ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 54 ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Geert LELOUP Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010 door Geert LELOUP Brussel 2010

4

5 DANKWOORD Naar goede gewoonte wil de auteur een woord van dank richten aan al diegenen die hun medewerking verleend hebben aan de opmaak van deze archiefselectielijst. De auteur wenst op de eerste plaats Pierre Reynders, Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, van harte te bedanken voor zijn instemming met de opmaak van een archiefselectielijst voor het archief van het korps. Voorts een bijzonder woord van dank voor Marc Luypaert, attaché van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, die zo vriendelijk was de auteur te woord te staan en hem al de nodige informatie met betrekking tot de archiefvorming en het archiefbeheer van het korps te verschaffen. Daarnaast verdienen ook de hiërarchisch meerderen en collega s een bijzondere vermelding. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling "Toezicht en advies", voor hun praktische en inhoudelijke adviezen, de collega's van afdeling "Toezicht en advies" voor de vele vruchtbare discussies. 5

6

7 INHOUDSTAFEL DANKWOORD...5 INHOUDSTAFEL...7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN...9 LIJST VAN ILLUSTRATIES...11 LIJST VAN AFKORTINGEN...13 INLEIDING...15 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER...17 GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER...17 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER...18 ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER...21 ORGANIGRAMMEN...25 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN...27 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK...27 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING...27 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN...29 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE...29 ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN...31 ILLUSTRATIES

8

9 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ARA, Brussel: Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën. GEDRUKTE BRONNEN Belgisch Staatsblad, WERKEN BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget ( ). Le Ministère de l'administration générale et des Pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. De Inspectie van Financiën , Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], 444 p. De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1964, 31 p. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l évolution structurelle de l administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p. MAGAIN A., L Inspection des Finances, Bruxelles, Institut belge des Finances publiques, 1941, 123 p. SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol

10

11 LIJST VAN ILLUSTRATIES 1. Foto van de Zinnerstraat, Brussel. Foto auteur. 2. Foto van het Esplanadegebouw, Brussel. Foto auteur. 3. Foto van de Astro-toren, Brussel. Foto auteur. 4. Foto van de Financiëntoren, Brussel. Copyright Federale Overheidsdienst Financiën. 5. Foto van de De Lignestraat, Brussel. Foto auteur. 6. Scan van een groepsfoto van de inspecteurs van financiën uit Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. 11

12

13 LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU ARA B&B BS DAB DMS FOD IF POD n.v.t. RAC RANVA RMA Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven Algemeen Rijksarchief Budget en Beheerscontrole Belgisch Staatsblad Dienst (van) Algemeen Bestuur Document Management System Federale Overheidsdienst Inspectie van financiën Programmatorische Overheidsdienst niet van toepassing Rijksadministratief Centrum Registratie, Authentificatie, Notificatie, Verspreiding en Archivering van adviezen Records Management Application 13

14

15 INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, maar het is praktijk weinig praktisch om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Het initiatief voor de opmaak van deze archiefselectielijst werd genomen door het Rijksarchief, naar aanleiding van de opmaak van een archiefselectielijst voor de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B). 15

16 Inleiding HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Geert Leloup, assistent bij de afdeling Toezicht en advies van het Rijksarchief, nam in oktober 2008 naar aanleiding van de opmaak van een archiefselectielijst voor de FOD B&B contact op met Pierre Reynders, Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, met de vraag of deze belangstelling had voor de opmaak van een selectielijst voor het archief van de instelling. Daarop had hij begin november 2008 een onderhoud met Marc Luypaert, attaché bij het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, die kort de werking en de archiefvorming toelichtte en al de nodige gegevens verstrekte. De opmaak van deze archiefselectielijst en van de inleiding nam in totaal ongeveer één week in beslag. Vervolgens werd de ontwerpversie door Marc Luypaert in juni 2009 voorgelegd aan de Korpschef en de Korpsraad van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën. De tekst werd in september 2009 aangepast op basis van de geformuleerde opmerkingen en nadien voor nazicht voorgelegd aan Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling Toezicht en advies. Tot slot werd de archiefselectielijst definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën in [xxxx]. 16

17 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de Inspectie van financiën. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER De Inspectie van financiën (IF) bekleedt een unieke positie in het Belgische institutionele landschap. De geschiedenis van dit korps is al even opmerkelijk en weerspiegelt enkele belangrijke historische tendensen. Haar ontstaan is te verklaren door de grote economische en financiële problemen die na de Eerste Wereldoorlog opdoken. De eerste jaren na deze "Grote Oorlog" ontspoorde de Belgische begroting door de uitgaven voor de wederopbouw, de teleurstellende belastingsinkomsten, een aantal monetaire misrekeningen en de veel lager dan verwachte Duitse herstelbetalingen. De Belgische regering werd steeds vaker geconfronteerd met het nieuwe fenomeen van zware bijkredieten, die tijdens de uitvoering van de begroting opdoken. Een eerste reactie was de invoering van de comptabiliteit van de vastgestelde uitgaven door de Wetten van 20 juli 1921 en 10 juni 1922, dus van een hoger toezicht op het vastleggen van de uitgaven. 1 Vrij snel werd echter duidelijk dat de bijkredieten niet door de administratie of door de verantwoordelijke ordonnateurs werden gevraagd, maar door de Belgische regering zelf. Bovendien had de economische crisis van de jaren 1930 de Belgische economie en de Belgische overheidsfinanciën opnieuw een gevoelige klap toegebracht. De regering opteerde voor een aantal klassieke crisismaatregelen, mét inbegrip van een verscherpt toezicht op de overheidsuitgaven. Dit vertaalde zich onder meer in de oprichting van een Begrotingscomité en van een volwaardige Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (ABCU). Vanaf 1934 duikt het idee op om ook een Inspectie van financiën op te richten, maar het duurde nog enkele jaren vooraleer deze effectief het levenslicht zag. 2 De Inspectie van financiën werd uiteindelijk in 1938 opgericht en diende de "controle op het stuk en ter plaatse" uit te oefenen. De nieuwe inspecteurs van financiën kregen een tweevoudige opdracht: het uitoefenen van de controle op de dagelijkse uitvoering van de begroting én het bestuderen van maatregelen die besparingen kunnen opleveren en de werking van de diensten kunnen verbeteren. Ze moesten zowel raadgever als financieel controleur van een minister zijn. Hun bijzonder statuut moest deze twee ogenschijnlijk tegenstrijdige functies met elkaar verzoenen. De inspecteur van financiën ressorteerde onder de Minister van Financiën, maar werd als financieel adviseur ter beschikking gesteld van de minister van een departement. Bovendien werd de ministeriële verantwoordelijkheid tegenover het parlement gerespecteerd door het feit dat de inspecteur slechts een advies uitbracht, dat op zich geen bindende kracht bezat. De eerste reacties van de ambtenaren van de ministeries op de komst van de inspecteurs van financiën varieerden sterk: ofwel negeerden zij de inspectie en legden ze slechts een beperkt aantal dossiers voor, ofwel overspoelden zij de inspecteur in kwestie met een massa dossiers en documenten. Na verloop van enkele maanden verbeterden de relaties en verwierf de Inspectie van financiën meer krediet, naar eigen zeggen dankzij een aantal interessante adviezen over belangrijke problemen waarmee de ministeries te kampen hadden en dankzij de goede medewerking bij de voorbereiding van de begroting voor het jaar Wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding der betaalbare gestelde kredieten (BS, 05/09/1921, p. 7270) en wet van 10 juni 1922 tot wijziging van de Wet van 20 juli 1921 (BS, 05/10/1922, p. 6961). 2 De Inspectie van financiën , Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], pp De Inspectie van financiën, p

18 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën - Historisch en institutioneel kader Tijdens de Tweede Wereldoorlog bleef de Inspectie van financiën actief, al zou ze door de afwezigheid van de Minister van Financiën rechtsreeks onder de Secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën ressorteren en als gevolg daarvan in 1944 administratief verbonden worden aan de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven. Tegelijkertijd werd een Inspecteur-Generaal van Financiën (later: Inspecteur-Generaal van Financiën - Korpschef ) aangeduid. Na de bevrijding zouden er in reactie op de al te grote invloed van de ambtenaren op de overheidsfinanciën enkele drastische maatregelen genomen worden. De Inspectie van financiën werd overgeheveld naar het nieuwe Ministerie van Begroting en werd omgevormd tot een Inspectie der begroting met meer beperkte bevoegdheden. Deze maatregelen werden echter al in 1948 volledig teruggedraaid en de Inspectie van financiën zou opnieuw haar oude benaming en haar vroegere bevoegdheden verwerven. 4 De daaropvolgende decennia bleef de Inspectie van financiën de haar toevertrouwde bevoegdheden uitoefenen, ondanks de regelmatig geuite kritiek (naar eigen zeggen de normale reactie van de gecontroleerde tegenover pottenkijkers ). 5 Verschillende koninklijke besluiten voerden een aantal aanpassingen door, maar in wezen oefent de Inspectie van financiën vandaag de dag nog steeds de haar in 1938 toegewezen bevoegdheden uit. De staatshervormingen en de daaraan gekoppelde oprichting en uitbouw van de gemeenschappen en de gewesten hadden ondertussen wel een grote impact op het statuut en de organisatie van de Inspectie van financiën, aangezien de gemeenschappen en de gewesten met de staatshervorming van 1989 het recht verworven hadden om hun eigen administratieve en begrotingscontrole te organiseren en daartoe een beroep konden doen op inspecteurs van financiën die hen ter beschikking gesteld zouden worden. Vandaar dat in 1998 een Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën werd opgericht, met eigen beheersorganen in de vorm van het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën, de Korpschef en de Raad van het Korps. De inspecteurs van financiën zijn nog steeds federale ambtenaren, maar de gemeenschappen en de gewesten worden nu nauwer betrokken bij het beheer van het korps. Het gevolg is dat de Inspectie van financiën als interfederaal orgaan weer een grotere autonomie heeft verworven ten opzichte de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven van het Ministerie van Financiën en ten opzichte van diens rechtsopvolger, de huidige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B). BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER Vandaag de dag is het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën verantwoordelijk voor alle beheersbeslissingen. Het beslist onder meer, op advies van de Korpschef, over de terbeschikkingstelling van een inspecteur van financiën aan een gefedereerde entiteit. De dagelijkse leiding van de Inspectie van financiën wordt uitgeoefend door de Korpschef, die voor het administratief beheer, het financieel beheer en het personeelsbeheer een beroep kan doen op een beperkt secretariaat. 6 Vóór de hervorming van de Inspectie van financiën in 1998 was de dagelijkse leiding van het korps overigens toevertrouwd aan de Inspecteur-Generaal van financiën - Korpschef, een functie die tijdens de Tweede Wereldoorlog was ingesteld. 4 De Inspectie van financiën, pp Voor meer informatie, zie ook: BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget ( ). Le Ministère de l Administration Générale et des Pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 24), 1992, 154 p. 5 De Inspectie van financiën, p Het administratief personeelsbeheer wordt nog deels verzekerd door de personeelsadministratie van de Federale Overheidsdienst Financiën. 18

19 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën - Historisch en institutioneel kader De inspecteurs van financiën vervullen sinds 1938 een dubbele rol: zij zijn zowel raadgever als financieel controleur van de minister waarbij ze zijn geaccrediteerd. Ze verstrekken als raadgever alle aanbevelingen die de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de ingezette middelen kunnen verhogen, de werking van de diensten van het departement kunnen verbeteren en besparingen kunnen verwezenlijken. Daarnaast oefenen zij een controlebevoegdheid uit in naam van de ministers tot wier bevoegdheid de begroting en het algemeen bestuur behoren. Deze beide bevoegdheden werden achtereenvolgens uitgeoefend op basis van het koninklijk besluit van 7 juni 1938, 7 het besluit van de regent van 20 augustus 1946, 8 het besluit van de regent van 16 december 1948, 9 het koninklijk besluit van 5 oktober en het koninklijk besluit van 16 november Het koninklijk besluit van 8 april 1954 bevat dan weer bepalingen met betrekking tot de controle op de instellingen van openbaar nut. 12 De gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschapscommissies hebben conform het artikel 51 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 hun eigen regels voor de administratieve en begrotingscontrole in kunnen voeren en eigen accenten kunnen leggen bij de invulling van de bevoegdheden van de hen ter beschikking gestelde inspecteurs van financiën (waarop hier niet verder in detail wordt ingegaan). 13 De raadgevend functie van de inspecteurs van financiën was reeds impliciet voorzien door het koninklijk besluit van 7 juni Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 zal deze raadgevende rol van de inspecteurs van financiën echter benadrukken en expliciet stipuleren dat deze in de eerste plaats budgettaire en financiële raadgevers waren van de ministers bij wie ze hun functie uitoefenden. De inspecteurs van financiën kunnen de minister bij wie zij geaccrediteerd zijn allen aanbevelingen verstrekken die de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de ingezette middelen kunnen verhogen, de werking van de diensten kunnen verbeteren en besparingen kunnen verwezenlijken. Tot 1994 dienden zij hun rapporten via de bevoegde minister aan de Eerste Minister, aan de Minister van Financiën en/of de minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voor te leggen. De ministers kunnen op hun beurt de inspecteurs vragen advies uit te brengen over allerlei kwesties. Zij kunnen de inspecteurs daarenboven ook belasten met onderzoeken bij de door de staat gesubsidieerde openbare of particuliere instellingen. Tot slot konden de Eerste Minister en de Minister van Financiën de inspecteurs tot 1994 vragen hun advies uit te brengen over elke kwestie van budgettaire aard. De minister waarbij de inspecteur geaccrediteerd was, ontving in dat geval een afschrift van het verslag. De controlerende functie wordt uitgeoefend via het alom gekende "advies van de Inspectie van financiën". Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 belastte de inspecteurs van financiën met het bewaken van de dagelijkse uitvoering van de begroting. Ze dienden hun advies te verlenen over de ontwerpen en memories van toelichting van wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten die gevolgen hadden voor de begroting en in dat kader voorgelegd 7 Koninklijk besluit van 7 juni 1938 houdende instelling van een inspectie van financiën (BS, 24/06/1938, p. 4130). 8 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende organisatie van de administratieve en begrotingscontrole (BS, 05/09/1946, p. 7366). 9 Besluit van de regent van 16 december 1948 houdende regeling van de ambtsbevoegdheden der Inspectie van Financiën (BS, 10-11/01/1949, p. 167). Later gewijzigd door het Besluit van de Regent van 20 maart 1950 (BS, 30/03/1950, p. 2413). 10 Koninklijk besluit van 5 oktober 1961 tot regeling van de administratieve en begrotingscontrole (BS, 07/10/1961, p. 7558). Zie ook: SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol Koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole (BS, 17/01/1995, p. 1062). 12 Koninklijk besluit van 8 april 1954 ter regeling van de modaliteiten van controle vanwege de inspecteurs van financiën op sommige instellingen van openbaar nut (BS, 18/04/1954, p. 3143). 13 Bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten (BS, 17/01/1989, p. 850). 19

20 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën - Historisch en institutioneel kader moesten worden aan het Begrotingscomité, de Minister van Financiën of de Minister van Algemeen Bestuur. 14 Bovendien dienden ze ook controle uit te oefenen op de vaststelling, vereffening, ordonnancering of mandatering van de uitgaven, op de naleving van de wetgeving inzake aanbestedingen en overeenkomsten, op het gebruik van gelden en waren, op de stukken van de ordonnateurs en de rekenplichtigen, op de vaststelling en vereffening van de aan de schatkist verschuldigde sommen en op de snelheid van de invordering. Deze controle zou in praktijk hoofdzakelijk beperkt blijven tot een systematische controle op de toepassing van de wetgeving inzake aanbestedingen en overeenkomsten. 15 Deze controlebevoegdheid werd in 1946 ingeperkt, maar in 1948 opnieuw in zijn vroegere vorm hersteld. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 voerde enkele wijzigingen door om de controle te versoepelen. De inspecteurs van financiën dienden nog steeds hun advies te verlenen over al de voorstellen die aan het Comité voor Financiën en Begroting, de Minister van Financiën of de Minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voorgelegd moesten worden én over alle voorstellen met een financiële weerslag of met betrekking tot de administratieve organisatie van de diensten. Het advies was echter niet langer vereist voor: bepaalde personeelsuitgaven (bevorderingen binnen de perken van de kaders; toekenning van wedden, lonen toelagen en vergoedingen in toepassing van de bestaande reglementering; opdrachten in het buitenland), voor overeenkomsten betreffende aannemingen van werken, leveringen en transporten beneden een bepaald bedrag, voor bepaalde toelagen (toelagen beneden een bepaald bedrag: toelagen toegekend overeenkomstig organieke regelen die de toekenningsvoorwaarden en het bedrag ervan vaststellen) en voor andere uitgaven die aan organieke regelen onderworpen zijn. Deze afwijking kon daarenboven nog uitgebreid worden tot andere uitgaven of tot uitgaven met een hoger bedrag na gemeenschappelijk overleg tussen de betrokken minister en de Minister van Financiën of de Minister voor Algemeen Bestuur. Van deze mogelijkheid werd ruim gebruik gemaakt. 16 Daartegenover stond dat de Minister van Financiën en de Minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voor bepaalde categorieën van uitgaven konden beslissen dat een gunstig advies van de inspecteur van financiën hen vrij zou stellen van andere formaliteiten. Het koninklijk besluit van 16 november 1994 versoepelde het systeem enkele decennia later nogmaals door de vermelde bedragen te verhogen, wat het aantal voorgelegde dossiers moest verminderen en zodoende een betere controle van de belangrijke zaken mogelijk moest maken. Het advies van de inspecteur van financiën werd nu ook verplicht voor voorstellen die betrekking hebben op het verlenen van een staatswaarborgen. Het koninklijk besluit van 9 juli 2007 voerde dan weer onder bepaalde voorwaarden een a posteriori controle in op de uitvoering van het personeelsplan en op de aanwervingen bij de FOD's en de POD's, alsook bij de diensten die ervan afhangen. 17 Er was ook steeds een procedure voorzien voor het geval dat een minister het niet eens was met het advies van de inspecteur van financiën. Het koninklijk besluit van 7 juni 1930 voorzag dat deze kwestie aan het Begrotingscomité voorgelegd moest worden. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 paste deze procedure aan door te bepalen dat het voorstel in eerste instantie aanhangig gemaakt moest worden bij de Minister van Begroting of bij de Minister van Ambtenarenzaken, en, wanneer deze zijn akkoord niet kan betuigen, dan pas voorgelegd moest worden aan het ministerieel comité bevoegd voor begroting. Wegens de afschaffing van de ministeriële comités in 1992 wordt een dergelijk beroep in tweede instantie nu bij de Ministerraad aangetekend. 14 De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1964, p MAGAIN A., L Inspection des Finances, Bruxelles, Institut belge des Finances publiques, 1941, p De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, p Koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën (BS, 23/07/2007, p ). 20

21 Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën - Historisch en institutioneel kader Tot slot is het interessant om te signaleren dat de Inspectie van financiën doorheen de jaren ook bij tal van andere taken en activiteiten betrokken is geweest. Zo dienden ook de opmerkingen van het Rekenhof en de antwoorden van het departement tot 1961 voor advies aan de inspecteur van financiën voorgelegd te worden. Nu worden deze opmerkingen enkel meegedeeld. Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 bepaalde dat de Inspectie van financiën haar medewerking moest verlenen aan de Koninklijke Commissaris voor de Administratieve Hervorming. Het koninklijk besluit van 20 augustus 1946 belastte haar met het voeren van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven, maar deze beslissing werd in 1948 teruggedraaid. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 bepaalde dan weer dat de inspecteurs hun medewerking dienden te verlenen aan het in 1959 opgerichte Bureau voor Economische Programmatie en ook als economisch adviseur moesten optreden. Zij dienden hun adviezen af te toetsen aan het economisch expansieprogramma én rekening te houden met het economisch en sociaal leven, de verhouding tussen overheid en privé-sector en de rol van de overheid in de economie. 18 Deze bepaling werd in 1994 geschrapt omdat het Bureau voor Economische Programmatie ondertussen was opgeheven. De verschillende, elkaar opvolgende koninklijk besluiten stipuleren trouwens steevast dat de inspecteurs van financiën bij de uitvoering van hun bevoegdheden toegang hebben tot alle dossiers en archieven én dat ze van de diensten alle inlichtingen ontvangen die zij vragen. Daartegenover staat dat zij niet mogen deelnemen aan het beheer van de diensten van de minister waarbij ze geaccrediteerd zijn en ook geen bevelen mogen geven tot het verhinderen of schorsen van verrichtingen. Een in 2007 ingevoerde deontologische code bevat bijkomende ethische gedragsregels die de inspecteurs in acht dienen te nemen bij de uitoefening van hun ambt. 19 ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER Een belangrijke bekommernis bij de oprichting van de Inspectie van financiën in 1938 was dat deze een grote mate van onafhankelijkheid moest bezitten, ook ten opzichte van de Minister van Financiën. Dit verklaart waarom de inspecteurs wel op voordracht van de Minister van Financiën werden benoemd en aan het Ministerie van Financiën werden verbonden, maar door het koninklijk besluit van 30 juni 1938 administratief aan het Begrotingscomité werden verbonden. De Minister van Financiën had dus strikt genomen niet eens het recht om hen instructies te geven over hun wijze van werken, al was dit in praktijk spoedig anders. 20 Een ander opvallend gegeven was dat de Inspectie van een ambtenarenkorps zonder centrale aansturing vormde, aangezien de inspecteurs elk afzonderlijk hun ambt waarnamen onder het direct gezag van de Minister van het departement waarbij ze gedelegeerd waren. Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 bepaalde wel dat de inspecteurs van financiën minstens éénmaal per maand samen dienden te komen onder het voorzitterschap van de Directeur-generaal van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven om wetgevende en reglementaire maatregelen voor te stellen en om individuele ervaringen met de ministeriële departementen uit te wisselen en te bespreken. Tijdens de Tweede Wereldoorlog verloor de Inspectie van financiën een deel van haar oorspronkelijke autonomie, omdat ze door de afwezigheid van de Minister van Financiën rechtstreeks onder de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën ressorteerde. 21 Bij een reorganisatie van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in 1944 werd een Algemene Inspectie van financiën als één van de twee diensten in het 18 De Inspectie van financiën, p Koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende vaststelling van de deontologische code van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 06/02/1998, p. 7777) en Deontologische code van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 06/02/1998, p. 7783) 20 De Inspectie van Financiën, pp Idem, p