Stafdienst P&O Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 171 Stafdienst P&O Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

2

3 STAFDIENST P&O FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 171 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 171 Stafdienst P&O Federale overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

6

7 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 GEBRUIKSAANWIJZING

8

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 7

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN ITMA KB MB OFO RA Integrated Training Management Application Koninklijk besluit Ministerieel besluit Opleidingsinstituut van de Federale Overheid Rijksarchief 9

12

13 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 11

14 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 12

15 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn A.6. PERSONEELSBEHEER Definitieve bestemming Opmerkingen Ministerie van Openbare Werken, (voor de reeks personeelsdossiers, zie reeks A.6.47) A Dossier inzake de personeelscomités 1947 verstreken A Dossiers inzake de samenstelling en werking van de personeelsraden verstreken A Notulen en bijhorende stukken van de Commissie der XII, belast met de toepassing van het koninklijk besluit van 14 januari 1969 inzake de toekenning van productiviteitspremies voor burgerlijke ingenieurs verstreken A Dossiers inzake het organiek reglement verstreken A Dossiers inzake het personeelskader en de personeelsformatie verstreken Selecteren en Voor de periode bewaren, voor de periode vernietigen. 13

16 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Dossiers inzake principebeslissingen met betrekking tot personeel verstreken A P of DI, dossiers inzake het administratief en geldelijk statuut verstreken Selecteren en Dossiers inzake de zelf opgestelde regelingen bewaren, alle overige vernietigen. A Dossiers inzake de aanwerving van ambtenaren verstreken Vernietigen A Dossiers inzake de bevordering van ambtenaren 1969, verstreken Vernietigen A A A Dossiers inzake de beroepen bij de Raad van State Dossiers inzake de bezoldiging van gedetacheerde personeelsleden (geordend per instelling) Dossiers inzake de toekenning van nationale orden en burgerlijke eretekens verstreken Vernietigen verstreken Vernietigen verstreken Vernietigen A Dossier inzake de postverlating door ambtenaren in mei verstreken 14

17 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Dossiers inzake het lot van ambtenaren tijdens de Tweede Wereldoorlog verstreken A Dossiers inzake diensten tijdens de Tweede Wereldoorlog verstreken Handelen over de dienst militaire gebouwen en over het Commissariaat-Generaal voor s Lands Wederopbouw. Ministerie van Verkeer en rechtsvoorgangers, (voor de reeks personeelsdossiers, zie reeks A.6.47) A Jaarboeken van het personeel verstreken 1 ex. bewaren en A Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad en/of van het College van Diensthoofden (chronologisch geordend) [ ] verstreken Voor recentere stukken, zie reeks A A Notulen en bijhorende stukken van het hoog overlegcomité, het onderhandelingscomité, de basis- en tussenoverlegcomités [ ] verstreken Voor recentere stukken, zie reeks A A Personeelsstatistieken [ ] verstreken A Dossiers inzake het personeelskader verstreken Vernietigen 15

18 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A CD, DC of A, dossiers inzake: (geordend op basis van de Codificaties personeel en algemene zaken, CODIPERS) - Rubriek 1. Instellingen en diensten - Rubriek 2. Vorming verstreken Selecteren en De dossiers inzake de zelf opgestelde regelingen bewaren, de overige vernietigen. - Rubriek 3. Statuut - Rubriek 4. Comptabiliteit A A Minuten van koninklijke en ministeriële besluiten inzake bevordering, overplaatsing, detachering, enz. van ambtenaren (na 1972: Bevorderingswerk/Travail d avancement ) Dossiers inzake de organisatie van de beoordeling van ambtenaren [ ] verstreken Vernietigen Voor recentere stukken, zie reeks A verstreken Vernietigen A Steekkaartensysteem van ambtenaren [ ] verstreken A Scandex fiches, steekkaartensysteem van ambtenaren [ ] verstreken Steekkaartenbak(ken) A-DEL ontbreekt. 16

19 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Weddefiches (per jaar en daarbinnen per administratie) verstreken Selecteren en Bewaren indien deze overzicht bieden van de carrière, alle overige vernietigen A Verzamelstaten der weddeverhogingen verstreken Vernietigen A Dossiers inzake de barema s voor de bedrijfsvoorheffing verstreken Vernietigen A Dossiers toekenning van vakbondspremies verstreken Vernietigen A A A A Lijsten en inlichtingenbulletins voor de Pensioendienst van het Ministerie van Financiën Dossiers inzake de uitkering van renten voor arbeidsongevallen (algemeen) Dossiers inzake de uitkering van renten voor arbeidsongevallen (persoon) Registers inzake de toekenning van nationale orden en burgerlijke eretekens verstreken Vernietigen verstreken Vernietigen verstreken Vernietigen [ ] verstreken Vernietigen A Steekkaarten eretekens voor zeelieden van het Ministerie van Verkeer [ ] verstreken Volgens een aantekening afkomstig van het Zeemanshuis in Antwerpen. 17

20 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Dossiers inzake het lot van ambtenaren in Groot-Brittannië tijdens de Tweede Wereldoorlog verstreken Ministerie van Verkeer en Infrastructuur en Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer, 1990-heden A Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad en/of van het College van Diensthoofden (chronologisch geordend) [ ] verstreken Voor oudere stukken, zie reeks A A Notulen en bijhorende stukken van het hoog overlegcomité, het onderhandelingscomité, de basis- en tussenoverlegcomités [1990-heden] 10 jaar Voor oudere stukken, zie reeks A A Stukken van de departementale Raad van Beroep in het kader van de tuchtregeling jaar Selecteren en Verslagen en beslissingen bewaren, alle overige stukken vernietigen. A Briefwisseling met betrekking tot spontane sollicitaties 2005-heden 1 jaar Vernietigen A Dossiers inzake de aanwerving van ambtenaren 2001-heden 10 jaar na verstrijken beroepsmogelijkheden Vernietigen De belangrijkste stukken - onder meer de originele processen-verbaal van examens - worden bewaard door Selor. Voor meer informatie, zie de archiefselectielijst voor deze dienst uit 2009, pp De stukken met betrekking tot de affectatie worden opgenomen in het personeelsdossier van het desbetreffende personeelslid. 18

21 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Minuten van koninklijke en ministeriële besluiten inzake bevordering, overplaatsing, detachering, enz. van ambtenaren ( Bevorderingswerk/Travail d avancement ) [1990]-heden na verstrijken beroepsmogelijkheden Vernietigen Voor oudere stukken, zie reeks A A Dossiers inzake de organisatie van overgangsexamens 1991-heden na verstrijken beroepsmogelijkheden Vernietigen A Dossiers inzake de organisatie van stages 2000-heden 75 jaar na geboortejaar Selecteren en Verhandelingen (voor niveau A door het KB van 21 december 2013 afgeschaft) bewaren, alle overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake de organisatie van opleidingen (financiële verantwoordingstukken, inhoudelijke voorbereiding, enz.) 1990-heden 10 jaar Selecteren en De intern opgestelde syllabi en presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen. A Dossiers inzake de organisatie van gecertificeerde opleidingen (GO) jaar na geboortejaar Vernietigen Afgeschaft door het KB van 21 januari Na 2013 worden de gegevens in de ITMA-applicatie van het OFO geregistreerd, de processen-verbaal opgenomen in het personeelsdossier van het desbetreffende personeelslid. A Pisa, databank van de personeelsleden 1990-heden 75 jaar na geboortejaar Selecteren en Basisgegevens en carrièreoverzicht bewaren, alle overige gegevens vernietigen. 19

22 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Personeelsdossiers van ambtenaren van het Ministerie van Openbare Werken, van het Ministerie van Verkeer, van het Ministerie van Verkeer en Infrastructuur en van de FOD Mobiliteit en Vervoer - ambtenaren geboren tot en met 31/12/1910 (alfabetisch geordend op familienaam) [ ] verstreken - ambtenaren geboren vanaf 01/01/1911 * reeks overleden ambtenaren * reeks levende ambtenaren * reeks ambtenaren in dienst (elk alfabetisch geordend op familienaam) [1930-heden] [1930-heden] [1970-heden] 75 jaar na geboortejaar Selecteren en Bewaren: personeelsdossiers van: leidende ambtenaren (ook ad interim) met impact op beleid (bijvoorbeeld secretarisgeneraal en naaste medewerkers, administrateurs en directeurs, enz.); na steekproef, personeelsleden met typerende functie (bijvoorbeeld piloten, enz.); van markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; van personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bijvoorbeeld tijdens een oorlog); van personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken ( klokkenluiders ); van geschorste of ontslagen personeelsleden. Uit deze dossiers kunnen desgewenst nog ziekteattesten en verloffiches verwijderd worden. Vernietigen: alle overige personeelsdossiers. 20

23 Stafdienst P&O van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming Opmerkingen A Dossiers inzake reis- en verblijfskosten jaar Vernietigen A Dossiers inzake fietsvergoedingen jaar Vernietigen A A Dossiers inzake vergoedingen voor personeelsleden scheepvaartcontrole ( MZS ) Dossiers inzake de toekenning van nationale orden en burgerlijke eretekens jaar Vernietigen 1994-heden 10 jaar Vernietigen A.6.52 Dossiers inzake jobstudenten 2000-heden 5 jaar Vernietigen Kabinetten diverse ministers van Verkeer A Stukken inzake personeelsbeheer voor kabinetsmedewerkers: minuut van koninklijk besluit van benoeming en ontslag, toelagen en bijslagen, enz. (per kabinet) jaar na geboortejaar Vernietigen De belangrijkste informatie is te vinden bij de FOD Kanselarij. Voor meer informatie, zie de archiefselectielijst voor deze FOD uit 2008, p

24 5511