementeren vn de Bseline ls normenkder voor hun informtiehuishouding. Deel 3 iedt hen ondersteuning middels instrumentrium en gemeentelijke prktijkvooreelden. Het feit dt de Bseline nsluit op estnde methodieken vn procesinrichting, plnning en control, udit, toezicht en risicomngement en rchiefwettelijke eisen vergemkkelijkt de implementtie. De Bseline is een levend document. De prktijk vn informtiemngement en -eheer verndert rzendsnel. Een normenkder ls de Bseline loopt per definitie chter de feiten n, mr het doel moet zijn de fstnd tussen kder en prktijk zo klein mogelijk te houden. De Bseline zl dn ook voortdurend in eweging zijn. De doorontwikkeling vindt plts in de geruikersgroep Bseline en wordt ngestuurd innen KING.

7 2 Norm 1: Bestuur en Beleid De verntwoordelijkheden die het lijnmngement nmens het college vn urgemeester en wethouders drgt voor de duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie zijn elegd en eschreven De verntwoordelijkheden voor de duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie zijn in een mndtregeling opgenomen; In de instellingseschikking vn uitvoeringsorgnisties, dviescolleges, projectorgnisties en overige ij de gemeente ehorende estuursorgnen zonder rechtspersoonlijkheid zijn de Verntwoordelijkheden voor de duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie elegd; Bij de inrichting vn smenwerkingsvernden zols ketenprocessen en intergemeentelijke orgnisties zijn de Verntwoordelijkheden voor de duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie elegd en eschreven; Wnneer vertrouwelijke informtie wordt verschft n derden, is gewrorgd dt deze informtie door de ontvnger vertrouwelijk wordt ehndeld; De informtie die wordt geleverd door een gegevensdienst vn derden moet voldoen n de eisen vn de Bseline. Dit wordt contrctueel vstgelegd; Bij elke orgnistiewijziging zijn de continuïteit vn, en de Verntwoordelijkheden voor de duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie tijdig en dequt geregeld. 2.1 Besluit Informtieeheer 2010 Gemeente Amsterdm Op onderstnd wedres vn het Stdsrchief Amsterdm is een vooreeld opgenomen vn een esluit informtieeheer met verplichting een Beheerpln Informtiehuishouding vst te stellen:

8 3 Norm 2: Orgnistie De inrichting vn orgnistie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwntittief en kwlittief toereikend voor de orging vn duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie De mtregelen ten ehoeve vn duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie zijn opgenomen in de cyclus vn plnning en control, in het risicomngement en in de overige relevnte processen en procedures; Medewerkers en lijnmngers zijn toegerust voor, en gehouden n het duurzm toegnkelijk en etrouwr houden vn de informtie in hun processen; Functionrissen die zijn elst met (eleids)dviserende en ondersteunende tken ten nzien vn het informtieeheer heen toereikende evoegdheden en middelen; In het jrlijks uditpln vn de gemeente is duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie een terugkerend ndchtspunt.

9 4 Norm 3: Stndrden Voor verschillende specten vn het informtieeheer zijn innen de gemeente of het estuursorgn stndrden gedefinieerd en in geruik Binnen de gemeente of estuursorgn wordt een gemeenschppelijke tl geruikt voor het eschrijven vn processen en informtie; De metdt wrmee innen een gemeente of estuursorgn informtie (verplicht) wordt vstgelegd en wrmee de toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie wordt georgd, zijn eschreven; Er zijn innen de gemeente of estuursorgn risicoklssen voor informtie gedefinieerd, met voor iedere klsse het vereiste eheerregime ten ehoeve vn duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie; Vstgestelde selectielijsten worden toegepst.

10 5 Norm 4: Ordening en metdt Er is een - geprioriteerde - clssifictie gemkt vn producten, processen, informtie en verntwoordelijkheden, wrij rekening is gehouden met wet- en regelgeving Per proces zijn op sis vn een risiconlyse de processtppen gedefinieerd die vn elng zijn voor edrijfsvoering, verntwoording en cultureel erfgoed (deze stppen zijn de 'trnscties'), Voor ieder proces is tevens de risicoklsse vstgesteld; Voor de trnscties in een proces wordt epld welke informtie moet worden vstgelegd (in de Bseline ngeduid ls 'overheidsinformtie') en welke metdt drij vereist zijn: de miniml vst te leggen metdt over de context wrin de informtie is ontstn, het systeem wrin de informtie zl worden vstgelegd, ewreisen, specifieke toegnkelijkheidseisen en eperkingen lsmede de vn toepssing zijnde uitwisselrheidseisen; In het jrlijks uditpln vn de gemeente is duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn informtie een terugkerend ndchtspunt.

11 6 Norm 5: Duurzmheid, toegnkelijkheid en uthenticiteit Een - l of niet geutomtiseerd - systeem wrmee overheidsinformtie wordt eheerd, ondersteunt ntoonr de eisen vn duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid, op het niveu vn het geldende eheerregime De rchitectuur en de inrichting vn een informtiesysteem voldoen n ntionl en interntionl geccepteerde stndrds. Bij de rchitectuur en inrichting vn een informtiesysteem wordt structureel rekening gehouden met de indeling vn informtie in risicoklssen en eheerregimes. De infrstructurele componenten wrvn een systeem geruikmkt (esturingsprogrmmtuur, pprtuur, opslgformt, drger, elektronische hndtekening,...) voldoen n de geldende normen. 6.1 Prktijkvooreeld Functioneel Ontwerp Records Mngement (FORM), Smenwerkingsvernd B5 Het Functioneel Ontwerp Records Mngement (FORM) eschrijft welke functionliteiten een systeem in moet voorzien, wil deze geschikt zijn voor records mngement ij de gemeentelijke overheid. Records mngement is de ctuele enming voor (digitl en nloog) rchiefeheer. Dit ontwerp dient ls sis voor de ontwikkeling, configurtie of uitreiding vn de stndrdfunctionliteit vn op de mrkt verkrijgre pkketten voor records mngement. Deze pkketten zijn stndrd niet ltijd voorzien vn de enodigde functies om de (digitle) rchieven vn de Nederlndse lokle overheid te ondersteunen. De functies in dit ontwerp zijn levernciers- en orgnistieonfhnkelijk eschreven zodt het ontwerp generiek te geruiken is door (gemeentelijke) orgnisties. Het FORM eschrijft niet welke functionliteiten er enodigd zijn voor: Document mngement, wronder ijvooreeld scn- en printfunctionliteiten, distriutie vn (gescnde) post, gedeeld uteurschp (collortion), sjoon-eheer, OCR, et ceter. Beheer vn informtie uiten de gemeentelijke documentire informtievoorziening (DIV), Workflow mngement, (e-)depoteheer, Dienstverlening en informtieverstrekking n de urger (KCC) Het FORM is tot stnd gekomen door een multidisciplinire npk vn de fdelingen Documentire Zken en ICT vn gemeente 's-hertogenosch in smenwerking met colleg's vn de B5-gemeenten en diverse commerciële prtijen in het vkgeied. Met dit werk wordt er gestreefd nr een gemeenschppelijk functioneel ontwerp (gfo) voor records mngement ij de Nederlndse lokle overheid.

12 7 Norm 6: Kwliteitszorg Bij het creëren en geruiken vn overheidsinformtie worden de kwliteitseisen voor duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid in cht genomen Bij het uitvoeren vn een processtp wordt conform het informtieontwerp vstgesteld of er sprke is vn overheidsinformtie (de processtp is dn een 'trnsctie').de vereiste metdt (met nme over de ontstnscontext) worden zo spoedig mogelijk n elke trnsctie vstgelegd. Over het geruik vn overheidsinformtie worden eveneens metdt vstgelegd Over en/of uit de nwezige overheidsinformtie wordt informtie verstrekt: o in het kder vn de wettelijke openrheid, of o in het kder vn de wettelijke informtieplicht over persoonsgegevens. Het verwerken vn persoonsgegevens wordt gemeld n de etrokken persoon. De ruricering vn informtie wordt n een eplde periode herzien. 7.1 Prktijkvooreeld: Zelfevlutietool Gemeenterchief Rotterdm Het gemeenterchief vn de gemeente Rotterdm heeft een zelfevlutietool smengesteld wrmee u n kunt gn hoe het met uw informtiehuishouding is gesteld. Heeft u de oel op orde of zijn er toch nog zken die eter geregeld zouden kunnen worden? Test het met de zelfevlutie seline: Deze wesite evt de vrgenlijst voor het uitvoeren vn een zelfevlutie op de kwliteit vn uw informtiehuishouding. Met dit instrument kunt u, drij eventueel ondersteund door etrokken medewerkers en een uditor, systemtisch de kwliteit vn uw (digitle) informtiehuishouding in krt rengen en eoordelen. De uitkomsten vn de zelfevlutie geven een duidelijk eeld over de huidige situtie en de noodzkelijke vereterpunten. Desgewenst kn een orgnistie de eigenhndig uitgevoerde zelfevlutie lten reviewen door een interne of externe uditor. De vrgenlijst is een fgeleide vn de Vrgenlijst Zelfevlutie Bseline Informtiehuishouding, die door ICTU is ontwikkeld voor de rijksoverheid in het kder vn het progrmm Informtie op Orde.

13 7.2 Generiek toetsingskder rchiefinspectie Almere De nwezigheid vn een lgemeen toetsingskder kder is onmisr voor rchiefinspectie. Het geeft een inhoudelijke en methodische sis voor kwliteitsmetingen in de volle reedte vn het veld vn informtie- en rchiefeheer. Het in dit document eschreven kder mkt geruik vn de INK-methode voor integrle kwliteitszorg en is opgesteld door de gemeente Almere. De inhoud is echter voor lle gemeenten in Nederlnd goed ruikr.

14 7.3 Vooreeld udit-instrument Score Toelichting Voldoet op een goed niveu n de gestelde normen, geen evindingen Voldoet op een nvrdr niveu n de gestelde normen, vereteringen zijn nevolen Voldoet onvoldoende n de gestelde normen; vereteringen zijn noodzkelijk n.v.t. De etreffende norm is niet vn toepssing Normen en meetindictoren voor de gemeente ls geheel # Groep Normen en meetindictoren voor de gemeente ls geheel Score Bevindingen 1 Beleid en orgnistie c d Er is een ctueel en compleet eleidspln over informtie- en rchiefmngement dt nsluit ij de geformuleerde orgnistiedoelstellingen Er is een vigerend eleidspln op gemeentelijk niveu (met een onderdeel) over informtieeleid. In het vigerend eleidspln (met een onderdeel) over informtieeleid zijn eleidsvoornemens opgenomen op ten minste de korte- en middellnge termijn (resp. 1-3 en 3-5 jr). In het vigerend eleidspln (met een onderdeel) over informtieeleid worden knelpunten enoemd en oplossingen voor ieder knelpunt enoemd. In het vigerend eleidspln (met een onderdeel) over informtieeleid wordt tenminste ingegn op de elementen finnciën, personeel, huisvesting en utomtisering. 2 Voor het eleidspln over informtie- en rchiefmngement zijn voldoende finnciële middelen gelloceerd In het vigerend eleidspln (met een onderdeel) over informtieeleid is een finnciële prgrf opgenomen die een finnciële dekking geeft vn de eleidsvoornemens. c De finnciële prgrf in het vigerend eleidspln (met een onderdeel) over informtieeleid is gekoppeld n en vormt een specifictie vn de vigerende egroting De specifictie vn de vigerende egroting in het vigerend eleidspln (met

15 # Groep Normen en meetindictoren voor de gemeente ls geheel Score Bevindingen een onderdeel) over informtieeleid is ten minste uitgesplitst in personeelslsten, huisvestingskosten en eheerskosten. 3 Er is een wethouder verntwoordelijk voor het eleid over informtie- en rchiefmngement 4 De orgnistie is in stt verntwoording f te leggen over lle ctiviteiten ten ehoeve vn de werking en het eheer vn de informtiefunctie op sis vn toetsre eisen vn een door hr toe te pssen kwliteitssysteem 5 De orgnistie heeft de processen en procedures vn de informtiefunctie eschreven 6 De tken, verntwoordelijkheden en evoegdheden voor de eheeromgeving vn de informtiefunctie zijn vstgesteld en elegd 7 De orgnistie ondergt periodiek (externe) udits op de eheeromgeving vn de informtiefunctie 8 Procedures Er is een ctueel en volledig clssifictieschem/ordeningsstructuur en eheers instrumenten Er is een clssifictieschem/ordeningsstructuur nwezig Met het clssifictieschem/ordeningsstructuur wordt voldn n wettelijke eisen. c In het clssifictieschem/ordeningsstructuur wordt vn ieder eschreven proces vstgelegd welke documenten er ten minste uit voort moeten komen. d Het clssifictieschem/ordeningsstructuur is een jr of minder geleden gectuliseerd e Er is een functionris elst met het eheer vn het clssifictieschem/ordeningsstructuur. f Er vindt regelmtig overleg plts over het eheer vn het clssifictieschem/ordeningsstructuur onder verntwoordelijkheid vn de functionris die met de selectielijst elst is. 9 Er is een ctuele en volledige Selectielijst Er is een selectielijst nwezig Met de selectielijst wordt voldn n lle eisen uit het Archiefesluit. c Er is een functionris elst met het eheer vn de selectielijst d Er vindt regelmtig overleg plts over het eheer vn de selectielijst, onder verntwoordelijkheid vn de functionris die met de selectielijst elst is.

16 7.3.2 Anvullende kwliteitsnormen voor de diensten Kwliteitsregime 1 Lg risico (sisniveu) # Groep Anvullende kwliteitsnormen voor de diensten Score Bevindingen 10 Procedures en eheers instrumenten c d Er is een ctuele procedure voor het eheren vn de formele interne, inkomende en uitgnde (digitle) correspondentie en voor het eheer vn rchiefstukken. Er is een procedure voor het eheren vn de formele ppieren en digitle correspondentie en voor het eheer vn rchiefstukken, die een jr of minder geleden voor het ltst is gecontroleerd op volledigheid en ccurtheid. Deze procedure gt minstens in op de onderwerpen: verntwoordelijkheden en evoegdheden, opnme en registrtie vn rchiefescheiden, het l of niet fdrukken en inoeken vn digitle stukken, clssifictie en procesmtige ordening, opslg en de implementtie vn verwijdering vn rchiefescheiden. De procedure evt een minimle set metdt voor rchiefstukken. De metdtset moet ten minste evtten: een uniek nummer vn ieder rchiefstuk, een koppeling vn dt nummer n een dossier, en vn het dossier een dossiertitel, een koppeling met het werkproces, een proceseigenr en een ontstnsdtum. 11 Er is met etrekking tot de informtiefunctie een eschrijving vn de risico s en genomen tegenmtregelen (controls) eschreven 12 Er is een ctuele procedure voor eveiliging vn fysieke en digitle rchiefstukken tegen diefstl, onrechtmtig geruik, verlies of eschdiging. 13 Er is een ctueel en volledig overzicht vn uitgeleende rchiefstukken Er is een procedure voor het uitlenen vn rchiefstukken, wrin ten minste wordt ingegn op verntwoordelijkheden en evoegdheden, uitleentermijnen en eperkingen n uitlening. De uitlening vn lle rchiefstukken wordt in een geutomtiseerd systeem vstgelegd c d De terugezorging vn uitgeleende rchiefstukken wordt permnent gecontroleerd Er is een functionris elst met het ijhouden vn het overzicht vn uitgeleende rchiefstukken

17 # Groep Anvullende kwliteitsnormen voor de diensten Score Bevindingen 14 Er is een voorziening voor de conversie en/of migrtie vn rchiefstukken wnneer dt nodig is. Er is een functionris elst met het signleren vn de noodzk tot conversie/migrtie vn rchiefstukken, en met het coördineren vn de ddwerkelijke conversie of migrtie. Er is een procedure wrin geregeld is hoe conversie en migrtie plts moeten vinden 15 Informtieojecten die drvoor volgens de gemeentelijke selectielijst in nmerking komen worden tijdig vernietigd. Hiertoe wordt een verklring vn vernietiging opgesteld Er zijn door de directeur ondertekende verklringen vn vernietiging nwezig met specifictie vn de vernietigde stukken. 16 Informtieojecten die drvoor volgens de gemeentelijke selectielijst in nmerking komen worden tijdig overgercht nr de rchiefewrplts. Hiertoe wordt een verklring vn overrenging opgesteld. Er zijn door de directeur ondertekende verklringen vn overrenging nwezig met specifictie vn de overgerchte stukken. Over de overrenging overlegt de overrenger met de eheerder vn de rchiefewrplts 17 Permnent te ewren rchiefstukken voldoen ten minste n de drtoe gestelde wettelijke eisen Uit de documenttie lijkt dt er rekening is gehouden met de eisen volgens het Archiefesluit Informtieojecten zijn vn metdt voorzien volgens de voorschriften. Bij de metdtering vn informtieojecten worden de voorschriften uit het Archiefesluit 2010 en uit relevnte dienstvoorschriften in cht genomen. 19 Fysieke informtieojecten worden opgeslgen in rchiefruimten die tenminste voldoen n de wettelijke eisen. De ruimten die door de dienst zijn ngewezen ls rchiefruimten voldoen n lle eisen uit de meest recente Checklist Archiefruimten vn de Rijksrchiefinspectie

18 Kwliteitsregime 2 Middel risico (uitgereid) # Groep Normen Kwliteitsregime 2 Middel risico (nvullend op Score Bevindingen kwliteitsregime 1) 20 Orgnistie Voor iedere dienst is een medewerker elst met het (doen) uitvoeren vn het informtieeheer volgens lndelijke en lokle regelgeving en (de procedures in) deze kwliteitsnormen 21 In de (digitle of fysieke) rchieven zijn lle definitieve versies vn de verntwoordingsojecten opgenomen. Er is een functionris elst met het controleren of in de rchieven slechtsdefinitieve versies vn informtieojecten zijn opgenomen. In het systeem stt de loctie vn lle informtieojecten vermeld. c An de hnd vn het clssifictiesysteem/ordeningsstructuur controleert de verntwoordelijke functionris 1 keer per kwrtl of lle enodigde informtieojecten nwezig zijn. 22 Er is met etrekking tot de informtiefunctie een eschrijving vn de risico s en genomen tegenmtregelen (controls) eschreven 23 Alle medewerkers vn de dienst kennen de regels en fsprken met etrekking tot rchivering en documentehndeling en pssen ze toe Uit documenttie lijkt dt de regels en fsprken met etrekking tot informtieeheer zijn verspreid onder lle medewerkers. Er is een functionris elst met het toezicht op het nleven vn de regels en fsprken door de medewerkers. 24 Er is gestructureerd overleg tussen een vertegenwoordigers vn de diensten informtieprofessionl Uit vergderverslgen lijkt dt er gestructureerd overleg wordt gehouden. 25 De informtieprofessionls geven gevrgd en ongevrgd dvies over het eheer vn rchiefstukken. De dviezen worden opgenomen in een ctueel overzicht. Er is een overzicht vn dviezen over het eheer vn informtieojecten In het overzicht wordt ijgehouden wnneer het dvies is gegeven en wt de rectie en eventuele mtregelen nr nleiding vn het dvies zijn geweest. 26 De informtieprofessionls voeren ctief de regie over lle rchiefstukken (wt overigens niet etekent dt ze overl het eheer over voeren). De mtregelen wr dit uit lijkt worden opgenomen in een ctueel overzicht.

19 # Groep Normen Kwliteitsregime 2 Middel risico (nvullend op Score Bevindingen kwliteitsregime 1) 27 De informtieprofessionls heen een vkopleiding op het relevnte niveu en zijn op de hoogte vn de nieuwste ontwikkelingen op het vkgeied Er zijn ctuele opleidingseisen voor informtieprofessionls, uitgesplitst nr de verschillende functies, en verwerkt in de relevnte functieprofielen. Ieder jr komen lle informtieprofessionls die ij de dienst etrokken zijn ijeen en espreken de nieuwste ontwikkelingen. Vn de espreking wordt een verslg gemkt. 28 Er is een ctuele procedure voor de eveiliging vn fysieke en digitle informtieojecten tegen diefstl, onrechtmtig geruik, verlies of eschdiging. Er is een procedure voor de eveiliging vn informtieojecten De procedure voor de eveiliging vn informtieojecten evt ten minste een nlyse vn soorten risico s en een eschrijving vn de mtregelen om die risico s te eperken. c Ieder jr wordt de procedure voor de eveiliging vn informtieojecten geëvlueerd. d Op sis vn de evlutie wordt de procedure voor de eveiliging vn informtieojecten ngepst 29 In de (digitle of fysieke) rchieven zijn lle versies vn de verntwoordingsdocumenten opgenomen en zichtr gemkt vi versieeheer. De verschillende versies vn verntwoordingsojecten worden ls zodnig herkenr gemkt vi metdtering. Dossiers én fzonderlijke documenten worden n het proces gekoppeld. 30 De distriutie, voortgng en fhndeling vn rchiefstukken worden vstgelegd in het drvoor estemde systeem (verlijfpltsregistrtie ij fysieke informtieojecten, udittril ij digitle informtieojecten Er is een systeem wrmee de dienst de distriutie, voortgng en fhndeling vstlegt. Er is een procedure die eschrijft hoe de distriutie, voortgng en fhndeling vstgelegd zijn. c Er is een functionris elst met het toezicht op de distriutie, voortgng en fhndeling

20 Kwliteitsregime 3 Hoog risico (compleet) # Groep Normen Kwliteitsregime 3 Hoog risico (nvullend op Score Bevindingen kwliteitsregime 1+2) 31 Er is periodiek overleg over fysieke en digitle informtieeveiliging. Vn het overleg wordt een verslg opgesteld. De verslgen evtten een opsomming vn te nemen en genomen mtregelen. 32 Alle medewerkers vn de dienst kennen de mtregelen op het geied vn de informtieeveiliging en pssen ze toe Uit documenttie lijkt dt de regels en fsprken met etrekking tot informtieeveiliging zijn verspreid onder lle medewerkers. Er is een functionris elst met het toezicht op het nleven vn de regels en fsprken door de medewerkers. 33 Er zijn vstgelegde fsprken over de eveiliging vn de technische infrstructuur. 34 Er is een register vn utoristies voor toegng tot rchiefstukken, ingedeeld per werkproces, met het niveu vn die toegng. In het register zijn lle verschillende functiegroepen ij de dienst opgenomen Vn het register worden de vervllen versies lijvend ewrd. 35 In de (digitle of fysieke) rchieven zijn lle versies vn de records opgenomen evenls lle ndere documenten die voor het proces vn elng zijn. An de hnd vn het clssifictiesysteem/ordeningsstructuur controleert de verntwoordelijke functionris of lle enodigde informtieojecten nwezig zijn. Alle versies vn de op te nemen documenten moeten zijn gekoppeld n een processtp vi metdt. c Voor lle rchiefstukken zijn fsprken gemkt met etrekking tot het niveu vn ruikrheid, etrouwrheid, uthenticiteit en integriteit die gereliseerd moeten zijn, vertld nr eheersingrepen. 36 Er wordt vn ieder informtiesysteem een systemtische risiconlyse uitgevoerd Bij nschf vn een informtiesysteem of ij een elngrijke technische wijziging wordt een risicosnlyse uitgevoerd.

21 # Groep Normen Kwliteitsregime 3 Hoog risico (nvullend op Score Bevindingen kwliteitsregime 1+2) De risiconlyse wordt esproken met de verntwoordelijke voor informtieeheer ij de etreffende dienst. 37 An de hnd vn de risiconlyse worden pssende eveiligingsmtregelen genomen en periodiek (extern) geëvlueerd De relevnte informtiesystemen zijn ngepst n de eventuele nvullende eisen fkomstig uit de risiconlyse. De werking vn de nvullende eisen wordt periodiek (extern) geëvlueerd; de resultten worden gedocumenteerd Anvullende kwliteitsnormen voor projecten # Groep Normen Kwliteitsregime 2 en 3 (nvullend op kwliteitsregime 1) Score Bevindingen A Voor ieder project wordt een lijst met kritieke verntwoordingsdocumenten op sis vn vst te leggen processtppen opgesteld onder verntwoordelijkheid vn de projectleider. B In het projectpln wordt het informtieeheer geregeld (verntwoordelijkheden, personeel en middelen). C Voor de strt vn het project stelt de projectleider een ordeningsstructuur voor het projectrchief vst. Deze structuur volgt de indeling vn het project en is verenigr met de innen de gemeente gngre structuren. D Voor de strt vn het project stelt de projectleider een metdtset en een methode vn versieeheer voor het projectrchief vst. De metdt en het versieeheer zijn verenigr met de innen de gemeente gehnteerde stndrden. E Voor de strt vn het project stelt de projectleider een utoristiestructuur vst voor het rdplegen en wijzigen vn documenten. F Voor de strt vn het project is duidelijk n welk orgnistieonderdeel het rchief n floop wordt overgedrgen en welke eisen drvoor gelden. G N fronding vn het project wordt n de hnd vn een lijst met kritieke verntwoordingsdocumenten het projectrchief gecontroleerd door de verntwoordelijke rchiefeheerder. Op voordrcht vn de rchiefeheerder

22 # Groep Normen Kwliteitsregime 2 en 3 (nvullend op kwliteitsregime 1) Score Bevindingen mkt de projectleider een keuze vn over te drgen documenten en de groepen documenten (dossiers) worden in een inventris opgesomd. H Binnen drie mnden n de formele fronding vn het project drgt de projectleider het projectrchief over n de stnde orgnistie. Vn de overdrcht wordt een verklring opgesteld, die door de projectleider en de verntwoordelijke ij het ontvngende orgnistieonderdeel worden ondertekend en gerchiveerd. I Eisen n rchiefstukken Het projectrchief vormt (zowel ppier ls digitl) één geheel en is duidelijk te onderscheiden vn de ndere rchieven.

23 8 Norm 7: Digitle vervnging, verwijdering, overdrcht en vernietiging De duurzme toegnkelijkheid en etrouwrheid vn overheidsinformtie is tot het moment vn verwijdering gewrorgd, en de verwijdering verloopt conform vstgelegde procedures De orgnistie heeft inzicht in de vereiste overheidsinformtie, inclusief hr verlijfplts, hr toegnkelijkheid en etrouwrheid, overeenkomstig de eisen vn het vstgestelde eheerregime. De reltie tussen overheidsinformtie en metdt kn op elk moment worden gelegd, in overeenstemming met de eisen vn het vstgestelde eheerregime. Verwijdering vn overheidsinformtie, ij vernietiging of overdrcht / overrenging, vindt plts door de drtoe geutoriseerde personen en volgens het drtoe vstgelegde protocol. Overheidsinformtie wordt dn en slechts dn vernietigd: > ls op sis vn de selectielijst de ewrtermijn is verstreken > n vervnging. De vernietiging wordt zorgvuldig gedocumenteerd. Vervnging vn overheidsinformtie die conform de selectielijst lijvend ewrd dient te worden vindt lleen plts met een mchtiging vn de provincile rchiefinspectie en wordt zorgvuldig gedocumenteerd. Overheidsinformtie die conform de selectielijst lijvend ewrd dient te worden, wordt innen 20 jr overgercht nr een rchiefewrplts. Ten ehoeve vn het documenteren vn het eheer vn informtie worden metdt vstgelegd. 8.1 Prktijkvooreeld Drioek eleid digitle duurzmheid (e- depot), Smenwerkingsvernd B5 In dit document wordt de prolemtiek uitgelegd vn digitle duurzmheid vn informtie in reltie tot een e-depot. In de inleiding worden de keuzes toegelicht De dviezen zijn gegoten in een drioek voor gemeenten. Het drioek evt een lgemeen deel, wrin de prolemtiek wordt uitgelegd met n de hnd vn de vrgen "Wt is een e-depot?', 'Wt geeurt er ls een gemeente niets doet' en 'Wt is een gemeente wettelijk verplicht?'. In het tweede deel vn dit drioek wordt een dvies gegeven wt een gemeente miniml zelf zou moeten doen en wt uitesteed kn worden c.q. wr een gemeente nog even mee zou kunnen wchten. 22

24 23

25 9 Documentire informtievoorziening en (digitl) zkgericht werken 9.1 Prktijkvooreeld Model Zkgericht Archiveren, Prover 24

26 Bezoekdres: Nssuln JS Den Hg Postdres: Postus GK Den Hg T: F: