Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie en de Coördinatiedienst Anti-Fraude van de Federale Overheidsdienst Financiën

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 208 Archief van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie en de Coördinatiedienst Anti-Fraude van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst 2016 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

2

3 ARCHIEF VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE BIJZONDERE BELASTINGINSPECTIE EN DE COÖRDINATIEDIENST ANTI-FRAUDE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2016

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 208 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 208 Archief van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie en de Coördinatiedienst Anti-Fraude van de Federale Overheidsdienst Financiën Archiefselectielijst 2016 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 INLEIDING... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE BIJZONDERE BELASTINGINSPECTIE I. CENTRALE DIENSTEN A. LEIDING A1. Algemeen A2. Beheer- en overlegorganen B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B1. Strategische coördinatie B2. Coördinatie projectbeheer B3. Procesbeheer B4. Communicatie B5. Interne inspectie B6. Interne controle B7. Beheerscontrole B8. Coördinatie kennisbeheer B9. Coördinatie van de controleacties B10. Coördinatie van de interdepartementale samenwerking B11. Coördinatie van de internationale samenwerking B12. Verstrekking van juridische fiscale bijstand en [coördinatie van de] behandeling van geschillen B13. Behandeling van parlementaire vragen B14. Logistiek beheer B15. Archiefbeheer B16. Beheer van identiteit en toegang tot applicaties en gegevens (IAM)

8 Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie van de FOD Financiën Archiefselectielijst B17. Beheer van applicaties en digitale data II. BUITENDIENSTEN D. LEIDING D1. Algemeen D2. Beheer- en overlegorganen E. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES F. TOEPASSING VAN FISCALE WETGEVING - VESTIGING EN CONTROLE VAN BELASTINGEN F1. Behandeling van geschillen F2. Verzekering van de invordering F3. Uitvoering van (voor)onderzoeken en opsporing van fraude F4. Uitvoering van e-audits COÖRDINATIEDIENST ANTI-FRAUDE A. COÖRDINATIEDIENST ANTI-FRAUDE (CAF)

9 INLEIDING Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 7

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN ACCA AFC AFCO CAF (1) CAF (2) CFI KPI LCFB MPM OBO OLAF RPV Administration Centrale - Centrale Administratie Antifraude Comité Auditcomité van de Federale Overheid Comité Anti-fraude Coördinatiedienst Antifraude Cel voor Financiële Informatieverwerking Kritieke prestatie-indicatoren lutte contre la fraude - fraudebestrijding Performantiemanagement Ordebureau - Bureau d ordre Office Européen de la Lutte Antifraude (Europees Bureau voor fraudebestrijding) Rechtsplegingvergoeding 9

12

13 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich de vraag stellen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. Ter verduidelijking werd evenwel eerst aangegeven welke taken en daaraan gekoppelde archiefreeksen onder de centrale, dan wel de buitendiensten vallen. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Datering (uiterste data) De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Opgelet: dit veld werd enkel opgenomen voor de centrale diensten waar sprake is van unieke archiefreeksen. Administratieve De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. 11

14 Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie van de FOD Financiën Archiefselectielijst van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 12

15 ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE BIJZONDERE BELASTINGINSPECTIE 13

16 Code Reeks Datering Administratieve I. CENTRALE DIENSTEN A. LEIDING A1. ALGEMEEN A1.001 Dossiers inzake de inzameling en opmaak van trimestriële / semestriële activiteitenverslagen van de BBI 1979-heden 20 jaar Bewaren en A1.002 Jaarverslagen van de BBI jaar 1 ex. in elke taal bewaren en A1.003 Dossiers inzake de aanlevering van gegevens voor het jaarverslag van de FOD Financiën [2009]-heden 10 jaar Vernietigen De individuele medewerkers kunnen de door hen aangeleverde informatie reeds na 5 jaar vernietigen. A1.004 Mailbox van de centrale administratie (aca.bbisi@minfin.fed.be) - berichten afwezigheid personeelsleden BBI 1 jaar Vernietigen - kennisgevingen gerecht 10 jaar Vernietigen 2006-heden - alle overige s 20 jaar Bewaren en 14

17 Code Reeks Datering Administratieve A2. BEHEER- EN OVERLEGORGANEN A2.001 Verslagen en bijhorende stukken van de plenaire en beperkte coördinatievergaderingen met de gewestelijke directies A2.002 Verslagen van de stafvergaderingen met de leidende ambtenaren van de centrale administratie A2.003 Verslagen van het beheerscomité voor de opvolging van personeelsgerelateerde kwesties A2.004 Verslagen en bijhorende stukken van het College voor de strijd tegen de fiscale en sociale fraude 1979-heden 20 jaar Bewaren en 2000-heden 20 jaar Bewaren en 2014-heden 20 jaar Bewaren en 2008-heden 10 jaar Bewaren en Exemplaar van de Administrateurgeneraal die lid is van dit college. B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B1. STRATEGISCHE COÖRDINATIE B1.001 Circulaires van de BBI 1979-heden 30 jaar 1 ex. in elke taal bewaren en Deze reeks dient samengesteld te worden basis van bewaard gebleven persoonlijke exemplaren. B1.002 Dossiers inzake de opmaak van strategische meerjarenplannen 2012-heden 15 jaar Selecteren en versie van het plan bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen. 15

18 Code Reeks Datering Administratieve B1.003 Dossiers inzake de opmaak van operationele plannen 2010-heden 10 jaar Selecteren en versie van het plan bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen. B1.004 Boordtabellen voor de opvolging van de uitvoering van de operationele plannen ( Business review ) B1.005 Dossiers inzake de organisatie van strategische seminaries 2012-heden 10 jaar Bewaren en 2009-heden 15 jaar Selecteren en Voor ieder strategisch seminarie alle presentaties en het eindverslag bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen. B1.006 Dossiers inzake de reorganisatie van de administratie 2002-heden 15 jaar Bewaren en Eventuele algemene documentatie (bijvoorbeeld met betrekking tot Coperfin) kan vernietigd worden. B1.007 Maandelijkse statistieken: aantal dossiers per gewestelijke directie, aantal bankonderzoeken, aantal toepassingen van de una via, enz heden 10 jaar Bewaren en Vanaf 2008 zijn deze ook in digitale vorm beschikbaar. B1.008 Dossiers inzake de aanlevering van prognoses van fiscale ontvangsten via specifieke maatregelen 2010-heden 5 jaar Vernietigen Wordt overgemaakt aan de Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning. Voor meer informatie, zie de archiefselectielijst voor de Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning (2015), reeks C

19 Code Reeks Datering Administratieve B2. COÖRDINATIE PROJECTBEHEER B2.001 Dossiers inzake de ondersteuning van het projectbeheer 2002-heden 15 jaar Selecteren en Inhoudelijk belangrijke stukken (business cases, verslagen van vergaderingen, lastenboeken, eindrapporten, enz.) bewaren, alle overige stukken vernietigen. B3. PROCESBEHEER B3.001 Dossiers inzake de opmaak en aanpassing van procesbeschrijvingen en werkmethodes (handleidingen, enz.) 2002-heden 15 jaar Selecteren en De definitieve procesbeschrijvingen en eindproducten bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen. B4. COMMUNICATIE B4.001 Intranetsite 2015-heden Niet van toepassing Selecteren en Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de look and feel documenteren. B5. INTERNE INSPECTIE B5.001 Dossiers inzake de uitvoering van interne inspecties met verslagen van bezoeken ter plaatse, enz Verstreken Vernietigen Enkele dossiers kunnen bij wijze van voorbeeld bewaard blijven. 17

20 Code Reeks Datering Administratieve B6. INTERNE CONTROLE B6.001 Dossiers inzake de coördinatie en ondersteuning van interne controle met onder meer risico-register, actieplannen, tussentijdse verslagen, maturiteitsmatrix, enz. B6.002 Dossiers inzake de opmaak van interne audits omtrent de organisatie en werking B6.003 Dossiers inzake de ondersteuning en opvolging van externe audits door het Rekenhof B6.004 Dossiers inzake de opvolging van de aanbevelingen van interne en externe audits B6.005 Dossiers inzake de aanlevering van informatie voor het jaarverslag van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) 2013-heden 10 jaar Selecteren en 1998-heden 10 jaar Selecteren en 2008-heden 10 jaar Vernietigen 2015-heden 10 jaar Selecteren en 2010-heden 5 jaar Vernietigen Tabellen met risico-register en voor opvolging van actieplannen bewaren, alle overige stukken vernietigen. Enkel een samenvatting wordt overgemaakt aan de Diensten van de Voorzitter. Selecteren in overleg met het Rijksarchief. Gedetailleerde overzichtstabel per audit bewaren, alle overige stukken vernietigen. Enkel een samenvatting wordt overgemaakt aan de Diensten van de Voorzitter. 18

21 Code Reeks Datering Administratieve B7. BEHEERSCONTROLE B7.001 Beheerscyclus, jaarlijkse tabellen met planning van activiteiten van alle diensten 2010-heden 5 jaar Bewaren en B7.002 Dossiers inzake de opmaak van de KPI-fiches 2010-heden 5 jaar Vernietigen B7.003 KPI-fiches 2010-heden 5 jaar Vernietigen De finale versie wordt overgemaakt aan de Diensten van de Voorzitter. B7.004 Dossiers inzake het performantiemanagement (MPM) met onder meer resultaten, verslagen van vergaderingen per gewestelijke directie, feedbackverslagen, (vanaf 2010:) bottom-upverslagen van de gewestelijke directeurs en samenvattende verslagen (geordend per semester en per directie) B7.005 Dossiers inzake de voorbereiding van de bilaterale besprekingen met de Voorzitter ( Business review ) B7.006 Dossiers inzake de vragen tot aanpassingen in de databank met boordtabellen buitendiensten 2000-heden 10 jaar Bewaren en 2010-heden 5 jaar Vernietigen De finale versie wordt overgemaakt aan de Diensten van de Voorzitter heden 15 jaar Vernietigen 19

22 Code Reeks Datering Administratieve B7.007 Databank met boordtabellen buitendiensten - opvolgingsrapporten 2002-heden 2 jaar Vernietigen - gedetailleerde cijfers per buitendienst 2002-heden 10 jaar Vernietigen - totale cijfers per buitendienst 2002-heden 30 jaar Bewaren en Nader onderzoek moet uitwijzen of de opsplitsing en selectie van cijfers technisch haalbaar is. B8. COÖRDINATIE KENNISBEHEER B8.001 Presentaties van intern en extern georganiseerde studiedagen (voor externe studiedagen met bijhorend verslag van de aanwezige BBI-medewerker) 2015-heden 10 jaar Selecteren en De presentaties van intern georganiseerde studiedagen bewaren en het RA, alle overige stukken vernietigen. B9. COÖRDINATIE VAN DE CONTROLEACTIES B9.001 Dossiers inzake de coördinatie van controleacties (met meerdere of alle gewestelijke directies) 1979-heden 30 jaar Bewaren en B9.002 Afdelingen 7 - Bijzondere afdelingen, dossiers inzake de toelatingen aan gewestelijke directies om buiten het eigen ambtsgebied onderzoeksopdrachten te vervullen 1979-heden 10 jaar Vernietigen Een kopie wordt steeds bewaard in het desbetreffende fiscale dossier op het niveau van de gewestelijke directie. 20

23 Code Reeks Datering Administratieve B10. COÖRDINATIE VAN DE INTERDEPARTEMENTALE SAMENWERKING B Dossiers inzake de onderhandeling en opvolging van samenwerkingsprotocollen met andere departementen, met onder meer originele protocollen, verslagen van coördinatievergaderingen, enz heden 30 jaar Bewaren en B11. COÖRDINATIE VAN DE INTERNATIONALE SAMENWERKING B Dossiers inzake de delegatie van bevoegdheden aan de bevoegde autoriteit in het kader van de internationale informatie-uitwisseling 1990-heden 30 jaar Bewaren en B Dossiers inzake de coördinatie van de internationale informatie-uitwisseling omtrent individuele gevallen met stukken betreffende inhoudelijk-juridische verificatie, vertaling, enz. - papier digitaal, via STIRint - kanaal fraude 2011-heden 10 jaar Vernietigen De gegevens worden ook steeds bewaard in het desbetreffende fiscale dossier op het niveau van de gewestelijke directie. 21

24 Code Reeks Datering Administratieve B Stukken betreffende het overleg op internationaal niveau: Benelux, Fiscalis (onder meer MLC s, werkbezoeken, workshops), Europol, IOTA, met notulen van internationale vergaderingen, enz heden 10 jaar Vernietigen Het Belgisch standpunt is steeds integraal terug te vinden in verslagen of als bijlage bij verslagen, wat verklaart waarom alle stukken vernietigd kunnen worden. B12. VERSTREKKING VAN JURIDISCHE FISCALE BIJSTAND EN [COÖRDINATIE VAN DE] BEHANDELING VAN GESCHILLEN B RPV (rechtsplegingvergoeding), dossiers inzake de opvolging van de inzet van de departementsadvocaat B Dossiers inzake de analyse van parlementaire initiatieven en vragen B Dossiers inzake de verlening van advies bij de monitoring van de invordering op vraag van de minister in het kader van de begrotingsopmaak en -opvolging B Dossiers inzake de vragen om juridisch advies over de werkwijze en methodologie van de BBI B Dossiers inzake de toepassing van deontologische principes en regels door en binnen de BBI 1998-heden 10 jaar Vernietigen 2012-heden 10 jaar Vernietigen 2014-heden 10 jaar Vernietiging Deze materie wordt (ook) behandeld op het niveau van de Administratie van de Inning en de Invordering heden 50 jaar Bewaren en 2012-heden 30 jaar Bewaren en 22

25 Code Reeks Datering Administratieve B Dossiers inzake de opvolging van invorderingskwesties (oprichting en werking van de invorderingscellen, samenwerking met de Algemene Administratie van de Inning en Invordering, enz.) B Dossiers inzake het overleg met en controle door het Rekenhof B Dossiers inzake het overleg en de samenwerking met het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) B Dossiers inzake de verlening van juridische bijstand aan ambtenaren van de BBI B BTW-theorie, dossiers inzake de interpretatie van de BTW-wetgeving B Docufiche, teksten van vonnissen en arresten met de BBI als betrokken partij B Dossiers inzake de organisatie en werking van de Workflow Geschillen 1995-heden 30 jaar Bewaren en 1979-heden 50 jaar Bewaren en 2008-heden 30 jaar Bewaren en 1979-heden 30 jaar Bewaren en 2012-heden 50 jaar Bewaren en 1999-heden 50 jaar Bewaren en 2008-heden 30 jaar Vernietigen 23

26 Code Reeks Datering Administratieve B Dossiers inzake de opvolging van de geschillen De basisgegevens inzake elk geschil op het niveau van de centrale diensten bewaren. Voorts - papier - digitaal: Workflow Geschillen 1998-heden 30 jaar Selecteren en dossiers inzake cassatieberoepen en een aantal in samenwerking met een medewerker van het Rijksarchief aangeduide dossiers inzake individuele gevallen bewaren, alle overige vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van de buitendiensten. B Dossiers inzake de opvolging van de geschillen omtrent de toepassing van de openbaarheid van bestuur voor de Raad van State 1990-heden 30 jaar Vernietigen B Dossiers inzake de opvolging van prejudiciële vragen 1998-heden 30 jaar Vernietigen Deze materie wordt (ook) behandeld op het niveau van de Stafdienst Beleidsondersteuning en -expertise. B Dossiers inzake de opvolging van de minnelijke schikkingen in uitvoering van artikel 216bis van het Wetboek van strafvordering 2011-heden 30 jaar Selecteren en Dossiers inzake de reglementering bewaren en het RA, de dossiers inzake individuele gevallen vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van de buitendiensten. 24

27 Code Reeks Datering Administratieve B Dossiers inzake de reglementering en opvolging van de toepassing van het una via -principe (de keuze voor de administratieve dan wel de strafrechtelijke procedure) in fiscale fraudedossiers B Dossiers inzake de opvolging van de burgerlijke partijstelling in strafzaken door de BBI B Dossiers inzake de opvolging van aanvragen tot bemiddeling B Dossiers inzake de opvolging van aanvragen tot ruling 2010-heden 30 jaar Selecteren en 2010-heden 30 jaar Selecteren en 2010-heden 30 jaar Selecteren en 2013-heden 30 jaar Selecteren en Dossiers inzake de reglementering bewaren en het RA, de dossiers inzake individuele gevallen vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van het CAF. Dossiers inzake de reglementering bewaren en het RA, de dossiers inzake individuele gevallen vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van de buitendiensten. Dossiers inzake de reglementering bewaren en het RA, de dossiers inzake individuele gevallen vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van de buitendiensten. Dossiers inzake de reglementering en de overzichtstabel van individuele dossiers bewaren en, de dossiers inzake individuele gevallen vernietigen: deze laatste worden behandeld op het niveau van de autonome Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken. 25

28 Code Reeks Datering Administratieve B Dossiers inzake de opvolging van spontane rechtzettingen B Dossiers inzake de opvolging van genadeverzoeken ingediend bij de FOD Justitie en de desbetreffende adviezen van de buitendiensten van de BBI B Alle overige door de juridische dienst behandelde dossiers 2012-heden 30 jaar Bewaren en 1998-heden 10 jaar Vernietigen 1998-heden 30 jaar Selecteren en Handelt louter over reglementering, niet over individuele gevallen. Selectie doorvoeren in samenwerking met een medewerker van het Rijksarchief op basis van de overzichtstabel. B13. BEHANDELING VAN PARLEMENTAIRE VRAGEN B QPV, dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 1983-heden 10 jaar Vernietigen B14. LOGISTIEK BEHEER B Dossiers inzake de opvolging van het beheer van gebouwen: toewijzing, inrichting, verhuisoperaties, enz. (geordend per gebouw) 1979-heden Zolang het gebouw door de BBI benut wordt Vernietigen* * Na overleg met de Stafdienst Logistiek. B Dossiers inzake de opvolging van de aankoop en het beheer van meubilair en materieel (mobiele telefoon, kluizen, enz.) 1995-heden 3 jaar* Vernietigen * Voor kluizen: zolang deze in gebruik zijn. 26

29 Code Reeks Datering Administratieve B Stukken betreffende de opvolging van het wagenpark - stukken betreffende de opmaak of aanpassing van de desbetreffende circulaire(s) 2010-heden Tot invoering nieuwe versie Vernietigen - stukken betreffende de aanvraag van vergunningen (voor sirenes, zwaailichten, enz.) jaar Vernietigen - tabel met kilometerstanden 2001-heden 3 jaar Vernietigen B Fedcom, stukken betreffende de opvolging van de representatiekosten (aanvragen, overzichten en kopieën van schuldvorderingen) en van de buitenlandse zendingen (aanvragen, overzichten en kopieën van kostenstaten) B Stukken betreffende de opvolging van reiskosten (aanvragen, kopieën van schuldvorderingen) en bijhorende overzichtlijsten B Tabel voor de opvolging van de bestelling van documentatie 2011-heden 3 jaar Vernietigen jaar Vernietigen 2010-heden 3 jaar Vernietigen B Tabellen met inventaris van de aanwezige documentatie 1999-heden 5 jaar na laatste aanpassing Vernietigen 27

30 Code Reeks Datering Administratieve B15. ARCHIEFBEHEER B Registers voor de registratie van dossiers van de centrale administratie B OBO, databank voor de registratie van dossiers van de centrale administratie 1979-heden 30 jaar Bewaren en 1995-heden 30 jaar Bewaren en Was een Oracle-databank, is nu een MySQL-databank. B16. BEHEER VAN IDENTITEIT EN TOEGANG TOT APPLICATIES EN GEGEVENS (IAM) B Niet van toepassing. / / / Verloopt via een matrix die wordt beheerd door de Diensten van de Voorzitter van de FOD Financiën. B17. BEHEER VAN APPLICATIES EN DIGITALE DATA B Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van applicaties 2016-heden Zolang applicatie in gebruik is Selecteren en Anno 2016 beperkt tot OBO: alle overige applicatie worden ontwikkeld door of op vraag van de Stafdienst ICT van de FOD Financiën. Belangrijke technische documentatie indien de toepassing gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie, alle overige stukken vernietigen. 28

31 Code Reeks Datering Administratieve B Data van belastingsplichtigen ingevoerd in ZyLAB met oog op hun indexatie, analyse en selectie door de buitendiensten in het kader van onderzoeken 2011-heden Na afronding onderzoek Vernietigen Een versie uit 2011 werd in 2015 opgevolgd door een nieuwe versie. De gegevens over hangende dossiers zijn gemigreerd. Zowel de originele data als de weerhouden data worden bewaard door de buitendiensten, zie reeks F

32 Code Reeks Administratieve II. BUITENDIENSTEN D. LEIDING D1. ALGEMEEN D1.001 Dossiers en briefwisseling van de gewestelijk directeur 30 jaar Selecteren en Selecteren op basis van de inhoud en in overleg met het Rijksarchief. D1.002 Trimestriële / semestriële activiteitenverslagen van de gewestelijke directie D1.003 Mailbox van de gewestelijke directie (dir.bbi.[naam]@minfin.fed.be) 20 jaar Vernietigen Worden overgemaakt aan de centrale diensten van de BBI. Voor meer informatie, zie reeks A jaar Vernietigen Enkel vernietigen indien belangrijke s worden doorgestuurd en in desbetreffend dossier worden opgenomen. D1.004 Dienstnota s Zolang de dienstnota geldig is Selecteren en Enkel dienstnota s die eigen zijn aan de gewestelijke directie bewaren, alle overige vernietigen. D2. BEHEER- EN OVERLEGORGANEN D2.001 Verslagen en bijhorende stukken van de plenaire en beperkte coördinatievergaderingen met de gewestelijke directies 20 jaar Vernietigen Worden ook bijgehouden door de centrale diensten van de BBI. Voor meer informatie, zie reeks A

33 Code Reeks Administratieve D2.002 Verslagen van het beheerscomité voor de opvolging van personeelsgerelateerde kwesties D2.003 Verslagen van vergadering van diensthoofden van de gewestelijke directie 20 jaar Vernietigen Worden ook bijgehouden door de centrale diensten van de BBI. Voor meer informatie, zie reeks A jaar Bewaren en E. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES E.001 Personeelsdossiers Niet van toepassing Overbrengen naar de Stafdienst P&O De belangrijkste, originele stukken worden bewaard door de centrale Stafdienst P&O. Voor meer informatie, zie de selectielijst voor de Stafdienst P&O E.002 Werkregisters van individuele ambtenaren Verstreken Vernietigen F. TOEPASSING VAN FISCALE WETGEVING - VESTIGING EN CONTROLE VAN BELASTINGEN F1. BEHANDELING VAN GESCHILLEN F1.001 Indicateur van uitgaande brieven 10 jaar Vernietigen F1.002 Bewijzen van afgifte van aangetekende zendingen (indien afzonderlijke bewaard) 10 jaar Vernietigen F1.003 Adviezen bij vragen om informatie 30 jaar Vernietigen 31

34 Code Reeks Administratieve F1.004 Dossiers inzake de opmaak van adviezen naar aanleiding van niet akkoord taxatie 10 jaar Vernietigen F1.005 Toegangen op de dossiers inzake de opvolging van administratieve geschillen - SB-Content Tot einde administratief - Workflow geschillen nut* F1.006 Dossiers inzake de opvolging van administratieve geschillen - papier 10 jaar na einddatum - digitaal: Workflow geschillen behandeling Vernietigen Vernietigen * Tot de dossiers vernietigd zijn. F1.007 Beslissingen inzake administratieve geschillen (indien afzonderlijk bewaard) F1.008 Toegangen op de dossiers inzake de opvolging van gerechtelijke geschillen 30 jaar na einddatum behandeling Vernietigen - SB-Content Tot einde administratief - Workflow geschillen nut* Vernietigen * Tot de dossiers vernietigd zijn. 32

35 Code Reeks Administratieve F1.009 Dossiers inzake de opvolging van gerechtelijke geschillen - papier 30 jaar na einddatum - digitaal: Workflow geschillen behandeling Vernietigen Voor elk dossier wordt sinds 1999 een docufiche opgesteld. Voor meer informatie, zie reeks B F2. VERZEKERING VAN DE INVORDERING F2.001 Toegang op de dossiers: digitaal - databank Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd zijn. F2.002 Invorderingsdossiers: verificatie solvabiliteit, opvolging fiscaal akkoord, enz. 10 jaar na afronding* Vernietigen * Betaling, ontheffing, enz. F2.003 Gerechtsdossiers: bewarende maatregelen, enz. 10 jaar na afronding* Vernietigen * Betaling, ontheffing, enz. 33

36 Code Reeks Administratieve F3. UITVOERING VAN (VOOR)ONDERZOEKEN EN OPSPORING VAN FRAUDE F3.001 Toegangen op de dossiers inzake (voor)onderzoeken - LCFB (lutte contre la fraude - fraudebestrijding), databank voor de registratie van zaken en individuele dossiers (periode ) Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd / overgebracht zijn. Was een Oracledatabank. Wordt nu bewaard in de vorm van een systeemkopie en een MySQL-databank. De gegevens over hangende dossiers zijn gemigreerd naar STIR Fraude. - SB-stat, databank voor de registratie van het werkplan en de resultatenfiches (periode ). Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd / overgebracht zijn. Was een Oracledatabank. Wordt nu bewaard in de vorm van een systeemkopie. - JUBI, databank voor de registratie van de kennisgeving van vastgestelde strafbare feiten aan de parketten (periode ) Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd / overgebracht zijn. - ETRANG, databank voor de registratie van vragen aan / van andere landen (periode ) Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd / overgebracht zijn. - STIR Fraude, geïntegreerd verwerkingssysteem (periode 2013-heden) Tot einde administratief nut* Bewaren en * Tot de dossiers vernietigd / overgebracht zijn. Biedt de mogelijkheid om stukken op te nemen, maar wordt in praktijk vooral gebruikt om gegevens te registeren. 34

37 Code Reeks Administratieve F3.002 Dossiers inzake de uitvoering van vooronderzoeken op basis van signalen - papier (doorgaans beperkt tot dossiers zonder gevolg) 10 jaar Vernietigen - digitaal (geordend op LCFB-nummer en/of STIR Fraude-nummer) Alle relevante papieren stukken en een kopie van alle digitale stukken worden overgemaakt aan diensten die belast worden met de verdere opvolging (inspectiedienst van de gewestelijke directie, andere gewestelijke directie, andere administratie). F3.003 Dossiers inzake de uitvoering van onderzoeken * Uitzondering: geen betwisting aanhangig waarvoor geen uitspraak - papier (geordend op BTW-nummer, rijksregisternummer, werd gedaan en geen belastingen SB-stat-nummer en/of Stir Fraude-nummer) meer te vorderen. - digitaal (geordend per dienst/medewerker en/of op STIR Fraude-nummer) 20 jaar* Selecteren en ** F3.004 Dubbels van gerechtsdossiers 20 jaar Vernietigen F3.005 Toegangen op de dossiers inzake de uitvoering van onderzoeken omtrent Douane en Accijnzen: papier - register Tot einde administratief nut* Vernietigen ** 1 op 100 dossiers en een aantal in samenwerking met een medewerker van het Rijksarchief aangeduide dossiers integraal bewaren; van alle overige dossiers de (sinds ca opgestelde) verslagen van vooronderzoeken en de controleverslagen blijvend bewaren en alle overige stukken vernietigen. Voor meer informatie zie het bijhorende studiedossier. * Tot de dossiers vernietigd zijn. 35

38 Code Reeks Administratieve F3.006 Dossiers inzake de uitvoering van onderzoeken omtrent Douane en Accijnzen 10 jaar* Vernietigen *Eventueel na verificatie afhandeling processen-verbaal. Alle stukken worden overgemaakt aan de betrokken dienst geschillen van de gewestelijke directie van Douane en Accijnzen. Voor meer informatie, zie de selectielijst voor de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen 2012, rubriek F2. F4. UITVOERING VAN E-AUDITS F4.001 Blog infocel, blog met interne handleidingen en tips voor bewerking van data van belastingsplichtigen F4.002 Processen-verbaal van ontvangst, bewerking en vernietiging van data van belastingsplichtigen 30 jaar Vernietigen Wordt momenteel beheerd door de Gewestelijke Directie Antwerpen. 20 jaar Vernietigen Kopieën van deze processenverbaal worden normaliter bewaard in het desbetreffende dossier. F4.003 Data van belastingsplichtigen ingezameld door de buitendiensten in het kader van onderzoeken: dubbel bewaard met enerzijds captaties (originele data opgeborgen in forensische containers) en anderzijds productiedata (verwerkte data) Na afronding onderzoek* Vernietigen * Uitzondering: geen betwisting aanhangig waarvoor geen uitspraak werd gedaan en geen belastingen meer te vorderen. 36

39 COÖRDINATIEDIENST ANTI-FRAUDE 37

40

41 Coördinatiedienst Anti-Fraude Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve A. COÖRDINATIEDIENST ANTI-FRAUDE (CAF) A1.001 Jaarverslagen jaar 1 ex. in elke taal bewaren en Het jaarverslag van de CAF vormt sinds 2014 onderdeel van het jaarverslag van de BBI - FOD Financiën. A1.002 Minuten van verzonden brieven en nota s jaar Bewaren en A1.003 Notulen en bijhorende stukken van het Anti- Fraudecomité 1981, 1998-heden 20 jaar Bewaren en A1.004 Verslagen en eventuele bijhorende stukken van task-forces en projecten A1.005 Notulen van de Financial Action Task Force (FATF) - Groupe d action financière (GAFI) 2005-heden 20 jaar Bewaren en jaar Vernietigen Het secretariaat wordt verzorgd op het niveau van de OESO. A1.006 Databank voor de opvolging van de Info CAF 1999-heden 30 jaar Bewaren en De huidige databank vermeldt enkel dossiernummer en persoonsgegevens. A1.007 Info CAF, minuten van de van parketten, arbeidsauditoraten, de CFI, enz. ontvangen en aan de fiscale administraties overgemaakte stukken betreffende fiscale fraudegevallen (geordend op jaar en volgnummer) 1999-heden 30 jaar Vernietigen De eerste gelijkaardige dossiers uit de periode dragen de naam dossiers CAF. 39

42 5677