Archief van de Regie der Gebouwen. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 175 Archief van de Regie der Gebouwen Archiefselectielijst 2015 door Nicolas SURDIACOURT vertaald in het Nederlands door Sigrid DEHAECK met medewerking van Cléo FLAMENT Brussel Bruxelles 2015

2

3 ARCHIEF VAN DE REGIE DER GEBOUWEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 175 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 175 Archief van de Regie der Gebouwen Archiefselectielijst 2015 door Nicolas SURDIACOURT vertaald in het Nederlands door Sigrid DEHAECK met medewerking van Cléo FLAMENT Brussel Bruxelles 2015

6

7 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. In de praktijk is het echter heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun en hun definitieve nadat deze documenten hun administratief nut verloren hebben. De selectielijst geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs al van vóór hun ontstaan, welke stukken na het verstrijken van de vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

8

9 INHOUDSTAFEL DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL 5 INHOUDSTAFEL 7 LIJST VAN AFKORTINGEN 9 GEBRUIK SELECTIELIJST 11 A. DIRECTIE EN ADMINISTRATIE 13 A1. Statuten en wettelijk kader 13 A2. Strategisch beleid 13 A3. Activiteiten van de beheers-, controle-, en overlegorganen 14 Beheers- en controleorganen (Raad van Bestuur, Strategisch Comité, enz.) 14 Overlegorganen en werkgroepen 15 A4. Organisatie en interne werking 16 A5. Interne controle 17 B. STAFDIENSTEN 18 B1. Juridische ondersteuning en advies 18 B2. Personeelsbeheer 19 Opleiding 23 B3. Financieel beheer 24 B4. Logisiek beheer 26 B4.1. Beheer van onroerende goederen (terreinen en gebouwen) 26 B4.2. Beheer van roerende goederen (materieel) 27 B4.3. Beheer milieuzorg 28 B4.4. Beheer van wagenpark 29 B5. Coördinatie van hulp en sociale activiteiten 29 B6. Beheer bedrijfskeuken 30 B7. Preventie en bescherming op het werk 31 B8. Beheer informatie- en communicatietechnologie 35 B9. Coordinatie van communicatie, pers en vertalingen 36 B10. Beheer van de bibliotheek 38 C. VASTGOEDBEHEER 40 C1. Beheer openbare overheidsopdrachten (plaatsing en opvolging) 40 C2. Klantenbeheer 43 C3. Patrimoniumbeheer en vastgoedstrategie 44 C3.1. Patrimoniumbeheer 44 C3.2. Vastgoedstrategie 45 C4. Beheer van Projecten (constructie en renovatie) 47 C5. Beheer van facility en onderhoud 50 C6. Immo (huur en verkoop) 53 C7. Realisatie van studies in architectuur en engineering 56 7

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN ACFO ARA BS CDVU DAG DPB EMAS EPC FD FOD FWI HVAC ICT IF JD KB KCML MB MSDS NBN OFO PID PO PV RDB RH RSZ SAE STS TF Audit Comité Federale Administratie Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Belgisch Staatsblad Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Dienst administrateur-generaal Dienst patrimoniumbeheer Eco-management en audit schema Energieprestatiecertificaat Financiële Dienst Federale Overheidsdienst Federale wetenschappelijke instellingen Heating, Ventilation and Air-conditioning Information and communications technology Inspectie financiën Juridische dienst Koninklijk Besluit Koninklijke Commissie voor Monumenten en Landschappen Ministerieel Besluit Material Safety Data Sheet (Fiche de sécurité) Normalisatiebureau Opleidingsinstituut van de Federale Overheid Postinterventiedossier Personeel en organisatie Proces-verbaal Regie der Gebouwen Rekenhof Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Studiedienst architectuur en engineering Spécifications techniques technische specificaties Technische fiche 9

12

13 GEBRUIK SELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun administratieve en hun definitieve. Een volgens het functioneel model opgestelde selectielijst geeft de archiefreeksen niet weer in overeenstemming met het organigram van de diensten, maar volgens de bevoegdheden en de activiteiten waarvan de uitoefening aanleiding gaf tot het ontstaan van de documenten. De archivaris of de archiefverantwoordelijke van de instelling in kwestie kan de toepassing van deze selectielijst op de eigen organisatie ondersteunen of een aangepaste selectielijst opstellen, wat het gebruiksgemak natuurlijk verder kan verhogen. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn weergegeven. Codes van de archiefreeksen De codes bieden de mogelijkheid om elke archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en de organisatie. Deze codes hebben geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door de instelling en geeft aan hoe lang de instelling de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en de instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Na het verstrijken van de zijn er drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. De blijvend te bewaren reeksen moeten in uitvoering van de Archiefwet overgebracht worden naar het Rijksarchief. De in voorliggende archief- 11

14 selectielijst vermelde definitieve en zijn een voorstel en kunnen enkel op initiatief en verantwoordelijkheid van de betrokken archivaris van het Rijksarchief nog aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigingen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 12

15 A. DIRECTIE EN ADMINISTRATIE A1. STATUTEN EN WETTELIJK KADER A1.001 Wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen (originelen) m.b.t. de oprichting, de organisatie en de werking van de instelling A1.002 Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen 30 jaar bewaren en 30 jaar bewaren en A2. STRATEGISCH BELEID A2.001 Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota's, beleidsplannen, evaluaties, beheersovereenkomsten, enz.) 30 jaar bewaren en A2.002 Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet 12 jaar bewaren en A2.003 Kabinetsnota s van de minister of staatssecretaris belast met de Regie der Gebouwen 12 jaar bewaren en A2.004 Steering dossiers (vergadering kabinet directiecomité) 12 jaar bewaren en A2.005 Briefwisseling, adviezen, nota s en bijhorende documenten inzake het overleg met de Ministerraad 12 jaar bewaren en 13

16 A2.006 Briefwisseling, adviezen, nota s en bijhorende documenten inzake het overleg met de Inspectie van Financiën 12 jaar bewaren en A2.007 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 10 jaar A3. ACTIVITEITEN VAN DE BEHEERS-, CONTROLE- EN OVERLEGORGANEN BEHEERS- EN CONTROLEORGANEN (RAAD VAN BESTUUR, STRATEGISCH COMITÉ, ENZ.) A3.001 Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van deze organen A3.002 Stukken betreffende de samenstelling van deze organen (benoemingsbeslissingen of ontslag van leden, ledenlijsten, enz.) 30 jaar bewaren en 30 jaar bewaren en A3.003 Agenda s van de vergaderingen 30 jaar bewaren en A3.004 Uitnodigingen van de vergaderingen tot na de vergadering A3.005 Processen-verbaal of verslagen van de vergaderingen 30 jaar bewaren en A3.006 Documenten behandeld tijdens de vergaderingen en/of opgenomen als bijlagen 30 jaar bewaren en 14

17 A3.007 Besluiten (lijsten) 30 jaar bewaren en A3.008 Verslagen van bedrijfsrevisoren 30 jaar bewaren en A3.009 Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen tot na de vergadering OVERLEGORGANEN EN WERKGROEPEN A3.010 Nota s, processen-verbaal en documenten van het basisoverlegcomité 10 jaar selecteren en A3.011 Nota s, processen-verbaal en documenten van het tussenoverlegcomité 10 jaar selecteren en De agenda's en de pv s bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen. De agenda's en de pv s bewaren; de briefwisseling en uitnodigingen. A3.012 Nota s, processen-verbaal en bijhorende documenten van interne werkgroepen 10 jaar selecteren en De agenda's en de pv s bewaren; de briefwisseling en uitnodigingen. 15

18 A3.013 Nota s, processen-verbaal en bijhorende documenten van externe werkgroepen 10 jaar selecteren en Wanneer de Regie het secretariaat verzorgt: agenda's en pv s bewaren; briefwisseling en uitnodigingen. Wanneer de Regie deelneemt als lid of waarnemer:. A3.014 Nota s, processen-verbaal en verslagen van de dienstvergaderingen 5 jaar A4. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A4.001 Jaarverslagen en activiteitenverslagen van de instelling 15 jaar bewaren en A4.002 Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten van de instelling 15 jaar selecteren en Statistieken en niet gepubliceerd of moeilijk te reconstrueren cijfermateriaal bewaren, de overige. A4.003 Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organogrammen, dossiers inzake reorganisaties, enz.) 15 jaar bewaren en 16

19 A5. INTERNE CONTROLE A5.001 Documenten en methodologische informatiedragers tot opmaak nieuwe versie selecteren en Elke 6 jaar, één exemplaar (in elk taal) van de belangrijkste dragers (affiches, folders, enz.) bewaren. A5.002 Dossiers inzake de (interne en externe) communicatie: presentaties, teksten, brochures, enz. tot opmaak nieuwe versie A5.003 Documenten (formulieren, briefwisseling, enz.) m.b.t. de risk-manager Uitoefeningstermijn van de risk-manager A5.004 Driemaandelijkse reporting 6 jaar A5.005 Jaarlijkse verslagen gestuurd aan het ACFO 6 jaar bewaren en A5.006 Dossiers inzake vergaderingen (nota s, processen-verbaal en agenda s): 6 jaar - Interne vergaderingen - Directiecomité - Steering Comité 17

20 B. STAFDIENSTEN B1. JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES B1.001 Dossiers inzake juridische adviezen: kopieën van stukken, nota, goedkeuring, eindversie, enz. 10 jaar B1.002 Dossiers inzake rechtsprocedures: - zakelijke rechtsvorderingen 30 jaar na definitieve uitspraak - persoonlijke rechtsvorderingen 10 jaar na definitieve uitspraak B1.003 Geschillendossiers voor de hoven, rechtbanken en de Raad van State 10 jaar na beslechting van het geschil selecteren en selecteren en selecteren en De dossiers die een precedentwaarde bezitten bewaren, de overige. De dossiers die een precedentwaarde bezitten bewaren, de overige. De dossiers die een precedentwaarde bezitten bewaren, de overige. B1.004 Dossiers inzake overheidsopdrachten (voor werken, diensten of leveringen) 10 jaar * Zie reeks C1. * De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. 18

21 B1.005 Dossiers inzake het afsluiten en de opvolging van huurcontracten 10 jaar na einde huurcontract B1.006 Dossiers inzake het afsluiten en de opvolging van verzekeringscontracten 10 jaar na einde contract B1.007 Omzendbrieven, richtlijnen, type- en modeldocumenten tot opmaak nieuwe versie B1.008 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 10 jaar B2. PERSONEELSBEHEER B2.001 Personeels- en arbeidsreglement tot opmaak nieuwe versie B2.002 Brochures voor de personeelsleden (onthaalbrochure, vademecum, enz.) tot opmaak nieuwe versie bewaren en Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale van 5 jaar. B2.003 Dienstnota's 10 jaar bewaren en Eén exemplaar in elk taal bewaren. B2.004 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het organieke kader, het personeelskader, het taalkader, de personeelsbehoeften en de personeelsplanning 10 jaar bewaren en 19

22 B2.005 Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut 10 jaar selecteren en De dossiers inzake de intern opgestelde regelingen bewaren, de overige. B2.006 Dossiers inzake specifieke P&O of HRM-projecten 10 jaar B2.007 Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures (m.b.t. interne aanwervingen en m.b.t. Selor), met PV s rangschikking na het verstrijken van de periode om in beroep te gaan B2.008 Stukken betreffende spontane sollicitaties 3 jaar B2.009 Dossiers inzake de ontwikkeling van functieprofielen en evaluatiemethodes 10 jaar bewaren en B2.010 Personeelsregister tot opmaak nieuwe versie bewaren en Het personeelsregister behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale van 5 jaar. 20

23 B2.011 Individuele personeelsdossiers (bevat: kopieën van de diploma s, stageverslagen, stukken betreffende examens, evaluaties, promoties, opleidingen, salarissen, geldigverklaring van dienstjaren, enz.) 75 jaar na geboortejaar personeelslid selecteren en Personeelsdossiers bewaren van: leidinggevende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); personeelsleden die een functie van adviseurgeneraal, attaché ingenieur of attaché architect uitoefenen; geschorste of ontslagen personeelsleden. De overige dossiers. B2.012 Databank Fispa (centralisatie van personeelsdata) tot opmaak nieuwe versie B2.013 Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen, toekenning van premies B2.014 Briefwisseling met de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven (CDVU): verzending van overplaatsingen 5 jaar Dit zijn sociale documenten. Hebben in die zin een minimale van 5 jaar. 1 jaar 21

24 B2.015 Déclaration Multifonctionnelle - Multifunctionele Aangifte (DMFA) bij de RSZ 5 jaar B2.016 Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) bij de RSZ 6 maanden B2.017 Aangifte van Sociale Risico's (ASR) bij de RSZ 1 jaar B2.018 Stukken betreffende de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ, enz.) B2.019 Stukken betreffende de toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, overwerk, werkkleding en uitrusting, vorming, enz.) B2.020 Stukken betreffende de uitkeringen (vakantiegeld, kinderbijslag, wachtgeld, enz.) 10 jaar 10 jaar 10 jaar B2.021 Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten 1 jaar B2.022 Stukken betreffende het verlof (databank, registers, roosters en fiches) 1 jaar B2.023 Stukken betreffende het ziekteverlof (attesten, verslagen controlebezoeken, enz.) 5 jaar 22

25 B2.024 Dossiers inzake zendingen en studiereizen 5 jaar selecteren en Briefwisseling, zendingsverslagen en andere inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de stukken met betrekking tot de praktische organisatie. B2.025 Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden 10 jaar B2.026 Dossiers inzake de toekenning van burgerlijke eretekens en arbeidseretekens 10 jaar B2.027 Dossiers of stukken inzake stagiairs ("beroepsinleving") 5 jaar B2.028 Dossiers of stukken inzake jobstudenten 5 jaar B2.029 Stukken betreffende personeelsverenigingen 10 jaar selecteren en Oprichtings- en benoemingsakten, statuten, reglementen, pv s, jaarverslagen, brochures bewaren. De overige. OPLEIDING B2.030 Dossiers inzake personeelsleden die een stage lopen: kopie van het KB, lijst van de opleidingen die de stagiair zal volgen, (driemaandelijkse) stageverslagen 1 jaar De originele documenten bevinden zich in het individueel dossier. 23

26 B2.031 Eindverhandelingen opgemaakt in het kader van de stages 10 jaar bewaren en B2.032 Interne inschrijvingsformulieren voor de OFO opleidingen 1 jaar B2.033 Dossiers inzake studiedagen: aanvraagformulieren, ontostenstaten, overeenkomsten, tarifering, evaluatieformulieren B2.034 Dossiers inzake overheidsopdrachten voor specifieke opleidingen gegeven door externe consultants 1 jaar De originele facturen worden naar de dienst boekhouding gestuurd. 10 jaar B2.035 Documenten en didactische dragers (syllabi, presentaties, enz.) tot opmaak nieuwe versie B2.036 Opleidingsplannen (tweejaarlijks) en bijgewerkte versies (met opleidingen en het aantal personeelsleden die de opleidingen volgden) 6 jaar bewaren en B3. FINANCIEEL BEHEER B3.001 Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingsaanpassingen 10 jaar bewaren en B3.002 Grootboeken 10 jaar bewaren en B3.003 Databank van de boekhouding tot opmaak nieuwe versie bewaren en 24

27 B3.004 Facturen 15 jaar B3.005 Bewijsstukken 10 jaar B3.006 Opvolging van facturering en vervaltermijnen 2 jaar B3.007 Aankoopdossiers van duurzame roerende goederen tot einde gebruik B3.008 Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen 10 jaar B3.009 Dossiers inzake reservatie van kredieten 10 jaar B3.010 Dossiers inzake gehuurde goederen: kopie van de contracten (huurcontracten), betalingstermijnen, briefwisseling 10 jaar na afsluiting huurcontract B3.011 Rekeninguittreksels 10 jaar B3.012 Rekening en verantwoording van de uitgaven (maandelijkse bewijsstukken voor kleine uitgaven met facturen) 10 jaar B3.013 Dossiers inzake overheidsopdrachten (voor werken, diensten of leveringen) 10 jaar * Zie reeks C1. * De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. 25

28 B3.014 Jaarrekening met balans en resultatenrekening 10 jaar bewaren en B3.015 Boekhoudkundige jaarverslagen 10 jaar bewaren en B3.016 Dadingen tussen partijen (i.g.v. onderaanbesteding van de facturering aan een derde) 10 jaar na de afsluiting of einde contract B3.017 Lijst van failliete vennootschappen (data afkomstig uit het Belgisch Staatblad, Kruispuntbank van Ondernemingen, enz.) 2 jaar B4. LOGISTIEK BEHEER B4.1 BEHEER VAN ONROERENDE GOEDEREN (TERREINEN EN GEBOUWEN) B Akten en dossiers inzake de verwerving en/of concessie van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) zolang het gebouw door de Regie benut wordt bewaren en B Dossiers inzake de bouw, de aanpassing, de renovatie en de restauratie van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) 10 jaar na de werken B Dossiers inzake het onderhoud en herstel van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) 10 jaar na de werken 26

29 B Plannen van gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) zolang het gebouw door de Regie benut wordt B Foto's van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) zolang het gebouw door de Regie benut wordt B Dossier inzake de huur (als huurder) van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) tot 10 jaar na einde huurcontract B Dossiers inzake de werken aan gehuurde terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) tot 10 jaar na einde huurcontract B Dossiers inzake verhuisoperaties tot afronding verhuisoperatie B4.2. BEHEER VAN ROERENDE GOEDEREN (MATERIEEL) B Inventaris van materieel en/of meubilair tot opmaak nieuwe versie B Stukken betreffende het beheer van leveringen en van de stock (dubbels van bestelbonnen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.) 3 jaar 27

30 B Lijsten en andere overzichten van leveringen en van de stock tot opmaak nieuwe versie B Dossiers inzake arbeidsmiddelen en installaties (bevat een bestelbon of een lastenboek, een document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, een indienststellings- of keuringsrapport, de gebruiksaanwijzing, instructies, enz). zolang de arbeidsmiddelen of installaties in dienst zijn De periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag. B Dossiers inzake de collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen (bevat een bestelbon, een document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, een indienststellings- of keuringsrapport, de gebruiksaanwijzing, instructies, enz.) zolang de arbeidsmiddelen of installaties in dienst zijn De periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag. B4.3. BEHEER MILIEUZORG B Milieudossiers van de gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten) 20 jaar B Dossiers inzake het energiebeheer en inzake de uitvoering van energieaudits 5 jaar B Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg (EMAS) 5 jaar B Afvalstoffenregister en identificatieformulieren 10 jaar 28

31 B4.4. BEHEER WAGENPARK B Dossiers inzake de verwerving van de voertuigen totdat het voertuig verkocht of gedeclasseerd wordt B Dossiers inzake de verzekering van de voertuigen totdat het voertuig verkocht of gedeclasseerd wordt B Dossiers inzake het onderhoud en herstel van de voertuigen 10 jaar B5. COÖRDINATIE VAN HULP EN SOCIALE ACTIVITEITEN B5.001 Intern reglement van de sociale dienst tot opmaak nieuwe versie bewaren en B5.002 Dossiers inzake de communicatie van de sociale dienst (onthaalbrochure, intranet) tot opmaak nieuwe versie B5.003 Dossiers inzake de aanvragen van bijdragen en/of premies van de sociale dienst 10 jaar B5.004 Dossiers inzake aangeboden geschenken aan het personeel 10 jaar 29

32 B5.005 Dossiers inzake organisatie van activiteiten, plichtplegingen voor het personeel 10 jaar B5.006 Dossiers inzake arbeidsgeneeskunde: - Lijst van de arbeiders onderworpen aan het gezondheidstoezicht - Medisch onderzoek bij indiensttreding en gezondheidsbeoordelingsfiches van de personeelsleden 5 jaar 10 jaar na vertrek personeelslid B6. BEHEER BEDRIJFSKEUKEN B6.001 Rekeningenboeken (inkomsten en uitgaven) 7 jaar B6.002 Boekhoudplan 7 jaar B6.003 Facturen en rekeninguittreksels 7 jaar B6.004 Documenten inzake schuldvorderingen en inkomsten 7 jaar B6.005 (Maandelijkse en jaarlijkse) balansen 7 jaar B6.006 Documenten inzake het beheer van de stock (waaronder software, economaat) 7 jaar B6.007 Personeelsdossiers 75 jaar na geboortejaar personeelslid 30

33 B6.008 Documenten inzake hygiënecontrole (HACCP) 2 jaar B6.009 Stukken betreffende erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties afgeleverd door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV) B6.010 Stukken betreffende inspecties door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV) totdat geldigheid verstreken is tot volgende gelijkaardige inspectie B6.011 Maandelijkse menuplanningen 6 maanden B6.012 Dagelijkse menu's 1 week B7. PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK B7.001 Identificatiedocument tot opmaak nieuwe versie B7.002 B7.003 Vijfjaarlijkse globale preventieplannen Jaarlijkse actieplannen 10 jaar bewaren en 10 jaar bewaren en B7.004 Maandverslagen of driemaandelijkse verslagen 10 jaar 31

34 B7.005 Jaarverslagen en bijlagen 10 jaar selecteren en Vernietigen indien het jaarverslag én de bijlagen integraal in het algemeen jaarverslag van de instelling zijn opgenomen. B7.006 Verslagen van de externe preventiedienst arbeidsgeneesheer. 5 jaar B7.007 Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het preventiecomité 10 jaar selecteren en De opeenvolgende goedgekeurde reglementen bewaren, de voorbereidende documenten. B7.008 Stukken betreffende de samenstelling van het preventiecomité 10 jaar bewaren en B7.009 Processen-verbaal van het preventiecomité 10 jaar bewaren en B7.010 Documenten behandeld tijdens de vergadering en/of opgenomen als bijlagen 10 jaar bewaren en B7.011 Dossier inzake de voorstellen en adviezen van het preventiecomité 10 jaar bewaren en B7.012 Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen 10 jaar bewaren en 32

35 B7.013 Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk tot zolang van toepassing B7.014 Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan 10 jaar B7.015 Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen 10 jaar B7.016 Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk 10 jaar B7.017 Dossiers inzake de organisatie van onderzoeksprojecten 10 jaar B7.018 Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses (met inbegrip van de risicoposten en veiligheidsposten) tot opmaak nieuwe versie B7.019 Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 10 jaar B7.020 "Gebouwendossiers", dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw zolang het gebouw door de instelling benut wordt B7.021 Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek en postinterventiedossier bij tijdelijke en mobiele werkplaatsen 10 jaar B7.022 Interne noodplannen en -procedures tot opmaak nieuwe versie 33

36 B7.023 Verslagen van de brand- en evacuatieoefeningen 10 jaar B7.024 Dossiers inzake de arbeidsmiddelen, installaties en collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen (CBM en PBM): advies inzake gestelde eisen op het vlak van veiligheid en hygiëne B7.025 Inventaris van de toestellen en machines die door de erkende organismen moeten gecontroleerd worden in uitvoering van de reglementaire bepalingen zolang middel of installatie in gebruik is tot opmaak nieuwe versie B7.026 Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten (MSDS fiches) tot opmaak nieuwe versie B7.027 Lijst van de aanwezige emissiepunten met betrekking tot lucht- en waterverontreiniging tot opmaak nieuwe versie B7.028 Asbestinventaris tot opmaak nieuwe versie B7.029 Explosieveiligheidsdocumenten (EVD) tot opmaak nieuwe versie B7.030 Vuurvergunningen voor brandgevaarlijke werken tot beëindiging werken en eindinspectie De inventaris is in Hydra geïntegreerd. B7.031 "Naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of TBC-tests 5 jaar Wordt bij het jaarlijks actieplan gevoegd, zie reeks B

37 B7.032 Meetgegevens van asbest 40 jaar B7.033 Arbeidsongevallenformulieren 10 jaar B7.034 Verslagen van ernstige arbeidsongevallen 50 jaar B7.035 "Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) zolang personeelslid in dienst is B8. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE B8.001 Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen (M-files system) zolang systeem in gebruik is B8.002 Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (al dan niet in eigen beheer of door middel van uitbesteding) zolang systeem in gebruik is selecteren en Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige. B8.003 Inventaris van hard- en sofwaresystemen (M-files system) tot opmaak nieuwe versie B8.004 Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen (Drive Devteam$) 1 jaar 35

38 B8.005 Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen (Drive Devteam$) 1 jaar B8.006 Softwarelicenties (Excel M-files) na einde licentie B9. COÖRDINATIE VAN COMMUNICATIE, PERS EN VERTALINGEN B9.001 Dossiers inzake promotie en public relations 10 jaar selecteren en B9.002 Dossiers inzake de organisatie van persconferenties 5 jaar selecteren en B9.003 Persberichten 5 jaar bewaren en B9.004 Persoverzichten en persknipsels 5 jaar selecteren en Begrotingen, bestekken, weerhouden offertes en eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren, de overige. De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten. Eén exemplaar in elke taal bewaren. De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige. 36

39 B9.005 Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl 10 jaar selecteren en Verslagen, bestekken, weerhouden offerte en eindproducten in de vorm van briefhoofden bewaren, de overige. B9.006 Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches 1 jaar B9.007 Publicaties, brochures, folders en affiches 5 jaar bewaren en B9.008 Jaarlijks activiteitenverslag 10 jaar bewaren en Eén exemplaar in elke taal bewaren. Eén exemplaar in elke taal bewaren. B9.009 Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite 1 jaar B9.010 Internet-, intranet- en/of extranetsite tot vervanging selecteren en Vóór en na elke ingrijpende aanpassing, de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay out, en de statistieken van het aantal bezoeken bewaren. B9.011 Personeelsgids (Who s who) tot opmaak nieuwe versie 37

40 B9.012 Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling de rechten bezit 30 jaar bewaren en B9.013 Dossiers inzake de organisatie van enquêtes 5 jaar selecteren en Het beeldmateriaal wordt bij voorkeur overgedragen aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief. De enquêteresultaten bewaren, de overige stukken. B9.014 Stukken betreffende de behandeling van vragen 5 jaar B9.015 Registers en stukken van het onthaal 1 jaar B9.016 Registers van de aanvragen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten 5 jaar B9.017 Dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen 5 jaar selecteren en Teksten van toespraken en foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie. B9.018 Stukken betreffende vertalingen 1 jaar B10. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK B Dossiers inzake de opmaak en wijziging van een bibliotheekreglement tot opmaak nieuwe versie B Aanwinstenregisters van de bibliotheek 10 jaar 38

41 B Stukken betreffende de aanwinsten (dubbels van bestelbonnen, enz.) 1 jaar B Catalogi van de bibliotheek tot vervanging B Registers of stukken betreffende de inschrijving van de lezers 10 jaar B Registers of stukken betreffende de ontleningen uit de bibliotheek 10 jaar Vernietigen 39

42 C. VASTGOEDBEHEER C1. BEHEER OPENBARE OVERHEIDSOPDRACHTEN (PLAATSING/GUNNING EN OPVOLGING) C1.001 (Bijzondere) Lastenboeken beheertermijn van het gebouw door de Regie (min. 10 jaar) * selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium * (volgens de wet van 8 juni 1992). De overige. C1.002 (Eventuele) rectificaties van het lastenboek 10 jaar* C1.003 Proces-verbaal van opening van inschrijving 10 jaar* C1.004 Offerteaanvragen 10 jaar* * De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. * De term het architecturale patrimonium omvat volgende onroerende goederen: 1. monumenten: alle bouwwerken van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang met inbegrip van de bijbehorende uitrusting en de decoratieve elementen; 2. architecturale complexen: homogene groep stedelijke of landelijke gebouwen van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang die voldoende coherent zijn om deel uit te maken van een topografische afbakening 3. landschappen: gezamelijk werk van de mens en van de natuur, gedeeltelijk geconstrueerd en voldoende coherent om deel uit te maken van een topografische afbakening van opmerkelijk historisch, archeologisch, artisitiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang. 40

43 C1.005 Ingediende offertes 10 jaar* De niet weerhouden offertes kunnen na 5 jaar vernietigd worden. C1.006 Aanvragen van nadere informatie: 10 jaar* - aan de juridische dienst van de Regie - aan de inschrijvers: aanvraag van bewijsstukken (voor de prijzen), attesten (fiscale en sociale schulden, enz.) C1.007 Aanbestedingsverslag 10 jaar* C1.008 Toekenningsbeslissing 10 jaar* C1.009 Briefwisseling met de Inspectie van Financiën: aanvraag van adviezen, adviezen en nota s 10 jaar* Nota s en adviezen worden door de bestuursafdeling bewaard. (cf.: A2.005). C1.010 (Eventuele) aanvraag van verlenging van de geldigheidsduur van de offerte 10 jaar* C1.011 Aanvraag van vastlegging (krediet) 10 jaar* C1.012 Kennisgeving van de gunningsbeslissing: 10 jaar* - niet weerhouden offertes - weerhouden offerte 41

44 C1.013 Formulier en publicatie van het bericht over de gunning van de opdracht 10 jaar* Deze documenten zijn alleen van toepassing op Europese opdrachten. C1.014 Aanvraag van borgtocht bij een inschrijver en eventuele herinneringen 10 jaar* C1.015 Dienstorder 10 jaar* C1.016 Aanvraag van voorschotten voor herzieningen 10 jaar* C1.017 Processen-verbaal van de vooruitgang van de werken 10 jaar* C1.018 Werfboek 10 jaar* C1.019 Aangifte van schuldvordering 10 jaar* C1.020 Processen-verbaal van betalingen 10 jaar* C1.021 Aanvraag van facturen bij de inschrijvers 10 jaar* C1.022 Vereffeningsborderellen 10 jaar* C1.023 Processen-verbaal van oplevering van werken: - voorlopige - definitieve beheertermijn van het gebouw door de Regie (min. 10 jaar) C1.024 Aanvraag van opheffing van borgtocht 10 jaar* 42

45 C1.025 Facturen 15 jaar C1.026 Delta software tot opmaak nieuwe versie C1.027 Paymaster software tot opmaak nieuwe versie C2. KLANTENBEHEER C2.001 Klantendossiers: vragen (briefwisseling) en informatie geordend per klant, plaats, gebouw en/of project 10 jaar na de afsluiting van het dossier C2.002 DESK: gecentraliseerde databank voor de vragen van de klanten tot opmaak nieuwe versie C2.003 Specifieke vragen van de klanten 10 jaar bewaren en Deze vragen worden in DESK geïntegreerd. C2.004 Nota s en adviezen van de Ministerraad 10 jaar bewaren en C2.005 Nota s en adviezen van de Inspectie van Financiën 10 jaar bewaren en C2.006 Interne nota s inzake het beheer 10 jaar 43

46 C2.007 Dossiers inzake de behoeften 10 jaar C2.008 Dossiers inzake de begroting 10 jaar C2.009 Dossiers inzake de bezettingsnormen 10 jaar bewaren en C2.010 Dossiers inzake de hergroepering van klanten (in één complex of gebouw) zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) bewaren en C2.011 Analytische tabel van de briefwisseling (in-out) 10 jaar C3. PATRIMONIUMBEHEER EN VASTGOEDSTRATEGIE C3.1. PATRIMONIUMBEHEER C Dossiers van gebouwen: briefwisseling, foto s, enz. (klassement per regio, complex en gebouw) zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium * (volgens de wet van 8 juni 1992). De overige. * De term het architecturale patrimonium omvat volgende onroerende goederen: 1. monumenten: alle bouwwerken van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang met inbegrip van de bijbehorende uitrusting en de decoratieve elementen; 2. architecturale complexen: homogene groep stedelijke of landelijke gebouwen van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang die voldoende coherent zijn om deel uit te maken van een topografische afbakening 44

47 C Databank van de gebouwen (Hydra) tot opmaak nieuwe versie bewaren en C Dossiers inzake het algemeen beheer en de normalisatie van de gebouwen 10 jaar bewaren en C Thematische dossiers (overdrachten van gebouwen aan de gewesten of gemeenschappen, politiehervorming, enz.) 10 jaar bewaren en C Dossiers inzake de verkoop van gebouwen per lot 10 jaar bewaren en C3.2. VASTGOEDSTRATEGIE C Dossiers inzake de strategie met betrekking tot een gebouw: - huisvesting, gebruik, - bouwvergunning zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) bewaren en - informatie betreffende parkings - informatie betreffende de gebruikers (aantal mensen, voltijdse equivalenten, advies van de IF, enz.) - belastingen 3. landschappen: gezamelijk werk van de mens en van de natuur, gedeeltelijk geconstrueerd en voldoende coherent om deel uit te maken van een topografische afbakening van opmerkelijk historisch, archeologisch, artisitiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang. 45

48 C Dossiers inzake de portefeuillestrategie: - fiches en contractsamenvattingen - termijnen (beëindiging, datum van afsluiting, enz.) - activawaardering 10 jaar selecteren en Bewaren: opgaven, verslagen, samenvattingen en syntheses, die een globaal overzicht en/of de gevolgde politiek tonen. - kostenanalyse en structuur C Dossiers inzake de werkruimte- en kwaliteitsnormen: - behoefteprogramma s tot opmaak nieuwe versie selecteren en - bezettingsnormen - prestaties (gebouwen, inrichting, enz.) - monitoring van de bezetting van administratieve gebouwen C Dossiers inzake de opvolging van de vastgoedmarkt 10 jaar C Dossiers inzake het afsluiten van partnerschappen 10 jaar C Dossiers inzake het opstellen van richtlijnen (procedures immo, huren, ter beschikking stelling, opvolging van postinterventiedossiers (PID), enz.) 10 jaar C Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 10 jaar 46

49 C4. BEHEER VAN PROJECTEN (CONSTRUCTIE EN RENOVATIE) C4.001 Schetsen: - plannen - processen-verbaal - andere stukken tot bekendmaking van de opdracht selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige. C4.002 Voorontwerpen: - plannen (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.) - processen-verbaal - andere stukken tot bekendmaking van de opdracht selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige. 47

50 C4.003 Projectdossiers: - plannen - lastenboeken - technische documenten (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.) - metingen - processen-verbaal - andere stukken tot bekendmaking van de opdracht selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige. C4.004 Dossiers inzake overheidsopdrachten (voor werken, diensten of leveringen) 10 jaar * Zie reeks C1. * De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. 48

51 C4.005 Uitvoeringsdossiers: - algemene stukken (lijst van de medewerkers, planning, kennisgevingen, enz.) 10 jaar na definitieve oplevering In geval van een geschil moeten de dossiers 10 jaar na beslechting van het geschil bewaard worden. - plannen - processen-verbaal - technische fiches - boekhoudkundige documenten: inschrijvingen, metingen, enz. - technische stukken (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.): plannen, technische fiches, processenverbaal - stukken betreffende veiligheidscoördinatie - stukken betreffende de opvolging: processen-verbaal en andere - dossier inzake de oplevering van werken: opmerkingen, PV s van voorlopige en definitieve oplevering C4.006 As-built dossier (met inbegrip van plannen, technische fiches, processenverbaal, postinterventiedossier) per gebouw of project zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) selecteren en Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige. 49

52 C5. BEHEER VAN FACILITY EN ONDERHOUD C5.001 Dossiers inzake overheidsopdrachten (voor werken, diensten of leveringen) 10 jaar * Zie reeks C1. C5.002 Nota s en adviezen van de Ministerraad zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) C5.003 Nota s en adviezen van de Inspectie van Financiën zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) selecteren en selecteren en C5.004 Boekhoudkundige documenten: - facturen - afrekeningen - overzicht van de vorderingen 15 jaar Oorspronkelijke facturen moeten zich bevinden op de financiële dienst (budget en boekhouding). Zie reeks B3. * De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. 50

53 C5.005 Processen-verbaal van vergaderingen: - interne - externe 10 jaar tot afsluiting van het dossier C5.006 Briefwisseling: - interne - verstuurd (aan de operationele diensten) 10 jaar - externe tot afsluiting van het dossier C5.007 Beheerovereenkomst 5 jaar na afsluiting van de overeenkomst C5.008 Contracten (met inbegrip van de bijakten en bijlagen): - onderhoud - schoonmaak - huur 5 jaar na afsluiting van de overeenkomst of na verkoop 51

54 C5.009 Plaatsbeschrijvingen (aanvang, tussentijd en einde) zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) C5.010 Proces-verbaal van terbeschikkingstelling 5 jaar na afsluiting van de (huur) overeenkomst, of na verkoop C5.011 Documenten in verband met de complexen en gebouwen: - bouwvergunningen - milieuvergunningen - as-built dossier - pid / postinterventiedossier - evacuatieplannen - technische inventaris zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) C5.012 Controle- en conformiteitsverslagen van: - elektrische installaties - hijsinstallaties / elektromechanische installaties Eerste verslag Twee laatste verslagen 52

55 C6. IMMO (HUUR EN VERKOOP) C6.001 Nota s en adviezen van de Ministerraad zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) C6.002 Nota s en adviezen van de Inspectie van Financiën zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) C6.003 Akten, transcripties, huurcontracten, overeenkomsten, bijakten en bijlagen 5 jaar na afsluiting van de (huur) overeenkomst, of na verkoop bewaren en bewaren en Nota s en adviezen worden op het niveau van de directie (buitendient) bewaard. Nota s en adviezen worden op het niveau van de directie (buitendient) bewaard. C6.004 Koninklijke besluiten tot regeling van de eigendomsoverdracht van staatsgebouwen zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) bewaren en 53

56 C6.005 Boekhoudkundige documenten (facturen en opvolging): 15 jaar - belastingen (gemeentelijke, gewestelijke, onroerende voorheffing) - borderellen - lastenverdeling - vervaldagen betalingen - fraudeverklaring - terugbetaling van werken - opvolging van de betalingen (huren) C6.006 Dossiers inzake klachten 10 jaar C6.007 Dagvaardingen (in het kader van gerechtelijke geschillen) 1 jaar na afsluiting van het geschil C6.008 Briefwisseling (ivm uitvoering/opvolging contracten): - met de eigenaren - met de gebruikers zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar) 54