Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Stafdienst Personeel & Organisatie. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 189 Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Stafdienst Personeel & Organisatie Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2016

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU STAFDIENST PERSONEEL & ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 189 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 189 Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Stafdienst Personeel & Organisatie Archiefselectielijst 2015 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2016

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 GEBRUIKSAANWIJZING... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST A. SHARED SERVICE CENTER MANAGEMENT OFFICE B. DIENST POLICY EXPERTISE PROJECTS (PEP) C. DIRECTIE EVENTS D. DIENST SERVICE CENTER D1. Cel welzijn en werkcomfort D2. Cel mobiliteit en duurzame ontwikkeling D3. Mailroom en repro/beheer poetsvrouwen D4. Training and orientation centre E. DIENST CLIENT F. CHANGE & COMMUNICATION [EN INTEGRAAL MANAGEMENT] F1. Communicatie F2. Change F3. Integraal management

8

9 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) 1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 1 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, ); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, ). 7

10

11 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: Bewaren en overbrengen : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Selecteren en overbrengen : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer 9

12 hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief ( De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie. 10

13 A. Shared Service Center Management Office A.001 Koninklijke en ministeriële besluiten 30 jaar bewaren en overbrengen A.002 Personeelsdossiers van mandaathouders 75 jaar na geboortedatum bewaren en overbrengen A.003 Managementplan (zesjaarlijks) 12 jaar (2 cycli) bewaren en overbrengen A.004 Operationele plannen (jaarlijks) 12 jaar bewaren en overbrengen Deze dossiers worden apart geklasseerd (niet in het algemene klassement personeelsdossiers). versie + bijlagen. Excel-bestand. A.005 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelsplan (jaarlijks) 10 jaar bewaren en overbrengen A.006 Lijsten herverdeling van basisallocaties 10 jaar vernietigen A.007 Maandelijks rapportage voor de FOD P&O (aantal ETP) A.008 Nota s van de Inspecteur van Financiën betreffende personeelskredieten 10 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen 11

14 A.009 Dossiers inzake de vervanging van personeelsleden (verantwoordingen in het kader van budgettaire voorzichtigheid) 10 jaar vernietigen A.010 Begrotingsfiches per begrotingsartikel 10 jaar vernietigen Worden doorgestuurd naar de stafdienst Budget en beheerscontrole die ze overmaakt aan FOD Budget en Beheerscontrole. A.011 Excelbestand KRC (kredietreservering, per begrotingsartikel) 10 jaar vernietigen A.012 Jaarlijkse ramingsstaten 10 jaar vernietigen A.013 Stukken betreffende de herverdeling van de werkingsen investeringsbegroting A.014 Excelbestand BAPOM-inventaris (BAPOM: basisallocatie P&O managementteam) 10 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen Het betreft een transcriptie van het operationeel plan en de begroting. A.015 Dossiers inzake de vergaderingen van het directiecomité van de FOD Volksgezondheid (agenda s, verslagen en bijhorende stukken, presentaties) A.016 Excelbestand voor de opvolging van de vergaderingen van het directiecomité (DircomSuivi) 30 jaar bewaren en overbrengen 30 jaar bewaren en overbrengen Deze documenten zijn opgeslagen op beconnected/sharepoint. 12

15 A.017 Huishoudelijk reglement van het directiecomité tot aanpassing bewaren en overbrengen Opgeslagen op beconnected/sharepoint. A.018 Dossiers inzake de stafvergaderingen van P&O, de zogenaamde POM (agenda s, PV s, presentaties) A.019 Dossiers inzake het basisoverlegcomité: uitnodigingen, verslagen van de vergaderingen en presentaties 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen POM_agenda_suivi_décision Opgeslagen op beconnected/sharepoint. A.020 Opvolgingstool voor het BOC ( BOC opvolging ) 10 jaar bewaren en overbrengen A.021 Dossiers inzake het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW): uitnodigingen, verslagen, presentaties 10 jaar bewaren en overbrengen A.022 Stukken betreffende beslissingen van de ministerraad nut voor de administratie vernietigen Deze documenten zullen gearchiveerd worden op het niveau van de Ministerraad. 2 A.023 Kabinetsnota s (inkomende nota s + antwoorden) 5 jaar bewaren en overbrengen A.024 Briefwisseling met de vakbonden 10 jaar vernietigen 2 G. COPPIETERS, Archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister. Archiefselectielijst, 2008, Brussel, Algemeen Rijksarchief,

16 A.025 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen A.026 Dossiers inzake de vzw Sociale Dienst van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu: uitnodigingen, verslagen, presentaties 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen en antwoorden worden gepubliceerd. 10 jaar vernietigen A.027 Presentaties, voor gebruik in diverse netwerken 5 jaar selecteren en overbrengen naar het RA Jaarlijks enkele presentaties bewaren. A.028 Overeenkomsten (SLA) met partners (WIV, CODA, FOD P&O enz.) 10 jaar na einde geldigheid bewaren en overbrengen Getekend door de voorzitter. A.029 Stukken betreffende contacten met de ICT-dienst (aanvragen voor nieuwe hard- of software) A.030 Briefwisseling (algemene briefwisseling, die niet in individuele of thematische dossiers geklasseerd kan worden) A.031 Stukken betreffende de organisatie van de teamdag van P&O A.032 Stukken betreffende de stuurgroep efficiëntie (college van de voorzitters) 5 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 14

17 A.033 Delegatiebesluiten geldigheid van de besluiten vernietigen Het betreft geen originele besluiten. A.034 Dossiers inzake reporting: - Wettelijke rapportages (bijvoorbeeld voor syndicale premies, CDVU enz.) - Periodieke rapportages voor intern gebruik (o.a. voor de hiërarchie) - Statistieken over de werking van P&O (PP met de resultaten van de KPI s) 10 jaar 5 jaar 10 jaar vernietigen vernietigen bewaren en overbrengen A.035 Dossiers inzake de aankoop en ontwikkeling van softwaresystemen zolang het systeem in gebruik is vernietigen A.036 Dossiers inzake kennismanagement en -overdracht 5 jaar vernietigen A.037 Dossiers inzake procesbeheer 5 jaar vernietigen A.038 Dossiers inzake informatieveiligheid en deontologie 5 jaar vernietigen Het betreft vnl. documentatie. A.039 Dossiers inzake tevredenheidsenquêtes 5 jaar vernietigen 15

18 A.040 Dossiers inzake het beheer van de bibliotheek van P&O 10 jaar selecteren en overbrengen naar het RA Bewaren: aanwinstenregister of catalogus. Vernietigen: stukken betreffende de aankoop van boeken, betreffende ontleningen, verhuizingen enz. A.041 Documentatie nut voor de administratie vernietigen B. Dienst Policy Expertise Projects (PEP) B.001 Beleidsnota s 10 jaar bewaren en overbrengen B.002 Dienstnota s zolang als geldig bewaren en overbrengen Nota s gevalideerd door het directiecomité. Deze bevinden zich normaal gezien ook in de archieven van het directiecomité. Getekend door de voorzitter of door de directeur. Worden enkel in digitale vorm bewaard. Raadpleegbaar op het intranet. B.003 Dossiers inzake de opmaak van beleids- en dienstnota s (voorbereidende dossiers) 10 jaar bewaren en overbrengen Mogelijke inhoud: presentaties die de ontwerp nota vergezellen, verslagen van vergaderingen van werkgroepen die de nota hebben voorbereid, enz. B.004 Personeels- en arbeidsreglement tot 5 jaar na opmaak nieuwe versie bewaren en overbrengen 16

19 B.005 Dossiers inzake de organisatie van tevredenheidsenquêtes 5 jaar vernietigen Over deze enquêtes wordt gerapporteerd aan het directiecomité. B.006 Actieplannen 5 jaar vernietigen Opgesteld op basis van de resultaten van de tevredenheidsenquêtes. Het betreft werkdocumenten, zonder blijvende waarde. B.007 Processen tot aanpassing of opmaak nieuwe versie vernietigen Procesbeheer via MAVIM (= authentieke bron). B.008 Stukken betreffende kwaliteitsmeting (opvolging KPI s) B.009 Opvolgingstabel (excel) voor vragen om advies van Client B.010 Frequently asked questions (principevragen, vooral in het domein van de arbeidsvoorwaarden) B.011 Dossiers inzake de maandelijkse themameetings met Client 10 jaar vernietigen Zullen bewaard worden in de archieven van het directiecomité en op het niveau van Shared Service Center MO (zie reeks A.034). nut voor de administratie vernietigen Deze tabel bevat geen inhoudelijke informatie, maar dient enkel voor de opvolging van de dossiers (welke vraag, wanneer ontvangen, wanneer beantwoord enz.). tot aanpassing vernietigen Raadpleegbaar op Sharepoint. 3 jaar vernietigen Presentaties en verslagen op de G: schijf. 17

20 B.012 Thematische dossiers (studiedossiers over welbepaalde onderwerpen, bijvoorbeeld bijkomend pensioen voor contractuelen) 10 jaar vernietigen De belangrijkste dossiers monden uit in beleidsnota s die wel worden bewaard (reeks B.001 en B.003). B.013 Projectdossiers (interne en externe projecten) 7 jaar na einde van het project selecteren en overbrengen naar het RA Bewaren en overbrengen: kerndocumenten (project initiation document en eindrapport) van belangrijke interne projecten (d.w.z. projecten die meer dan een tijdelijk nut hebben). De overige documenten vernietigen. B.014 Verslagen van de tweewekelijkse teammeetings van PEP B.015 Opvolgingstabellen (absenteïsme, verloven van lange duur, Senior-Junior enz.) 3 jaar vernietigen 3 jaar vernietigen Raadpleegbaar op Sharepoint. B.016 Documentatie nut voor de dienst vernietigen C. Directie Events C.001 Agenda van de evenementen 5 jaar vernietigen Raadpleegbaar op Sharepoint. C.002 s geklasseerd per event (datum + nummer), in mailbox Events 5 jaar na het evenement vernietigen 18

21 C.003 Dossiers inzake de organisatie van evenementen (reservatie van zalen en van tolken, catering enz.) 7 jaar na het evenement vernietigen Het betreft interne of externe evenementen georganiseerd voor interne cliënten (m.a.w. diensten van de FOD Volksgezondheid). C.004 Databank DPO (aanvragen bestelbonnen) 5 jaar na het evenement vernietigen Deze databank bevat alle gegevens over de evenementen. C.005 Dossiers inzake de organisatie van de uitreiking van eretekens (voor alle FODs, niet alleen voor de FOD Volksgezondheid) C.006 Dossiers inzake overheidsopdrachten voor de organisatie van evenementen 5 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen Het betreft kopieën. De originele dossiers met de getekende documenten worden bewaard door de stafdienst Budget en Beheerscontrole. C.007 Dubbels van bestelbonnen, thematisch geklasseerd nut voor de administratie vernietigen C.008 Verslagen van teammeetings 3 jaar vernietigen C.009 Databank Onthaal 3 jaar vernietigen Deze databank wordt beheerd samen met de Regie der Gebouwen. 19

22 D. Dienst Service Center D1. Cel welzijn en werkcomfort D1.001 Gebouwendossiers Een (digitaal) dossier per gebouw, met diverse submappen: aanvraag nieuw gebouw, behoefteplan, huurcontract en beheersovereenkomst (Regie der Gebouwen), verdeelsleutel uitbatingskosten, inrichting, signalisatie en toegangsbadges, beheerraad, financiële stand van zaken, energiecertificaat, monitoring, milieuvoorwaarden, transport onthaal post, plattegronden (in AutoCAD), verhuizing, aanpassingswerken, problemen (bijvoorbeeld: wegenwerken, waterschade), opzeg, HVAC, elektriciteit, afvalbeheer, tuin, kelder, parking, archief, rapporten IDPB, brandweer (verslagen evacuatieoefeningen, brandpreventieverslagen ), veiligheidsmaatregelen, hygiëne, asbest, liften, water, gas, elektriciteit, brandstoffen tot 7 jaar na einde benuttig gebouw vernietigen Dossiers van gebouwen met patrimoniale waarde zullen op het niveau van de Regie der Gebouwen bewaard worden. 3 D1.002 Databank (Access) voor de opvolging van facturen nut voor de administratie vernietigen Alle facturen worden gescand en ingevoerd in deze databank. De originele documenten worden bewaard door de stafdienst Budget en Beheerscontrole. 3 N. SURDIACOURT, Archives de la Régie des Bâtiments. Tableau de tri. 2014, Brussel, Algemeen Rijksarchief, reeks C

23 D1.003 Dossiers inzake overheidsopdrachten: - gunningsdossiers - uitvoeringsdossiers voor werken met tienjaarlijkse aansprakelijkheid - uitvoeringsdossiers voor alle overige werken - uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten 10 jaar vanaf de gunningsdatum of vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht 4 10 jaar vanaf de voorlopige oplevering 30 maanden na de betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering vernietigen vernietigen vernietigen D1.004 Dossiers inzake niet-duurzame roerende goederen, aangekocht via raamcontracten (met originele bestelbonnen, leveringsbonnen enz.) 7 jaar vernietigen De originele facturen bevinden zich bij Budget en beheerscontrole. 4 Art 161 van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (KB van 15 juli 2011, Belgisch Staatsblad, 09 augustus 2011: De aanbestedende overheid bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of van de concessie voor openbare werken ten minste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. Alle documenten die betrekking hebben op de opdracht dienen bewaard te blijven, m.a.w. de beslissing tot het plaatsen van de opdracht, het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de nietgeselecteerde), alle ingediende offertes (ook van de niet gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectiebeslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier, alle briefwisseling met betrekking tot de procedure enzovoort [niet-exhaustieve opsomming]. 21

24 D1.005 Inventaris van het meubilair tot opmaak nieuwe versie vernietigen D1.006 Stukken betreffende stockbeheer (interne bedeling van materiaal) D1.007 Dossiers inzake terugbetaling van leesbrillen (via Empreva) 3 jaar vernietigen 7 jaar vernietigen D1.008 Stukken betreffende interne transporten 3 jaar vernietigen D1.009 Kwaliteitshandboek (aankoopprocedure) tot aanpassing vernietigen D1.010 Technische documentatie nut voor de administratie vernietigen D2. Cel mobiliteit en duurzame ontwikkeling D2.001 Dossiers inzake opvolging van het budget 7 jaar vernietigen D2.002 Besluiten van de voorzitter inzake reis- en verblijfskosten (kilometercontigenten en dagvergoedingen) 30 jaar bewaren en overbrengen D2.003 Databank (Access) inzake dagvergoedingen 10 jaar vernietigen D2.004 Stukken betreffende buitenlandse zendingen: aanvragen, goedkeuringen door de voorzitter, kostenramingen, zendingsrapporten, facturen 7 jaar vernietigen 22

25 D2.005 Stukken betreffende de aankoop van NMBS-biljetten (ticket online) 7 jaar vernietigen D2.006 Rapporten over reiskosten voor CDVU 10 jaar vernietigen D2.007 Databank (Access) van het wagenpark tot vervanging vernietiging D2.008 Jaarlijks overzicht van het wagenpark (voor overmaking aan de minister) 5 jaar vernietigen D2.009 Dossiers inzake het beheer en het onderhoud van het wapenpark D2.010 Dossiers inzake overheidsopdrachten: - gunningsdossiers - uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten 7 jaar na vervreemding van de wagen in kwestie 10 jaar vanaf de gunningsdatum of vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht 30 maanden na de betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering vernietigen vernietigen D2.011 Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen 7 jaar vernietigen 23

26 D2.012 Dossiers inzake huurovereenkomsten voor parkingplaatsen 10 jaar na het verstrijken van de huurovereenkomst vernietigen D2.013 Dossiers inzake het beheer van een energieboekhouding en inzake de uitvoering van energieaudits D2.014 Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg (EMAS) D2.015 Verslagen en bijhorende stukken van teamvergaderingen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 3 jaar vernietigen D3. Mailroom en repro/beheer poetsvrouwen D3.001 Databank (Access) van de mailroom: Overzicht zendingen van de FOD VVVL tot vervanging vernietigen D3.002 Borderellen van verzendingen nut voor de administratie vernietigen Deze borderellen moeten niet lang bewaard worden want ze kunnen steeds opnieuw gegenereerd worden op basis van de info in de databank. D3.003 Databank (Access) van de drukkerij (opvolgingstool) tot vervanging vernietigen D3.004 Verslagen van teamvergaderingen 3 jaar vernietigen 24

27 D4. Training and orientation centre D4.001 Dossiers inzake de uitvoering van het algemeen ontwikkelingsplan (een dossier per actie, met o.a. briefwisseling, opleidingsfiche, lastenboek, planning ) 10 jaar vernietigen Digitale dossiers, op de G-schijf. D4.002 Dossiers inzake interne heroriëntering van personeelsleden die om uiteenlopende redenen (herstructureringen, pesterijen enz.) hun job kwijt zijn tot 1 jaar na einde coaching vernietigen D4.003 Excelfile voor de opvolging van de dossiers coaching 5 jaar vernietigen D4.004 Dossiers inzake vrijwillige talentcoaching 6 maand na het einde van de coaching vernietigen D4.005 Excelfile voor de opvolging van de dossiers talentcoaching 5 jaar vernietigen D4.006 Dossiers inzake interne mobiliteit 1 jaar na definitieve toewijzing aan de dienst vernietigen D4.007 Verslagen van teamvergaderingen 3 jaar vernietigen D4.008 Verslagen van netwerkvergaderingen 3 jaar vernietigen 25

28 E. Dienst Client E.001 Personeelsdatabank ehr [voorheen: DeBOHRA] tot vervanging - gegevens per personeelslid: 75 jaar na geboortejaar van het betrokken personeelslid selecteren en overbrengen naar het RA Basisgegevens en carrièreoverzicht bewaren, alle overige gegevens vernietigen. 26

29 E.002 Personeelsdossiers (met inbegrip van de personeelsdossiers van het WIV en het CODA) Indeling in de oude personeelsdossiers: 1. Briefwisseling 2. Beoordeling/evaluatie 3. Burgerlijke staat aanwerving 4. Weddefiche 5. Besluiten 6. Ziekteverlof en werkongevallen Huidige indeling: 1. Persoonlijke gegevens (familiale situatie, attesten) 2. Aanwerving (selectie, indiensttreding) 3. Loopbaan (stage/benoeming, arbeidsovereenkomst, anciënniteit, administratieve standplaats, telewerk, promotie, functiewijziging, hogere functies, activiteit buiten de diensturen, sancties, gezondheidstoezicht 4. Ontwikkeling (diploma s/certificaten, gecertificeerde opleidingen, standaardopleidingen, coaching) 5. Evaluatie (ontwikkelcirkels, andere documenten) 6. Remuneratie en voordelen (wedde, voordelen, premies en vergoedingen, kinderbijslag, recuperatie, vorige diensten) 7. Verloven en afwezigheden (jaarlijkse verloven, verloven, absenteïsme, ziekte, arbeidsongevallen, beroepsziekte) 8. Einde loopbaan (ontslag, pensioen, mobiliteit, overlijden) 75 jaar na geboortedatum Voor bepaalde documenten in het personeelsdossier gelden kortere en, bijvoorbeeld: - ziekteattesten: 5 jaar - stukken betreffende toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, vorming..): 10 jaar - stukken betreffende uitkeringen (vakantiegeld, kinderbijslag, enz.): 10 jaar Ook dubbels mogen uit de dossiers verwijderd worden selecteren en overbrengen naar het RA Bewaren en overbrengen naar het RA: personeelsdossiers van leidende ambtenaren (ook ad interim) met impact op beleid (bijvoorbeeld directeur-generaal, (staf)directeurs, diensthoofden); wetenschappers (werkleiders, attachés en assistenten); na steekproef, dossiers van personeelsleden met typerende functie (bijv. gezondheidsinspecteurs, laboranten); markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bijvoorbeeld tijdens een oorlog); personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken ( klokkenluiders ); geschorste of ontslagen personeelsleden Verwijderen uit de dossiers: ziekteattesten en verloffiches. Vernietigen: alle overige personeelsdossiers. 27

30 E.003 Tabel (Excel) met klassementsplan van de personeelsdossier (plaatsing in het archieflokaal en in de kelder) tot vervanging (tot eventuele opname van de gegevens in ehr) vernietigen E.004 Dossiers inzake selectieprocedures waarvoor Selor verantwoordelijk is 1 jaar vernietigen De PV s worden overgemaakt aan en bewaard door Selor. E.005 Dossiers inzake procedures interne markt 15 jaar* vernietigen *Naar analogie met de en van de selectiedossiers van Selor: - proces-verbaal van selectie: 15 jaar - selectiedossiers: 1 jaar - examenformulieren: 1 jaar - persoonlijke dossiers van de kandidaten: 15 jaar. 5 E.006 Opgave der wijzigingen aan CDVU (premies, fietsvergoedingen, bevorderingen, weddeverhogingen, enz.) E.007 Verslagen van de stafvergaderingen van P&O, de zogenaamde POM E.008 Verslagen van de tweewekelijkse teamvergaderingen en van bilaterale meetings 10 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen Deze verslagen zullen bewaard worden op het niveau van Shared Service Center MO (zie reeks A.018). 3 jaar vernietigen 5 M. AMARA, Archives du bureau de sélection de l administration fédérale Selor. Tableau de tri 2009, Brussel, Algemeen Rijksarchief, p

31 F. Change & communication [en integraal management] F1. COMMUNICATIE F1.001 Exceltabel Pipeline (planningstool) tot vervanging - data van de diverse projecten bewaren tot 5 jaar na einde project vernietigen F1.002 Exceltabel Acties Communicatie & Change 5 jaar vernietigen Vervangt sinds 2015 de verslagen van de dienstvergaderingen. F1.003 Elektronische nieuwsbrieven ( Newsletter Echo ) [sinds ca. 2006] 5 jaar bewaren en overbrengen Een nieuwsbrief in elke taal bewaren en overbrengen. F1.004 Nieuwsbrief Megafoon (ca. 7 edities per jaar) 5 jaar bewaren en overbrengen Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. F1.005 Berichten verspreid via de interne plasmaschermen 5 jaar vernietigen F1.006 Affiches en brochures voor interne verspreiding 5 jaar bewaren en overbrengen Een exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen. F1.007 Mailings voor personeelsleden of groepen van personeelsleden 5 jaar vernietigen 29

32 F1.008 Foto s van evenementen 5 jaar bewaren en overbrengen F2. CHANGE F2.001 Changeplannen (projectgebonden) 5 jaar na einde project vernietigen F2.002 Presentaties 5 jaar selecteren en overbrengen naar het RA Jaarlijks enkele representatieve presentaties bewaren. F3. INTEGRAAL MANAGEMENT F3.001 Dossiers inzake de organisatie van het SIM (Seminarie Integraal Management) F3.002 Stukken betreffende de organisatie van het IM Café (presentaties, films rond integraal management) 5 jaar bewaren en overbrengen 5 jaar vernietigen Seminarie voor het directiecomité en de diensthoofden. Wordt 1 à 2 keer per jaar georganiseerd. F3.003 Stukken betreffende de organisatie van IM ateliers 5 jaar vernietigen F3.004 Stukken betreffende focusgroepen (rond welbepaalde thema s) 5 jaar vernietigen F3.005 Dossiers inzake leiderschapstrajecten 5 jaar vernietigen 30

33

34 5592