DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN

Transcriptie

1 DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN Uit : MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistiva Studia 7, Brussel, 1990.

2 - Nihil -

3 DEEL 2 - SELECTIELIJST

4 TOEZICHT > GEMEENTE ARCHIEVEN > SELECTIE> LIJST ALGEMENE CATEGORIEË N 1 Vooraleer de verschillende functies aan de beurt komen volgen bewarings- en vernietigingsvoorschriften inzake bescheiden die bij elke functie kunnen voorkomen. Losse exemplaren van wetten, K.B., ingekomen verordeningen, reglementen, onderrichtingen, circulaires en omzendbrieven worden, voor zover niet gepubliceerd, bewaard. - Losse exemplaren van wetten, K.B., ingekomen verordeningen, reglementen, onderrichtingen, circulaires en omzendbrieven waarvan de teksten in officiële publikaties zoals het Belgisch Staatsblad, de bestuurlijke memorialen van de provincies, bulletins van ministeries of besturen of in privé-publikaties afgedrukt zijn, en die in de gemeenten meestal - onvolledige - verzamelingen vormen, kunnen zonder bezwaar verwijderd worden. Nochtans werd het nuttig geoordeeld de voorwaarde "voor zover gepubliceerd" toe te voegen omdat dit o.m. voor ministeriële besluiten, niet altijd een feit is. - Wanneer de exemplaren integraal deel uitmaken van een dossier dienen ze natuurlijk in het dossier bewaard te blijven. - Het spreekt vanzelf dat reeksen officiële publikaties zoals het Belgisch Staatsblad en het bestuurlijk memoriaal van de provincie ten minste in één exemplaar in de gemeente bewaard moeten worden. - Dossiers ontstaan rond ingekomen verordeningen enz. blijven bewaard. Stukken die beleidsfactoren of -handelingen betreffen moeten bewaard blijven. Hieronder horen - de zelf uitgevaardigde verordeningen, - de dossiers van de totstandkoming van zelf uitgevaardigde verordeningen, - de notulen, rapporten en adviezen van commissies. Onder de bescheiden waarvoor geen algemeen geldend bewarings- of vernietigingsvoorschrift kan gegeven worden, neemt de briefwisseling een belangrijke plaats in. Haar belang hangt af van de wijze van registratie, dossiervorming en inhoud. - Routinebriefwisseling, nl. stukken waarvan de gegevens voorkomen in de te bewaren bescheiden, zoals begeleidingsbrieven, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen, kennisgevingen en verzoeken om uittreksels, inlichtingen, ontvangen en verstrekte opgave en dergelijke meer, mag vernietigd worden. 1 Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies. Deel 2. Brussel, 1990, p Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën 1990 Griet MARÉCHAL

5 TOEZICHT > GEMEENTE ARCHIEVEN > SELECTIE> LIJST - Indien van de briefwisseling steeds een exemplaar in het dossier voorkomt en een exemplaar in een chronologisch geordende reeks, soms chrono genoemd, mag de tweede reeks vernietigd worden. Indien de chronologisch geordende brieven de enige reeks is, dienen ze, voorzover het geen routinebriefwisseling is, bewaard te worden. - Bij correspondentie die ingebonden is, is selectie onmogelijk en luidt het advies volledig bewaren. In de hiernavolgende bewarings- en vernietigingslijsten wordt de bestemming van briefwisseling nog enkel expliciet vermeld indien het om heel specifieke briefwisseling gaat. Overzichten en statistieken van belang voor de gemeente en die niet volledig zijn gepubliceerd of die niet gemakkelijk kunnen gereconstrueerd worden, moeten bewaard blijven. Boekhoudkundige bewijsstukken die geen verantwoordingsstukken bij de rekeningen zijn, blijven 10 jaar bewaard. Zijn het wel verantwoordingsstukken en dateren ze van vóór 1947 dan blijven ze permanent bewaard. Dateren ze van 1947 en later, dan moeten enkel deze bij de rekeningen van de jaren 1950, 1956, 1962, 1968, 1974, 1980, 1986, 1992 enz. (dus om de 6 jaar) en deze van het laatste jaar waarop de gemeente als zelfstandige entiteit bestond, bewaard blijven. De verantwoordingsstukken bij de niet vermelde jaren (vanaf 1947) mogen na dertig jaar vernietigd worden 2. Toegangen op het archief (klappers, steekkaarten, enz.) dienen behouden te blijven. 2 G. MARÉCHAL, Bewaring en vernieting, deel I, p. 90 en Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën 1990 Griet MARÉCHAL