ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 9 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2008

2

3 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007 door Kathleen DEVOLDER Brussel 2008

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve en hun definitieve bestemming. Het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Adm. Def. bestemming De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De administratieve wordt bepaald door het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve en die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. Het directoraat-generaal kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven

8 Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie - Archiefselectielijst DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Disciplinaire dossiers 2003-heden 10 jaar vernietigen Thematische dossiers (werkdossiers) 2003-heden 10 jaar bewaren Begrotingsdossiers 2003-heden 10 jaar vernietigen SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Jaarverslagen en organogrammen 2000-heden 10 jaar bewaren Briefwisseling 2003-heden 10 jaar bewaren

9 Dossiers inzake het Directiecomité Agenda s, notulen, documentatie over besproken onderwerpen, aantekeningen van de directeur-generaal Dienstnota s van de voorzitter van de FOD Justitie aan de leden van het directiecomité Dienstorders van de directeur-generaal Rechterlijke organisatie aan de verschillende diensten 2003-heden 10 jaar bewaren 2003-heden 10 jaar bewaren selecteren: mededelingen inzake vervangingen (bijvoorbeeld tijdens ziekteverlof, tijdens de kerstvakantie) vernietigen Originele samenwerkingsprotocollen 2003-heden 10 jaar bewaren Adviezen van de inspecteur van Financiën 2003-heden 10 jaar vernietigen Ministeriële en koninklijke besluiten 2003-heden 10 jaar vernietigen Het betreft geen originele besluiten Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2 van het Gerechtelijk Wetboek) 2003-heden 10 jaar vernietigen Dubbels van de werkingsverslagen bewaard door de Juridische dienst 9

10 Mercurialen Redevoeringen gehouden ter gelegenheid van de plechtige opening van het nieuwe gerechtelijk jaar 2000-heden 5 jaar bewaren Personeelsdossiers van het personeel van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie Met uitzondering van de personeelsdossiers van de diensten Personeel RO I en RO II die beheerd worden door de Coördinatie- en steundienst 2003-heden tot het betrokken personeelslid de dienst verlaat vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie Betekeningen door personeelsleden 2003-heden 10 jaar vernietigen Agenda s en processen-verbaal van de ministerraad 2003-heden 10 jaar vernietigen COÖRDINATIE- EN STEUNDIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Dossiers inzake bijzondere reglementen van de rechtbanken 1840-heden 100 jaar bewaren 10

11 Excel-document met overzicht van de werkzaamheden inzake bijzondere reglementen Dossiers inzake de basisoverlegcomités opgericht per rechtsgebied van het hof van beroep (wet van 25 april 2007). Bevatten agenda s en verslagen van de vergaderingen Databank van de follow-up van de parlementaire vragen 2004-heden 10 jaar vernietigen 2007-heden 10 jaar bewaren heden 10 jaar vernietigen In feite betreft het drie databanken: er wordt onderscheid gemaakt tussen Senaat, Kamer van Volksvertegenwoordigers en mondelinge vragen Personeelsdossiers van de ambtenaren van de diensten Personeel RO I en RO II en van het Directiesecretariaat 2004-heden 5 jaar na het vertrek van het betrokken personeelslid vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie Dossiers inzake het beheer van de bureaubenodigdheden en van de fotokopieertoestellen van de diensten Personeel RO I en RO II Dossiers inzake zendingen van magistraten naar het buitenland Omzendbrieven van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie 2004-heden 3 jaar vernietigen 2005-heden 5 jaar vernietigen 2004-heden 10 jaar bewaren 11

12 Elektronische versie van de omzendbrieven van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie Dossiers inzake het beheer van de kilometercontingenten, de reis- en verblijfskosten en de fietsvergoeding voor magistraten en het personeel van griffies en parketsecretariaten 2004-heden 10 jaar bewaren 2004-heden 10 jaar vernietigen AFDELING STATISTIEKEN BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Statistische gegevens betreffende hoven en rechtbanken Statistische gegevens betreffende faillissementen en concordaten 1979-heden 10 jaar bewaren Niet volledig gepubliceerd 1979-heden 10 jaar bewaren Niet gepubliceerd Excel-bestand per type statistiek per jaar 1996-heden 10 jaar bewaren Word-bestanden met omschrijvingen van de statistische rubrieken (metadata) 1996-heden 10 jaar bewaren 12

13 DIRECTIE P&O RO DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE AFDELING RO I BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Individuele dossiers van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, plaatsvervangers en stagiairs 1983-heden 30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering bewaren Individuele dossiers van rechters in handelszaken 1983-heden 30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering bewaren Weddendossiers van magistraten en stagiairs 1983-heden 30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering bewaren Dit dossier wordt na het vertrek van het personeelslid toegevoegd aan het individueel dossier Weddenfiches van magistraten en stagiairs 1967-heden 30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering vernietigen Dossiers van kandidaat-notarissen, niet geslaagd voor het vergelijkend examen 2002-heden 10 jaar vernietigen 13

14 georganiseerd door de benoemingscommissies voor het notariaat Dossiers van kandidaat-notarissen, geslaagd voor het examen (laureaten) Dossiers van kandidaat-magistraten Geslaagd voor het magistratenexamen, maar nog niet benoemd. De dossiers worden geklasseerd per vacature Dossiers van kandidaatgerechtsdeurwaarders Dossiers geklasseerd per vacature Dossiers Mutaties Staten: veranderingen in wedden van de magistraten die doorgegeven worden aan de Centrale dienst vaste uitgaven die instaat voor de betaling van de wedden 2002-heden 30 jaar bewaren 2002-heden 10 jaar vernietigen 1998-heden 10 jaar vernietigen 1999-heden 15 jaar vernietigen Deze dossiers komen bij de individuele dossiers terecht Jaarlijkse begroting 1990-heden 10 jaar vernietigen Dossiers inzake de toekenning van eretekens aan de leden van de rechterlijke orde Alfabetisch repertorium van de personeelsleden in dienst Fiches met naam, geboortedatum, adres, datum van indiensttreding, opeenvolgende 1990-heden 10 jaar bewaren 1960-heden 50 jaar bewaren De originele koninklijke besluiten worden bewaard door de dienst Algemene zaken van de FOD Justitie 14

15 posten en functies (historiek van de carrière) en nummer van het individueel dossier Alfabetisch repertorium van de personeelsleden die de dienst verlaten hebben Idem. Als personeelsleden de dienst verlaten, wordt hun steekkaarten apart geklasseerd?-heden 50 jaar bewaren Databank Person 2000-heden 100 jaar bewaren Kardex Overzicht van het personeel per rechtbank én per graad Registers met de samenstelling van de hoven en rechtbanken Overzicht van het personeel per rechtbank en per graad. Geeft de lijst van de magistraten in functie, met de datum van de indiensttreding en van het verlaten van de dienst Alfabetische steekkaarten met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken Een fiche per rechtbank; bevat de lijst van de magistraten met de datum van hun indiensttreding en hun uitdiensttreding, en de nummers van de individuele dossiers 1967-heden 50 jaar vernietigen jaar bewaren jaar bewaren Bevat dezelfde gegevens als het alfabetisch repertorium en de databank Vervolg op de registers. Deze steekkaarten worden sinds 1 januari 2007 niet meer aangevuld en/of gebruikt. De gegevens van de registers en steekkaarten werden overgenomen in het hierna vermelde bestand Historique 15

16 (Word-)bestand Historique met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken 2000-heden 50 jaar bewaren DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE AFDELING RO II BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Individuele personeelsdossiers Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de dossiers van personeelsleden in actieve en non-actieve dienst (deze laatste worden in de kelder bewaard) 1950-heden tot het overlijden van de ambtenaar selecteren: de dossiers van de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofd van dienst, de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd van dienst bewaren Individuele personeelsdossiers van schoonmaaksters en van bodes ter terechtzitting 1950-heden tot het overlijden van de ambtenaar vernietigen Databank Person 1990-heden 100 jaar bewaren Databank LOG-TE Dit is de voorloper van Person? jaar vernietigen De gegevens van LOG-TE werden overgenomen in Person 16

17 Elektronisch repertorium van het gerechtelijk personeel Archives OJ II Excel-lijst met volgende gegevens: archiefnummer, naam, voornaam, datum en reden van vertrek 1990-heden 100 jaar vernietigen De gegevens in Archives OJ II bevinden zich ook in Person Individuele loonfiches jaar vernietigen Individuele loonfiches - Kardex 1969-heden tot het overlijden of uitdiensttreding van de ambtenaar selecteren: de fiches van de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofd van dienst, de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd van dienst bewaren Deze loonfiches worden na het vertrek (ontslag, pensioen, overlijden) van de ambtenaar toegevoegd aan diens individueel dossier en zullen dus samen met de individuele dossiers van de diensthoofden bewaard worden Algemene dossiers per griffie of per parket Briefwisseling tussen de dienst RO II en de hoofdgriffiers of hoofdsecretarissen betreffende het beheer van het personeel van de griffies en parketsecretariaten (aanvragen tot uitbreiding van het kader, benoeming van bijkomend personeel enzovoort) 1987-heden 5 jaar vernietigen Deze dossiers werden in de praktijk reeds na 10 jaar vernietigd door de dienst Begrotingsdossiers 1985-heden 10 jaar vernietigen 1 Dit is de periode waarin de dienst zelf instond voor de berekening van de wedden. In oktober 1966 nam het Ministerie van Financiën deze taak over. 17

18 Dossiers inzake de organisatie van examens Het betreft hier geen examenuitslagen. Het examen van de geslaagde kandidaten wordt geklasseerd in hun individueel dossier Dossiers inzake het toekennen van burgerlijke en nationale eretekens aan het personeel van de rechterlijke orde Dossiers inzake het toekennen van het Kruis der Ontsnapten Het Kruis der Ontsnapten werd ingesteld op 25 februari 1944 door de Belgische regering in ballingschap in Londen. Dit ereteken werd uitgereikt aan diegenen die tijdens de Tweede Wereldoorlog ontsnapten uit België, uit een ander bezet land of uit Duitsland, en naderhand hun patriottisme bewezen jaar vernietigen 1985-heden 5 jaar bewaren 1945-? 10 jaar bewaren De dossiers bevatten interessante informatie omdat de aanvrager moest aantonen dat hij, na zijn of haar ontsnapping, ofwel in een weerstandsgroep had gediend, ofwel wegens vaderlandsliefde minimum drie maanden in de gevangenis had gezeten, ofwel clandestien had gereisd om deel te nemen in België s actie tot voortzetting van de oorlog. DIENST OPLEIDING RECHTERLIJKE ORDE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST Databank begroting dienst 1990-heden 10 jaar vernietigen 18

19 BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Dossiers inzake opleidingen Bevatten: 1 briefwisseling met de sprekers en met de Hoge Raad voor de Justitie; 2 nota aan de minister en de comptabiliteit; 3 briefwisseling met de deelnemers; 4 omzendbrieven; 5 reservatieformulieren voor lokalen, seminariecentra, simultaanvertaling enz heden 3 jaar vernietigen Databank van de opleidingen Bevat volgende gegevens: nummer dossier, code, data, thema van de opleiding, organisator, maximale kostprijs van de opleiding Teksten van lezingen gegeven tijdens de opleidingen Evaluatieformulieren van de opleidingen Principedossiers Dossiers inzake vragen over opleiding in het buitenland, informatica- en taalcursussen, enz heden 5 jaar vernietigen 1990-heden 5 jaar vernietigen 1990-heden 3 jaar vernietigen jaar vernietigen Deze teksten worden bezorgd aan de Commissie voor de modernisering van de rechterlijke orde die ze on-line ter beschikking zal stellen (mits toegangscode) 2 2 Opgericht bij wet van 20 juli 2006 (Belgisch Staatsblad, 1 september 2006). 19

20 Eindwerken van magistraten gemaakt in het kader van de managementscursus Dossiers inzake het examen dat toegang verleende tot de magistratuur (vóór de oprichting van de Hoge Raad voor de Justitie) Dossier inzake het vergelijkend toelatingsexamen voor de gerechtelijke stage jaar bewaren jaar vernietigen jaar vernietigen JURIDISCHE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Dossiers van de juridische dienst 1995-heden 30 jaar selecteren: enkel de dossiers m.b.t. de voorbereiding van wetsontwerpen bewaren Lijst van de dossiers 1995-heden 30 jaar bewaren DPR-dossiers (droit de procédureprocesrecht)? jaar selecteren in overleg met het Rijksarchief Het betreft dossiers overgedragen door de Dienst Gerechtelijk recht (Directoraatgeneraal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden) krachtens een beslissing van het directiecomité in oktober

21 Lijst van de DPR-dossiers? jaar bewaren AJB-dossiers (assistance juridiquejuridische bijstand) Principedossiers inzake juridische bijstand 2005-heden 30 jaar bewaren Lijst van de principedossiers (Word) 2005-heden 30 jaar bewaren Rapporten van het OBFG (Ordre des barreaux francophones et germanophones) en van het OVB (Orde van Vlaamse Balies) jaar bewaren Papieren en elektronische versie Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2 van het Gerechtelijk Wetboek) jaar bewaren De verslagen over de werking van de rechtbanken voor de jaren worden bewaard in de Bibliotheek van de FOD Justitie DIRECTIE LOG & ICT RO DIENST GEBOUWEN BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

22 BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Budgetdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd 1999-heden 10 jaar vernietigen Principedossiers 1930-heden 50 jaar bewaren Algemene dossiers Deze dossiers bevatten: de aanvraag van de rechtbank, de vastlegging, een kopie van bestelbon, de originele offertes, briefwisseling, de nota aan de inspecteur van Financiën, briefwisseling van/met de firma s die niet weerhouden werden, enz. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Nederlandse en Franse dossiers. De dossiers zijn alfabetisch geordend op adres 1940-heden tot 10 jaar na de bezetting van het gebouw vernietigen Onderhoudsdossiers 1940-heden tot 10 jaar na opzegging van het contract vernietigen Databank van de onderhoudscontracten lopende over meerdere jaren Werkdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd 2000-heden 20 jaar vernietigen jaar vernietigen Het betreft dubbels van dossiers van bouwprojecten (algemene dossiers of dossiers van de architecten en ingenieurs) 22

23 Werkdossiers: opvolging van lopende bouwprojecten Deze dossiers bevatten: verslagen van vergaderingen, werkplannen, plattegronden enz. Geen officiële stukken; deze bevinden zich in de algemene dossiers jaar bewaren in afwachting van de opmaak van een archiefselectielijst voor de archieven van de Regie der Gebouwen (zie p. 49) Plattegronden jaar bewaren in afwachting van de opmaak van een archiefselectielijst voor de archieven van de Regie der Gebouwen (zie p. 49) Veiligheidsdossiers 1999-heden tot het verlaten van het gebouw of substitutie van de veiligheidsinstallatie selecteren: de veiligheidsdossiers van enkele bijzondere gerechtsgebouwen bewaren Parlementaire vragen 1990-heden 10 jaar vernietigen Gepubliceerd DIENST MATERIEEL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

24 BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Aankoopdossiers en briefwisseling betreffende aanvragen vanwege de rechtbanken Principedossiers, bijzondere bestekken, ev. offertes en stalen verbonden aan een bijzonder bestek 1990-heden 10 jaar vernietigen 1970-heden 10 jaar vernietigen Drukwerkmodellen (voor briefpapier, enveloppen, mappen en registers) 1970-heden tot substitutie door nieuw model vernietigen Aankoopdossiers wagens 2000-heden 10 jaar vernietigen Parlementaire vragen 1990-heden 10 jaar vernietigen DIENST BUDGET RO BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Begrotingsdossiers 2001-heden 5 jaar vernietigen Vastleggingsdossiers 2001-heden 5 jaar vernietigen 24

25 Aankoopdossiers (meubilair, telefonie, kledij, informatica enzovoort) Dossiers kleine uitgaven (boeken, juridische abonnementen voor de magistraten) 1993-heden 10 jaar vernietigen 1997-heden 10 jaar vernietigen Dossiers griffie- en secretariaatskosten 2001-heden 5 jaar vernietigen Geldvoorschotten: kopieën facturen, verantwoordingen 2000-heden 5 jaar vernietigen Vereffeningen 1993-heden 5 jaar vernietigen Dubbels van facturen uitgestelde vergoedingen jaar vernietigen Briefwisseling o.a. met de Post en met de gerechtelijke diensten (aanvragen voor bijkredieten voor kleine uitgaven bijvoorbeeld) 1990-heden 5 jaar vernietigen Principedossiers jaar vernietigen Dossiers inzake verzekeringen (OMOB) jaar vernietigen Dossiers rekeningen gerechtelijke politie jaar vernietigen De bevoegdheid inzake gerechtelijke politie werd in 2001 overgedragen aan de federale politie. Deze dossiers bleven achter in de kelder 25

26 Circulaires en dienstnota s (mededeling van de kredieten en richtlijnen inzake griffiekosten) Dubbels van schuldvorderingen wasserij (voor het wassen van de gordijnen van het justitiepaleis) en voor de bewakingsdienst Belastingsaangiften De dienst doet aangifte van betalingen aan de Directe belastingen Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie van advies inzake de overname van de gerechtelijke gebouwen 1995-heden 10 jaar vernietigen 1995-heden 5 jaar vernietigen 1990-heden 5 jaar vernietigen 1962-heden 50 jaar bewaren Personeelsdossiers 1990-heden 10 jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door de stafdienst P&O Dienstnota s van de FOD Justitie en van het Directoraat-generaal 1990-heden 10 jaar vernietigen Aanvragen voor treinbiljetten 1990-heden 5 jaar vernietigen Databank van NMBS-bulkbiljetten voor dienstverplaatsingen Fiches van de meterstanden van de fotokopiemachines van de Belgische gerechtelijke diensten 2000-heden 5 jaar vernietigen 1995-heden 3 jaar vernietigen 26

27 Fiches van de papiervoorraad van de fotokopiemachines, printers en faxtoestellen van de Belgische gerechtelijke diensten 2006-heden 3 jaar vernietigen Aankoopdossiers van de fotokopiedienst 2001-heden 10 jaar vernietigen Dossiers van de kopie- en offsetmachines (huurmarkt) 1990-heden 10 jaar vernietigen Facturen fotokopiemachines en papier 1990-heden 10 jaar vernietigen Diversen (dossiers inzake aankoop van onderhoudsproducten voor fotokopiemachines, slechte werking van fotokopiemachines enz.) Dossier inzake het wagenpark van RO II (kilometerstanden van de wagens, facturatie van herstelling van de wagens van de parketten en parketten-generaal) 2000-heden 10 jaar vernietigen 1999-heden 10 jaar vernietigen DIENST ICT BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Aankoopdossiers 1998-heden 10 jaar vernietigen 27

28 Briefwisseling met gerechtelijke diensten 1998-heden 10 jaar vernietigen Principedossiers 1998-heden 10 jaar vernietigen DIRECTIE SPECIFIEKE EXPERTISECENTRA DIENST STRAFREGISTER BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Veroordelingsbulletins van de hoven en rechtbanken in strafzaken, nl. bulletins van veroordeling, van internering en van opschorting 1945-heden tot het overlijden van de betrokken persoon vernietigen Kardex Alfabetische steekkaarten van de veroordeelden. Deze bevatten volgende gegevens: naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, dossiernummer, naam van vader en moeder ca heden tot het overlijden van de betrokken persoon vernietigen Fichesysteem gebruikt vóór de invoer van de veroordelingen in een databank (vanaf oktober 1988). Deze fiches worden vandaag nog steeds gebruikt voor opzoekingen naar personen geboren voor

29 Databank van de veroordelingen tot criminele, correctionele of politiestraffen 1945-heden tot het overlijden van de betrokken persoon bewaren DIENST GERECHTSKOSTEN BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Principedossiers 19 de eeuwheden 50 jaar bewaren Inventaris van de principedossiers, getiteld: Classement des dossiers de principe. Mise à jour le 1 er septembre heden 50 jaar bewaren Dit is een herwerkte versie van een oudere inventaris (vermoedelijk uit de jaren zestig) Dubbels van de kostenstaten 2000-heden 5 jaar vernietigen De originelen worden verzonden naar het Rekenhof Betaalopdrachten aan de FOD Financiën 1995-heden 15 jaar vernietigen Regularisaties van de betalingen voor het Rekenhof 1995-heden 15 jaar vernietigen 29

30 ARCHIEVEN VAN DE COMMISSIE VOOR GERECHTSKOSTEN IN STRAFZAKEN Registers met handgeschreven verslagen Bevat volgende gegevens: data, aanwezigen, nr. dossier, korte inhoud van het debat, beslissing Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken Dossiers van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken Inventarissen van de dossiers van de Commissie 1963-heden 30 jaar bewaren 1987-heden 30 jaar bewaren 1930-heden 10 jaar bewaren 1968-heden 10 jaar bewaren Informatieportaal van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie 2003-heden niet van toepassing bewaren na elke grondige aanpassing 30

31