Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 134 Archief van het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen Archiefselectielijst 2013 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014

2

3 ARCHIEF VAN HET INSTITUUT VOOR DE GELIJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2013

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 134 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 134 Archief van het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen Archiefselectielijst 2013 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014

6

7 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, 5

8 economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 6

9 LIJST VAN AFKORTINGEN CEDAW EMAS NAP RA RSZ Committee on the elimination of discrimination against women Eco-Management and Audit Scheme Nationaal Actieplan ter bestrijding van partnergeweld en intrafamiliaal geweld Rijksarchief Rijksdienst voor Sociale Zekerheid 7

10

11 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 9

12 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven: Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefreeksen die toegangsinstrumenten vormen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) De door andere archiefvormers neergelegde archieven. 10

13 A. BEHEER A.1. WETTELIJK EN REGLEMENTAIR KADER A A Wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen (originelen) m.b.t. de oprichting, de organisatie en de werking van het Instituut voor de Gelijkheid van vrouwen en Mannen Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen 30 jaar 30 jaar A.2. STRATEGISCH BELEID A A Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota's, beleidsplannen, evaluaties, beheersovereenkomsten, enz.) Notulen en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet 30 jaar 5 jaar A Kabinetsnota's 5 jaar 11

14 A Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar Vernietigen A.3. ACTIVITEITEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR A A Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur Stukken betreffende de samenstelling van de Raad van Bestuur (besluiten tot aanstelling of ontslag van leden, ledenlijsten, enz.) 30 jaar 30 jaar A Agenda s van de vergaderingen 30 jaar A Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen 30 jaar A Verslagen ontvangen van de regeringscommissaris 30 jaar 12

15 A.4. ACTIVITEITEN VAN OVERLEGORGANEN EN WERKGROEPEN A Notulen en bijhorende stukken van interne overlegorganen en werkgroepen (zonder wettelijke of reglementaire grondslag) 5 jaar De agenda's en de notulen bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen. A Notulen en bijhorende stukken van externe overlegorganen en werkgroepen (college van parastatalen, ) 5 jaar Wanneer de instelling het secretariaat verzorgt: de agenda's en de notulen bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen. Wanneer de instelling deelneemt als lid of louter als waarnemer: na verificatie integraal vernietigen. A.5. JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES A Dossiers inzake juridisch advies bij de opmaak van publicaties, het opstellen van overheidsopdrachten, 3 jaar Vernietigen A.6. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A Thematische dossiers van de directeur van het Instituut Zolang ze nuttig zijn Vernietigen A Briefwisseling (die afzonderlijk bewaard wordt in een doorlopende reeks) 20 jaar Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissingen en formele uitvoering van taken bewaren; alle informele briefwisseling vernietigen. 13

16 A A Indicateurs van de briefwisseling 20 jaar Activiteitenverslagen 30 jaar A Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten van de instelling 30 jaar Niet gepubliceerde of moeilijk te reconstrueren statistieken en cijfermateriaal bewaren, de overige vernietigen. A Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organogrammen, dossiers inzake reorganisaties, enz.) 10 jaar A.7. PERSONEESLBEHEER A Personeels- en arbeidsreglement tot opmaak nieuwe versie Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale van 5 jaar. A Brochures voor personeelsleden (onthaalbrochure, vademecum, enz.) tot opmaak nieuwe versie 1 exemplaar in elke taal bewaren en 14

17 A Dienstnota's Zo lang ze van toepassing zijn 1 exemplaar in elke taal bewaren en A A Dossiers inzake de personeelsenveloppe, personeelskader, taalkader, personeelsbehoeften en personeelsplanning Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de vakbonden (basisoverlegcomité) 10 jaar 10 jaar A Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderingsexamens of -procedures na verstrijken periode beroepsmogelijkheden De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake de organisatie van opleidingen 3 jaar De intern opgestelde syllabi en de presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake de ontwikkeling van functieprofielen en evaluatiemethodes 10 jaar A Personeelsoverzichten (lijsten, enz.) tot opmaak nieuwe versie Bewaren indien deze meer informatie bevatten dan het personeelsregister, vernietigen indien dit niet het geval is. 15

18 A Personeelsdossiers 75 jaar na geboortejaar personeelslid Personeelsdossiers bewaren van: leidende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; "klokkenluiders", personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken; geschorste of ontslagen personeelsleden. De overige dossiers vernietigen. A Dossiers inzake de vorming van individuele personeelsleden 75 jaar na geboortejaar personeelslid Vernietigen Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). A Dossiers inzake de evaluatie van individuele personeelsleden 75 jaar na geboortejaar personeelslid Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier en worden op basis van dezelfde criteria geselecteerd (zie reeks A7.010). A Dossiers inzake de oplegging van tuchtstraffen aan individuele personeelsleden 75 jaar na geboortejaar personeelslid Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier en worden op basis van dezelfde criteria geselecteerd (zie reeks A7.010). A Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen 10 jaar Vernietigen Naast deze aparte reeks worden de documenten ook in het personeelsdossier bewaard (zie reeks A7.010). 16

19 A Werkloosheidcertificaten (formulieren C4) 10 jaar Vernietigen Deze vormen s een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010) en worden daarnaast ook in een aparte reeks bewaard. A Déclaration Immédiate - Onmiddellijke Aangifte (DIMONA) bij de RSZ Zolang personeelslid in dienst is Vernietigen A Stukken betreffende de toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, vorming, enz.) 10 jaar Vernietigen De originele stukken worden door de dienst boekhouding bewaard. A Stukken betreffende de uitkeringen (vakantiegeld, kinderbijslag, wachtgeld, enz.) 75 jaar na geboortejaar personeelslid Vernietigen Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). A A A Stukken betreffende de toekenning van vakbondspremies Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten Stukken betreffende het verlof (databank, registers, roosters en fiches) 5 jaar Vernietigen 1 jaar Vernietigen Deze gegevens worden bewaard in het prikkloksysteem. 1 jaar Vernietigen A Stukken betreffende het ziekteverlof (attesten, verslagen controlebezoeken, enz.) 75 jaar na geboortejaar personeelslid Vernietigen Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). 17

20 A Stukken betreffende arbeidsongevallen 75 jaar na geboortejaar personeelslid Vernietigen Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). A Stukken betreffende aansluiting bij de hospitalisatieverzekering Zolang personeelslid in dienst is Vernietigen A Dossiers inzake zendingen en studiereizen 5 jaar Briefwisseling, zendingsverslagen en andere inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen. A A Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden Dossiers inzake de toekenning van burgerlijke eretekens en arbeidseretekens 10 jaar Vernietigen De voorbereidende dossiers worden in een aparte reeks bewaard, het bewijs van toekenning van de onderscheiding maakt deel uit van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). 10 jaar Vernietigen De voorbereidende dossiers worden in een aparte reeks bewaard, het bewijs van toekenning van een ereteken maakt deel uit van het personeelsdossier (zie reeks A7.010). A Stukken inzake stagiairs 5 jaar Vernietigen 18

21 A.8. FINANCIEEL BEHEER A A A Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen Grootboeken Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken 15 jaar 15 jaar 10 jaar Vernietigen A A Databank van de boekhouding 10 jaar Bestelbonnen 10 jaar Vernietigen A Kredietnota's 10 jaar Vernietigen A Facturen 10 jaar Vernietigen A Kasstukken 10 jaar Vernietigen 19

22 A Aankoopdossiers van duurzame roerende goederen tot einde gebruik Vernietigen A Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen 10 jaar Vernietigen A Rekeninguittreksels 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake overheidsopdrachten - gunningsdossiers 10 jaar Vernietigen - uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten 2 jaar Vernietigen A Dossiers inzake beleggingen 10 jaar na goedkeuring rekening van het jaar waarin de lening of belegging eindigt Vernietigen A Periodieke toestandsopgaven 10 jaar Vernietigen 20

23 A Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief of jaarlijkse resultatenrekening en balans 15 jaar A Boekhoudkundige jaarrekeningen 15 jaar A Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook 15 jaar Deze inventaris wordt bij het boekhoudkundig jaarverslag gevoegd (zie reeks A8.018) A Stuken betreffende de aangifte van belastingen 5 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen 10 jaar na verval polis Vernietigen A Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen aan onroerende goederen, roerende goederen, voertuigen, enz. 10 jaar Vernietigen A.9. BEHEER VAN ONROERENDE EN ROERENDE GOEDEREN A Dossiers inzake verhuisoperaties Tot afronding verhuisoperatie De stukken betreffende de verhuis van het archief bewaren, alle andere stukken vernietigen. 21

24 A Inventaris van materieel en meubilair Tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Stukken betreffende het beheer van de inboedel en het voorraadbeheer dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, enz.) 3 jaar Vernietigen A.10. COÖRDINATIE PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK A A Vijfjaarlijkse globale preventieplannen Jaarlijkse actieplannen 10 jaar 10 jaar A A Jaarverslagen en bijlagen 10 jaar Notulen en bijhorende stukken van het comité 10 jaar Vernietigen indien het jaarverslag én de bijlagen integraal in het algemeen jaarverslag van de instelling zijn opgenomen. A Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen 10 jaar 22

25 A Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen 10 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 10 jaar Vernietigen A Interne noodplannen en -procedures tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A.11. BEHEER MILIEUZORG A Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg, EMAS 5 jaar Vernietigen A.12. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE A Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen zolang systeem in gebruik is Vernietigen A Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (al dan niet in eigen beheer of door middel van uitbesteding) zolang systeem in gebruik is Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige vernietigen. 23

26 A Inventaris van hard- en softwaresystemen tot opmaak nieuwe versie Vernietigen A Softwarelicenties na einde licentie Vernietigen A.13. COÖRDINATIE VAN COMMUNICATIE, PERS EN ONTHAAL A Dossiers inzake de promotie en de public relations 10 jaar Begrotingen, bestekken, weerhouden offerte en eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren, de overige vernietigen. A Dossiers inzake het bezoek van prominente personen en groepen 5 jaar A A A Dossiers inzake de organisatie van persconferenties 5 jaar Persberichten 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en Persoverzichten en persknipsels 2 jaar De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen. De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige vernietigen. 24

27 A Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches 1 jaar Vernietigen A Publicaties, brochures, folders en affiches 5 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en A Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite 1 jaar Vernietigen De technische ondersteuning valt doorgaans onder de bevoegdheid van de ICT-dienst. A Internet- en intranetsite tot substitutie Vóór en na elke ingrijpende aanpassing, de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay out, en de statistieken van het bezoeken bewaren. A Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling de rechten bezit 10 jaar Het beeldmateriaal wordt bij voorkeur overgedragen aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief. A Stukken betreffende de behandeling van vragen 6 maand Vernietigen A Verslagen van celvergaderingen 3 jaar 25

28 A Activiteitenverslagen van het Instituut 30 jaar A Dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen 5 jaar De foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen. A.14. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK EN HET ARCHIEF A Aanwinstenlijst van de bibliotheek 10 jaar Vernietigen A Stukken betreffende de aanwinsten (bestelbonnen, enz.) 10 jaar Vernietigen A Catalogus van de bibliotheek (VUBIS) tot vervanging Vernietigen A Stukken betreffende het archiefbeleid 30 jaar A Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de diensten (ordeningsplannen, dossierinventarissen, nadere toegangen, enz.) 30 jaar 26

29 A A A Stukken betreffende de overname van archief van andere instellingen Stukken of registers betreffende de vernietiging van archief Stukken betreffende de overdracht of bewaargeving van archief aan andere instellingen 30 jaar 30 jaar 30 jaar B. UITOEFENING VAN DE EIGEN BEVOEGDHEDEN VAN HET INSTITUUT B.1. BEHEER VAN HET WETTELIJK EN REGLEMENTAIR KADER B Dossiers inzake de opmaak van wetgeving en reglementering inzake gendergelijkheid, gender mainstreaming, intrafamiliaal geweld, 30 jaar B Dossiers inzake de opvolging en evaluatie van wetgeving en reglementering inzake gendergelijkheid, gender mainstreaming, intrafamiliaal geweld, 30 jaar 27

30 B Dossiers inzake de opvolging van de omzetting van Europese richtlijnen naar Belgische regelgeving als eurocoördinator 10 jaar B.2. COÖRDINATIE EN REALISATIE VAN ONDERZOEK B Dossiers van onderzoeksprojecten uitgevoerd door externen 20 jaar Volgende documenten dienen bewaard te blijven: bestek, gunningsverslag, verslagen van vergaderingen van begeleidingscomité, voorgangsrapporten, definitieve versie van vragenlijst, eindrapport, documenten betreffende de valorisatie. Alle andere documenten mogen vernietigd worden. B Dossiers inzake de loonkloofrapporten 10 jaar Enkel het definitieve rapport bewaren, alle voorbereidende documenten vernietigen. B Dossiers inzake de publicatie: Vrouwen en Mannen in België 30 jaar Enkel de publicatie bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. B Statistieken inzake geslachtsaanpassing 30 jaar Vernietigen Deze cijfers worden aangeleverd door het Rijksregister en vormen de basis voor verder onderzoek. 28

31 B Dossiers inzake de deelname aan werkgroepen 10 jaar Vernietigen B Dossiers inzake internationale contacten 20 jaar Enkel de documenten bewaren die het Belgisch standpunt verwoorden, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake de bijdrage aan het managementplan 5 jaar Vernietigen B Digitaal register voor de opvolging van de door externen uitgevoerde onderzoeksprojecten Tot substitutie B.3. COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE TOEPASSING VAN GENDER MAINSTREAMING B Notulen en vergaderstukken van de bijeenkomsten van de interdepartementale coördinatiegroep 10 jaar B Tussentijdse verslagen en verslagen op het einde van de legislatuur door de interdepartementale coördinatiegroep 10 jaar 29

32 B Dossiers inzake de opmaak van het federaal genderplan 10 jaar Enkel de definitieve versies bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen B Dossiers inzake de organisatie van vorming en sensibilisering 10 jaar Enkel de syllabi, de publicaties en de presentaties bewaren, alle andere documenten vernietigen B Dossiers inzake het opstellen van statistieken en genderindicatoren 10 jaar B Dossiers inzake de gendertest 10 jaar B Dossiers inzake gender budgeting 10 jaar B Dossiers inzake de integratie van de genderdimensie in overheidsopdrachten 10 jaar 30

33 B Dossiers inzake de deelname aan externe werkgroepen 10 jaar De stukken die het standpunt of advies van het Instituut weergeven bewaren, alle andere documenten vernietigen. B.4. ONDERSTEUNING VAN PROJECTEN VIA SUBSIDIES B Dossiers inzake structurele subsidies 10 jaar Enkel het eindrapport bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake subsidies voor de provinciale coördinatie 10 jaar Enkel het eindrapport bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Dossiers inzake subsidies voor kleine projecten ter bevordering van de emancipatie van de vrouw 10 jaar Enkel het eindrapport bewaren, alle andere documenten vernietigen. 31

34 B.5. COÖRDINATIE VAN DE BESTRIJDING VAN INTRAFAMILIAAL GEWELD Opvolging van het Belgisch beleid inzake de strijd tegen intrafamiliaal geweld B Dossiers inzake de opvolging van het Belgisch beleid aangaande de strijd tegen intrafamiliaal geweld 20 jaar B Dossiers inzake de deelname aan externe werkgroepen (nationaal en internationaal) 30 jaar Vernietigen Coördinatie en evaluatie van het Nationaal actieplan ter bestrijding van partnergeweld en intrafamiliaal geweld (NAP) B Dossiers inzake de opmaak, coördinatie en evaluatie van het Nationaal Actieplan ter bestrijding van partnergeweld en andere vormen van intrafamiliaal geweld 30 jaar B Notulen en vergaderstukken van de vergaderingen van de interdepartementale werkgroep 30 jaar B Notulen en vergaderstukken van de expertengroep 30 jaar 32

35 Sensilibilisering inzake partnergeweld en intrafamiliaal geweld B Dossiers inzake de begeleiding en opvolging van onderzoek inzake geweld 30 jaar Vernietigen De eindresultaten van het onderzoek worden bij de cel onderzoek bewaard (zie reeks B.2.01). B Dossiers inzake sensibiliseringscampagnes door het Instituut 10 jaar B Dossiers inzake het verstrekken van advies 10 jaar Ondersteuning van de provinciale coördinatorenwerking B Dossiers inzake subsidies voor de provinciale coördinatorenwerking 20 jaar Enkel het eindrapport bewaren, alle andere documenten vernietigen. B Notulen en bijhorende vergaderstukken van de coördinatorenvergaderingen 20 jaar 33

36 B.6. COÖRDINATIE VAN DE INTERNATIONALE BETREKKINGEN Contacten binnen de Europese Unie B Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de High Level Group 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij het Raadgevend Comité voor gelijke kansen voor mannen en vrouwen 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van projecten en programma s van de Europese Unie (PROGRESS, DAPHNE, ) 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij het Europees Instituut voor de gelijkheid van mannen en vrouwen 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de opvolging van Europese richtlijnen inzake gelijkheid van mannen en vrouwen 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. 34

37 Contacten met de Raad van de Europese Unie B Dossiers inzake de vergaderingen van het Stuurcomité voor de gelijkheid tussen vrouwen en mannen en de commissie voor gender gelijkheid 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van projecten van de Raad van de Europese Unie (CAHVIO, Europees Sociaal Charter, ) 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. Contacten met de Verenigde Naties B Dossiers inzake de toepassing van het Verdrag inzake de uitbanning van alle vormen van discriminatie tegen vrouwen (CEDAW) 30 jaar De PV s van voorbereidende vergaderingen, het officieel verslag, de vragenlijsten en de officiële documenten ter verdediging van het verslag bewaren, alle overige documenten vernietigen. B Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de Commissie voor de Status van de Vrouw 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. B Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van andere verdragen m.b.t. de gelijkheid van vrouwen en mannen (vb. Internationale Arbeidersorganisatie, Raad van mensenrechten, ) 30 jaar De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen. 35

38 B.7. VERLENEN VAN JURIDISCHE BIJSTAND AAN SLACHTOFFERS VAN DISCRIMINATIE B Dossiers inzake samenwerkingsprotocollen met de regio s over het verlenen van juridische bijstand Zo lang het protocol van kracht is B Dossiers inzake vragen om informatie 3 jaar Vernietigen B Dossiers inzake de behandeling van klachten 5 jaar B Gerechtelijke dossiers 10 jaar Van deze dossiers dient 1 op 5 bewaard te worden, te selecteren volgens de fysieke ordening binnen het klassement: het 1 e, het 6 e, het 11 e, het 16 e, dossier wordt steeds bewaard en overgebracht. B Databank voor de registratie en opvolging van klachtendossiers en gerechtelijke dossiers ( gender claim databank ) Tot vervanging B Dossiers inzake de organisatie van juridische opleiding en sensibilisering 3 jaar Vernietigen 36

39

40 5379