Federale Overheidsdienst Financiën. Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 117 Archief van de Federale Overheidsdienst Financiën Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Archiefselectielijst APRIL 2012 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014

2

3 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE DOUANE EN ACCIJNZEN ARCHIEFSELECTIELIJST APRIL 2012

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 117 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 117 Archief van de Federale Overheidsdienst Financiën Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Archiefselectielijst APRIL 2012 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 GEBRUIKSAANWIJZING ARCHIEFSELECTIELIJST I. LEIDING EN INTERN BEHEER VAN DE DIENSTEN A. LEIDING A.1. Algemene leiding van de administratie A.2. Functie van het Directiecomité A.3. Leiding en beheer op gewestelijk niveau A.4. Leiding en beheer van de diensten B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B.1. Interne audit B.2. Materieel beheer B.3. Informatiebeheer B.4. Archiefbeheer B.5. Interne en externe communicatie B.6. Ondersteuning inzake wetgeving B.7. Ondersteuning inzake automatisering B.8. Ondersteuning inzake nationale en internationale samenwerking B.9. Ondersteuning inzake risicobeheer B.10. Beheer van het Kledingfonds II. SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIE C. KLANTENMANAGEMENT EN MARKETING C.1. Risicobeheer inzake operatoren C.2. Beheer van de vergunningen D. TOEZICHT, CONTROLE EN BIJHORENDE VASTSTELLINGEN D.1. Risicobeheer inzake goederen D.2. Ondersteuning inzake controles en toezicht D.3. Organisatie van de controle- en toezichtsacties D.4. Organisatie van specifieke controlediensten en controlemiddelen D.5. Uitvoeren van toezicht en controle

8 E. GEÏNTEGREERDE VERWERKING VAN AANGIFTEN E.1. Toezicht en interne controle op de behandeling van aangiften E.2. Activabeheer E.3. Uitoefenen van de helpdeskfunctie voor PLDA E.4. Opvolging van de elektronische aangiften E.5. Verwerking van aangiften E.6. Comptabiliteit van de douaneschuld F. ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE F.1. Coördinatie en organisatie van onderzoek en opsporing F.2. Uitvoeren van onderzoek en opsporing van fraude G. BEHANDELEN VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING G.1. Coördinatie van de behandeling van overtredingen en invordering G.2. Uitvoeren van de behandeling van overtredingen en invordering

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, 7

10 economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 8

11 LIJST VAN AFKORTINGEN AM AGD BIRB BLEU CSP bis D&A EEG EMCS EU ISPS NCTS PLDA PO RA RI SPS TARBEL Assistance Mutuelle Administratief GeleideDocument Belgisch Interventie en Restitutie Bureau Belgisch-Luxemburgse Economische Unie Clementine Solutions Publisher bis Douane en Accijnzen Europese Economische Gemeenschap Excise Movement and Control System Europese Unie International Ship and port Security New Computerised Transit System Paperless Douane en Accijnzen Purchase Order Rijksarchief Risk Information SelectieProfiel/Profil de Sélection Tarief van invoerrechten 9

12

13 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in deze selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten opgemaakt of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en overbrengen : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en overbrengen : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 11

14 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven: Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefreeksen die toegangsinstrumenten vormen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) De door andere archiefvormers neergelegde archieven. 12

15 ARCHIEFSELECTIELIJST I. LEIDING EN INTERN BEHEER VAN DE DIENSTEN A. LEIDING A.1. ALGEMENE LEIDING VAN DE ADMINISTRATIE A Briefwisseling en dossiers van de administrateurgeneraal (papier en digitaal) 30 jaar A Indicateurs van de briefwisseling Tot substitutie A Managementplannen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen 30 jaar A Operationele plannen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen 30 jaar 13

16 A Opvolgingstabel voor het beantwoorden van parlementaire vragen 30 jaar Vernietigen A Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen 30 jaar Vernietigen A Dossiers inzake het organigram van Douane en Accijnzen 10 jaar A Dienstnota s door de administrateur-generaal 30 jaar A Omzendbrieven en instructies voor de gehele administratie Zolang de instructie geldig is De Hoge Directie bewaart een volledige reeks instructies en circulaires op papier. De digitale versie staat op het intranet en wordt bewaard in Fisconetplus. A.2. FUNCTIE VAN HET DIRECTIECOMITÉ A Notulen en bijhorende stukken van het permanent overlegcomité 30 jaar 14

17 A.3. LEIDING EN BEHEER OP GEWESTELIJK NIVEAU A Notulen en vergaderstukken van directievergaderingen 10 jaar A Indicateurs van de briefwisseling Tot substitutie A Dossiers inzake de opvolging van het informatieplan 10 jaar A Dienstnota s van de gewestelijke directie Zolang de dienstorder geldig is A Briefwisseling en dossiers van de gewestelijke directeur 30 jaar PERSONEELSBEHEER OP GEWESTELIJK NIVEAU A Personeelsdossiers 100 jaar na geboortedatum Vernietigen Het originele personeelsdossier bevindt zich bij de stafdienst P&O van de FOD Financiën 15

18 A Documenten betreffende deelname aan cursussen 10 jaar Vernietigen A Documenten betreffende deelname aan examens 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake tuchtprocedures 20 jaar Vernietigen Het originele tuchtdossier bevindt zich bij de stafdienst P&O van de FOD Financiën A Maandstaten inzake vergoedingen 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake ziekteverlof 70 jaar Vernietigen A Evaluatiedossiers 20 jaar Vernietigen A Databank inzake de burgerlijke staat van personeelsleden Tot substitutie Vernietigen A Personeelsregister Tot substitutie Vroeger op papier, nu in databank 16

19 A Databank inzake het beheer van ziekteverloven Tot substitutie Vernietigen A Maandelijkse overzichten inzake het ziekteverlof 10 jaar Vernietigen INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE A Dossiers inzake de bezoeken aan de administratie 5 jaar A Dossiers inzake de organisatie van opleidingen 5 jaar A s met vragen om inlichtingen en antwoorden van de gewestelijke directie 1 jaar Vernietigen AUTOMATISERING A Dossiers inzake het oplossen van praktische ICTproblemen 2 jaar Vernietigen 17

20 A Dossiers inzake het ontwikkelen van kleine automatiseringstoepassingen 2 jaar Vernietigen A Lijsten van het computermateriaal 5 jaar Vernietigen A Handleidingen van automatiseringstoepassingen Zolang een toepassing in gebruik is Vernietigen A.4. LEIDING EN BEHEER VAN DE DIENSTEN A Indicateurs van de briefwisseling Tot substitutie A Briefwisseling (die afzonderlijk bewaard wordt in een doorlopende reeks) 10 jaar Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissingen en formele uitvoering van de taken bewaren, informele briefwisseling vernietigen. A Verslagen van dienstvergaderingen 10 jaar 18

21 A Dienstnota s Zolang de nota geldig is Enkel de dienstnota s die eigen zijn aan de lokale dienst bewaren, de nota s van de gewestelijke directie en het hoofdbestuur vernietigen. PERSONEELSBEHEER VAN DE DIENSTEN A Personeelsdossiers Zolang het personeelslid in dienst is Vernietigen Het gaat hier om een dossier dat kopieën bevat van de originele stukken uit het dossier dat bij de stafdienst P&O wordt bewaard. MATERIEEL BEHEER VAN DE DIENSTEN A Dossiers inzake de aankoop van materiaal Vernietigen Het gaat hier om kopieën van de originelen die bewaard worden door de stafdienst S&L. A Dossiers inzake het stockbeheer (bureaumateriaal, drukwerken, ) Vernietigen A Dossiers inzake het beheer van het telecommunicatiemateriaal Vernietigen 19

22 B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B.1. INTERNE AUDIT B Dossiers inzake het uitvoeren van interne audits 30 jaar Het eindrapport en de documenten inzake de opvolging bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake het ondersteunen en opvolgen van externe audits door de Europese Commissie, de inspectie van Financiën, het Rekenhof, de Europese Rekenkamer, etc. 30 jaar Het eindrapport en de documenten inzake de opvolging bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake projecten in verband met de integriteit en deontologie binnen de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen 30 jaar B Dossiers inzake bijzondere inspectieopdrachten 30 jaar Het eindrapport en de documenten inzake de opvolging bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake moderniseringsprojecten 30 jaar 20

23 B.2. MATERIEEL BEHEER B Dossiers inzake het verlenen van advies aangaande de aankoop van gemotoriseerd materieel 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het verlenen van advies inzake de aankoop van dienstwapens 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het verlenen van advies inzake de aankoop van laboratoriummateriaal 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het beheer van de douanegebouwen op de grens 10 jaar Vernietigen B.3. INFORMATIEBEHEER B Dossiers inzake de opmaak van het informatieplan van Douane en Accijnzen 30 jaar Enkel de definitieve versies van het informatieplan bewaren. B Dossiers inzake de ontwikkeling van de webapplicatie voor het informatiebeheer bij Douane en Accijnzen Zolang de webapplicatie gebruikt wordt Bewaren 21

24 B Webapplicatie voor het informatiebeheer bij Douane en Accijnzen Tot substitutie Vernietigen B.4. ARCHIEFBEHEER B Dossiers inzake het archiefbeheer bij Douane en Accijnzen 30 jaar B.5. INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE B Tijdschrift Info D&A Verstreken B Persberichten 5 jaar B Dossiers inzake de organisatie van activiteiten in verband met externe en interne communicatie Presentaties (power point) en begeleidende teksten Folders Affiches Brochures 10 jaar Enkel de eindproducten (in alle landstalen) bewaren; alle voorbereidende documenten vernietigen. 22

25 B Jaarlijkse activiteitenverslagen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen 30 jaar B Dossiers inzake het beheer van de internetsite 5 jaar Enkel documentatie bewaren over de structuur van de site (de site-map), zijn werking en vormgeving, en het overzicht van de types inlichtingen en gepubliceerde bijdragen. B Dossiers inzake de organisatie van het Nationaal Forum van Douane en Accijnzen 10 jaar Enkel de notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van het strategisch comité en van de verschillende werkgroepen bewaren; alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake het beheer van het budget inzake communicatie 5 jaar Vernietigen De originelen worden bewaard op de stafdienst Budget- en beheerscontrole. 23

26 B.6. ONDERSTEUNING INZAKE WETGEVING ONDERSTEUNING INZAKE DOUANEWETGEVING B Dossiers inzake wetgeving en algemeenheden principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake vrijstellingen principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 24

27 B Dossiers inzake goederenbewegingen principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake invoer en uitvoer principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake actieve veredeling principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 25

28 B Dossiers inzake passieve veredeling principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake de behandeling onder douanetoezicht principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake tijdelijke invoer principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 26

29 B Dossiers inzake het Carnet ATA principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het communautair carnet voor verkeer principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake oorsprong van douanegoederen principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 27

30 B Dossiers inzake internationaal verkeer principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake samenwerking met andere administraties principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het wegverkeer principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 28

31 B Dossiers inzake retributies en vergoedingen voor bijzondere prestaties principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake documenten en drukwerken principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake verbods-, beperkings- en controlemaatregelen voor rekening van andere departementen principedossiers routinedossiers 3 jaar Vernietigen 29

32 ONDERSTEUNING INZAKE ACCIJNSWETGEVING B Dossiers inzake de nationale en internationale samenwerking 30 jaar Dossiers inzake bewegingen van accijnsgoederen B Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen. B Dossiers inzake milieubelastingen Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen. 30

33 B Dossiers inzake nationale accijnsproducten Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen B Dossiers inzake communautaire accijnsproducten Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen 31

34 B Dossiers inzake niet met accijnzen gelijkgestelde belastingen Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen B Dossiers inzake administratief beroep aangaande accijnsprocedures Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen Dossiers inzake administratieve bepalingen 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen B Statistieken inzake accijnsprocedures 10 jaar 32

35 ONDERSTEUNING INZAKE NOMENCLATUUR EN TARIEF B Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving omtrent nomenclatuur en douane gebruikstarief 30 jaar B Dossiers inzake het opstellen van instructies aangaande nomenclatuur en tarifering Zolang de instructie geldig is Alleen de instructies bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. B Dossiers inzake het afleveren van bindende tariefinlichtingen 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake contacten met andere administraties betreffende de nomenclatuur 10 jaar Vernietigen B Omzendbrieven in verband met de toepassing van de nomenclatuur Zolang de omzendbrief geldig is B Dossiers inzake contacten met economische operatoren en met particulieren betreffende de toepassing van de nomenclatuur 10 jaar Vernietigen 33

36 B Dossiers inzake contacten met het douanelaboratorium inzake de nomenclatuur 10 jaar Vernietigen ONDERSTEUNING INZAKE DOUANEWAARDE B Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving aangaande douanewaarde 30 jaar B Dossiers inzake de instructie douanewaarde Zolang de instructie van toepassing is De definitieve versies van de instructie en alle principedossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen B Dossiers inzake de instructie waarderingen Zolang de instructie van toepassing is De definitieve versies van de instructie en alle principedossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen B Dossiers inzake het opstellen van dienstbrieven aangaande wisselkoersen en vereenvoudigde procedures Zolang de dienstbrieven van toepassing zijn Vernietigen B Dossiers inzake administratieve bezwaren over douanewaarde 20 jaar Vernietigen 34

37 ONDERSTEUNING INZAKE ECONOMISCHE MAATREGELEN B Databank inzake het BLEU gebruikstarief, de nomenclatuur en de economische maatregelen (TARBEL) Tot substitutie Vernietigen B Dossiers inzake het bijwerken van TARBEL 5 jaar Vernietigen B Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving omtrent tariefcontingenten en economische maatregelen 10 jaar Enkel de principedossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. B Dossiers inzake het opstellen van instructies inzake TARBEL en economische maatregelen 10 jaar Alleen de instructies bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. ONDERSTEUNING INZAKE LANDBOUWWETGEVING B Dossiers inzake het opvolgen van de Europese wetgeving en reglementering inzake landbouwprocedures 30 jaar Vernietigen B Verslagen van overlegvergaderingen tussen het BIRB en de Douane 30 jaar 35

38 B Verslagen van de interministeriële Economische Commissie 30 jaar B Dossiers aangaande de opmaak van instructies in verband met landbouwprocedures 30 jaar Enkel de definitieve instructie bewaren, de werkdossiers vernietigen B Dossiers aangaande de opmaak van omzendbrieven in verband met landbouwprocedures 30 jaar Enkel de definitieve omzendbrief bewaren, de werkdossiers vernietigen B.7. ONDERSTEUNING INZAKE AUTOMATISERING B Handleidingen van de toepassingen Zolang de toepassing gebruikt wordt Enkel de handleidingen bewaren van de toepassingen die permanent bewaard moeten blijven. B Dossiers inzake het ontwikkelen en het beheer van toepassingen voor de automatisering van douane en accijnzen 2 jaar na opheffing van de toepassing Vernietigen B Adviesdossiers inzake de automatisering van douane en accijnzen 5 jaar Vernietigen 36

39 B Dossiers inzake aanvragen voor listings en duplicaten van informatie 5 jaar Vernietigen B.8. ONDERSTEUNING INZAKE NATIONALE EN INTERNATIONALE SAMENWERKING B Kennisdatabank inzake nationale en internationale samenwerking vergaderdocumenten 15 jaar beleidsnota s, visiedocumenten en correspondentie 15 jaar wetgevingsdocumenten Zolang de wetgeving geldig is B Dossiers inzake nationale en internationale samenwerking 15 jaar Het gaat hier hoofdzakelijk over dossiers van voor de ingebruikname van de kennisdatabank. 37

40 B Budgettaire dossiers inzake dienstreizen Dossiers van precedenten Vernietigen Routinedossiers 5 jaar Vernietigen B Notulen en vergaderstukken van de bijeenkomsten van de Belgisch-Luxemburgse Economische Unie B Verslagen van de vergaderingen van de gemengde commissie voor Congolese douanekantoren in België ( ) verstreken B Notulen en vergaderstukken van het havenoverleg Zeebrugge Antwerpen Gent 10 jaar Het originele exemplaar wordt bewaard door de gewestelijke directie Antwerpen en dient overgedragen worden. Alle andere diensten mogen hun exemplaar vernietigen. B Notulen en vergaderstukken van het havenoverleg met Rotterdam 10 jaar Het originele exemplaar wordt bewaard door de gewestelijke directie Antwerpen en dient overgedragen te worden. 38

41 B Dossiers inzake de organisatie van het Nationaal Forum van Douane en Accijnzen 10 jaar Enkel de notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van het strategisch comité en van de verschillende werkgroepen bewaren; alle andere documenten vernietigen. B.9. ONDERSTEUNING INZAKE RISICOBEHEER B Geautomatiseerd systeem voor de selectie van aangiften (CSP bis) Tot substitutie Vernietigen B ISPS-berichten 3 jaar Vernietigen B Databank voor de opvolging van ISPS-berichten 5 jaar Vernietigen B Dossiers inzake de analyse van pre-arrival en predeparture berichten 5 jaar vernietigen 39

42 B.10. BEHEER VAN HET KLEDINGFONDS RAAD VAN HET KLEDINGFONDS B Notulen en vergaderstukken van de vergaderingen van de Raad van het Kledingfonds van D&A 30 jaar B Processen-verbaal van de driemaandelijkse bijeenkomsten beperkt comité van het Kledingfonds 10 jaar UITVOEREN VAN DE DAGELIJKSE WERKING VAN HET KLEDINGFONDS B Dossiers inzake openbare aanbestedingen aangaande de dienstkledij van het personeel van Douane en Accijnzen 10 jaar Vernietigen B Kopieën van facturen 7 jaar Vernietigen B Beheersrekeningen 7 jaar Vernietigen B Voorschottenrekeningen 7 jaar Vernietigen B Staten inzake toegekende kledijvergoedingen 10 jaar Vernietigen 40

43 B Rectificatiestaten inzake toegekende kledijvergoedingen 10 jaar Vernietigen B Inventaris van de voorraad kledij 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake PO s (in SAP) 10 jaar Vernietigen B Bestelformulieren 3 jaar Vernietigen B Register voor de opvolging van de bestellingen 10 jaar Vernietigen B Jaarlijkse rapporten inzake de individuele rekeningen van het personeel 10 jaar Vernietigen B Winst- en verliesrekening 7 jaar Vernietigen B Samenvattende staat jaar B Kasboeken 7 jaar Vernietigen 41

44 B Leverancierboeken 7 jaar Vernietigen 42

45 II. SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIE C. KLANTENMANAGEMENT EN MARKETING C.1. RISICOBEHEER INZAKE OPERATOREN ONTWIKKELEN VAN DE METHODOLOGIE C Handboeken inzake risicobeheer AEO, grote en middelgrote operatoren 30 jaar C Omzendbrieven, instructies en dienstnota s 30 jaar EVALUATIE VAN DE METHODOLOGIE EN HULPMIDDELEN C Notulen en vergaderstukken van de nationale coördinatievergaderingen 30 jaar C Notulen en vergaderstukken van vergaderingen ad hoc 30 jaar 43

46 UITVOEREN VAN RISICO-ANALYSE INZAKE OPERATOREN C Databank Risk & Audit Management Tot substitutie Vernietigen C.2. BEHEER VAN DE VERGUNNINGEN BEHEER VAN VERGUNNINGEN INZAKE DOUANEMATERIES C Databank voor de opvolging van de vergunningen inzake douanemateries Tot substitutie Vernietigen C Dossiers inzake het gemeenschappelijk landbouwbeleid en niet-fiscale maatregelen principedossiers vergunningsdossiers Zolang de vergunning geldig is Vernietigen routinedossiers 5 jaar Vernietigen 44

47 C Dossiers inzake oorsprong principedossiers vergunningsdossiers Zolang de vergunning geldig is Vernietigen routinedossiers 5 jaar Vernietigen C Dossiers inzake terugbetaling en kwijtschelding van rechten bij invoer 5 jaar Vernietigen C Dossiers inzake douanevergunningen Zolang de vergunning geldig is Vernietigen C Vergunningsdossiers inzake bijzondere en 5 jaar na aflopen vergunning Vernietigen 45

48 C Databank voor de opvolging van de vergunningen voor zelfarchivering Tot substitutie Vernietigen C Statistieken van de substitutiecontrole 5 jaar Vernietigen C Databank voor de opvolging van de dossiers inzake het toekennen van het AEO-certificaat (BANAEOS) Tot substitutie Vernietigen C Databank voor het beheer van de dossiers door de gewestelijke directie Tot substitutie Vernietigen C Dossiers inzake het toekennen van het AEO-certificaat 10 jaar Vernietigen C Dossiers inzake de herbeoordeling van vereenvoudigde vergunningen 10 jaar Vernietigen BEHEER VAN VERGUNNINGEN INZAKE ACCIJNSMATERIES C Vergunningsdossiers inzake accijnzen 5 jaar na aflopen vergunning Vernietigen 46

49 C Toegekende vergunningen inzake accijnzen 5 jaar na aflopen vergunning Vernietigen C Dossiers inzake het verstrekken van inlichtingen in verband met de wetgeving omtrent accijnsprocedures 5 jaar Vernietigen C Verslagen van vergaderingen van werkgroepen waarbij de privésector betrokken is 5 jaar COÖRDINATIE VAN DE CONTROLES A-POSTERIORI INZAKE HET EUROPEES LANDBOUWGARANTIEFONDS C Dossiers inzake de basiswetgeving aangaande subsidies van het ELGF Zolang de reglementering geldig is Vernietigen C Verslagen van vergaderingen aangaande controles a- posteriori inzake ELGF 10 jaar Vernietigen C Dossiers inzake risicoanalyse aangaande de financieringsregeling van het ELGF 10 jaar 47

50 C Dossiers inzake het controleprogramma aangaande de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van het ELGF 10 jaar C Dossiers inzake de opmaak van de jaarverslagen 10 jaar Enkel de jaarverslagen (in beide landstalen) bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. C Dossiers inzake verzoeken om bijstand van andere lidstaten 10 jaar Vernietigen C Dossiers inzake gemeenschappelijk uitgevoerde onderzoeken 10 jaar Vernietigen C Lijst van in België uitbetaalde, maar in andere lidstaten gevestigde ondernemingen 10 jaar Vernietigen C Lijst van in België gevestigde, maar in andere lidstaten uitbetaalde ondernemingen 10 jaar Vernietigen C Controledossiers 20 jaar Vernietigen 48

51 C Handboek voor het uitvoeren van controles UITVOEREN VAN ADMINISTRATIEVE EN BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLES EN AUDITS C Dossiers inzake het ondersteunen en adviseren van buitendiensten inzake werkprocessen (inning en controle) 10 jaar C Dossiers inzake waardebeslissingen 10 jaar 1 dossier per jaar bewaren C Databank van de waardebeslissingen Tot substitutie Vernietigen C Dossiers inzake wederzijdse bijstand aangaande waardebeslissingen 10 jaar Vernietigen C Dossiers inzake moderniseringsprojecten Tot einde project C Controledossiers inzake militaire programma s 5 jaar Vernietigen 49

52 C Dossiers inzake waardeonderzoeken 10 jaar Vernietigen C Dossiers inzake controles met betrekking tot economische douaneregelingen 5 jaar Vernietigen C Dossiers inzake controles met betrekking tot douaneentrepots 5 jaar Vernietigen C Dossiers inzake controles a posteriori van douanedocumenten 5 jaar Vernietigen C Dossiers inzake controles met betrekking tot bijzondere douaneregelingen 5 jaar Vernietigen C Dossiers van kopers waarbij controle uitgevoerd wordt inzake douanewaarde (DV1) Zolang deze kopers gecontroleerd worden Vernietigen 50

53 C Vergunningen Zolang deze firma s gecontroleerd worden Vernietigen C Dossiers inzake controles met betrekking tot vergunningen inzake accijnswetgeving 5 jaar na einde vergunning Vernietigen C Dossiers inzake firma s die onder de accijnswetgeving vallen 5 jaar na stopzetting bedrijf Vernietigen C Dossiers inzake overtredingen op de accijnswetgeving (geschillendossiers) 10 jaar Vernietigen 51

54 D. TOEZICHT, CONTROLE EN BIJHORENDE VASTSTELLINGEN D.1. RISICOBEHEER INZAKE GOEDEREN RISICOBEHEER INZAKE CRIMINELE GOEDEREN ONTWIKKELEN METHODOLOGIE D Handboeken inzake risicobeheer criminele goederen 5 jaar D Omzendbrieven, instructies en dienstnota s Zolang de ze geldig zijn UITVOEREN RISICO-ANALYSE PER DOELGROEP D Dossiers inzake risicoprofielen 30 jaar D SPS-fiches en bijhorende dossiers 10 jaar Vernietigen D Alarmberichten en bijhorende dossiers 10 jaar Vernietigen 52

55 OPVOLGEN NATIONALE EN INTERNATIONALE VERGADERINGEN INZAKE RISICOBEHEER D Dossiers inzake nationale en internationale vergaderingen met betrekking tot risicobeheer 30 jaar RISICOBEHEER INZAKE LEGALE GOEDEREN ONTWIKKELEN METHODOLOGIE D Handboeken inzake risicobeheer legale goederen D Omzendbrieven, instructies en dienstnota s 30 jaar UITVOEREN RISICO-ANALYSE PER DOELGROEP D Dossiers inzake risicoprofielen 30 jaar D Notulen en vergaderstukken van de consolidatievergaderingen 30 jaar 53

56 D SPS-fiches en bijhorende dossiers 30 jaar Vernietigen D Alarmberichten en bijhorende dossiers 30 jaar Vernietigen D Dossiers inzake tijdelijke acties en speciale controles 30 jaar D.2. ONDERSTEUNING INZAKE CONTROLES EN TOEZICHT D Dossiers inzake vergunningen Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Routinedossiers 5 jaar Vernietigen D Dossiers inzake financiële maatregelen Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen 54

57 D Dossiers inzake economische maatregelen Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen D Dossiers inzake gezondheidsmaatregelen Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen D Dossiers inzake beschermingsmaatregelen Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen 55

58 D Dossiers inzake kwaliteitscontrole Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen D Dossiers inzake openbare veiligheid Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen D Dossiers inzake maatregelen tegen kinderbescherming Principedossiers Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, Uitvoeringsdossiers 5 jaar Vernietigen 56

59 D Databank van eigenaars van intellectuele eigendomsrechten Tot substitutie Vernietigen D Dossiers inzake eigenaars van intellectuele eigendomsrechten Zolang het eigendomsrecht geldig is Vernietigen D Statistieken inzake de ontdekkingen van namaak en piraterij 5 jaar D Dossiers inzake analyses door het laboratorium van D&A Routinedossiers 3 jaar Vernietigen Bijzondere dossiers 7 jaar Vernietigen Dossiers inzake analyses in het kader van de samenwerking met het BIRB 10 jaar Vernietigen 57

60 D Dossiers inzake bindende tariefinlichtingen 6 jaar Vernietigen D Dossiers inzake douanewaarde 6 jaar Vernietigen D.3. ORGANISATIE VAN DE CONTROLE- EN TOEZICHTSACTIES D Dossiers inzake de acties uitgevoerd door de mobiele teams 30 jaar Enkel de eindverslagen met de resultaten bewaren, het draaiboek en alle andere documenten vernietigen D Handboek voor het uitvoeren van controleacties D Werkfiches met specifieke controlerichtlijnen Vernietigen D Verslagen van overlegvergaderingen met andere departementen 30 jaar D Dossiers inzake de opmaak van dienstnota s voor het controlebeleid 30 jaar Enkel de definitieve dienstnota s bewaren, de werkdossiers vernietigen 58

61 D Dossiers inzake de opmaak van omzendbrieven betreffende specifieke controlemaatregelen bij de in- en uitvoer van landbouwproducten 30 jaar Enkel de definitieve omzendbrieven bewaren, de werkdossiers vernietigen. D Databank inzake de controles aangaande uitvoerrestituties (Agristat 3) Tot substitutie Vernietigen D Boordtabellen inzake controles op uitvoerrestituties 10 jaar D Handboek voor controles inzake uitvoerrestituties Zolang het geldig is D Landbouwdossiers 30 jaar Enkel de principedossiers bewaren; alle routinedossiers vernietigen D.4. ORGANISATIE VAN SPECIFIEKE CONTROLEDIENSTEN EN CONTROLEMIDDELEN D Dossiers inzake de oprichting van specifieke controlediensten (motobrigade, hondenbrigade, douane te water) 30 jaar Enkel de beleidsdocumenten bewaren 59

62 D Instructies inzake de organisatie en werking van de specifieke controlediensten Zolang de instructie geldig is D Dossiers inzake de aankoop van materiaal voor de specifieke controlediensten 10 jaar Vernietigen D Dossiers inzake samenwerkingsakkoorden Zolang het samenwerkingsakkoord loopt D Dossiers inzake de ingebruikname van specifieke controlemiddelen (containerscanners, megaports, ) 10 jaar Enkel de beleidsdocumenten bewaren. D Dossiers inzake het beheer en het gebruik van specifieke controlemiddelen (containerscanners, megaports, ) 30 jaar Enkel de dossiers inzake het opstellen van de instructies bewaren. D.5. UITVOEREN VAN TOEZICHT EN CONTROLE D Dagverslagen inzake controles 5 jaar Vernietigen 60

63 D Statistieken inzake controles 5 jaar D Dossiers van vaststellingen 5 jaar Vernietigen D Register van vaststellingen 5 jaar D Dossiers van inbeslagnames 30 jaar Vernietigen D Maandrapporten van de controlediensten 5 jaar Vernietigen D Databank met fotomateriaal inzake controles Tot substitutie Vernietigen D Dossiers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht 30 jaar Het gaat hier om de dossiers op niveau van de controlekantoren die bewaard moeten blijven. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht van de hulpkantoren mogen vernietigd worden (zie reeks E.5.21) 61

64 D Registers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht 30 jaar D Steekkaarten van belastingplichtigen inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht (drukwerk nr. 241) 30 jaar Het gaat hier om de steekkaarten op niveau van de controlekantoren die bewaard moeten blijven. De steekkaarten van de hulpkantoren mogen vernietigd worden (zie reeks E.5.22) D Inlichtingenfiches voor drankgelegenheden (drukwerk nr. 518H) 30 jaar D Register der overtredingen (register nr. 480) 30 jaar E. GEÏNTEGREERDE VERWERKING VAN AANGIFTEN E.1. TOEZICHT EN INTERNE CONTROLE OP DE BEHANDELING VAN AANGIFTEN E Dossiers inzake het toezicht en interne controle op behandeling van aangiften 5 jaar Vernietigen E Dossiers inzake de controle op de activiteiten van de hulpkantoren 5 jaar Vernietigen 62

65 E.2. ACTIVABEHEER BEHEER VAN ONTVANGSTEN E Dossiers inzake kwijtschelding van de douaneschuld 5 jaar Vernietigen E Rekeninguittreksels 5 jaar Vernietigen E Dossiers inzake terugbetalingen 5 jaar Vernietigen E Lijsten van betalingsuittreksels 5 jaar Vernietigen E Databank van ontvangsten en uitgaven inzake douaneschuld (PLDA) 5 jaar Vernietigen BEHEER VAN TERUGBETALINGEN E Dossiers inzake som in beraad 5 jaar Vernietigen E Dossiers inzake terugbetalingen borgtochten 10 jaar Vernietigen 63

66 E Dossiers Rectindcom 5 jaar Vernietigen E Dossiers 106 (werkingskosten) 7 jaar Vernietigen E Listings van de overschrijvingen inzake terugbetalingen (Excel) 10 jaar Vernietigen E Dossiers inzake geweigerde terugbetalingen 5 jaar Vernietigen BEHEER VAN BORGTOCHTEN E Dossiers van borgstellingen 10 jaar na opzegging of ontbinding van de borgstelling Vernietigen E Lijsten van borgstellingsdossiers per hulpkantoor 1 jaar Vernietigen E Registers van de borgstellingsdossiers Tot substitutie Vernietigen Dit zijn de oude registers van de hulpkantoren waarin de borgstellingen opgevolgd werden. Niet alle hulpkantoren hebben hun registers 306 aan het Enig Kantoor overgedragen. 64

67 E Databank voor de opvolging van de dossiers van borgstellingen (PLDA) Tot substitutie Vernietigen E.3. UITOEFENEN VAN DE HELPDESKFUNCTIE VOOR PLDA E Dossiers inzake noodprocedures 5 jaar Vernietigen E Vragen om bijstand inzake het gebruik van PLDA 5 jaar Vernietigen E.4. OPVOLGING VAN DE ELEKTRONISCHE AANGIFTEN E Databank voor de opvolging van elektronische aangiften inzake douane (PLDA) Tot substitutie Vernietigen E Databank voor het opvolgen van elektronische aangiften inzake accijnzen (EMCS) Tot substitutie Vernietigen E Databank voor het opvolgen van de elektronische doorvoeraangiften (NCTS) Tot substitutie Vernietigen 65

68 E.5. VERWERKING VAN AANGIFTEN E Formulieren inzake de invoeraangifte (IM, EU, COM - 4, 5, 6) 5 jaar Vernietigen E Formulieren inzake de uitvoeraangifte (EX, EU, COM - 1, 2, 3) 5 jaar Vernietigen E Formulieren inzake de doorvoeraangifte T1 en T2 5 jaar Vernietigen E Formulieren inzake de aangifte van opslag in entrepot (en bijhorende dossiers) 5 jaar Vernietigen E Formulieren T5 inzake uitvoer met restitutie en invoer met bijzondere 5 jaar Vernietigen E Formulieren inzake de aanvraag tot inschrijving van voertuigen voor invoer of intracommunautaire werving van auto s 5 jaar Vernietigen E Oorsprongscertificaten EUR1, ATR1 en FORMA 5 jaar Vernietigen 66

69 E Formulieren T2L als bewijs van communautair karakter 5 jaar Vernietigen E Formulieren inzake de globalisatieaangifte voor bunkering van minerale olie 5 jaar Vernietigen E Aangiften inzake accijnzen 5 jaar Vernietigen E Administratieve geleidedocumenten (AGD) voor verzending en vaststelling van uitvoer van accijnsgoederen 5 jaar Vernietigen Voor 2010 gaat het om papieren formulieren, nadien om xmldocumenten in de ECMS-database (zie E.4.0.2) E Documenten voor de aanmelding van de vereenvoudigde aangifte (faxberichten) 5 jaar Vernietigen E Dossiers inzake binnenkomende zeeschepen (BENELUX 20) 5 jaar Vernietigen E Dossiers inzake uitvoerende zeeschepen (BENELUX 21) 5 jaar Vernietigen 67

70 E Dossiers inzake douanewetgeving 5 jaar Vernietigen Het gaat hier om stukken betreffende de controle a posteriori, stukken betreffende het bepalen van de zekerheidstelling, stukken betreffende vragen om inlichtingen en stukken betreffende de aanzuivering van T- documenten.. E Dossiers inzake navordering van douanerechten 10 jaar Vernietigen E Dossiers inzake teruggave van douanerechten 10 jaar Vernietigen E Dossiers van minnelijke schikking of transacties inzake douanerechten en andere belastingen (BTW, accijnzen ) 10 jaar Vernietigen E Dossiers inzake falingen 10 jaar Vernietigen E Dossiers inzake in beslag genomen en/of verbeurdverklaarde goederen 10 jaar Vernietigen E Dossiers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht 5 jaar na afschaffing van de belasting Vernietigen Het gaat hier om de dossiers op het niveau van het hulpkantoor. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht op niveau van de controlekantoren dienen wel bewaard te blijven en overgebracht te worden naar het Rijksarchief (zie reeks D.5.08) 68

71 E Steekkaarten van belastingplichtigen inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht 5 jaar na afschaffing van de belasting Vernietigen Het gaat hier om de steekkaarten op het niveau van het hulpkantoor. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht op niveau van de controlekantoren dienen wel bewaard te blijven en overgebracht te worden naar het Rijksarchief (zie reeks D.5.10) E Registers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht (drukwerk nr. 241) 5 jaar na afschaffing van de belasting E Beroepsaangiften inzake tabak (drukwerk nr. 108bis) 30 jaar E Registers van beroepsaangiften vanwege tabaksfabrikanten, -handelaars, -kooplieden, -slijters, enz. (register nr. 108bis) 30 jaar E Bezits- en beroepsaangifte inzake accijnsproducten (drukwerken nr. 108 en 109) 30 jaar E Brouw- en stookaangiften 5 jaar Vernietigen 69

72 E.6. COMPTABILITEIT VAN DE DOUANESCHULD E Staten der ontvangsten en uitgaven 6 jaar Vernietigen E Processen-verbaal van de kastoestand 6 jaar Vernietigen E Beheersrekeningen 6 jaar Vernietigen E Staten der overgedragen rechten 6 jaar Vernietigen E Kasboeken 6 jaar Vernietigen F. ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE F.1. COÖRDINATIE EN ORGANISATIE VAN ONDERZOEK EN OPSPORING F Onderzoeksdossiers (groene dossiers) 15 jaar Vernietigen F Dossiers inzake de opvolging en de controle van de vergunningen voor de handel in precursoren 15 jaar 1 dossier per maand bewaren. 70

73 F Databank inzake de opvolging en de controle van de vergunningen voor de handel in precursoren Tot substitutie F AM-berichten 5 jaar Vernietigen F RI-berichten 5 jaar Vernietigen F Dossiers inzake samenwerkingsverbanden met andere nationale en internationale overheden (werkgroepen, commissies, ) 5 jaar F.2. UITVOEREN VAN ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE F Onderzoeksdossiers Dossiers zonder gevolg 5 jaar Vernietigen Dossiers met gevolg 10 jaar Vernietigen Het originele dossier wordt bewaard door de dienst geschillen van de gewestelijke directie 71

74 F Databank voor opvolging van de onderzoeksdossiers (Indaro) Tot substitutie Vernietigen F Maandelijkse activiteitenrapporten 10 jaar Vernietigen F Jaarlijkse activiteitenrapporten 10 jaar F Processen-verbaal 10 jaar Vernietigen Het originele proces-verbaal wordt neergelegd bij de griffie van de bevoegde rechtbank. F Verslagen van verhoren 10 jaar Vernietigen Deze verslagen maken ook onderdeel uit van de onderzoeksdossiers. G. BEHANDELEN VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING G.1. COÖRDINATIE VAN DE BEHANDELING VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING G Principedossiers aangaande geschillen inzake douane en accijnzen zijn 72

75 G Dossiers inzake fraude van douanerechten en heffingen van gelijke verdeling 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. G Dossiers inzake fraude van accijnsrechten en bijzondere accijnsrechten 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. G Dossiers inzake inbreuken op wettelijke verbodsbepalingen, beperkingen of controlemaatregelen 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. G Dossiers inzake inbreuken in verband met het vergunningsrecht en de openingsbelasting 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen G Dossiers inzake inbreuken aangaande de tolkring 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. G Dossiers inzake overtredingen aangaande doorvoer 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. G Dossiers inzake overtredingen aangaande entrepots 10 jaar Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. 73