ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 74 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR ARCHIEFSELECTIELIJST 2011 door Paul DROSSENS Brussel 2011

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN B.S. Bull. CBM CVI DG EPI DMWS KB MB MO OBE PAC PAD PSD Rec. SURB VI Belgisch Staatsblad Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen Commissie voor de Bescherming Maatschappij Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing Koninklijk Besluit Ministerieel Besluit Ministeriële Omzendbrief Oriëntatie- en Behandelingseenheid Penitentiair Antroplogisch Centrum Penitentiair Antropologische Dienst Psychosociale Dienst Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende Strafuitvoeringsrechtbank Voorwaardelijke Invrijheidstelling 7

8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratief-juridische bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het laat de archiefvormer toe reeds in een vroeg stadium geïnformeerd te zijn omtrent welke archiefdocumenten op termijn vernietigd mogen worden en welke bescheiden wegens hun historisch belang in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overdracht naar het Rijksarchief. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archief Reekscode Bewaartermijn Def. bestemming Opmerkingen Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtst verband houden met de taakuitoefening maken geen deel uit van het archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Archiefen zijn archiefstukken die zijn samengevoegd omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voor het gebruiksgemak wordt een code gehanteerd om de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De administratief-juridische bewaartermijn wordt bepaald door de archiefvormer zelf en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefdocumenten worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefdocumenten wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven 9

10

11 HOOFDBESTUUR VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN Code Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A. DIENST VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL A1. Directeur-generaal A1.001 Notulen van het directiecomité FOD Justitie 10 jaar vernietigen A1.002 Notulen van het managementteam 10 jaar bewaren A1.003 Notulen stuurgroep 10 jaar bewaren A1.004 Dienstorders FOD Justitie 5 jaar vernietigen A1.005 Flash-info s FOD Justitie 1 jaar vernietigen A1.006 Dienstorders directeur-generaal 10 jaar bewaren A1.007 Managementplan van het DG Justitiehuizen 10 jaar bewaren A1.008 Dossier inzake de BPR (Business Process Reengineering) 10 jaar bewaren Zowel de definitieve versie als de voorafgaande voorlopige versies bewaren. Alle subdossiers (evaluaties, brochures, informatiesessies, procesboek en implementatie, projectgroep, stuur- 11

12 A1.009 Jaarverslagen van het DG Justitiehuizen 5 jaar bewaren A1.010 Dossiers disciplinaire raad FOD Justitie 5 jaar vernietigen A2. Secretariaat directeur-generaal A2.001 Indicateur inkomende stukken (Word) 5 jaar vernietigen groep, vertalingen, ) bewaren. A2.002 Indicateur inkomende stukken van het directiecomité FOD Justitie (Excel) tot substitutie vernietigen A2.003 Kopieën van billets verts (vragen en nota s van het kabinet) 5 jaar vernietigen Het betreft enkel de inkomende nota s, niet de antwoorden. A2.004 Stukken betreffende de zendingen directeur-generaal 5 jaar vernietigen A2.005 Stukken betreffende de registratie van afwezigheden in Medex 1 jaar vernietigen A2.006 Stukken betreffende de reservatie van vergaderlokalen 1 jaar vernietigen A2.007 Stukken betreffende de reservatie van broodjesmaaltijden 1 jaar vernietigen B. DIRECTIE MANAGEMENTONDERSTEUNING B1. Dienst Communicatie, PMO en Planning 12

13 B1.001 Dossiers inzake contacten met de pers 5 jaar vernietigen B1.002 Dossier Nieuwsbrief Inside MJH 5 jaar selecteren Enkel eindproduct bewaren. B1.003 Dossier organisatie conferentie 10 jaar Justitiehuizen 10 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct (de handelingen) bewaren. B2. Dienst Budget, Logistiek en ICT B2.001 Dossiers logistieke ondersteuning justitiehuizen (bestelling roerende goederen) 5 jaar vernietigen B2.002 Kopieën van onderhoudscontracten 10 jaar na opzegging contract vernietigen B2.003 Dossiers kostenstaten kilometervergoedingen personeel justitiehuizen 5 jaar vernietigen B2.004 Dossiers financiële opvolging globaal plan 10 jaar vernietigen B2.005 Dossiers financiële opvolging nationale projecten 10 jaar vernietigen B2.006 Dossier beheerscontract tussen Justitie en firma voor het elektronisch toezicht 5 jaar na hernieuwen contract bewaren 13

14 B2.007 Dossiers uitbetaling financiële hulp aan personen onder elektronisch toezicht zonder middelen van bestaan [sinds april 2009] 5 jaar vernietigen B3. Dienst Data-analyse en kwaliteit B3.001 Handleidingen SIPAR en SOSIP tot substitutie bewaren B3.002 Briefwisseling (mailverkeer) inzake inhoudelijke vragen omtrent SIPAR/SOSIP 1 jaar vernietigen B3.003 Queries (excellijsten) getrokken uit SIPAR voor statistieken 5 jaar bewaren C. DIRECTIE P&O C1. Dienst Personeelsbeheer C1.001 Personeelsplannen 10 jaar vernietigen C1.002 Lijsten elnemers aan gecertificeerde opleidingen 5 jaar vernietigen C1.003 Dossiers personeelsleden justitiehuizen 40 jaar na uitdiensttreding selecteren De dossiers leidinggevende functies (directeur, adjunct-adviseur, manager kernprocessen) integraal bewaren. Uit de overige dossiers enkel bewaren: - de dienststaat 14

15 C2. Dienst Groei en ontwikkeling C2.001 Databank OCD (ontwikkelcirkels-cercles de dévelopment) tot substitutie vernietigen - de officiële besluiten - de samenvattende weddefiche - de samenvattende fiche inzake ziekteverloven - evaluatieformulieren en -verslagen C2.002 Dossiers opleidingsprojecten 10 jaar selecteren Enkel synthesefiche (17-puntenplan) bewaren. C2.003 Jaaroverzicht georganiseerde opleidingen 5 jaar bewaren C2.004 Dossier inzake opleiding en opmaak syllabus (Franstalig) 10 jaar vernietigen C2.005 Syllabus gecertificeerde opleidingen (Franstalig) 5 jaar na nieuwe versie bewaren Alle eindproducten bewaren, ook de versie die nooit werd gebruikt. C2.006 Access-databank dienstvrijstellingen en opleidingsverlof tot substitutie vernietigen C2.007 Excelbestand dienstvrijstellingen en opleidingsverlof tot substitutie vernietigen C2.008 Dossiers aanvragen dienstvrijstellingen 5 jaar vernietigen C2.009 Dossiers aanvragen opleidingsverlof 5 jaar vernietigen 15

16 C2.010 C2.011 Stukken betreffende de financiële afhandeling van dienstvrijstellingen en opleidingsverlof Stukken betreffende de financiële afhandeling van verplaatsingskosten 10 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen C2.012 Attesten elname in het kader van dienstvrijstellingen 1 jaar vernietigen C2.013 Dienstvrijstellingen OFO-opleidingen 5 jaar vernietigen C2.014 Dossiers schoolstages 5 jaar vernietigen C2.015 Aangiften schuldvorderingen interne opleiders 10 jaar vernietigen C3. Dienst Selectie C3.001 C3.002 Notulen van het informeel overleg met representatieve vakbondsorganisaties Verklaringen van ontvangst door de directeurs van justitiehuizen van dienstorders inzake personeelsaangelegenheden 5 jaar vernietigen 1 jaar vernietigen C3.003 Dossiers voorbereiding selectie van contractuelen (per vacature) 5 jaar vernietigen C3.004 Evaluatiefiches (per kandidaat) met opmerkingen van elk jurylid en de uiteindelijke quotering 5 jaar vernietigen 16

17 C3.005 Excelbestand met gegevens over spontane sollicitaties tot substitutie vernietigen C3.006 CV s van spontane sollicitaties 3 jaar vernietigen D. DIRECTIE EXPERTISE D1. Secretariaat D1.001 Postregistratiesysteem voor inkomende en uitgaande brieven (Excel) tot substitutie vernietigen D1.002 Dossiers van personeelsleden Directie Expertise (dubbels) bij uitdiensttreding vernietigen D1.003 Bestelbonnen bureaumateriaal 5 jaar vernietigen D1.004 Inventaris fotokopieertoestellen tot substitutie vernietigen D2. Juridische sectie D2.001 D2.002 Juridische adviezen bestemd voor de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning Dossiers erkenning van verenigingen die slachtoffers kunnen bijstaan 10 jaar vernietigen 10 jaar bewaren D2.003 Benoemingsbesluiten leden probatiecommissies 10 jaar bewaren 17

18 D3. Dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning D3.001 Notulen teamvergaderingen ( groot team en klein team ) 5 jaar vernietigen D3.002 Notulen en bijhorende documenten van werkgroepen die rond een bepaald thema bijeenkomen 5 jaar bewaren D3.003 Adviezen aan de minister 10 jaar bewaren D3.004 Visieteksten 10 jaar bewaren D3.005 Ontwerpen van parlementaire antwoorden, verstuurd naar het kabinet 5 jaar vernietigen D3.006 Dossiers inzake vragen van justitiehuizen 5 jaar vernietigen D3.007 FAQ, geplaatst op het intranet tot substitutie vernietigen D4. Dienst Operationele ondersteuning Opvolging projecten D4.001 Dossiers globaal plan 10 jaar bewaren D4.002 Dossiers nationale projecten 10 jaar bewaren D4.003 Dossier erkenning als bemiddelingsdienst bedoeld in art jaar bewaren 18

19 1 Sv. D4.004 D4.005 Dossiers evaluatie protocolakkoorden uitvoering werkstraffen met andere FOD s Dossiers samenwerking met het Waals Gewest in kader van ministeriële omzendbrief betreffende de opvang van personen die tot een werkstraf zijn veroordeeld 10 jaar bewaren 10 jaar vernietigen D4.006 Dossiers inzake de collectieve verzekering van werkgestraften Opleidingscentrum 5 jaar na hernieuwen verzekeringscontract vernietigen D4.007 Dossier inzake de opmaak van het jaarlijks deelontwikkelingsplan 5 jaar selecteren Enkel de definitieve versie van het deelontwikkelingsplan bewaren. D4.008 Stukken betreffende de organisatie van opleidingsprojecten (dubbels) 1 jaar vernietigen D4.009 Notulen teamvergaderingen 5 jaar vernietigen D4.010 Notulen werkgroep basiscursus (inzake totstandkoming, evaluatie, bijsturing opleiding, toevoeging onderdelen, aanpassen didactische methode, ) 5 jaar vernietigen 19

20 D4.011 Basiscursus (Nl en Fr) 5 jaar bewaren Een digitale en een papieren versie van elke jaarlijkse versie bewaren. Zowel een versie syllabus voor de docenten (met uitgewerkte voorbeelden) als voor de cursisten (met ruimte voor oefeningen) bewaren. D4.012 Dossiers interne supervisies 5 jaar vernietigen D5. Dienst Overleg en samenwerking D5.001 Notulen teamvergaderingen Overleg en Samenwerking 5 jaar vernietigen D5.002 D5.003 Notulen en bijhorende documenten van (sub)werkgroepen waar dienst het secretariaat waarneemt Notulen en bijhorende stukken federale overlegstructuur inzake de harmonisering uitvoeringsmodaliteiten opdrachten van het DG Justitiehuizen 5 jaar bewaren 10 jaar bewaren D5.004 Dossiers inzake publicaties 10 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren. D6. Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht D6.001 Notulen personeelsvergaderingen NCET 5 jaar vernietigen 20

21 D6.002 D6.003 Handleidingen (voor het beheer van alarmen, inzake het dossierbeheer, ) Digitale bestanden voor de registratie en opvolging gedetineerden onder elektronisch toezicht (PROGSEETV7, PROGSEET2008, GASE) tot substitutie bewaren tot substitutie bewaren D6.004 Dossiers van gedetineerden onder elektronisch toezicht 5 jaar na afsluiten vernietigen D6.005 Aanwezigheidslijsten personeel (incl. maatschappelijk assistenten) (tot 2007) 5 jaar vernietigen D6.006 Lastenboeken meubilair (tot 2007) 5 jaar vernietigen D6.007 Facturen (tot 2007) 10 jaar vernietigen D6.008 Bestelbonnen (tot 2007) 5 jaar vernietigen D6.009 Dossiers onderhoud liften, brandveiligheid, kopiemachines, kuisen, telefoon, (tot 2007) 5 jaar vernietigen D6.010 Dossiers uitbetaling financiële hulp aan personen onder elektronisch toezicht zonder middelen van bestaan (tot 2009) 5 jaar vernietigen 21

22 E. REGIONALE DIRECTIE E1.001 Notulen directeursvergaderingen 10 jaar bewaren E1.002 Notulen vergaderingen coördinatoren alternatieve gerechtelijke maatregelen 10 jaar bewaren E1.003 Dossiers toezicht op de justitiehuizen 10 jaar bewaren E1.004 Operationele plannen justitiehuizen (gevalideerde versies) 10 jaar bewaren E1.005 Notulen van het Basisoverlegcomité op centraal niveau 10 jaar bewaren E1.006 Notulen van het Basisoverlegcomité op lokaal niveau 10 jaar bewaren E1.007 Notulen lokale overlegstructuur inzake de harmonisering uitvoeringsmodaliteiten opdrachten van het DG Justitiehuizen (op niveau hof van beroep) 5 jaar bewaren F. NATIONAAL FORUM VOOR HET SLACHTOFFERBELEID F1.001 Notulen en bijhorende documenten 20 jaar bewaren F1.002 Adviezen 20 jaar bewaren F1.003 Aanbevelingen (memorandum, stand van zaken, ) 20 jaar bewaren 22

23 F1.004 Publicaties van het Nationaal Forum (artikels, handelingen van studiedagen, het Handvest voor het slachtoffer van een misdrijf, Strategisch plan van een slachtofferbeleid) 20 jaar selecteren Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren. F1.005 Brochures 20 jaar selecteren F1.006 Dossiers inzake de organisatie van studiedagen 10 jaar vernietigen Enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct bewaren. Indien een brochure wordt geactualiseerd, zowel de oude als de nieuwe versie bewaren. De handelingen studiedag worden gepubliceerd en als publicatie bewaard (cf. F1.004) F1.007 Dossiers inzake deelname aan studiedagen 10 jaar vernietigen F1.008 Dossiers inzake de ontwikkeling van pedagogische tools 10 jaar selecteren Enkel het eindproduct bewaren (bijv. de DVD s in de drie landstalen) F1.009 Dossiers inzake parlementaire vragen 10 jaar vernietigen F1.010 Nieuwsbrief (Newsletter) 10 jaar bewaren F1.011 Lijsten met contactgegevens van diensten en verenigingen die op het terrein van slachtofferhulp actief zijn zolang administratief noodzakelijk vernietigen 23

24 F1.012 Documentatie die ter beschikking van het publiek of professionals wordt gesteld (wet- en regelgeving, bibliografie, brochures en publicaties van andere instanties, ) zolang administratief noodzakelijk vernietigen F1.013 Notulen arrondissementele raden voor het slachtofferbeleid 20 jaar vernietigen Worden door het secretariaat van elke arrondissementele raad bewaard. NEERGELEGD ARCHIEF Code Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen Regionaal directeur op het niveau van het hof van beroep (tot 2007) 001 Algemene briefwisseling (met het hoofdbestuur, met het parketgeneraal, ) 5 jaar bewaren 002 Omzendbrieven 5 jaar vernietigen 003 Dienstnota s 5 jaar vernietigen 004 Stukken betreffende personeelsaangelegenheden (examens, 5 jaar vernietigen 24

25 Code Reeks Bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen competentiemetingen, evaluatieverslagen, basiscursussen, ) Stukken betreffende het materieel beheer (bestelbonnen, offertes, ) Stukken betreffende de gebouwen waarin de justitiehuizen van het ressort zijn gevestigd 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 007 Notulen en bijhorende stukken directeursvergaderingen 5 jaar bewaren 008 Notulen en bijhorende stukken regionale vergaderingen 5 jaar bewaren 009 Notulen en bijhorende stukken sectorvergaderingen 5 jaar bewaren 010 Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 10 jaar bewaren 011 Notulen van werkgroepen, overlegorganen en begeleidingscomités 5 jaar bewaren 012 Verslagen en bijhorende stukken arrondissementele raden slachtofferbeleid 5 jaar vernietigen wanneer ze bij justitiehuis zijn bewaard gebleven 25