Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 146 Archief van de Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst [2013] door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2014

2

3 ARCHIEF VAN DE RJV RIJKSDIENST VOOR JAARLIJKSE VAKANTIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 146 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 146 Archief van de Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2014

6

7 DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van een groot aantal personen die ik in dit dankwoord wil vermelden. In de eerste plaats wil ik dhr. Luc Vanneste, administrateur-generaal van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie bedanken voor het vriendelijk onthaal in de administratie en voor zijn constructieve medewerking. Mijn dank gaat verder uit naar alle diensthoofden en medewerkers van de RJV die ik in het kader van de opmaak van deze selectielijst heb gesproken. Ondanks hun drukke agenda maakten zij tijd vrij om tekst en uitleg te geven over de organisatie en de werking van hun dienst, over hun taken en activiteiten en over de dossiers die zij beheren. Deze selectielijst zou niet mogelijk geweest zijn zonder hun steun. Naar goede gewoonte wil ik ook dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, vermelden, en mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Kathleen Devolder Juni

8

9 INHOUDSTAFEL DANKWOORD... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. Beknopte historiek B. Bevoegdheden en activiteiten C. Organisatie en werking ORGANIGRAM DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. Document- en archiefbeheer B. Selectiepolitiek

10

11 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Belgisch Staatsblad. Bestuursovereenkomst , Brussel, RJV, Jaarverslag in cijfers. 2011, Brussel, RJV, Jaarverslag Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, ELECTRONISCHE BRONNEN WERKEN Financiering en controle van de bijzondere vakantiefondsen. Verslag van het Rekenhof aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers, Brussel, september De jaarlijkse vakantie in België. Het ontstaan en de evolutie tot op heden. Uitgave 2013, Brussel, RJV, De jaarlijkse vakantie van de werknemers, Brussel, RJV, Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie. Vakantie Informatie met betrekking tot de jaarlijkse vakantie voor: arbeiders, leerling-arbeiders, en niet-zelfstandige kunstenaars, Brussel, RJV, TROUPIN S. & VERHOEST K., Participatieve analyse van de governance in de tak jaarlijkse vakantie van de arbeiders. Deelverslag van het onderzoeksproject Opvolging en begeleiding van het secundaire netwerk van de sociale zekerheid, Leuven, KULeuven Instituut voor de Overheid,

12

13 LIJST VAN AFKORTINGEN ASLK BVF FOD ICT KB MB OISZ RIZIV RJV RSZ RVP Algemene Spaar- en Lijfrentekas bijzondere vakantiefondsen federale overheidsdienst informatie- en communicatietechnologie koninklijk besluit ministerieel besluit openbare instelling van sociale zekerheid Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Rijksdienst voor Pensioenen 11

14

15 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE In maart 2013 nam de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie contact op met de Afdeling Toezicht van het Rijksarchief. De kans is reëel dat de RJV binnen enkele maanden (jaren?) zijn vertrouwde stek in de Elsensesteenweg zal ruilen voor een andere, kleinere behuizing. Door de toenemende informatisering is het personeelsbestand van de RJV de voorbije decennia drastisch geslonken van 600 in de jaren tachtig tot ongeveer de helft vandaag en is het huidige gebouw te groot geworden. 1 De administratie wil die verhuizing aangrijpen om de archiefkelder leeg te maken en contacteerde het Rijksarchief voor inlichtingen over de wettelijke verplichtingen inzake archiefbeheer. In de periode april-mei brachten we een viertal bezoeken aan de RJV. We maakten kennis met de verschillende diensten, hun taken en activiteiten, en hun werkdocumenten. De bezoeken resulteerden in de opmaak van een archiefselectielijst enerzijds en een lijst van onmiddellijk over te brengen en/of te vernietigen archieven anderzijds. De archiefselectielijst wil de administratie een leidraad bieden voor haar toekomstig archiefbeheer. Door de opsomming van de verschillende archiefreeksen met vermelding van hun definitieve bestemming vernietigen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn of bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief kan de RJV op periodieke basis archiefvernietigingen organiseren. Hierdoor wordt archief- en serverruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De lijst met de te vernietigen/over te brengen archieven moet de RJV toelaten om in zijn statische archieven (dit zijn archieven die geen administratief nut meer hebben) orde op zaken te stellen. Het is aan de RJV om te beslissen of ze deze opruimactie nu alvast aanvat of hiermee wacht tot op het moment van de effectieve verhuizing. 1 Jaarverslag Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, 2013, p

16

17 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. BEKNOPTE HISTORIEK De jaarlijkse vakantie werd in België ingevoerd bij wet van 8 juli Deze wet voorzag in een betaalde vakantie van zes werkdagen met gewone bezoldiging voor de werknemers van een groot aantal ondernemingen, vooral uit de industriële en commerciële sector. De onderworpen ondernemingen en inrichtingen werden opgesomd in artikel 1 van de wet. Voorwaarde was wel dat de werknemer onafgebroken voor eenzelfde werkgever had gewerkt en dat in de betrokken onderneming minstens 10 werknemers waren tewerkgesteld. Het KB van 5 december 1936 voorzag in het gebruik van verlofzegels en kaarten voor de uitvoering van de wet van 8 juli Het Beheer der Posterijen werd belast met het vervaardigen en verkopen van de verlofzegels; kaarten met verlofzegels konden in de postkantoren ter uitkering worden aangeboden. Op 20 augustus 1938 werd een nieuwe wet van kracht die het toepassingsgebied van de wetgeving jaarlijks vakantie uitbreidde. 4 Alle personeelsleden van de ondernemingen opgesomd in art. 1 van de wet van 8 juli 1936 kregen het recht op betaalde vakantie, ongeacht het aantal werkgevers waarvoor zij gewerkt hadden of het aantal werknemers in het bedrijf. Jongeren onder de 18 jaar hadden recht op een dubbel aantal vakantiedagen, en naast de reeds bestaande compensatiekassen (de particuliere kassen ) werd een Nationale Hulpkas voor betaalde verlofdagen opgericht, onder het beheer van de Algemene Spaar- en Lijfrentekas (art. 16). Deze stond in voor: - de uitbetaling van de tweede vakantieweek van de jonge arbeiders; - de verlofbezoldiging aan de werknemers tewerkgesteld in ondernemingen waarvoor geen bijzondere verlofkas bestond. 5 De Hulpkas putte haar financiële middelen uit de bijdrage van 0,5 % berekend op het loon die de patroons aan de Hulpkas dienden te storten (boven op de 25% die zij reeds stortten aan de verschillende compensatiekassen voor de betaling van het gewone vakantiegeld). Na de goedkeuring van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders 6 werd het wettelijk vakantiestelsel om praktische redenen en om een eenvormige inningswijze van de bijdragen te verzekeren, in het stelsel van de sociale zekerheid geïntegreerd (wetsbesluit van 3 januari 1946). 7 Artikel 9 van dit wetsbesluit bepaalde dat de bijdragen voor de vestiging van het vakantiegeld van de werknemers onderworpen aan de sociale zekerheid, begrepen (zijn) in de bij (de) besluitwet (van 28 december 1944) voorgeschreven globale bijdrage en worden geïnd door het organisme en volgens de modaliteiten, die voor de inning dezer globale bijdragen worden voorzien. 8 2 Wet van 8 juli 1936 betreffende de jaarlijksche betaalde verlofdagen, Belgisch Staatsblad, Koninklijk Besluit van 5 december 1936 betreffende het gebruik van verlofzegels voor de uitvoering der wet van 8 juli 1936 omtrent de jaarlijksche betaalde verlofdagen, Belgisch Staatsblad, Wet van 20 augustus 1938 houdende herziening van de wet van 8 juli 1936 betreffende de jaarlijksche betaalde verlofdagen, Belgisch Staatsblad, 21 augustus De jaarlijkse vakantie in België. Het ontstaan en de evolutie tot op heden. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p Besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, Belgisch Staatsblad, , err. Belgisch Staatsblad, De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p Besluitwet van 3 januari 1946 betreffende het jaarlijksch verlof van de loontrekkende arbeiders, Belgisch Staatsblad,

18 Voor een aantal categorieën van werknemers bleef het systeem van verlofkaarten en zegels bestaan. Werkgevers die personen tewerkstelden die niet onderworpen waren aan de sociale zekerheid leerlingen met erkende leerovereenkomst, artiesten, dienden voor de vestiging van het vakantiegeld van deze werknemers, bij elke loonsuitkering zegels te kleven op de vakantiekaart ter waarde van 2 % van de lonen en voordelen in natura, en 0,5 % bijdrage te storten aan de Rijkskas voor jaarlijks verlof die bij hetzelfde besluit werd opgericht. 9 De Rijkskas voor jaarlijks verlof had tot taak het uitbetalen aan de werklieden, de thuisarbeiders en de loontrekkende leerjongens, die niet van een ( ) bijzondere kas afhangen, van de verlofbezoldigingen, waarop deze kunnen aanspraak maken ( ). De Rijkskas voor jaarlijksch verlof verdeelt bovendien onder de bij artikel 18 bedoelde kassen en haarzelve de sommen die haar door den Rijksdienst voor maatschappelijke zekerheid of door een ander met het innen van deze sommen gelast organisme worden overgemaakt voor het dekken van de uit de toepassing van deze besluitwet voortvloeiende lasten. 10 De statuten van de Rijkskas voor jaarlijks verlof werden vastgelegd bij de besluitwet van 18 februari De Rijkskas werd onttrokken aan het beheer van de ASLK. Het werd een autonome openbare instelling afhangend van het Ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg. In 1970 wijzigde de benaming van de instelling in Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie. 12 De Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie is sinds 1 januari 2002 een openbare instelling van sociale zekerheid. De wettelijke basis is het koninklijk besluit van 8 april 2002 tot goedkeuring van de eerste bestuursovereenkomst van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie en betreffende de vaststelling van de maatregelen tot rangschikking van bedoelde Rijksdienst bij de openbare instellingen van sociale zekerheid. 13 De RJV ressorteert onder de bevoegdheid van de FOD Sociale Zekerheid en wordt beheerd volgens de regels van de wet van 25 april 1963 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg (art. 25 van de gecoördineerde vakantiewetten van 27 juni 1971) De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p Artikel 17 van de besluitwet van 3 januari 1946 betreffende het jaarlijksch verlof van de loontrekkende arbeiders, Belgisch Staatsblad, Besluitwet van 18 februari 1947 betreffende de Rijkskas voor jaarlijksch verlof, Belgisch Staatsblad, De jaarlijkse vakantie in België. Het ontstaan en de evolutie tot op heden. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p Belgisch Staatsblad, Wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad,

19 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De opdrachten van de RJV zijn vastgelegd in art. 26 van de gecoördineerde vakantiewetten van 28 juni 1971 en verder uitgewerkt in de opeenvolgende bestuursovereenkomsten De RJV fungeert in het zogenaamde primaire netwerk van de sociale zekerheid als beheersinstelling voor de sector jaarlijkse vakantie. De instelling is belast met de controle en de verbetering van de loon- en arbeidstijdgegevens van de arbeiders. Die gegevens, afkomstig van de werkgevers, zijn nodig om het recht op vakantiegeld vast te stellen. De data worden geëxploiteerd door de RSZ, het RIZIV, de RVP en de andere sociale zekerheidsinstellingen. 2. De RJV ontvangt via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid de vakantiebijdragen en verdeelt de financiële middelen onder het RJV-vakantiefonds en de 11 bijzondere vakantiefondsen (BVF s), in verhouding tot het uit te keren vakantiegeld. De BVF vakantiefondsen voor een bepaalde bedrijfstak of een bepaalde categorie arbeiders werden opgericht in de jaren 30 in uitvoering van collectieve arbeidsovereenkomsten. Sedert de Tweede Wereldoorlog zijn geen nieuwe vakantiefondsen meer ontstaan; wel zijn er sindsdien een aantal gefuseerd. 16 De BVF s hebben als opdracht om het vakantiegeld uit te keren aan de werknemers die onder hun bevoegdheid vallen. De bijzondere vakantiefondsen vormen samen met de RJV-Kas het secundaire netwerk van de sector jaarlijkse vakantie. 3. De RJV staat in voor het bewaken van het financieel evenwicht binnen het vakantiestelsel, o.a. door de berekening van de bijdrage van de vakantiefondsen in functie van hun draagkracht aan het Stelsel jaarlijkse vakantie, de zogenaamde sanering. 4. De RJV vertegenwoordigt de sector jaarlijkse vakantie in de diverse gelederen van de sociale zekerheid en staat in voor het opmaken, verspreiden en toelichten van de reglementering terzake. De instelling oefent een boekhoudkundige en sociale controle uit over de bijzondere vakantiefondsen. 5. Aangezien de RJV zelf als vakantiefonds fungeert, staat hij in voor de berekening en tijdige uitbetaling van vakantiegeld aan de arbeiders die onder hem ressorteren. De aansluiting van een werkgever bij de RJV-Kas of bij een bijzonder vakantiefonds verloopt automatisch, op basis van de activiteit van de werkgever, met uitzondering van ondernemingen met als activiteit handel in voedingswaren en de papierverwerkende en grafische nijverheid ; zij mogen kiezen of ze al dan niet aansluiten bij de RJV of bij het bevoegde vakantiefonds. 17 In 2012 keerde RJV-Kas ,33 euro nettovakantiegelden uit aan arbeiders De RJV heeft ten slotte als wettelijke opdracht de jaarlijkse vakantie te bevorderen. De RJV kent sinds 1965 leningen tegen voordelige rentevoeten toe aan vakantiecentra voor sociaal toerisme. Het geld dient aangewend te worden voor het uitvoeren van nieuwbouwprojecten, uitbreidings- en/of renovatieprojecten KB van 8 april 2002 tot goedkeuring van de eerste bestuursovereenkomst van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie en betreffende de vaststelling van de maatregelen tot rangschikking van bedoelde Rijksdienst bij de openbare instellingen van sociale zekerheid, Belgisch Staatsblad, , KB van 19 juli 2006 tot goedkeuring van de tweede bestuursovereenkomst van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie, Belgisch Staatsblad, ; KB van 22 december 2009 tot goedkeuring van de derde bestuursovereenkomst van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie (Deel 2), Belgisch Staatsblad, S. TROUPIN & K. VERHOEST, Participatieve analyse van de governance in de tak jaarlijkse vakantie van de arbeiders. Deelverslag van het onderzoeksproject Opvolging en begeleiding van het secundaire netwerk van de sociale zekerheid, Leuven, KULeuven Instituut voor de Overheid, , p De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p Jaarverslag. RJV. Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, 2013, p De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p

20 C. ORGANISATIE EN WERKING De Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie wordt paritair beheerd door vertegenwoordigers van de werkgevers- en van de werknemersorganisaties. 20 Het beheerscomité is samengesteld uit zeven vertegenwoordigers van de werkgevers (waaronder een aantal directeurs van bijzondere vakantiekassen), zeven vertegenwoordigers van de werknemers en twee regeringscommissarissen die respectievelijk de minister van Werk en de minister van Begroting vertegenwoordigen. De regeringscommissarissen hebben het recht om elke beslissing op te schorten en om een beroep bij hun voogdijministers in te dienen. De dagelijkse leiding van de RJV is in handen van de administrateur-generaal, die rapporteert aan het beheerscomité. Hij wordt bijgestaan door een adjunct-administrateur-generaal. Het betreft twee mandaatfuncties. 21 De RJV publiceert elk jaar een verslag waarin gecommuniceerd wordt over de mate waarin de doelstellingen van de bestuursovereenkomst, die tweejaarlijks wordt overeengekomen met de Belgische Staat, gerealiseerd werden. 22 Het organigram van de RJV omvat 3 pijlers (zie organigram): - de stafdiensten. Het betreft de klassieke diensten Financiën, Personeel & Organisatie, en ICT; - de diensten van de algemene administratie. Het betreft o.a. de dienst Communicatie en een strategische cel; - de productiediensten, belast met het vervullen van de eigenlijke kerntaken van de RJV. Binnen de productiediensten bestaat een strikte scheiding tussen het departement RJV-Stelsel en het departement RJV-Kas. De RJV-Kas is één van de 12 Belgische vakantiefondsen. De vakantiefondsen hebben als opdracht het vakantiegeld uit te keren aan de werknemers die van hen afhangen. RJV-Kas onderscheidt zich van de andere de bijzondere vakantiefondsen 23 door het juridisch statuut: juridisch blijft de RJV-kas deel uitmaken van de RJV en is een OISZ, terwijl de bijzondere vakantiekassen de juridische vorm van een vzw aannemen. RJV-Kas omvat twee diensten: 1 Vakantierekeningen en 2 Bijzondere rekeningen. Bijzondere rekeningen houdt zich bezig met beslagleggingen op vakantiegeld van personen die hun schulden niet kunnen betalen (op vraag van schuldeisers: financiële instellingen, gerechtsdeurwaarders enzovoort). Het RJV-Stelsel zorgt voor een coördinatie tussen de verschillende kassen en integratie in het netwerk van de sociale zekerheid. Het heeft als voornaamste opdracht de RSZ-bijdragen en de sociale gegevens onder de bijzondere vakantiefondsen en de RJV-Kas te verdelen. 24 Dat impliceert een inspectiedienst die instaat voor de controle van de vakantiefondsen op sociaal en boekhoudkundig gebied, en een studiedienst die de reglementering en alle evoluties op het vlak van jaarlijkse vakantie opvolgt en ook instaat voor de behandeling van klachten- en geschillendossiers. 20 Wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, Besluit van het Beheerscomité van 14 september 2011 tot vaststelling van het personeelsplan van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie, Belgisch Staatsblad, Evaluatie van de bestuursovereenkomst in Jaarverslag Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, 2013, p Het betreft vakantiefondsen die in uitvoering van een collectieve arbeidsovereenkomst werden opgericht voor bepaalde bedrijfstakken. 24 Jaarverslag Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, 2013, p

21 ORGANIGRAM (geraadpleegd op 20 juni 2013). Relaties netwerken omvat drie diensten: Sociale en boekhoudkundige inspectie, Documentatie en Aansluiting & verdeling van gegevens. 19

22

23 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER De Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie is in de eerste plaats een uitvoerende instelling. De kerntaak van de administratie is het berekenen en uitbetalen van vakantiegeld van arbeiders. Tijdens de voorbije jaren heeft de instelling aanzienlijk geïnvesteerd in de (re)organisatie van de werkprocessen met het oog op goedkoper, efficiënter en flexibeler werken. De werking werd geïnformatiseerd en geautomatiseerd. Zo verloopt de betaling van de verschillende vakantiekassen vandaag voor 95 % zonder manuele tussenkomst. 26 In de RJV worden alle inkomende documenten gescand, geïndexeerd en opgeslagen in drie applicaties: L 75 (aanvragen voor betaling van het vakantiegeld per overschrijving), Uruk (schuldvorderingen) en Corfu (briefwisseling). Aangezien de gedigitaliseerde L-75 formulieren en schuldvorderingen bewijskracht hebben verkregen via een procedure bij het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid, 27 worden de papieren originelen nadien vernietigd. De papieren versies van de briefwisseling opgeslagen in Corfu worden wel langer bewaard (de digitale versies hebben geen bewijskracht). Dit proces is nog niet afgerond. Momenteel wordt gewerkt aan een project om het beheer van de documenten te centraliseren in één geïntegreerd systeem voor elektronisch beheer van documenten, het zogenaamde Ambi-project. 28 De RJV is ook een koploper inzake e-government. Via de toepassing Mijn vakantierekening (Cova-project) kunnen werkgevers en werknemers hun gegevens online consulteren en aanpassingen aanbrengen (bijvoorbeeld: adres, bankrekeningnummer, ). Bedoeling is om tegen 2014 het volledige dossier van een rechthebbende online ter beschikking te stellen. 29 Andere reeksen worden in de administratie wel nog in papieren vorm bewaard, of in beide. Enkele voorbeelden: De processen-verbaal en bijlagen van de vergaderingen van het beheerscomité en van de beperkte comités: informatica, financiën, gebouw en administratie. De papieren, getekende versies, teruggaand tot 1947, worden ingebonden bewaard in de archiefkelder van het Algemeen Secretariaat. Het betreft enkele tientallen strekkende meter archief. Sinds 1999 worden de PV s ook in digitale vorm bewaard. De jaarverslagen van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie en de rechtsvoorgangers, de Rijkskas voor jaarlijks verlof ( ) en de Nationale Hulpkas voor betaalde verlofdagen ( ). De jaarverslagen worden bewaard in de archieven van de dienst Communicatie. Dit geldt ook voor de andere publicaties van de RJV: jubileumuitgaven, brochures enz. De meest recente publicaties worden eveneens in PDF-versie bewaard en zijn op de website van de RJV beschikbaar. De omzendbrieven en administratieve onderrichtingen ( omzendbrieven is de oude benaming van de reeks). De administratieve onderrichtingen zijn bedoeld 26 KB van 22 december 2009 tot goedkeuring van de derde bestuursovereenkomst van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie, Belgisch Staatsblad, , p Advies nr 10/03 van 2 februari 2010 van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid, afdeling Sociale Zekerheid betreffende de aanvraag van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) voor het verkrijgen van een ministeriële erkenning voor een elektronisch archiveringssysteem in toepassing van het KB van 22 maart 1993 betreffende de bewijskracht ( 28 Jaarverslag. RJV. Klantgericht, geëngageerd en modern, Brussel, RJV, 2013, p Ibid., p

24 voor interne en externe verspreiding (de vakantiefondsen en sociale partners). Het betreft 10 à 12 onderrichtingen per jaar. De papieren, getekende versie wordt systematisch gearchiveerd door de verantwoordelijke dienst, Documentatie (Relaties netwerken). De Nederlandse en de Franse reeks met betrekking tot de periode 1948-heden beslaat ongeveer 1,5 meter. Sinds 2002 worden de administratieve onderrichtingen ook in digitale vorm bewaard. De dienst Documentatie bewaart voorts een verwante reeks, de voorlichtingsnota s van de vroegere Directie Wetgeving, Documentatie, Informatie en Bibliotheek ( ). Deze papieren documenten Nederlandse en Franse versies zijn geklasseerd in 18 ordners. De balansen en resultatenrekeningen van de vakantiefondsen en de verslagen van de boekhoudkundige en sociale controles van de bijzondere vakantiefondsen. Het betreft reeksen van de dienst Sociale en boekhoudkundige inspectie. - verslagen van boekhoudkundige controles: papieren, getekende rapporten (één per jaar per vakantiefonds en een syntheserapport dat wordt voorgelegd aan het beheerscomité) - verslagen van sociale controle (m.a.w. controle op de naleving van de regelgeving over de jaarlijkse vakantie door de BVF s): diverse rapporten per jaar. De digitale versies van de verslagen van de laatste vijf jaar zijn eveneens beschikbaar op het netwerk. Nota s over de financiële toestand van het Stelsel jaarlijkse vakantie (jaren tachtig-heden). Het betreft papieren en, vanaf 1997, digitale versies. De dienst Studie beheert enkele omvangrijke reeksen papieren dossiers, nl. dossiers inzake terugvordering via gerechtelijke weg, dossiers inzake betwistingen en klachten, en klachtendossiers inzake niet ontvangen vakantiegeld. De eerste reeks werd gedigitaliseerd. De digitale versie van deze dossiers is echter minder compleet dan de papieren dossiers. B. SELECTIEPOLITIEK Archieven hebben een dubbele functie. Voor een administratie is archief in de eerste plaats een instrument voor bedrijfsvoering. Ze ontvangt of creëert documenten tijdens de uitoefening van haar taken en bevoegdheden. De documenten hebben een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van de handelingen en beslissingen. Een goede informatiehuishouding is een must voor een efficiënte werking van elke administratie. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële historische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is de taak van het Rijksarchief om toezicht te houden op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven en om de archieven van openbare besturen, hoven en rechtbanken te verwerven en te bewaren 30, maar dit gebeurt slechts nadat deze archieven een grondige selectie ondergaan hebben. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder 30 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, ); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, ). 22

25 belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks bewaren of vernietigen gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van ondersteunende taken zoals financieel of materieel beheer, of van uitvoerende taken worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of in hun geheel vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau 31, met de ouderdom van de stukken en met de omvang van de reeksen. Toegepast op het archief van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie levert dit volgende reeksen op die in aanmerking komen voor permanente bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief: - dossiers inzake de samenstelling en werkzaamheden van het beheerscomité en van de beperkte comités; - dossiers inzake de vergaderingen van de directieraad; - jaarverslagen van de RJV en van de rechtsvoorgangers, evenals andere publicaties uitgegeven door de instelling (een exemplaar in beide talen); - de verslagen van de boekhoudkundige controle van de bijzondere vakantiefondsen; - de nota s over de financiële toestand van het Stelsel; - de omzendbrieven en administratieve onderrichtingen; - de voorlichtingsnota s; - de processen-verbaal van de vergaderingen van de stuurgroep van het Stelsel en van de vergaderingen van de directeurs van de vakantiefondsen. 32 De documenten moeten in hun oorspronkelijke vorm papier of digitaal gearchiveerd worden. Indien zowel een papieren als een digitale versie bestaat, dan dient de dienst te bepalen welke de authentieke versie is, want het is deze die in aanmerking komt voor permanente bewaring. Belangrijk in dit verband is de juridische waarde, m.a.w. de bewijskracht van de stukken, en hun functie en rol in het werkproces. Met het oog op de langetermijnbewaring van digitale bestanden dient de administratie de nodige maatregelen te treffen om de authenticiteit (herkomst, identiteit), de integriteit (inhoud) en de leesbaarheid ervan te waarborgen. Mogen daarentegen vernietigd worden na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn: - de klassieke archiefreeksen van de stafdiensten (Financiën, ICT, Logistiek en Personeelsbeheer) zoals facturen, betalingsbestanden, rekeninguittreksels, dossiers inzake overheidsopdrachten, personeelsdossiers, enzovoort. Een uitzondering wordt gemaakt voor de jaarrekeningen en balansen van de instelling (1947- ) en voor de personeelsregisters en jaarboeken; 31 In een overheidsorganisatie komt het regelmatig voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet altijd in dezelfde vorm. De informatie wordt bij voorkeur op die plaats bewaard waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is, zodat elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. 32 Deze opsomming is niet exhaustief. Voor een volledig overzicht van de te bewaren reeksen: zie de archiefselectielijst. 23

26 - de archiefreeksen van de RJV-Kas (Vakantierekeningen en Bijzondere rekeningen). Het betreft archieven gelinkt aan louter uitvoerende werkprocessen; - de balansen en resultatenrekeningen van de vakantiefondsen. De verslagen over de boekhoudkundige controle van de BVF s zullen wel worden bewaard (zie hierboven); - de verslagen van de sociale controles van de vakantiefondsen; - dossiers inzake enquêtes uitgevoerd door de inspectie; - de dossiers van de dienst Studie, meer bepaald de dossiers inzake terugvorderingen via gerechtelijke weg, dossiers inzake betwistingen en klachten en klachtendossiers inzake niet ontvangen vakantiegeld Deze opsomming is niet exhaustief. Voor een volledig overzicht van de te vernietigen reeksen: zie de archiefselectielijst. 24

27

28 5419