Archief van de FOD Sociale Zekerheid Diensten van de Voorzitter. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 183 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD SOCIALE ZEKERHEID DIENSTEN VAN DE VOORZITTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 183 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 183 Archief van de FOD Sociale Zekerheid Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

6

7 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

8

9 LIJST VAN AFKORTINGEN CBM CPBW FOD GOG IDPBW OGSW PBM PMO RA TBC collectieve beschermingsmiddelen Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk Federale Overheidsdienst grensoverschrijdend gedrag Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk ongewenst seksueel gedrag op het werk persoonlijke beschermingsmiddelen Project Management Office Rijksarchief tuberculose 7

10

11 GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en overbrengen : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en overbrengen : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 9

12 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 10

13 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn A. DIENSTEN VAN DE VOORZITTER Definitieve bestemming A1. SECRETARIAAT VAN DE VOORZITTER A1.001 Briefwisseling van de Voorzitter 2002-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen Veeleer beperkt in omvang aangezien de meeste ingekomen brieven aan de desbetreffende diensten worden overgemaakt en vice versa voor uitgaande brieven. Briefwisseling van de Secretaris- Generaal uit de periode is reeds in 2005 samen met het overig archief van het Secretariaat-Generaal naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht. A1.002 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen (geordend per legislatuur, vervolgens op Kamer en Senaat en tot slot per bevoegde minister) A1.003 Koninklijke besluiten (thematisch / chronologisch geordend) A1.004 Ministeriële besluiten (thematisch / chronologisch geordend) 2008-heden 5 jaar 1959-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 1959-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen Deze uit de periode hebben enkel betrekking op de openbare instellingen van de sociale zekerheid. Deze met betrekking tot het departement uit de periode zijn reeds in 2005 naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht. 11

14 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A1.005 Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité (chronologisch geordend) A1.006 Notulen en bijhorende stukken van interne overlegorganen en werkgroepen (geordend per orgaan of werkgroep) A1.007 Notulen en bijhorende stukken van externe overlegorganen en werkgroepen (geordend per orgaan of werkgroep) 2003-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2003-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2003-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen De notulen en bijhorende stukken van de Directieraad uit de periode zijn reeds in 2005 naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht. Wanneer de FOD het secretariaat verzorgt: bewaren. Wanneer de FOD deelneemt als lid of louter als waarnemer: na verificatie bij verantwoordelijke secretariaat integraal vernietigen. A1.008 Tabellen met archiefoverzichten 2013-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen A1.009 Stukken betreffende de evaluatie van mandatarissen 2003-heden tot vertrek desbetreffende mandataris Overbrengen naar de FOD P&O A2. JURIDISCHE DIENST A2.001 Formulieren voor aanvraag tot publicatie van koninklijke en ministeriële besluiten in het Belgisch Staatsblad (thematisch geordend) 2002-heden 3 jaar 12

15 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A2.002 Dossiers inzake de opvolging van juridische geschillen (thematisch geordend) 2003-heden tot 10 jaar na verstrijken beroepsmogelijkheden Selecteren en overbrengen De dossiers die een precedentwaarde bezitten bewaren, de overige vernietigen. A2.003 Dossiers inzake tuchtmaatregelen (geordend per personeelslid) 2003-heden 75 jaar na geboortejaar betrokken personeelslid Bewaren en overbrengen A2.004 Dossiers inzake de behandeling van arbeidsongevallen (geordend per personeelslid) 2003-heden tot verstrijken beroepsmogelijkheden A2.005 Dossiers inzake de financiële recuperatie bij derden die verantwoordelijk worden geacht voor arbeidsongevallen 2015-heden tot verstrijken beroepsmogelijkheden A2.006 Dossiers inzake de opmaak van delegatiebesluiten (chronologisch geordend) A2.007 Dossiers inzake de behandeling van cumulaanvragen (geordend per personeelslid) A2.008 Andere niet-geschillendossiers (thematisch geordend) 2007-heden 10 jaar 2006-heden 5 jaar 2003-heden 5 jaar 13

16 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3. INTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK & DIENST INFORMATIEVEILIGHEID A3.001 Dubbels van facturen (chronologisch geordend) 2003-heden 3 jaar A3.002 Identificatiedocument 2008-heden tot opmaak nieuwe versie A3.003 Vijfjaarlijkse globale preventieplannen (chronologisch geordend) A3.004 Jaarlijkse actieplannen (chronologisch geordend) A3.005 (Twee-, drie- of) jaarverslagen en bijlagen (chronologisch geordend) A3.006 Notulen en bijhorende stukken van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (chronologisch geordend) A3.007 Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk 2007-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2007-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 1991-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 1990-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2008-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen De opeenvolgende bekrachtigde versies van het reglement bewaren, de overige voorbereidende stukken vernietigen. 14

17 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3.008 Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan 1990-heden 10 jaar A3.009 Overeenkomsten, onder meer in het kader van de arbeidsgeneeskunde 2005-heden 2 jaar na einde overeenkomst A3.010 Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen en van acties inzake welzijn op het werk (thematisch geordend) A3.011 Dossiers inzake de opmaak van risicoanalyses (geordend per analyse) 1995-heden 10 jaar 2010-heden 10 jaar A3.012 Dossiers inzake de verschillende gebouwen van de FOD (geordend per gemeente en gebouwencomplex), met: - verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 1990-heden 10 jaar - interne noodplannen en -procedures 2004-heden tot invoering nieuwe versie - verslagen van de brand- en evacuatieoefeningen 1990-heden 10 jaar 15

18 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3.013 Dossiers inzake de arbeidsmiddelen en installaties met bestelbon of lastenkohier, document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, indienststellingsverslag of - keuring, gebruiksaanwijzing, instructies, enz. (geordend per middel of installatie) 2013-heden zolang middel of installatie in dienst is Dezelfde bewaartermijn en definitieve bestemming wordt aangeraden voor de dossiers inzake de collectieve beschermingsmiddelen (CBM) en deze inzake de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) A3.014 Lijst en veiligheidsfiches van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten 1991-heden tot opmaak nieuwe versie A3.015 Inventarissen van asbest 1992-heden tot opmaak nieuwe versie of zolang gebouw in gebruik is* * Eventueel kan (een kopie van) deze inventaris aan de volgende gebruiker van het gebouw ter beschikking gesteld worden. A3.016 Meetgegevens van asbest 1992-heden 40 jaar A3.017 "Risicopostenlijst" / "Functielijst", lijsten met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren & "naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of TBC-tests 2005-heden 5 jaar 16

19 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3.018 Protocollen, dossiers inzake de opvolging van het medisch toezicht op de personeelsleden (geordend per personeelslid) 2011-heden zolang personeelslid in dienst is A3.019 Dossiers inzake de opvolging van de arbeidsongevallen van personeelsleden met formulieren, steekkaarten, verslagen, enz. (chronologisch geordend, vervolgens opgedeeld per type: arbeidsongeval, ongeval woonwerk-verkeer, geweigerd) 1991-heden ernstige arbeidsongevallen: 50 jaar overige arbeidsongevallen: 10 jaar A3.020 Dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) 2009-heden zolang personeelslid in dienst is A3.021 Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) A3.022 Stukken betreffende het intern tevredenheidsonderzoek 2005-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen jaar Bewaren en overbrengen A3.023 Documentatie 2005-heden 10 jaar 17

20 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3.024 Notulen en bijhorende stukken werkgroep Informatieveiligheid en subwerkgroepen A3.025 Dossiers inzake de (invulling van enquêtes omtrent de) minimale normen voor de RSVZ en de KSZ A3.026 Nota's aan de leidende ambtenaren met betrekking tot de informatieveiligheid A3.027 Dossiers inzake opmaak van risico-analyses met betrekking tot informatieveiligheid A3.028 Dossiers inzake de opmaak van adviezen met betrekking tot informatieveiligheid A3.029 Dossier inproductiestelling online toepassing informatieveiligheid A3.030 Dossiers inzake de aangiften en beschrijvende staten van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens A3.031 Nota's, dossiers inzake informatieveiligheid, met inbegrip van aanvraag en opvolging van toegang van personeelsleden van de FOD tot databanken van derden verstreken Het secretariaat wordt verzorgd door de KSZ heden 10 jaar jaar 1996 verstreken 2011 verstreken 2008 verstreken 1996 verstreken jaar 18

21 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A3.032 Dossiers inzake samenwerkingsinitiatieven op federaal en lokaal (OCMW-) niveau met betrekking tot informatieveiligheid jaar A3.033 Jaarverslagen omtrent informatieveiligheid jaar Bewaren en overbrengen 19

22 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A4. DIENST FACILITY MANAGEMENT A4.001 Verslagen van stafvergaderingen 2007-heden 5 jaar Bewaren en overbrengen A4.002 Plannen en plattegronden van gebouwen 1958-heden zolang het gebouw door de FOD benut wordt A4.003 Dossiers inzake het beheer van gebouwen (geordend per gebouw), met daarbinnen: - huurcontracten 1995-heden 10 jaar na einde huurcontract - dossiers inzake nutsvoorzieningen met: - overeenkomsten 1995-heden 5 jaar na einde overeenkomst Selecteren en overbrengen De "as-built" plannen bewaren, de plannen van nutsvoorzieningen vernietigen.a4 - dubbels van facturen 1995-heden einde overeenkomst - dossiers inzake aanpassingen en renovaties (met de Regie der Gebouwen of met eigen middelen) 1995-heden 10 jaar na de werken Selecteren en overbrengen De lastenboeken, weerhouden offertes, opleveringsstukken (tekortkomingen, ingebrekestelling en definitieve oplevering), definitieve plannen, foto s en eind-afrekening bewaren, de overige stukken vernietigen. 20

23 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A4.003 Dossier inzake het onderhoud van gebouwen (via uitbesteding) A4.004 Dossier inzake de organisatie van verhuisoperaties (via uitbesteding) 1995-heden 10 jaar 1995-heden 10 jaar A4.005 Inventarissen van materieel en meubilair 2013-heden tot invoering nieuwe versie / applicatie A4.006 Databank voor magazijnbeheer 2005-heden 10 jaar A4.007 Stukken betreffende het voorraadbeheer (dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.) 2010-heden 3 jaar A4.008 Databank voor beheer en opvolging van reservaties van vergaderzalen (Archibus) - alle gegevens 3 jaar 2005-heden - eventuele geëxporteerde statistieken 10 jaar A4.009 Verzendingsbewijzen van aangetekende zendingen 2005-heden 10 jaar Het beheer van deze bewijzen zal in principe in de nabije toekomst uitbesteed worden aan Bpost. A4.010 Contracten met betrekking tot het wagenpark 2005-heden 10 jaar na einde contract 21

24 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A4.011 Facturen (originelen) 2006-heden 10 jaar A4.012 Stukken betreffende personeelsleden 2005 tot 1 jaar na vertrek desbetreffend personeelslid A5. DIENST COMMUNICATIE A5.001 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 2009-heden 5 jaar Bevatten enkel vraag en ontwerp van antwoord, dat wordt overgemaakt aan het secretariaat van de Voorzitter (zie reeks A1.002) A5.002 Dossiers inzake het communicatiebeleid: visienota, communicatieplan, jaarlijkse teamdoelstellingen, enz heden 10 jaar Selecteren en overbrengen naar het ARA Inhoudelijk belangrijke stukken (definitieve versies van visienota s en van communicatieplannen) bewaren en overbrengen, alle overige stukken vernietigen. A5.003 Kennisbank, dossiers inzake externe en interne richtlijnen en procedures 2009-heden tot invoering nieuwe richtlijn of procedure A5.004 Tabellen voor de opvolging van de begroting 2008-heden 10 jaar A5.005 Dossiers inzake de opvolging van overheidsopdrachten 2011-heden 10 jaar Handelen louter over administratief-procedureel luik. 22

25 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A5.006 Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl A5.007 Project Management Office (PMO), dossiers inzake de uitvoering van communicatieprojecten voor andere diensten van de FOD Sociale Zekerheid: opmaak van communicatieplannen, organisatie van tentoonstellingen, opmaak van publicaties, folders, brochures, enz. A5.008 Dossiers inzake de organisatie van evenementen A5.009 Tabellen met overzicht van door de pers gestelde vragen 2005-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen naar het ARA 2005-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen naar het ARA 2005-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen naar het ARA 2010-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen naar het ARA Richtlijnen en voorbeelden bewaren, alle overige stukken vernietigen. Eén exemplaar in elke taal van eindproducten in de vorm van communicatieplannen, draaiboeken, uitnodigingen, affiches, publicaties, folders, brochures, enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen. Grafische eindproducten worden sinds 2014 afzonderlijk bewaard in een portfolio. Eindproducten in de vorm van uitnodigingen, affiches enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen. A5.010 Persberichten 2009-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen naar het ARA A5.011 Internet- en intranetsites Niet van toepassing Niet van toepassing Selecteren en overbrengen Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de look and feel van de site documenteren. 23

26 Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid. Diensten van de Voorzitter Archiefselectielijst Code Reeks Datering Administratieve bewaartermijn Definitieve bestemming A5.012 Nieuwsbrieven (E-news, Social news) 2007-heden 1 jaar Bewaren en overbrengen naar het ARA A5.013 Presentaties met betrekking tot de FOD 2012-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen naar het ARA A5.014 Foto- en beeldmateriaal 2006-heden 30 jaar Selecteren en overbrengen naar het ARA (Bij voorkeur selectie van) fotoen beeldmateriaal waarop de FOD Sociale Zekerheid de rechten bezit bewaren, alle overige materiaal vernietigen. A6. DIENST VERTALINGEN A6.001 Geen archiefvorming. A7. CEL DUURZAME ONTWIKKELING A7.001 Beperkte archiefvorming. A8. CEL COÖRDINATIE VAN MILIEUZORG A8.001 Beperkte archiefvorming. A9. CEL EPMO A9.001 Beperkte archiefvorming wegens recente oprichting

27

28 5567