Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 88 Archief centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie FOD Financiën Archiefselectielijst juni 2012 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2012

2

3 ARCHIEF VAN DE CENTRALE DIENSTEN VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE PATRIMONIUMDOCUMENTATIE VAN DE FOD FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST JUNI 2012

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 88 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND ISBN : Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume D/2012/531/064 Bestelnummer Numéro de commande : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 88 Archief centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie FOD Financiën Archiefselectielijst juni 2012 door Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2012

6

7 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 GEBRUIKSAANWIJZING I. Beheer en AAPD A. Algemene directie B. Organisatie en intern beheer centrale en C. Personeelsbeheer D. Financieel beheer E. Interne en externe communicatie F. Informatiebeheer G. Juridische ondersteuning H. Ondersteuning inzake werkmethodes II. Specifieke opdrachten AAPD I. Projectbeheer J. Opmetingen en waarderingen K. Waarborgen rechtszekerheid L. Beheer van het patrimonium staat M. Niet-fiscale invorderingen N. Informatieverzameling en -uitwisseling O. Secretariaat van commissies

8

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei papiermassa en de digitalisering werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, 7

10 economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 8

11 LIJST VAN AFKORTINGEN AAPD BTW CadGIS CADMAP CADNET DAVO FOD PATRIS STIPAD Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Belasting op de Toegevoegde Waarde Kadastraal Geografisch InformatieSysteem systeem van digitale kadastrale perceelplans elektronisch netwerk en van het Kadaster Dienst voor Alimentatievorderingen Federale Overheids Patrimoniaal Informatie Systeem Système du Traitement Intégré de la Patrimoniumdocumentatie 9

12

13 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waar documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de en van uw terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. s archiefen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefen Het archief wordt per archief omschreven omdat de en de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering selectie belast worden, te vermijden. Datering (uiterste data) De datering archiefen gebeurt op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier en geeft dus aan welke periode een archief overspant. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een nota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige en vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Een goed voorbeeld is het gebruik van tot substitutie, om aan te geven dat archiefbescheiden pas hun administratief nut verliezen wanneer ze (door middel van digitalisering, hoge resolutie scans, fotokopies, ) integraal vervangen worden en op die manier blijvend geraadpleegd kunnen worden. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Definitieve documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief 11

14 vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie archief in kwestie. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de en in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven: Het archief dat rechtst tijdens de uitoefening activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefen die toegangsinstrumenten vormen voor de hierboven omschreven en (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) 12

15 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst I. BEHEER VAN DE DIENSTEN VAN DE AAPD A. ALGEMENE DIRECTIE A.1. ALGEMENE DIRECTIE A Dossiers administrateur-generaal 2005-heden 30 jaar Ook de indicateurs briefwisseling dienen bewaard te worden. A Notulen en bijhorende stukken van het College bij de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie 2003-heden 30 jaar A.2. ALGEMEEN BELEID EN STRATEGISCHE COÖRDINATIE A.2.1. Algemeen beleid A Managementplannen AAPD 2003-heden 30 jaar A Managementplannen administraties AAPD 2003-heden 30 jaar A Operationele plannen AAPD 2003-heden 30 jaar 13

16 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst A Operationele plannen administraties AAPD 2003-heden 30 jaar A Stukken betreffende de bijdrage AAPD aan het operationeel plan FOD Financiën?-heden 1 jaar A Dossiers inzake de jaarlijkse strategische seminaries 2009-heden 1 jaar Inhoud: stukken betreffende de organisatie (agenda, powerpoint-presentaties, vergaderstukken, ) en het eindverslag. Het eindverslag bevat de conclusies en wordt goedgekeurd door het College bij de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie. A.2.2. Coördinatie van het projectbeheer A Dossiers inzake de ondersteuning van projectbeheer?-heden 30 jaar A Lijsten van lopende projecten met de stand van zaken 2010-heden 10 jaar Deze lijsten kunnen uit de toepassing Project Master gehaald worden. A Rapporten inzake de uitvoering van het geïntegreerd managementplan 2010-heden 10 jaar Deze driemaandelijkse rapportering bevat een stand van zaken van alle lopende projecten binnen de administratie 14

17 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst A.2.3. Procesbeheer Dossiers van procesbeschrijvingen A Werkdocumenten 2010-heden 30 jaar Selecteren De definitieve procesbeschrijvingen bewaren, alle werkdocumenten vernietigen. Definitieve procesbeschrijvingen A.2.4. Performantiebeheer A Boordtabellen, ontwikkeld in samenwerking met de staf Budget- en Beheerscontrole 2001-heden 5 jaar Deze boordtabellen worden maandelijks opgemaakt met en bewaard in het systeem COGNOS, dat beheerd wordt door de staf Budget- en beheerscontrole. A Boordtabellen in eigen beheer 2001-heden 5 jaar A Databank voor de driemaandelijkse rapportering over het performantiemanagement naar de administratie 2010-heden 1 jaar Het rapport wordt besproken op de bijeenkomsten van het College bij de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie. 15

18 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst A Stukken betreffende de metadata boordtabellen 2001-heden 5 jaar Deze documenten worden bewaard in COGNOS en op SharePoint staf Budget- en beheerscontrole B. ORGANISATIE EN INTERN BEHEER VAN DE CENTRALE DIENSTEN B.1. ORGANISATIE VAN DE DIENSTEN Stukken betreffende de organisatie en interne werking van de, bewaard door het hoofd dossiers inzake personeelsaangelegenheden B dossiers inzake logistiek dossiers inzake het budget?-heden 10 jaar Selecteren De dossiers inzake reorganisaties en de verslagen van vergaderingen bewaren, alle andere dossiers vernietigen (aangezien het origineel stukken bij de bevoegde staf bewaard wordt). dossiers inzake reorganisaties verslagen van vergaderingen 16

19 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst B Instructies en circulaires voor de gehele administratie?-heden Zolang de instructie geldig is De informatie en gebruikersondersteuning bewaart een volledige instructies en circulaires op papier. De digitale versie staat op het intranet en wordt bewaard in Fisconetplus. B.2. BEHEER VAN DE CORRESPONDENTIE B Indicateurs briefwisseling?-heden Tot substitutie B Briefwisseling (die afzonderlijk bewaard wordt in een doorlopende )?-heden 10 jaar Selecteren Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissingen en formele uitvoering taken bewaren, informele briefwisseling vernietigen. 17

20 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst Het gaat hier om mailberichten die uitsluitend digitaal bewaard worden en dus niet afgeprint en bij een dossier gevoegd worden. B berichten?-heden 5 jaar Selecteren Alle s met betrekking tot formele beslissingen en formele uitvoering taken bewaren, informele s vernietigen. De s dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat. 1 B Opvolgingstabel voor het beantwoorden van kabinetsnota s 2005-heden 30 jaar B Kabinetsnota s 2005-heden 30 jaar B Opvolgingstabel voor het beantwoorden van parlementaire vragen 2005-heden 30 jaar 1 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: 18

21 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst B Opvolgingstabel voor deurwaardersexploten 2005-heden 30 jaar C. PERSONEELSBEHEER Dossiers inzake personeelsaangelegenheden personeelsdossiers C stukken betreffende de aanwezigheid van medewerkers stukken betreffende de opleiding van medewerkers?-heden 30 jaar Het gaat hier omwel over kopieën van stukken die in het originele personeelsdossier bij de staf P&O worden bewaard, ofwel om stukken met een louter tijdelijk en administratief karakter. stukken betreffende verlof van medewerkers stukken betreffende ziekteverlof van medewerkers 19

22 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst D. FINANCIEEL BEHEER D.1. BEHEER VAN DE BEGROTING VAN DE FISCALE ONTVANGSTEN EN STATISTIEKEN D Maandelijkse overzichtsstaten fiscale en nietfiscale ontvangsten Werkdocumenten (boekhoudkundige ontvangststaten, afkomstig gewestelijke directies en andere administraties) Definitieve staten ( output ) Bijhorende stukken 1980-heden 30 jaar Selecteren : papier, 2008-heden: digitaal (Excel, databanken) Enkel de definitieve staten bewaren, de andere documenten vernietigen. D Maandelijkse statistieken fiscale ontvangsten Werkdocumenten (boekhoudkundige ontvangststaten, afkomstig gewestelijke directies en andere administraties) Definitieve staten ( output ) Bijhorende stukken 1980-heden 30 jaar Selecteren : papier, 2008-heden: digitaal Enkel de definitieve staten bewaren, de andere documenten vernietigen. 20

23 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst Maandelijkse statistieken werkzaamheden en de ontvangsten van het kadaster D Werkdocumenten (afkomstig gewestelijke directies) 1998-heden 30 jaar Selecteren Enkel de definitieve staten bewaren, de andere documenten vernietigen. Definitieve staten Bijhorende stukken D D Stukken betreffende de begrotingsramingen van het kadaster Boekhoudkundige staten van DAVO, met bijhorende verantwoordingsstukken 1999-heden 30 jaar 2003-heden 30 jaar D Stukken betreffende de begrotingsramingen van DAVO 2004-heden 30 jaar 21

24 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst D Overzichtsstaten begrotingsramingen nietfiscale ontvangsten 1980-heden Tot publicatie Middelen Begroting De fungeert als een verzamelpunt voor alle begrotingsramingen aangaande de nietfiscale ontvangsten. De begrotingsramingen voor de fiscale ontvangsten AAPD worden gecentraliseerd bij de BTW (Administratie Inkomens- en Ondernemingsfiscaliteit). D Stukken betreffende de behandeling van parlementaire vragen 1980-heden 30 jaar D Stukken betreffende de bijdrage aan het jaarverslag AAPD 2009-heden 1 jaar D Dossiers inzake het beantwoorden van specifieke vragen om informatie over de ontvangsten 1980-heden 30 jaar D.2. BEHEER VAN HET BUDGET VAN DE AAPD D Dossiers inzake budgetaanvragen?-heden 30 jaar D Dossiers inzake het budget?-heden 30 jaar 22

25 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst D.3. ORGANISATIE VAN EN CONTROLE OP DE BOEKHOUDING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN D Dossiers inzake de organisatie van en de controle op de boekhouding gewestelijke directies en de ontvangkantoren van registratie en domeinen dossiers inzake de werkmethoden (instructies, statuut en aansprakelijkheid van rekenplichtigen, borgtochten en kwijtingen, betaalmodaliteiten, deficitdossiers) 1969-heden Volgens de noden dossiers inzake de aanstelling van rekenplichtigen 1980-heden 10 jaar na beëindigen rekenplichtigheid inspectieverslagen 1998-heden 10 jaar na beëindigen rekenplichtigheid dossiers inzake de organisatie van en de controle op het beheer postchequerekeningen 1980-heden 10 jaar na afsluiten rekening stukken betreffende uittreksels uit het Register heden 10 jaar 23

26 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 1980-heden 10 jaar bijzondere opdrachten en studies 1969-heden Volgens de noden D Dossiers inzake de organisatie van en de controle op de boekhouding gewestelijke directies en de buitenen van het kadaster dossiers inzake de werkmethoden (instructies, statuut en aansprakelijkheid van rekenplichtigen, borgtochten en kwijtingen, betaalmodaliteiten, deficitdossiers) Jaren 80- heden Volgens de noden dossiers inzake de aanstelling van rekenplichtigen Jaren 80- heden 10 jaar na beëindigen rekenplichtigheid inspectieverslagen Jaren 80- heden 10 jaar na beëindigen rekenplichtigheid 24

27 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst dossiers inzake de organisatie van en de controle op het beheer postchequerekeningen Jaren 80- heden 10 jaar na afsluiten rekening dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen Jaren 80- heden 10 jaar bijzondere opdrachten en studies Jaren 80- heden Volgens de noden D Inventaris dossiers inzake de organisatie van en de controle op de boekhouding gewestelijke directies en de ontvangkantoren van registratie en domeinen 2005-heden Tot substitutie Het gaat hier om een inventaris die opgemaakt werd in 2005 en nadien aangevuld werd. E. INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE E Dossiers inzake de behandeling van vragen door de informatieambtenaar 2005-heden 1 jaar 25

28 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst E Activiteitenverslag AAPD Werkdocumenten Definitief activiteitenverslag 2003-heden 10 jaar Selecteren Alle werkdocumenten vernietigen, enkel het definitieve verslag bewaren (1 exemplaar in elke landstaal) E Dossiers inzake de organisatie van activiteiten in verband met externe en interne communicatie (opleidingen, informatiesessies, ) Presentaties (power point) en begeleidende teksten Folders Affiches 2005-heden 10 jaar Selecteren Enkel de eindproducten bewaren; alle voorbereidende documenten vernietigen. E Stukken betreffende de opmaak en updates van het Intranet AAPD?-heden 10 jaar Selecteren Enkel documentatie bewaren over de structuur site (de site-map), zijn werking en vormgeving, en het overzicht types inlichtingen en gepubliceerde bijdragen. E Register dossiers inzake de organisatie van activiteiten in verband met externe en interne communicatie?-heden Tot substitutie 26

29 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst F. INFORMATIEBEHEER F.1. ARCHIEFBEHEER F Dossiers inzake het archiefbeheer AAPD 2008-heden 30 jaar F.2. BIBLIOTHEEKBEHEER F Overzichtslijsten van alle abonnementen administratie?-heden 5 jaar F Dossiers inzake het beheer juridische bibliotheek (briefwisseling, bestelbons, ) 1999-heden 5 jaar F.3. DOCUMENTATIEBEHEER F Dossiers inzake het bijwerken en aanvullen fiscale databank Fisconetplus met betrekking tot de AAPD 2003-heden 10 jaar F Dossiers inzake het beheer fiscale databank Fisconetplus 2008-heden Zolang de databank in functie is Selecteren Enkel documentatie bewaren over de structuur databank, zijn werking en vormgeving, en het overzicht types inlichtingen en gepubliceerde bijdragen. 27

30 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst F Dossiers inzake de overeenkomsten met uitgeverijen 2008-heden 10 jaar na einde contract F Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen 2008-heden 10 jaar F Documenten en scans van documenten die in Fisconetplus opgenomen zijn Wetgeving en reglementering Administratieve richtlijnen en commentaren (circulaires, instructies, brieven, Rep. RJ, cursussen) Ruling Rechtspraak Parlementaire vragen 1993-heden 5 jaar F Databank Fisconetplus 2008-heden Tot substitutie 28

31 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst G. JURIDISCHE ONDERSTEUNING G Dossiers inzake het opstellen van richtlijnen aangaande de toepassing wetgeving (instructies, circulaires, ) (L-dossiers) 1996-heden Zolang de richtlijn van toepassing is G Dossiers inzake de uitvoering wetgeving, het oplossen van geschillen en de strijd tegen de fiscale fraude (EE-dossiers) 1937-heden 30 jaar of in functie noden G Dossiers inzake het opstellen van brochures voor het publiek (O-dossiers) 1965-heden 10 jaar Deze brochures worden opgesteld in samenwerking met andere en. G Dossiers inzake de vrijstelling belastbaarstelling voor publieke instellingen (OIEP-dossiers) + basisnota openbare instellingen 1999-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake het afleveren van machtigingen tot onderzoek (C1-dossiers) 1976-heden 10 jaar 29

32 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst G Dossiers inzake het afleveren van advies aangaande voorafgaandelijke beslissingen inzake fiscale zaken (RUL-dossiers) 1995-heden 10 jaar G Dossiers inzake internationale invorderingen (R-dossiers) 1980-heden 10 jaar G Dossiers inzake het toezicht op openbare en ministeriële ambtenaren (N-dossiers) jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake kleine landeigendom (PR/KL-dossiers) 1953-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake bescheiden woningen (BW/HB-dossiers) 1954-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. 30

33 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst G Dossiers inzake het diverse rechten en taksen (RGDEdossiers)?-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake handelsvennootschappen (HV/SCdossiers) verstreken G Dossiers inzake de opvolging wet op de economische expansie (dossiers EL541) 1985-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen 1996-heden 30 jaar of in functie noden G Dossiers inzake het beroepsgeheim 2000-heden 10 jaar 31

34 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst G Dossiers inzake de griffierechten (EL911) 1993-heden 30 jaar of in functie noden Selecteren Dossiers zonder precedentwaarde worden na 30 jaar vernietigd, dossiers met een precedentwaarde (d.i. dossiers die opgenomen zijn in het repertorium RJ) kunnen bewaard blijven zolang ze nuttig zijn voor de en dienen nadien ook bewaard te blijven. G Dossiers inzake de vrijstelling van registratierechten met betrekking tot onroerende goederen voor diplomatieke ambtenaren en internationale organisaties (EL374) Ca heden 30 jaar of in functie noden G Dossiers inzake het beantwoorden van vragen om inlichtingen van het Ministerie van Buitenlandse zaken (EP 5007) 1968-heden 10 jaar vernietigen G Dossiers inzake de samenwerking met de fiscale bemiddelings (FDB/SCF-dossiers) 2010-heden 10 jaar G Stukken betreffende de registratierechten bij naamsveranderingen 1987-heden 30 jaar of in functie noden Uitvoering wet van 15 mei 1987 betreffende namen en voornamen 32

35 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst G Databank voor de opvolging dossiers inzake naamveranderingen 1987-heden 30 jaar of in functie noden G Dossiers inzake de coördinatie beoordeling van departementsadvocaten 1956-heden 30 jaar of in functie noden G Dossiers inzake de opmaak prijscourant 2006-heden 5 jaar 33

36 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst H. ONDERSTEUNING INZAKE WERKMETHODES Dossiers inzake het ontwikkelen en aanpassen werkmethodes dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen H dossiers inzake opgestelde instructies dossiers inzake de reorganisatie administratie ca heden Volgens de noden Selecteren Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen en het opstellen van instructies vernietigen. Alle andere dossiers bewaren. dossiers inzake de automatisering van werkprocessen dossiers inzake taalgebruik dossiers inzake de samenwerking met derden 34

37 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst H Databank voor de opvolging dossiers inzake de werkmethodes 2002-heden Tot substitutie H Jaarlijkse statistieken van het werkvolume registratiekantoren 1990-heden 20 jaar Voor 2002: op papier, vanaf 2002: in databank STATIS H Jaarlijkse statistieken ontdekkingen van fiscale fraude 1990-heden 20 jaar H Lijsten van notarissen 2002-heden Tot aanpassing lijst In databank STATIS H Lijsten van gerechtsdeurwaarders 2002-heden Tot aanpassing lijst In databank STATIS H Tabel der en jaar H Databank ambtsgebieden?-heden Volgens de noden Deze databank geeft de huidige stand van zaken met betrekking tot de ambtsgebieden weer. Er wordt geen historiek bijgehouden. H Maandelijkse tabellen valutakoersen en goudstukken?-heden 2 jaar 35

38 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst H Repertorium van onbekwaamverklaarden 2009-heden 2 jaar H Dossiers inzake de homologatie van akten houdende wijzigingen aan een huwelijkscontract?-heden 2 jaar H Lijsten van genummerde drukwerken Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie?-heden Tot opmaak volgende versie H Dossiers inzake de formulieren die gebruikt worden binnen de AAPD?-heden Zolang het formulier geldig is 36

39 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst II. SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE AAPD I. PROJECTBEHEER I Dossiers inzake specifieke (vernieuwings)projecten waarbij meerdere administraties en en betrokken zijn (vb. STIPAD, PATRIS, OPERA, BPM, IAM, )?-heden 30 jaar na afsluiten project Selecteren Instructies, nota s, briefwisseling die beslissingen bevat, presentaties, rapporten, en verslagen van vergaderingen bewaren. Alle andere documentatie vernietigen. De projectmanager is verantwoordelijk voor de goede bewaring documenten inzake deze projecten. J. OPMETINGEN EN WAARDERINGEN J.1. ALGEMENE ORGANISATIE, COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN J Dossiers inzake de organisatie en reorganisatie buitenen 2009-heden In functie noden J Dossiers betreffende conferenties, colloquia en vergaderingen die de organiseert of waaraan de deelneemt 2000-heden 30 jaar 37

40 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J Dossiers betreffende internationale richtlijnen 2000-heden 30 jaar Dossiers inzake samenwerkingsakkoorden J Voorbereidende dossiers 2004-heden 30 jaar of ten minste tot aflopen samenwerkingsakkoord Samenwerkingsakkoord J Dossiers betreffende projecten (Euroboundaries, State Boundaries of Europe, ) 2000-heden 30 jaar na afsluiten project Selecteren De projectomschrijving, briefwisseling, verslagen van vergaderingen, rapporten en eindproducten (publicaties, databanken, ) bewaren; alle werkdocumenten en documentatie vernietigen. Databanken landsgrenzen J Geodatabase 2007-heden Tot substitutie Selecteren Enkel de databank Geodatabase bewaren. webtoepassing 38

41 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J Dossiers inzake opmetingen en waarderingen (parlementaire vragen, dossiers inzake schattingen, ) 2005-heden 10 jaar J Databank van geconventioneerde landmeters-experten?-heden Tot substitutie Deze maakt deel uit landmeterplan - databank, die een onderdeel vormt van het CadGIS-project. J Dossiers van geconventioneerde landmeters-experten 2009-heden Tot einde conventie landmeter-expert J Notulen en bijhorende stukken vergaderingen van het college MEOW 2010-heden 10 jaar J Instructies en circulaires van het kadaster 19 de eeuwheden Zolang de instructies van toepassing zijn J Bulletins du cadastre 19 de eeuwheden In functie noden 39

42 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J Historische dossiers van het hoofdbestuur van het kadaster verstreken Van het oudste gedeelte ze (1835- ca. 1930) werd reeds een inventaris opgemaakt. J.2. ONDERSTEUNING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN INZAKE ONROERENDE FISCALITEIT J Dossiers inzake bezwaren over het kadastraal inkomen?-heden 30 jaar J Dossiers inzake vrijgestelde kadastrale inkomens?-heden 30 jaar J Dossiers inzake onderhandeling met de regio s over de onroerende voorheffing?-heden 30 jaar J Dossiers inzake het voorbereiden van antwoorden op parlementaire vragen?-heden 30 jaar J Dossiers inzake de toepassing wetgeving en reglementering betreffende belastingen op de inkomsten van onroerende goederen?-heden In functie noden Bekend als de wetgeving J Repertorium Dode hand?-heden 10 jaar 40

43 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J.3. ONDERSTEUNING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN INZAKE KADASTRALE TECHNIEKEN J De kadastrale legger (CADNET, sinds 1994) 1994-heden Onbeperkt bewaren Het beheer van het informatiesysteem CADNET (dat de kadastrale legger bevat), en de bewaring gegevens gebeurt door de automatisering, in samenwerking met de ICT-. Het CIV bewaart een jaarlijkse stand van zaken kadastrale legger. J Digitaal kadastraal percelenplan (CADMAP) 2005-heden Onbeperkt bewaren J Dossiers inzake de opmaak van instructies 1930-heden In functie noden 41

44 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst Dossiers inzake kadastrale technieken dossiers inzake bezwaren over kadastrering J dossiers inzake het verstrekken van uittreksels en kadastrale inlichtingen (reglementering, werkmethodes, tarieven, geschillen, verkoop van uittreksels, ) dossiers inzake het beroepsgeheim en de bescherming persoonlijke levenssfeer dossiers inzake polders en wateringen 1960-heden 30 jaar Selecteren Dossiers inzake bezwaren over de kadastrering en dossiers inzake het verstrekken van uittreksels en kadastrale inlichtingen vernietigen. Alle andere dossiers bewaren. dossiers inzake ruilverkavelingen dossiers inzake samenwerking met andere administraties en instellingen J Lijsten van verkoop van kadastrale uittreksels 2008-heden 10 jaar J Dossiers inzake specifieke aanvragen voor kadastrale gegevens 2006-heden 10 jaar Het gaat hier vaak om hybride dossiers (deels op papier, deels digitaal). J Dossiers inzake aanvragen voor wijzigingen aan kadastrale gegevens 2006-heden 10 jaar 42

45 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J Dossiers inzake de technische uitvoering van samenwerkingsakkoorden aangaande de uitwisseling van informatie?-heden Tot einde samenwerkingsakkoord Projecten worden opgevolgd in de toepassing Project Master. De digitale documenten worden beheerd in SharePoint en Starteam. J Dossiers betreffende projecten inzake de kadastrale documentatie 2000-heden 30 jaar na afsluiten project Selecteren De projectomschrijving, briefwisseling, verslagen van vergaderingen, rapporten en eindproducten (publicaties, databanken, ) bewaren; alle werkdocumenten en documentatie vernietigen. J.4. AUTOMATISERING VAN HET KADASTER J Dossiers inzake het materiaal voor de automatisering van het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar J Dossiers inzake de beveiliging van informatie en materiaal Jaren 60- heden 30 jaar 43

46 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst J Dossiers inzake automatiseringsprojecten voor het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar Selecteren De projectomschrijving, briefwisseling, verslagen van vergaderingen, rapporten en eindproducten (publicaties, databanken, ) bewaren; alle werkdocumenten en documentatie vernietigen. J Technische dossiers inzake het ontwikkelen en het beheer van toepassingen voor de automatisering van het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar J Dossiers inzake de samenwerking met andere administraties en instellingen voor de automatisering van het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar J Dossiers inzake het afleveren van duplicaten van gegevens Jaren 60- heden 30 jaar J Dossiers inzake statistieken over de automatisering van het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar J Dossiers inzake de technieken van het kadaster Jaren 60- heden 30 jaar 44

47 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst K. WAARBORGEN VAN DE RECHTSZEKERHEID K.1. ORGANISATIE, COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN (UITZ. HYPOTHEEKKANTOREN) K Dossiers inzake de organisatie en reorganisatie buitenen 2002-heden 20 jaar K Notulen en bijhorende stukken vergaderingen van het college RZSJ 2004-heden 5 jaar K Dossiers inzake de opmaak van brieven 2002-heden 10 jaar Selecteren Enkel de brieven bewaren, alle voorbereidende documenten vernietigen. K Stukken betreffende de ondersteuning buitenen 2002-heden In functie noden Het gaat hier om werkdocumenten die op een FTPserver geplaatst worden zodat de gegevens gemakkelijk kunnen worden uitgewisseld. K Dossiers inzake interne en externe projecten 2002-heden 15 jaar Selecteren Enkel documenten bewaren van projecten binnen de administratie rechtszekerheid. K Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 2002-heden 10 jaar K Geschillendossiers inzake registratie- en successierechten 2002-heden 30 jaar 45

48 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst K.2. ORGANISATIE, COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE HYPOTHEEKKANTOREN K Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen 1968-heden 30 jaar Reekscode: E.H./Parl. (Voordien: E.H.S./20) K Dossiers inzake het personeel hypotheekkantoren 1988-heden 10 jaar of in geval van wetgeving: zolang deze van kracht is Reekscode: E.H./Pers. (voordien: E.H.P./125, E.H.P./130) Zie ook C K Dossiers inzake de automatisering hypotheekkantoren 1994-heden Zolang applicatie geldig is Reekscode: E.H./Aut. (voordien: dossiers zonder code) K Dossiers inzake advies over formulieren 2000-heden Tot het formulier vervallen is Reekscode: E.H./RegForm. (voordien: E.H.C/80) De elektronische formulieren worden gecentraliseerd in FinForm 46

49 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst K Dossiers inzake de borgstelling hypotheekbewaarders 1875-heden 10 jaar na pensionering van de hypotheekbewaarder (en minstens tot na terugbetaling borgtocht) Reekscode: E.H./Cons. (voordien: E.H.S./00, hetzij een gewone doorlopende nummering) K Dossiers inzake de controle op de boekhouding hypotheekkantoren 1989-heden 10 jaar Reekscode: E.H./Compt (voordien: E.H.C./00, E.H.C./05, E.H.C./15, E.H.C./20, E.H.C./90 E.H.C./25) K Inspectieverslagen buitenen 1996-heden In functie noden Reekscode: E.H.C./50/. Er wordt ook een exemplaar ze inspectieverslagen bewaard bij de gewestelijke directies K Dossiers inzake de samenwerking met de Deposito- en Consignatiekas 2000-heden In functie noden Reekscode: E.H./Dep. (voordien:c.d.c./00) K Dossiers inzake de hypothecaire wetgeving en andere verwante wetgeving 1905-heden Zolang de wetgeving van kracht is Reekscode: E.H./Leg. (voordien: E.H.A., E.H.L./00, E.H.L./10, E.H.L./15) 47

50 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst K Dossiers inzake geschillen en vragen over het hypotheekrecht en het recht op geschriften 1996-heden In functie noden Reekscode: E.H./Fisc. (voordien: E.H.F./04) K Dossiers inzake de wetgeving en andere materies met betrekking tot de scheepshypotheekbewaring 2002-heden Zolang de wetgeving van kracht is en in functie noden Reekscode: E.H./Mar. (voordien: E.H.L./60) K Dossiers inzake diverse materies aangaande hypotheekrechten 1985-heden In functie noden Reekscode: E.H./Div (Voordien: E.H.S./10, E.H.P./10, E.H.S./30/+jaartal) Deze bevat onder andere dossiers inzake de interpretatie van het lonenbesluit, dossiers inzake laattijdig op het hypotheekkantoor overgeschreven akten, 48

51 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst L. BEHEER VAN HET PATRIMONIUM VAN DE STAAT L.1. ORGANISATIE, COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE WERKING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN L Algemene digitale brieven 2006-heden In functie noden De digitale versies vormen een serie, de papieren versies werden geklasseerd in één en dossiers, afhankelijk van hun inhoud. L Dossiers inzake de inrichting en reorganisatie buitenen 2003-heden In functie noden o.a. OPERA-dossiers L Processen-verbaal en bijhorende stukken vergaderingen voorzitters comités tot aankoop van onroerende goederen In functie noden L Processen-verbaal en bijhorende stukken vergaderingen Technische Colleges 2010-heden In functie noden L Dossiers inzake de wetgeving en haar praktische toepassing (L-dossiers)?-heden In functie noden 49

52 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst L Série continue, algemene dossiers inzake de aankoop, vervreemding en het beheer van roerende en onroerende goederen?-heden In functie noden Inhoud: thematische dossiers, statistieken, L Bevat onder andere volgende suben: Algemene dossiers inzake erfloze nalatenschappen (ED/7000/DG)?-heden In functie noden L Individuele dossiers inzake erfloze nalatenschappen (ED/7000)?-heden 30 jaar na openen dossier en 5 jaar na laatste handeling L Dossiers inzake de overdracht van onroerende goederen aan de regio s (ED/8051)?-heden 30 jaar na afsluiten dossier L Dossiers inzake de verbeurdverklaring van roerende goederen (ED/8109)?-heden In functie noden 50

53 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst L Algemene dossiers inzake de aankoop, onteigening en ruil onroerende goederen (A-dossiers) 1929-heden In functie noden Het gaat hier om thematische dossiers inzake alles wat het concrete overstijgt: wetgeving, organisatie, principedossiers, L Individuele dossiers inzake de aankoop, onteigening en ruil onroerende goederen (AP-dossiers) 1929-heden 10 jaar na afsluiten dossier Geordend per provincie L Algemene dossiers inzake de vervreemding, de verkoop en het beheer onroerende goederen (V-dossiers) 1929-heden In functie noden L Individuele dossiers inzake de vervreemding, de verkoop en het beheer onroerende goederen (VP-dossiers) 1929-heden 30 jaar na vervreemding/ verkoop van het onroerend goed L Dossiers inzake schattingen voor derden (E-dossiers)?-heden In functie noden L Dossiers inzake de oorlogsbuit (G-dossiers) 1944-? Verstreken 51

54 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst L Algemene dossiers inzake de verkoop roerende goederen (M-dossiers)?-heden In functie noden L Individuele dossiers inzake de verkoop roerende goederen staat (MP-dossiers)?-heden In functie noden Geordend per kantoor der domeinen bevoegd voor roerende goederen L Dossiers inzake concessies op het openbaar domein (Cdossiers)?-heden In functie noden L Dossiers inzake de verpachting van overzeten (Pdossiers) Verstreken L Dossiers inzake de verkoop van onroerende goederen voor rekening Koninklijke Schenking Eind 19 de eeuwheden 30 jaar na verkoop onroerend goed L Gegevensbank betreffende precedenten in de rechtspraak 2008-heden In functie noden Inhoud: ingescande vonnissen van onteigeningen Bevindt zich op de SharePoint 52

55 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst L Toegang op de dossiers inzake verkoop, vervreemding en beheer van onroerende goederen en de verkoop van roerende goederen (steekkaartensysteem met trefwoorden en dossiertypes)?-heden Tot substitutie Het steekkaartensysteem wordt momenteel niet meer systematisch aangevuld. L.2. VERLIJDEN VAN AKTEN L Minuten van akten van aankoop en verkoop en vennootschapsakten, verleden op het hoofdbestuur 1928-heden 75 jaar Ook oudere akten: o.a. aankoop Hotel van Financiën (1828) Ingebonden per jaar, samen met repertorium M. NIET-FISCALE INVORDERINGEN M.1. ORGANISATIE, COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE WERKING VAN DE OPERATIONELE DIENSTEN M Dossiers inzake de inrichting en de reorganisatie buitenen 2003-heden 30 jaar Oa. OPERA-dossiers M Dossiers inzake interne en externe projecten 2003-heden Tot einde project Selecteren Enkel documenten bewaren van projecten binnen de administratie niet-fiscale invorderingen. 53

56 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst M.2. INNING EN INVORDERING VAN SCHULDVORDERINGEN M Algemene dossiers inzake niet-fiscale invorderingen (ED/RDG-dossiers)?-heden In functie noden Het gaat hier om thematische dossiers inzake alles wat het concrete overstijgt: wetgeving, werkmethodes, principedossiers, Deze bevat ook brieven, circulaires, dossiers inzake de bijwerking van repertorium A, dossiers inzake de bijwerking van repertorium D (9 e deel), M Individuele dossiers inzake niet-fiscale invorderingen (ED/R-dossiers)?-heden 10 jaar na afsluiten dossier M Toegang op de individuele dossiers inzake niet-fiscale invordering (steekkaartensysteem op naam)?-heden Tot substitutie M.3. INNING EN INVORDERING VAN PENALE BOETEN EN VERBEURDVERKLARINGEN M Algemene dossiers inzake penale boeten en verbeurdverklaringen (ED/CD-dossiers)?-heden In functie noden 54

57 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst M.4. INVORDERING VAN ONDERHOUDSGELD EN BETALEN VAN VOORSCHOTTEN OP HET ONDERHOUDSGELD M Dossiers inzake de opmaak van instructies, circulaires en brieven 2004-heden In functie noden M M Statistieken inzake het invorderen van achterstallig onderhoudsgeld en het betalen van voorschotten hierop Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen 2004-heden 30 jaar 2004-heden 30 jaar M Dossiers inzake audits jaar M Dossiers inzake samenwerkingsverbanden (RJV, Congemetal, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, ) 2004-heden Zolang er een samenwerkingsve rband is M Dossiers inzake de opmaak van folders en brochures 2004-heden In functie noden Selecteren 1 exemplaar van elke folder en brochure bewaren, in beide landstalen; alle voorbereidende documenten vernietigen 55

58 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst M Dossiers inzake de ontwikkeling website Dienst voor Alimentatievordering 2007-heden In functie noden Selecteren Enkel documentatie bewaren over de structuur site (de site-map), zijn werking en vormgeving, en het overzicht types inlichtingen en gepubliceerde bijdragen. M Dossiers inzake de bijdrage aan publicaties (Kluwer, Belgopocket, ) 2005-heden In functie noden M Rekeninguittreksels 2004-heden 30 jaar M Dossiers inzake de invordering van onderhoudsgeld en het betalen van voorschotten hierop (papier en digitaal, databank met toepassingen TP-Alim en Web-Alim) 2004-heden 30 jaar na afsluiten dossier Selecteren Eén maand per jaar bewaren; maart voor de oneven jaren, oktober voor de even jaren (vb. maart 2005, oktober 2006 etc.). De maand waarin het dossier werd stopgezet, wordt als referentie gebruikt. M Principedossiers 2004-heden In functie noden 56

59 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst M Gegevensbank inzake geschillen betreffende de invordering van onderhoudsgeld 2004-heden In functie noden Deze databank bevat informatie over de geschillen inzake het invorderen van onderhoudsgeld (datum, namen partijen, rechtbank, ) en ook een scan van het vonnis. M Documentatiemappen met persartikels 2004-heden In functie noden N. INFORMATIEVERZAMELING EN -UITWISSELING N.1. ORGANISATIE EN COÖRDINATIE VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN DE ADMINISTRATIE N Dossiers inzake de inrichting en organisatie administratie en coördinatie werkzaamheden 2005-heden In functie noden OPERA-dossiers, dossiers over de inrichting cellen, N N Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen Register dossiers inzake informatieverzameling en -uitwisseling 2005-heden 10 jaar 2005-heden Tot substitutie 57

60 Centrale en Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie Archiefselectielijst N.2. VERZAMELEN EN UITWISSELEN VAN INFORMATIE N Dossiers inzake het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met externe partners aangaande gegevensuitwisseling 2005-heden Zolang het protocol geldig is Inhoud: contract, verslagen van vergaderingen, briefwisseling, oudere protocollen, N Databank voor het opvolgen dossiers inzake samenwerkingsovereenkomsten 2005-heden Tot substitutie N Dossiers inzake aflevering van informatie 2005-heden 30 jaar N Dossiers inzake het beheer toegangen tot de applicaties AAPD (Identity en Access Management) 2005-heden 30 jaar N Dossiers inzake privacy 2005-heden 30 jaar N Dossiers inzake de verbetering kwaliteit verzamelde en uitgewisselde gegevens (Data Quality Center) 2005-heden 30 jaar 58