ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 54 ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Geert LELOUP Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Geert LELOUP Brussel 2010

4 4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU ARA B&B BS DAB DMS FOD IF POD n.v.t. RAC RANVA RMA Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven Algemeen Rijksarchief Budget en Beheerscontrole Belgisch Staatsblad Dienst (van) Algemeen Bestuur Document Management System Federale Overheidsdienst Inspectie van financiën Programmatorische Overheidsdienst niet van toepassing Rijksadministratief Centrum Registratie, Authentificatie, Notificatie, Verspreiding en Archivering van adviezen Records Management Application 7

8 8

9 SELECTIELIJST [structureel model] De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende diensten De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Wegens hun verschillend juridisch statuut wordt er een onderscheid gemaakt tussen de bij de federale regering geaccrediteerde inspecteurs enerzijds en de ter beschikking van de gemeenschappen en de gewesten gestelde inspecteurs anderzijds. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de Inspectie van financiën. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Opgelet: de bewaartermijn voor de reeksen van de inspecteurs van financiën bij de verschillende regeringen en colleges van de gemeenschappen en de gewesten is louter adviserend wanneer het bestuursniveau in kwestie een eigen regelgeving inzake het archiefbeheer heeft uitgevaardigd en de federale Archiefwet bijgevolg niet langer van toepassing is. 9

10 Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de Inspectie van financiën, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opgelet: de definitieve bestemming voor de reeksen van de inspecteurs van financiën bij de verschillende regeringen en colleges van de gemeenschappen en de gewesten is louter adviserend wanneer het bestuursniveau in kwestie een eigen regelgeving inzake het archiefbeheer heeft uitgevaardigd en de federale Archiefwet bijgevolg niet langer van toepassing is. Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen. 10

11 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën archiefselectielijst Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN A1. KORPSCHEF EN SECRETARIAAT VAN HET KORPS Reeksen inzake de organisatie en het beheer A1.001 Agenda van de uitgaande brieven van de Korpschef - papieren registers jaar bewaren - digitale tabellen (MS Excel) 2001-heden 10 jaar bewaren A1.002 Minuten van de uitgaande brieven van de Korpschef 2000-heden 10 jaar bewaren A1.003 Activiteitenverslagen van het korps 1999-heden 10 jaar 1 exemplaar bewaren A1.004 Notulen en bijhorende stukken van het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën 1998-heden 20 jaar bewaren A1.005 Notulen en bijhorende stukken van de Korpsraad 1998-heden 15 jaar bewaren A1.006 Financiële stukken (geordend per jaar) 2005-heden 10 jaar vernietigen 11

12 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën archiefselectielijst Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A1.007 Personeelsdossiers 1950-heden 110 jaar na geboortejaar bewaren Deze bevatten in principe geen originele stukken (die worden bewaard door de FOD Financiën), maar worden op advies van de Inspectie van financiën voorlopig blijvend bewaard, in afwachting van de opmaak van een selectielijst voor de betrokken diensten van de FOD Financiën A1.008 Jaarboeken met opgave van de personeelsleden 1997-heden tot uitgave nieuwe versie 1 exemplaar bewaren A1.009 Website 2008-heden vóór en na elke ingrijpende aanpassing bewaren De look and feel van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. Reeksen inzake de uitoefening van de taken A1.010 Adviezen van de inspecteurs van financiën (bij federale regering) - papieren dubbels 1994-heden 5 jaar vernietigen - databank Registratie, Authentificatie, Notificatie, Verspreiding en Archivering van adviezen (RANVA) 2005-heden 10 jaar vernietigen 12

13 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën archiefselectielijst Code van de reeks Reeks Datering Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A2. INSPECTEURS VAN FINANCIËN BIJ DE FEDERALE REGERING A2.001 Adviezen van de inspecteurs van financiën - papieren dubbels n.v.t. 10 jaar vernietigen A2.002 Voorbereidende stukken en briefwisseling van de inspecteurs van financiën n.v.t. 10 jaar vernietigen De dossiers waarover de adviezen handelen worden bewaard door de departementen. A3. INSPECTEURS VAN FINANCIËN BIJ DE VERSCHILLENDE REGERINGEN EN COLLEGES VAN GEMEENSCHAPPEN EN GEWESTEN A3.001 Adviezen van de inspecteurs van financiën - papieren dubbels n.v.t. 10 jaar vernietigen A3.002 Voorbereidende stukken en briefwisseling van de inspecteurs van financiën n.v.t. 10 jaar vernietigen De dossiers waarover de adviezen handelen worden bewaard door de departementen. 13