Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 157 Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland Archiefselectielijst 2014 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

2

3 ARCHIEF VAN DE BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE (BTC) LANDENKANTOREN IN HET BUITENLAND ARCHIEFSELECTIELIJST 2014

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 157 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 157 Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland Archiefselectielijst 2014 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

6

7 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in België in overleg met de instelling, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Voor bepaalde archiefreeksen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie. 5

8 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. BEHEER STRATEGIE A Registers van de briefwisseling/faxen 10 jaar Bewaren A Ingekomen brieven/faxen 10 jaar A Minuten (kopieën) van uitgaande brieven/faxen 10 jaar A Jaarverslagen 10 jaar Bewaren A Organogrammen van de vertegenwoordiging 10 jaar Bewaren A Verslagen van de coördinatievergadering van de ambassade 5 jaar Deze worden bewaard door de FOD Buitenlandse Zaken. A Verslagen van de vergaderingen met andere donoren 5 jaar A Proces-verbaal van overgave/overname bij de komst van een nieuwe vertegenwoordiger, met beschrijving van personeelsbestand, lokalen, meubilair, informatica- en telecommunicatiemateriaal, kantoormateriaal, voertuigen, ordening archief, enz. tot opmaak nieuw procesverbaal Bewaren A Dossiers inzake rechtsprocedures 10 jaar na definitieve uitspraak Selecteren Na overleg met de zetel in Brussel de dossiers met precedentwaarde bewaren, alle overige vernietigen. 6

9 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A.2. KWALITEITSBEHEER A Niet van toepassing A.3. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN (MVO) A Stukken betreffende de medewerking aan de uitvoering van audits 7 jaar A.4. FINANCIEEL BEHEER A A Dossiers inzake de opmaak en opvolging van de uitvoering van de begroting Maandelijkse lijsten Financial Information Tool (FIT) met gegevens over de boekhouding, budgetopvolging, en financiële planning van projecten 7 jaar 7 jaar A Maandelijkse Financial Activity Statements (FAS) 7 jaar A Financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, kasstukken, reçu s, enz.) 7 jaar A Stukken betreffende de opening van bankrekeningen en het beheer van bankmandaten 5 jaar na afsluiting van de rekening A Rekeningoverzichten en -uittreksels 7 jaar 7

10 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A Loonfiches 7 jaar A Verlofformulieren tot vertrek personeelslid A Stukken betreffende de betaling van sociale bijdragen 7 jaar A Stukken betreffende fiscale vrijstellingen (BTW, douane, enz.) 7 jaar A Jaarlijks financieel rapport 7 jaar Bewaren A.5. PERSONEELSBEHEER A Dienstnota s 20 jaar Bewaren A Dossiers inzake de selectie van kandidaten 5 jaar A Personeelsoverzichten (lijsten, steekkaarten, databanken) tot invoering nieuwe versie Bewaren 8

11 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A Personeelsdossiers - plaatselijke vertegenwoordiger in het buitenland 1 jaar na vertrek - lokale personeelsleden landenkantoor 75 jaar na geboortejaar Bewaren - personeelsleden projecten 1 jaar na vertrek - bezoekende experts 1 jaar na vertrek A Originele arbeidscontracten van lokale personeelsleden 75 jaar na geboortejaar Bewaren A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor lokale personeelsleden 10 jaar na verval polis A Dossier inzake de tussenkomst van de verzekeraar voor lokale personeelsleden 5 jaar Opgelet: eventuele dossiers inzake ernstige arbeidsongevallen kunnen pas na 30 jaar (indien zonder rente) of na het verstrijken van de looptijd van de rente (indien met rente) vernietigd worden. 9

12 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A.6. ICT-BEHEER A Stukken betreffende de aankoop van hard- en softwaresystemen 3 jaar A Softwarelicenties tot einde licentie A Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van harden softwaresystemen (interventiefiches, rapporten, enz.) 3 jaar A Back-ups (veiligheidskopieën) volgens interne afspraken A.7. KENNISBEHEER A Lijsten van gearchiveerde dossiers 10 jaar Bewaren A.8. LOGISTIEK BEHEER A Originele contracten (huur, verzekering, enz.) 5 jaar na verstrijken contract A Stukken betreffende de huur, inrichting, aanpassing, beveiliging, verzekering van de lokalen van de vertegenwoordiging zolang de lokalen benut worden Voor de selectie van stukken betreffende overheidsopdrachten, zie rubriek A

13 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A Stukken betreffende de aankoop/invoer, inschrijving, verkoop, verzekering van voertuigen zolang de voertuigen gebruikt worden Voor de selectie van stukken betreffende overheidsopdrachten, zie rubriek A.10. A Inventaris van materieel en meubilair tot opmaak nieuwe inventaris A Stukken betreffende de verkoop of het verlies van voertuigen, uitrusting, materieel, enz. 10 jaar A.9. BEHEER VAN MARKETING A Niet van toepassing. - - A.10. BEHEER VAN OPENBARE AANBESTEDINGEN A Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen - werken met tienjaarlijkse aansprakelijkheid 10 jaar - alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen lager dan (exclusief BTW) - alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen hoger dan (exclusief BTW) 5 jaar 10 jaar Selecteren Het bestek, de weerhouden offerte, het gunningsverslag, de gunningsbrief en alle processen-verbaal ( voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.) bewaren, alle overige stukken vernietigen. 11

14 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming A.11. BEHEER VAN PARTNERSCHAPPEN A Niet van toepassing. - - B. BEVOEGDHEDEN B.1. INTERVENTIES IN HET ZUIDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID B Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van projecten (geordend per project) 10 jaar Deze dossiers omvatten voor elk project doorgaans briefwisseling, verslagen van het begeleidingscomité, vooruitgangsrapporten of activiteitenverslagen, rapporten revisor, rapporten externe audits, midterm review, endterm review FAS en financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, rekeninguittreksels, enz.), inventaris en verslag overdracht. Voor de selectie van stukken betreffende personeelsleden, zie rubriek A.5.; voor de selectie van stukken betreffende openbare aanbestedingen zie rubriek A.10. B Schenkingsattesten van voertuigen, uitrusting, materieel, enz. 10 jaar De in het kader van projecten aangekochte voertuigen, uitrusting, materieel, wordt vaak aan de partner geschonken om de continuïteit van het project te kunnen verzekeren. 12

15 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming B Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van beurzen en stages (zowel lokaal als in België) 5 jaar Selecteren Deze dossiers omvatten voor elke beurs of stage doorgaans aanvraag, CV, kopie diploma, verhandeling of stageverslag, FAS en financiële stukken. Voor de studiebeurzen: bewaren. Voor de stages: één jaar per decennium bewaren: 2000, 2010, enz., en de overige vernietigen. Het jaar heeft betrekking op de afsluiting van het dossier. B Dossiers inzake de afgewezen aanvragen voor beurzen en stages (zowel lokaal als in België) 3 jaar B Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van projecten in het kader van het micro-interventieprogramma (MIP) 10 jaar Bewaren B Dossiers inzake de afgewezen aanvragen voor projecten in het kader van het micro-interventieprogramma (MIP) 3 jaar B.2. INTERVENTIES IN HET NOORDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID B Niet van toepassing

16 Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland Code van de reeks Reeks Definitieve bestemming B.3. INTERVENTIES TOEGEWEZEN DOOR DERDEN B Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van projecten (geordend per project) 10 jaar Deze dossiers omvatten voor elk project doorgaans briefwisseling, verslagen van het begeleidingscomité, vooruitgangsrapporten of activiteitenverslagen, rapporten revisor, rapporten externe audits, midterm review, endterm review FAS en financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, rekeninguittreksels, enz.), inventaris en verslag overdracht. 14

17

18 5469